項目管理中的時間表

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

假設(shè)你是2008年北京奧委會組委會的一名成員，負(fù)責(zé)奧運會某一項目的具體運作和組織，相關(guān)的資源和供應(yīng)商都?xì)w你調(diào)用。你可能不是場館建設(shè)、城市規(guī)劃、創(chuàng)意設(shè)計、款項募集、安全保衛(wèi)等方面的行家，而且，在這個項目中你并不需要親自具體做些什么，但是，有一件事是你必須做的：為奧運會某一項目前后所有需要完成的步驟做一個計劃，并且執(zhí)行這個計劃。
　　奧運會備受世人關(guān)注，任何一個項目都不容出錯，在奧運會的項目中有很多因素是你必須考慮的，比如，參加奧運會的官員、運動員、觀眾的衣食住行；北京的天氣；各類比賽場地的準(zhǔn)備、檢測；意外事件的處理；新聞媒體、通訊；開幕式、閉幕式的設(shè)計、排練、演出，等等。
　　奧運會中的任何一個項目所涉及的人與事可謂千頭萬緒，上述因素只是其中的冰山一角。對于這樣的大項目以及對其分拆后的項目，需要的不光是最后期限，更重要的是根據(jù)最后期限倒推出來的時間表。
　　時間表是實施項目所須步驟的一個基本的、動態(tài)的計劃表。時間表為行動提供動力和指南，在項目進(jìn)行過程中設(shè)定“里程碑”，可以將自己的進(jìn)度與預(yù)先設(shè)定的完成時間相比較，以精確地控制項目進(jìn)展。
　　簡而言之，項目管理的核心是時間管理，項目的成敗取決于時間表的制定和實施。  
　　時間表的重要性
　　對于任何一個項目來說，時間表的重要性是不言而喻的。人們通常所說的時間表是項目管理的核心、是項目成敗的關(guān)鍵，這種說法是有理論和實踐依據(jù)的。  
　　現(xiàn)代企業(yè)的項目管理，強(qiáng)調(diào)的是所有相關(guān)職能部門的參與，而不僅僅是項目小組承擔(dān)所有的工作。財務(wù)部、研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、品質(zhì)管理部、人力資源部等職能部門參與了部分甚至整個項目開發(fā)的過程。時間表內(nèi)不僅列出小組成員要完成的所有任務(wù)，還要體現(xiàn)出這些職能部門的工作及時間安排。
　　從立項到項目完成，是一個長期的過程。企業(yè)各個層面的成員，從高級經(jīng)理到基層員工，在項目磨合中必然會提高自己的溝通能力，并培養(yǎng)出以協(xié)作為中心的“團(tuán)隊精神”(TeamWork)。項目中的時間管理，打破了傳統(tǒng)組織架構(gòu)中的等級觀念、條塊分割等局限，鼓勵相互尊重、相互協(xié)同和創(chuàng)新的企業(yè)文化，使企業(yè)運營提升到一個新的高度，從而最終促進(jìn)企業(yè)文化的提升。
　　時間表是各方力量均衡的產(chǎn)物。各職能部門在審核時間表時，會從本部門的角度考慮其可行性。如財務(wù)部會核算其成本，法律部會判斷其合法性，稽核部會考慮其合規(guī)性，人力資源部會考慮人員配置等等，從而系統(tǒng)地保證了項目的順利實施。時間表在最終得到?jīng)Q策層的批準(zhǔn)后，將成為項目組和職能部門之間的溝通橋梁和制衡工具。
　　時間表的分類
　　人們通常說的時間表，往往是指對任務(wù)(task)的時間安排和控制，這是時間管理的最重要的部分；時間管理的另一個很重要的方面，就是每個參與人員的時間資源。參與項目相關(guān)的人員有很多，有全職的和兼職的，有全程參與的和暫時參與的，有內(nèi)部的和外部的，等等。每個人參與項目的程度、階段、角色都有所差別。項目人員的時間資源表需要盡可能地列出每個參與人員的性格、特長、角色、計劃投入的時間量及階段等基本要素。項目人員的時間資源表應(yīng)先于項目任務(wù)的時間表草擬出來，以便在制定項目任務(wù)的時間表時指定負(fù)責(zé)人和參與人員。
　　制訂項目人員的時間資源表，有利于工作任務(wù)的公平安排。在項目事項的安排時，能充分考慮到工作量及每個人員能投入的時間關(guān)系，可以有效避免下屬被工作及苛刻的時間進(jìn)度壓得喘不過氣來。在通常情況下，項目經(jīng)理們會形成這樣一個誤區(qū)：他們對于那些提前加班完成任務(wù)的人的“嘉獎”往往就是給他們更多的工作。這樣做不利于內(nèi)部的公平與和諧。
　　時間表的制定
　　在為項目量身定制時間表時，一般可以遵循以下步驟：
　　1.頭腦風(fēng)暴。盡可能地召集所有相關(guān)人員，讓大家一起考慮所有項目相關(guān)的工作任務(wù)，并且確定其相互依賴關(guān)系。
　　2.項目拆分。尤其對于大的項目，拆分很重要，需要一個主計劃和若干子計劃，甚至孫計劃，需要確定各個計劃的負(fù)責(zé)人。
　　3.計劃草擬。確定“里程碑”和關(guān)鍵路徑。將草擬計劃送至決策層及相關(guān)人員，并在職能部門中征求意見。
　　4.計劃確定。收集好各方面意見后更新制訂時間表，然后再召集相關(guān)人員開會，明確責(zé)任和目標(biāo)。
　　時間表的基本要求
　　1.要使一個時間表真正有用，必須有明確的時間和任務(wù)?！敖ㄗh”、“盡快”、“可能”這些模棱兩可的話應(yīng)盡量少用，因為這些話有可能成為拖延項目進(jìn)度的借口。
　　2.時間安排合理。有多少工作量?有多少時間?同時還需要處理什么事情?這樣安排是否合理及現(xiàn)實?在你預(yù)計的時間上再多加25％～50％，這樣可以使時間表更為現(xiàn)實。大多數(shù)人在項目上都會低估所需時間。
　　3.工作任務(wù)公平。時間進(jìn)度安排是否公平?是不是會導(dǎo)致為了趕時間而造成超負(fù)荷工作現(xiàn)象?
