物資采購(gòu)之成本控制方略之三

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　　核心提示：總包“零庫(kù)存”管理，在節(jié)約大量的人力成本和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用的同時(shí)，也存在一些弊端。“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)，能在一定程度上避免“零庫(kù)存”管理中總包無法掌握分包材料的真實(shí)庫(kù)存、無法跟蹤判斷材料的消耗情況等問題，有助于實(shí)現(xiàn)總包、分包的雙贏。

　　“零庫(kù)存”的利與弊

　　在物資管理中，中建八局實(shí)行“零庫(kù)存”的材料管理模式，所謂“零庫(kù)存”，即為降低企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、資金成本和風(fēng)險(xiǎn)成本，將采購(gòu)入庫(kù)的建筑材料直接劃領(lǐng)或調(diào)撥給相應(yīng)的分包單位，由分包單位負(fù)責(zé)保管、維護(hù)和使用（以下簡(jiǎn)稱“直領(lǐng)”或“直撥”），實(shí)現(xiàn)物資管理中的 “零庫(kù)存”?！傲銕?kù)存”管理不但節(jié)約了大量的人力成本和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用，而且能使材料人員將工作重心放在如何更有效地管理供應(yīng)商和原材料來，以及如何更好的進(jìn)行材料設(shè)備的招投標(biāo)等核心問題上，使材料管理有了質(zhì)的飛躍。

　　然而，針對(duì)“零庫(kù)存”管理，還存在著諸多疑問，例如，所謂的“零庫(kù)存”管理，是否為真正意義上的“零庫(kù)存”?“零庫(kù)存”管理能否實(shí)現(xiàn)材料節(jié)超的周度或月度跟蹤控制？合同中規(guī)定的節(jié)超約定及處理辦法是否能夠真正制約分包？“零庫(kù)存”管理還存在哪些需要進(jìn)一步改進(jìn)的地方？針對(duì)這些問題，筆者根據(jù)中建八局青島公司現(xiàn)階段施工項(xiàng)的具體情況，分析如下。

　　“零庫(kù)存”是相對(duì)的，只是總包、分包庫(kù)存的轉(zhuǎn)移。“零庫(kù)存”，是指總包將庫(kù)存轉(zhuǎn)移給分包單位，即總包的庫(kù)存為零?！爸睋堋辈牧?，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“零庫(kù)存”。而 “直領(lǐng)”材料，在這個(gè)轉(zhuǎn)移的過程中，對(duì)于整個(gè)工程來講庫(kù)存總量是保持不變的，而且總包仍然需要為分包提供滿足要求的倉(cāng)庫(kù)，只是省去了庫(kù)存的保管、維護(hù)等相關(guān)費(fèi)用。

　　總包無法掌握真實(shí)庫(kù)存和工程實(shí)際需要，造成很多材料積壓、浪費(fèi)，乃至丟失。由于材料存儲(chǔ)于分包的倉(cāng)庫(kù)，材料倉(cāng)庫(kù)的很多具體管理工作在分包單位、乃至二級(jí)分包進(jìn)行，庫(kù)存信息在這三個(gè)層次不對(duì)稱，而且，當(dāng)分包發(fā)現(xiàn)庫(kù)存中沒有滿足要求的材料時(shí)，大多只要求進(jìn)貨，很少分析缺貨的原因，也很少對(duì)相近的庫(kù)存進(jìn)行盤查?？偘?yàn)闊o法掌握分包的真實(shí)庫(kù)存和用料情況只能進(jìn)貨，導(dǎo)致直到總包定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)甚至工程竣工時(shí)才發(fā)現(xiàn)，許多材料設(shè)備一直閑置于分包庫(kù)房，這不僅給退貨工作造成很大負(fù)擔(dān)，而且極易造成浪費(fèi)。而且，有些分包甚至?xí)⒖偘奈镔Y偷偷運(yùn)到其他工程使用，等總包發(fā)現(xiàn)時(shí)，有的已在一、二年后的工程封頂甚至兩、三年后的竣工結(jié)算時(shí)，這不僅占用了總包大量的資金，而且總包采取各項(xiàng)節(jié)約措施所帶來的成本降低部分，也因此被分包吞噬。

