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做CRM外包項目經(jīng)理之經(jīng)驗談
在筆者與某美國銀行所做的CRM改建的個案中,形成了一套具體有效的CRM建設(shè)管理系統(tǒng),從思想方針到工作流程都進(jìn)行了人力物力數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化及制度化,成功地使該銀行呼叫中心實現(xiàn)了預(yù)期CRM運用目標(biāo)。
筆者所代理的是CRM用戶方,被授權(quán)為CRM項目的執(zhí)行外包項目總管(chiefprojectdirector),全權(quán)監(jiān)管該項目全部建設(shè)工作。筆者對于CRM項目的評估首先考量的是用戶的經(jīng)濟(jì)效益。原則上要明確兩個指標(biāo):一是CRM對加強(qiáng)現(xiàn)金流的作用程度,二是CRM對現(xiàn)有成本節(jié)省的貢獻(xiàn)度,或兩者兼顧。這個評估程序包括了對企業(yè)價值鏈三個方面的分析:一是結(jié)合用戶特點“縱向”了解各種類CRM的功能,包括流程類、分析類和營運類,從用戶BPM分析中確定所需的CRM功能需要;二是從咨詢師的立場客觀地對用戶客服和呼叫中心對CRM需要程度和運用潛力進(jìn)行“橫向”評估,找出同行業(yè)CRM的優(yōu)缺點,為用戶挖掘具有企業(yè)個性化的CRM模式;三是梳理用戶現(xiàn)有客服流程體系,從企業(yè)文化到工作流程全面評估CRM的貢獻(xiàn)度,確定CRM成本預(yù)算對企業(yè)內(nèi)部每個工作環(huán)節(jié)價值鏈的貢獻(xiàn)度。
外包項目總管在這個過程中必須和用戶領(lǐng)導(dǎo)人之間形成對CRM強(qiáng)有力的共識,在培訓(xùn)方面盡早安排,定立預(yù)算計劃,簽定外包項目總管與用戶間的CRM工作合同??紎試/大外包項目總管本身必須深入了解用戶的工作流程每個環(huán)節(jié)的作用,了解所有工作指標(biāo)的意義,了解管理員和操作員對CRM的使用能力和潛力。筆者在咨詢工作中積累了對不同類CRM系統(tǒng)使用的切身經(jīng)驗,對于CRM廠商選擇工作有很大幫助。在篩選中必須從眾多的廠商顧問中選出對用戶需要理解深,能主動提出可參考經(jīng)驗,能保證按期達(dá)到指標(biāo)的團(tuán)隊。在各廠商技術(shù)趨同的情況下,選對人往往比選對廠商更為重要。同時,少花錢多辦事,避免無用功能的開支浪費,擁有適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)擴(kuò)容能力等等都是筆者的選擇投標(biāo)方針。
CRM廠商本身的信譽(yù)和實際工作能力是筆者考察的重要內(nèi)容。從計術(shù)面看,美國各大CRM廠商實力雄厚,在技術(shù)上只要用戶想到的運用基本上都能做到,而且對不同行業(yè)制定了不同的CRM版本方便用戶運用,關(guān)鍵是項目總管必須做好CRM廠商和用戶之間的溝通,形成有效合作??紎試/大首先,筆者代表用戶和選定的CRM廠商簽定合作合同,規(guī)定廠商所必須配備的人員,包括軟件程式員和功能計劃員顧問,訂立各樣工程進(jìn)度指標(biāo),規(guī)定具體的工作日程進(jìn)度,特別要注意售后服務(wù)條款和誤工罰款條款。項目總管具有對進(jìn)度評估的“終審權(quán)”,確保廠商按質(zhì)按量執(zhí)行合同。在此過程中,項目主管有權(quán)隨時調(diào)用用戶相關(guān)部門人員參入CRM研討工作。
在全過程中,筆者代表用戶與CRM廠商功能計劃顧問(functionalconsultant)溝通最多,他們是CRM計劃的“電影導(dǎo)演”,而筆者則是“電影制作人”,他們擔(dān)當(dāng)了按照用戶各種要求用IT語言繪制所有流程細(xì)節(jié)的任務(wù),再由他們具體分配給不同的程式員編程。實力雄厚的廠商本身都具備有效的工作管理制度,有完善的人員業(yè)績計算標(biāo)準(zhǔn),這是確保合同順利實施的關(guān)鍵之一。計劃設(shè)計顧問工作大致包括:1、和項目經(jīng)理組成CRM選型工作組和制定CRM規(guī)劃;2、選購服務(wù)器和寬瀕等硬件設(shè)備;3、制定新系統(tǒng)和現(xiàn)有CRM系統(tǒng)界面和兼容運用的配套方案;4、安裝系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件,制定用戶工作使用的文檔,運用練習(xí)系統(tǒng)模擬演練實操;5、全面對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)測定和調(diào)整,編寫操作手冊。好的功能計劃顧問善于模擬客戶的思路和語言溝通,能提供不同方案進(jìn)行比較,能熟練地用IT語言給編程員指令,事半功倍。
筆者特別強(qiáng)調(diào)從座席的角度體驗流程配置,堅信一點:“沒有好客服是因為沒有好的客服人員,呼叫客服成敗在于能否有效發(fā)揮客服人員的才能”。CRM建設(shè)中所謂的“客戶為中心”指的就是為客服人員服務(wù),有了他們才能談得上為市場客戶服務(wù)。有效模擬優(yōu)秀服務(wù)員工作流程,用以定立標(biāo)桿工作模式是筆者CRM建設(shè)的重點方針之一。企業(yè)的目標(biāo)核心是良性市場價值增長,而不是為了滿足客戶而滿足客戶。
相對于編程和硬件組合方面的配合工作,外包項目總管更多工作時間放在制定相應(yīng)的實操培訓(xùn)計劃和招聘新員工方面,這包括了對管理員的和現(xiàn)有座席的培訓(xùn),有時也包括了和對新員工的培訓(xùn)。在新CRM系統(tǒng)建成之前便開展新員工招聘和基礎(chǔ)培訓(xùn),對于這部份培訓(xùn)內(nèi)容筆者在其它文章中有所介紹,包括著重互動式學(xué)習(xí),擴(kuò)展思路練習(xí),鍛練客服耐性等基本項目。在實際工作中筆者發(fā)現(xiàn)新員工往往更快掌握新流程運用,但在服務(wù)經(jīng)驗上老員工則更勝任。
實踐證明,新的CRM系統(tǒng)不但帶來了效率提高,同時也為新的激勵機(jī)制打開了門戶,筆者將專門就此和大家分享。在CRM系統(tǒng)建成后開始對新老員工發(fā)放新的工作手冊,用學(xué)習(xí)組織方式演練新的工作流程,形成團(tuán)隊精神和培養(yǎng)學(xué)習(xí)討論是筆者的培訓(xùn)目標(biāo)。技能不夠容易補(bǔ)課,一旦沒了良好的團(tuán)隊文化和正確服務(wù)態(tài)度,CRM便成為“面子工程”。
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