　　4.要得到本人認(rèn)可。只有任務(wù)執(zhí)行人承諾的時間表才會真正有用。一般而言，當(dāng)事人自己設(shè)定的時間表，是相對現(xiàn)實的。
　　時間表的控制與調(diào)整
　　環(huán)境是不斷變化的，即使最客觀、最公平并且被大家認(rèn)可的時間表，在項目進(jìn)行中仍然可能會遇到各式各樣的麻煩。項目管理人員的一項重要職責(zé)，就是根據(jù)實際情況，及時地對時間進(jìn)行調(diào)整，使得時間表始終和實際進(jìn)度及發(fā)生的變化保持一致。  
　　通常情況下，項目管理人員會遇到以下變化的情景：由于組織對優(yōu)先程度的調(diào)整，項且可能被放到了不重要的位置，甚至可能取消；一個原來很簡單的事情一下子變成了一個讓人泄氣的巨大麻煩；關(guān)鍵人員的離開或調(diào)離；有些任務(wù)提前完成或滯后了等等。
　　項目偏離了自己的預(yù)期，偏離了正常的軌道，在這種情況下，項目管理人員該如何實現(xiàn)既定目標(biāo)?
　　需要項目管理人員切記的原則是：一個項目的時間不是一下子就過了幾個月，而是一天一天、一周一周地溜走的，所以，項目管理人員應(yīng)該每天或每周審視變化的環(huán)境和進(jìn)度，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時調(diào)整時間表，用適合的方法讓“出軌”的項目盡快回到既定軌道上來。
　　1.重新制訂時間表。也許需要的只是改變時間，時間調(diào)整以后，項目就可以回到正軌，繼續(xù)前進(jìn)了；也許需要的是刪除一些無關(guān)大局的任務(wù)，有些步驟可以錦上添花，但并不是項目成功的關(guān)鍵步驟，去掉這些裝飾可以幫助項目輕裝上陣；也許需要的是調(diào)整一些任務(wù)的實現(xiàn)方式，如為了節(jié)省時間，可以將郵寄改成快遞或發(fā)電子郵件。
　2.尋求更多的資源。清點現(xiàn)在手頭的資源，有沒有可能得到更多?如果有更多的人、更多的資金以及更多的設(shè)備和想法，將會對項目起到什么作用’如何順勢加以改進(jìn)?與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門進(jìn)行及時溝通，為自己的項目爭取更好的條件和資源。
　　3.替換。有沒有某一項是項目中所需要的，但目前你可能達(dá)不到，可否用其他現(xiàn)成的資源代替，只要替代品不會使最終完成的項目發(fā)生質(zhì)的改變。 
　　4.及時中止項目。對于項目管理人員來說，中止自己的項目是很困難的決定。但是如果整個項目存在的基礎(chǔ)條件的確發(fā)生了變化，項目已經(jīng)沒有意義時，項目管理人員應(yīng)該及時撤銷正在進(jìn)行的項目，避免更大的損失。如公司決定花一年的時間，開發(fā)一種新的很有前途的產(chǎn)品，但三個月后，市場上此類產(chǎn)品的供需關(guān)系已經(jīng)發(fā)生根本變化，而公司的新產(chǎn)品并不具備性能及成本上的優(yōu)勢，此時就應(yīng)果斷決策，做出符合公司整體利益的決定。
　　再復(fù)雜的項目，只要你制訂了正確的時間表，并及時進(jìn)行調(diào)整和跟蹤。就會有很多辦法在問題變得不可收拾之前得到修正，從而使項目走上正軌，直至任務(wù)的完成。