　　加急采購(gòu)、即時(shí)采購(gòu)，甚至準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)，使采購(gòu)成本大大增加。很多時(shí)候，當(dāng)某種材料設(shè)備的庫(kù)存數(shù)量明顯不足時(shí)，分包才會(huì)提供材料計(jì)劃，要求緊急進(jìn)貨。這時(shí)，由于準(zhǔn)備時(shí)間不充分，往往會(huì)錯(cuò)過采購(gòu)的最佳時(shí)機(jī)。而且，由于很多材料計(jì)劃無法滿足加工周期或供貨周期，但迫于項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的壓力和工程進(jìn)度的需要，還必須加急采購(gòu)、即時(shí)采購(gòu)，甚至準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)成本大大增加。如果總包沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)供貨，分包會(huì)向總包索取窩工費(fèi)，并以此作為因分包本身原因拖延工期又不需要承擔(dān)責(zé)任的最后一張“底牌”。

　　無法跟蹤判斷材料的消耗，材料的節(jié)超完全依賴分包的管理水平。目前，中建八局青島公司的普遍情況是，因?yàn)楣こ态F(xiàn)場(chǎng)專業(yè)的管理人員配備不足、工作任務(wù)繁重等原因使得總包的現(xiàn)場(chǎng)管理力度和執(zhí)行力度不夠?，F(xiàn)場(chǎng)全面的施工管理和材料節(jié)約的具體措施等基本上全靠分包來組織和進(jìn)行，即便總包試圖參與管理，也只能通過重要的標(biāo)志性施工階段來粗略控制。即便動(dòng)員各專業(yè)人員反復(fù)分析核算，由于影響因素多，庫(kù)存信息不準(zhǔn)等原因，也只能是“估算”。這些都導(dǎo)致材料的節(jié)超完全依賴分包進(jìn)行管理，極易造成成本失控。

　　總分包合同中規(guī)定的節(jié)超條款根本無法制約分包。由于雙方合同中約定的材料浪費(fèi)處罰條款，除了對(duì)發(fā)現(xiàn)材料浪費(fèi)的處理辦法進(jìn)行說明外，只對(duì)超領(lǐng)總量的承擔(dān)辦法進(jìn)行界定，因此對(duì)分包影響也不大。當(dāng)總包發(fā)現(xiàn)到浪費(fèi)時(shí)，大量損失往往已無法彌補(bǔ)。尤其需要指出的是，很多搶工期的工程，以及工程施工中的重要階段，總包明知材料已經(jīng)超供，但鑒于項(xiàng)目的階段重要性等原因，仍然要保證材料的無條件進(jìn)場(chǎng)，具體如何分擔(dān)超領(lǐng)的材料費(fèi)只能等到結(jié)算時(shí)再說。

　　更重要的是，很多時(shí)候，分包領(lǐng)的材料費(fèi)總額遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其人工費(fèi)，由于總包無法真正判定當(dāng)月材料是否超領(lǐng)，也不能因?yàn)榉职I(lǐng)用的材料費(fèi)用較高而拒付人工費(fèi)，因此只有等到結(jié)算時(shí)，才能核定分包超領(lǐng)的材料總額和超領(lǐng)的全部費(fèi)用，此時(shí)分包的人工費(fèi)已經(jīng)領(lǐng)到非常大的比例，合同中的超領(lǐng)懲罰措施往往無法真正落實(shí)，大量的超領(lǐng)損失只能由總包承擔(dān)。而且，分包往往還會(huì)以此作為竣工結(jié)算談判的籌碼，對(duì)合同中承諾的費(fèi)率分成總包不得不一再降低，又造成一定的損失。

　　超前的時(shí)間計(jì)劃和超量的物資儲(chǔ)備大大增加資金成本。為確保施工生產(chǎn)的順利進(jìn)行，各階段施工進(jìn)度計(jì)劃往往留有很大余量，同時(shí)為避免諸多不確定因素的影響，技術(shù)人員和材料人員的材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)時(shí)間計(jì)劃也存在一定的提前量，導(dǎo)致材料的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間一再超前，降低了資金的效率。同時(shí)，為更好地應(yīng)付下料失誤、過量消耗以及突發(fā)的設(shè)計(jì)變更等，“直領(lǐng)”或“直撥”分包會(huì)強(qiáng)烈要求超量進(jìn)貨，過度放大需用計(jì)劃的數(shù)量，再加上總包的專業(yè)工程師對(duì)于需用計(jì)劃的核定又非常粗糙，導(dǎo)致庫(kù)存材料數(shù)量大大超過實(shí)際需要量，從而占用大量資金成本，增加了企業(yè)的資本預(yù)付總量，并降低了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度，降低了資金效率。

　　對(duì)中建八局青島公司來說，“零庫(kù)存”管理已相對(duì)成熟，并已成為其物資管理中降低企業(yè)成本的有效途徑之一。盡管如此，也應(yīng)該以“零庫(kù)存”管理模式為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，以規(guī)避以上不足和弊端。

