2015年招標師《專業(yè)實務》輔導：政府采購可運用ERP系統(tǒng)

　　運用erp系統(tǒng)為政府采購資金的集中管理與控制提供強力保障，實行在采購資金集中管理的事前預警、事中過程跟蹤、實時監(jiān)控、定期分析評價以及對未來采購資金支出流的預測等方面將發(fā)揮積極的作用。

　　ERP系統(tǒng)對政府采購資金集中管理的預先審核與預警

　　在ERP系統(tǒng)管理中首先體現(xiàn)在對采購財務的集中權管理，包括應付采購款項、采購工程、貨物和服務以及采購庫存資金的管理，同時可以編制采購資金滾動預算，并通過系統(tǒng)程序自動控制。

　　集中采購機構或采購代理機構可以通過ERP系統(tǒng)的全面采購資金預算功能設置統(tǒng)一控制標準，把采購資金的流向風險控制在事前預測階段。

　　采購資金預算、計劃或目錄的預先審核。ERP系統(tǒng)通過做報價單自動生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時通過報價單系統(tǒng)自動生成采購預算、采購計劃、采購目錄預審核表，內(nèi)容包括采購業(yè)務需要資金控制的各個方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應商信用等級等，采購人可通過相關信息和指標的計算綜合判斷是否通過審核。

　　對供應商的信用進行預警式控制。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建通過預審采購支出資金額之后，系統(tǒng)通過應付帳款管理實現(xiàn)信用控制。

　　對采購費用支出實行預警控制。通過成立采購成本預測中心控制模塊，實現(xiàn)對采購費用支出的實時控制，將實際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費用預算進行對比，支出如微量（屬于小數(shù)點范圍內(nèi)的個位值）超預算，系統(tǒng)會亮黃燈警告，如嚴重超預算系統(tǒng)會亮紅燈禁止通過（不能進行采購資金的結算）。

　　通過以上這種預警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴格控制采購超費用預算的情況，預警解除需要追加預算或調(diào)整預算來實現(xiàn)（系統(tǒng)還可以對采購成本或采購效能范圍內(nèi)的實時生成實際與預算對比報表）。

　　對采購預付款實施預警控制。通過ERP系統(tǒng)的創(chuàng)建，可促使采購訂單及時查詢是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗后自動生成應付采購帳款。如果采購付款超出原采購訂單金額，系統(tǒng)會自動彈出窗口或橫條提示超過采購訂單（采購合同、采購簽約）金額或預先設定的相應的供應商預算額度。

　　采購庫存量的高低位預警控制。ERP系統(tǒng)內(nèi)設有安全的庫存量，可以定義理想高位庫存數(shù)量和金額，并通過開發(fā)報表實現(xiàn)的預警功能自動提示存貨的短缺、超儲和超時庫存等異常狀況：如果超過警戒線，系統(tǒng)會自動報警；如果低于安全庫存量，會自動生成采購計劃、采購目錄，從而準確判斷采購的需求提前量、預留庫存量以及可用庫存量，最大限度地減少采購庫存資金占有率。

　　ERP系統(tǒng)與網(wǎng)上庫、行的無縫對接和實現(xiàn)定時查詢及監(jiān)控

　　與網(wǎng)上庫、行無縫對接，通過網(wǎng)上庫、行、采互聯(lián)接口，能使政府采購的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)實時查詢帳戶余額、實時網(wǎng)上資金劃轉、網(wǎng)上支付采購款項（庫、銀、采聯(lián)通）等功能。

　　當采購人與供應商簽訂的采購合同以預支付方式支付款項時，國庫集中支付中心在審核付款單據(jù)時，也需要查看采購訂單的狀況。

　　網(wǎng)上支付采購款項，訂貨部門或單位可通過ERP系統(tǒng)在線交付款申請，國庫集中支付中心對票據(jù)進行校驗，系統(tǒng)通過采購訂單號碼直接查找到供應商，依照采購訂單行項目，按批次付款，按合同號清理應付采購帳款。

　　在支付采購貨款的同時與銀行系統(tǒng)對接，從網(wǎng)上銀行支付給供應商。

　　網(wǎng)上支付采購費用。采購人在申報采購費用時，經(jīng)政府采購監(jiān)管部門、采購人授權后從網(wǎng)上庫、行自動劃拔采購費用款（費用支付收椐可從庫存、行處拿到）。

　　實時采購資金拔付查詢和監(jiān)控狀況。采購人統(tǒng)一開設采購款項專用庫、行帳戶，對資金進行集中管理和監(jiān)控。在ERP系統(tǒng)中可以實時查詢采購部門或單位的各個銀行存款帳戶余額，掌握各類采購資金的來龍去脈。

　　ERP系還可支持國庫集中支付中心或采購人進行自動對帳，及時處理采購預算資金、采購支出資金和已付資金（費用）的在線操作實時過帳。

　　ERP系統(tǒng)對采購資金信息的過程跟蹤與定期分析評價

　　對采購付款環(huán)節(jié)實時過程跟蹤。ERP系統(tǒng)應付帳款明細帳中，以綠燈表示帳目已經(jīng)被清理狀態(tài)，紅燈表示沒有被清理，且只要看看紅燈狀態(tài)的凈值到期日就一目了然：紅色閃電表示該筆應付采購款項已經(jīng)過期，白色日歷表示該筆應付采購帳款未到期，黃色的燈閃表示該筆應付款已經(jīng)到期，這些符號更直接反映了采購應付款的直觀情況，更便于對采購資金去向的監(jiān)管。

　　對采購付款環(huán)節(jié)實時過程跟蹤。通過ERP系統(tǒng)的報價單會自動生成采購申請，采購人訂貨時創(chuàng)建的采購訂單時可引用采購申請，實現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的采購訂單中就可以查到物貨的供給情況。

　　ERP系統(tǒng)還可以實時查詢應付款計劃，再按合同規(guī)定的付款期限和條件給供應商付款。無論是在某個供應商的明細帳中，還是在某個采購訂單中，或是在工程類采購物料的單椐流中，只要知道一個信息即可查詢到系統(tǒng)中相關的所有信息并按不同字段對信息進行篩選、查詢、分析和評價。

　　ERP系統(tǒng)可定期生成采購資金付出的情況表，使政府采購監(jiān)管部門、采購人等及時知曉采購庫存量和資金的流向等情況。

　　采購人可按預算進行預付貨款和應付帳款在ERP系統(tǒng)中實時更新，在采購付款計劃表中既可查看采購匯總金額，也可查看到某個供應商或工程類供物料的采購訂單行項目的付款情況。