如何對采購部門的價格進行審計

    1.采購基本思路

    采購申請單（使用部門）——詢、比價（采購部）——檢驗入口（質量部）——領用（生產部門）——……，后續(xù)節(jié)點與采購價格聯(lián)系較遠，忽略。

    2.細分

    a、采購申請單——理論上應明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號、尺寸、質量、重量、數(shù)量、替代品、用途；實際上現(xiàn)實中下單部門無法做到如此專業(yè)，一是耗時，二是無此專業(yè)素質，可能只會明確名稱，規(guī)格型號，有時還是模糊的說法，注意規(guī)格型號經(jīng)常都是實際采購不符的，這是因為下單部門按照上次采購物料記錄來著，只按照“能用”的心態(tài)，并不太關注其他信息；即首先下單部門采購物料不能明確；

    b、詢、比價——理論上，采購部人員應該對所采購物料進行貨比三家，并且于每次采購物料時進行重新的詢比價；可是現(xiàn)實是采購員存在：交期緊張，并未貨比三家/虛造詢價單/根據(jù)上次采購記錄到同一家繼續(xù)采購，價格基本不變/由于下單部門物料不明采購高價物料等；即其次采購部門并未按所謂的規(guī)章制度采購。

    以上2點說明了采購物料價格存在水分，那么怎么審計價格呢？建議如下：

    （1）審計需明確審計的對象：抽取大額/采購頻次較多/價格波動較大/異常物料，這只是大概知道是要做什么；

    （2）怎么做呢？明確物料的具體信息：名稱、品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量、尺寸、重量、采購記錄（含廠家、歷次價格）等；那好，這些信息怎么獲取呢？

    ①如果企業(yè)實施了erp系統(tǒng)，并且在采購部的采購訂單系統(tǒng)中/倉庫的入庫系統(tǒng)也行，存在所謂的名稱、品牌等，并且采購部/或者倉庫，能將采購來的物料，注意是已經(jīng)采購來到本公司的物料，能按物料包裝或者物料上的具體信息錄入系統(tǒng)，直接查看系統(tǒng)數(shù)據(jù)即可知道物料的具體信息；

    ②現(xiàn)實往往很殘酷，實際采購的物料信息并未被錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是形式上的，并非實際的物料信息，物料實際信息只存在于倉庫或者現(xiàn)場，最好能到現(xiàn)場看看，并記錄下實際信息；

    通過以上可以獲取物料的具體信息了，接下來就看如何進一步明確價格了。

    3.如何知道物料的價格呢？這里價格渠道很多：

    ①網(wǎng)絡信息：阿里巴巴（最常用較全的物料平臺）廠家較多較雜，各地都有，比較全面/百度：原廠家，因為往往現(xiàn)實采購員采購的物料是從經(jīng)銷商或者代理商處采購的，這就存在中間成本，如果直接聯(lián)系到本廠家，就相同物料、數(shù)量進行詢價，往往你會得到意想不到的驚喜；

    ②現(xiàn)實信息：街上、超市等等到處都有物料，有機會就去看看，問問，很容易知道價格的。

    4.采購的原則

    采購的物料往往價格不是最低的，但要是最優(yōu)的。為什么這么說呢？影響采購物料的因素好多，就以上說的質量、品牌、等都是很重要的影響因素

    5.審計員要有審慎性

    切勿一查到價格相差較大就以為釣到大魚了，如果你不能確保你審計物料的確切的實際信息，不考慮采購的交期等，不能確保所有信息的勾稽印證，也許你就被大魚釣到了，切記出現(xiàn)差異時要先懷疑自己實施過程是否存在疑點，其次才可以延伸至其他。