　　“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)

　　“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)。所謂 “同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)，是指領(lǐng)用或者調(diào)撥給分包單位的部分材料，雖然其存儲(chǔ)于分包的庫(kù)房，但是總包掌握這部分材料的所有權(quán)、處分權(quán)，而分包在一定時(shí)期內(nèi)只享有在總包限定額度數(shù)量?jī)?nèi)的這部分材料的使用權(quán)和保管權(quán)，未經(jīng)總包批準(zhǔn)分包不得自行領(lǐng)用或處理，總包也有權(quán)對(duì)分包的這部分材料的庫(kù)存管理情況進(jìn)行監(jiān)督和獎(jiǎng)懲，這部分以雙方共贏為目的由總、分包共同管理的材料組成的倉(cāng)儲(chǔ)稱為“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)。

　　“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)下的限額領(lǐng)料管理模式。限額領(lǐng)料是指根據(jù)施工材料定額、施工預(yù)算和變更洽商、施工員核定的施工任務(wù)書和實(shí)際驗(yàn)收工程量、技術(shù)部門提供的技術(shù)參數(shù)和技術(shù)節(jié)約措施以及翻樣和配料表等技術(shù)資料、總包下達(dá)的材料節(jié)約指標(biāo)等，制定一定的材料數(shù)量消耗限額，并且依據(jù)限額進(jìn)行收發(fā)料的一種材料管理模式。針對(duì)中建八局青島公司現(xiàn)階段的具體情況，實(shí)行純粹的限額領(lǐng)料模式可能性非常小，但在“零庫(kù)存”管理基礎(chǔ)上，實(shí)行“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)下的限額領(lǐng)料模式要相對(duì)容易得多,它不但能夠掌握分包的真實(shí)庫(kù)存和工程實(shí)際需要，克服“零庫(kù)存”管理的很多弊端，而且能真正做到建筑物資的過程控制。

　　“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)下的限額領(lǐng)料模式的程序和做法。限額領(lǐng)料單的簽發(fā)和下達(dá)。以鋼筋為例，總包預(yù)算員必須提供整個(gè)鋼筋工程的需用總計(jì)劃；分包施工員按月（也可按施工段劃）提供當(dāng)月（當(dāng)段）的鋼筋施工進(jìn)度計(jì)劃和鋼筋材料需用計(jì)劃，并報(bào)總包施工員初步審核，總包施工員簽字確認(rèn)后報(bào)總包預(yù)算員，必要時(shí)總包施工員需要提供上月（上施工段）質(zhì)量意見和工程進(jìn)度書；分包預(yù)算員編寫當(dāng)月（當(dāng)段）的鋼筋工程量詳細(xì)計(jì)算書和鋼筋控制指標(biāo)及控制調(diào)整值，并報(bào)總包預(yù)算員審核。具體來說，如果合同中規(guī)定按照施工現(xiàn)場(chǎng)的指標(biāo)控制，分包預(yù)算員必須提供施工現(xiàn)場(chǎng)鋼筋翻樣書、數(shù)量計(jì)算書和施工廢料指標(biāo)控制值等等；如果合同中規(guī)定按照預(yù)算含量的指標(biāo)控制，分包預(yù)算員必須提供相關(guān)的數(shù)量計(jì)算書和鋼筋節(jié)約指標(biāo)調(diào)整值等等，從而使總包預(yù)算人員能夠在較短地時(shí)間內(nèi)、較清晰地進(jìn)行審核工作。

　　總包預(yù)算人員根據(jù)當(dāng)月的鋼筋施工進(jìn)度計(jì)劃、鋼筋的材料需用計(jì)劃和工程量詳細(xì)計(jì)算書，以及鋼筋控制指標(biāo)及控制調(diào)整值，來核定當(dāng)月鋼筋的限額耗量，并書面?zhèn)鬟f總包材料員?？偘牧蠁T根據(jù)每月的限額耗量考慮一些不確定因素及損耗等，編制切實(shí)可行的當(dāng)月鋼筋采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃并組織貨源，同時(shí)依據(jù)總包預(yù)算核定的限額耗量，編制限額領(lǐng)料單。限額領(lǐng)料單一式三份，一份存根，留總包處備查，一份交分包作為領(lǐng)料憑證，一份交分包庫(kù)管員備查。限額領(lǐng)料單必須填清任務(wù)書、定額編號(hào)、施工預(yù)算量等，由總包材料員向分包單位下達(dá)和交底。

     發(fā)料、領(lǐng)料和超耗處理。分包單位必須嚴(yán)格在限額領(lǐng)料單規(guī)定的限額內(nèi)發(fā)料和領(lǐng)料，必須與施工班組或者二級(jí)分包辦理領(lǐng)發(fā)（出庫(kù)）手續(xù)，填寫領(lǐng)料單，注明用料的單位工程和班組、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等，并簽字確認(rèn)，在當(dāng)月底（或施工段完畢時(shí)）匯總一份上報(bào)總包，同時(shí)做好分次領(lǐng)用記錄，以備查考。在領(lǐng)用后總包還必須定期對(duì)班組或二級(jí)分包的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。

　　當(dāng)鋼筋的限額耗量不足，無法滿足工程需要時(shí)，分包庫(kù)管人員需立即將信息傳遞給分包。分包庫(kù)管人員還需及時(shí)地將鋼筋超耗現(xiàn)象報(bào)告總包。對(duì)于合理原因造成的損耗，必須由分包提供超耗原因，總包預(yù)算員和施工員核實(shí)后，補(bǔ)簽限額領(lǐng)料單。對(duì)于非正常原因造成的超耗，在補(bǔ)簽的限額領(lǐng)料單上注明“超耗”字樣，并寫明原因，僅作為超領(lǐng)數(shù)量的憑證，不作為應(yīng)耗量的憑證。這樣不僅有助于找出超耗的問題和原因，總包還可以在當(dāng)月結(jié)算工程款時(shí)，對(duì)超耗的部分進(jìn)行扣除及經(jīng)濟(jì)處罰。

　　驗(yàn)收和結(jié)算。分包任務(wù)完成后，由分包組織總包對(duì)工程量、工程質(zhì)量及用料情況進(jìn)行驗(yàn)收，并簽署檢查意見，驗(yàn)收合格后，與總包材料員辦理退料（或假退料）手續(xù)；總包預(yù)算員根據(jù)驗(yàn)收合格的任務(wù)書和結(jié)清領(lǐng)料手續(xù)的限額領(lǐng)料單，按照實(shí)際完成的工作量計(jì)算實(shí)際應(yīng)用材料量，與分包的實(shí)際耗用量對(duì)比，計(jì)算節(jié)約和超耗數(shù)量，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析。限額領(lǐng)料單的結(jié)算，力求做到完一項(xiàng)結(jié)一項(xiàng)，完多少預(yù)結(jié)多少，全部完成后總結(jié)算。

　　注意事項(xiàng)。為保證“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)能夠更好的實(shí)行，必須注意以下幾點(diǎn)：制定完善的限額領(lǐng)料制度，向分包下發(fā)、解釋并督促執(zhí)行，嚴(yán)格在限額領(lǐng)料單規(guī)定的限額內(nèi)發(fā)放和領(lǐng)用材料。制定相關(guān)的管理制度，項(xiàng)目按照職責(zé)對(duì)三大員進(jìn)行詳細(xì)分工，同時(shí)各部門必須高度負(fù)責(zé)、團(tuán)結(jié)協(xié)作。限額領(lǐng)料工作做到及時(shí)、準(zhǔn)確，且保證穩(wěn)定連續(xù)，項(xiàng)目材料員、預(yù)算員必須堅(jiān)守崗位，且深入施工現(xiàn)場(chǎng)。在總包和分包合同中,還必須對(duì)“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)的有關(guān)制度、管理辦法和其他相關(guān)規(guī)定進(jìn)行清晰地表述，并且對(duì)每月（或每個(gè)施工段）的具體節(jié)超獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行詳細(xì)的說明。另外，總包可將分包（或其內(nèi)部各班組）每月（每施工段）的用料節(jié)超情況作為一項(xiàng)重要指標(biāo)納入考核體系，同時(shí)也可以開展專門的節(jié)超評(píng)比，并將其作為執(zhí)行材料節(jié)約獎(jiǎng)的主要依據(jù)，按照雙方合同中節(jié)超獎(jiǎng)懲辦法給與獎(jiǎng)懲。

　　在“零庫(kù)存”管理基礎(chǔ)上，“同盈共管”倉(cāng)儲(chǔ)下的限額領(lǐng)料管理模式，相對(duì)于中建八局青島公司現(xiàn)階段現(xiàn)有模式來講，能夠更好的規(guī)避其不足和弊端，但仍需不斷改進(jìn)，才能使我們的總承包施工企業(yè)的管理模式更加成熟。