IT工程項(xiàng)目監(jiān)理進(jìn)度控制的難點(diǎn)與對(duì)策

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　　一、項(xiàng)目管理與IT工程項(xiàng)目監(jiān)理
　　項(xiàng)目管理是以可能的最高效率執(zhí)行項(xiàng)目，做到按工期、按成本、按質(zhì)量完成任務(wù)。在同一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)里，業(yè)主、承建方如何相互協(xié)調(diào)配合，各司其職地做好工作成為眾人關(guān)注的問(wèn)題。現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各方實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)提供了有效的項(xiàng)目管理途徑。
　　IT項(xiàng)目建設(shè)不僅存在著信息不對(duì)稱的風(fēng)險(xiǎn)，還存在著各方信息處理能力不對(duì)稱引起的風(fēng)險(xiǎn);不但有項(xiàng)目的特殊風(fēng)險(xiǎn)，還有項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn);不但有經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，還有時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)、心理風(fēng)險(xiǎn)等。實(shí)行項(xiàng)目監(jiān)理制有助于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制，也是國(guó)際上確保項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度的一種通行慣例。IT監(jiān)理的思想也正在滲透到國(guó)內(nèi)IT項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域。
　　IT工程監(jiān)理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的一種重要的表現(xiàn)形式，工程監(jiān)理的工作職責(zé)中包含著現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)的基本內(nèi)涵，我們要用現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系來(lái)增強(qiáng)IT工程監(jiān)理體系。IT工程監(jiān)理的主要工作內(nèi)容是“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，即對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等過(guò)程實(shí)施控制，對(duì)信息及合同進(jìn)行管理，另外還要進(jìn)行協(xié)調(diào)組織。而時(shí)間因素會(huì)對(duì)其他方面產(chǎn)生很大的影響。有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制是項(xiàng)目成功的重要保障，本文著重探討IT監(jiān)理活動(dòng)中的進(jìn)度控制問(wèn)題。
　　二、項(xiàng)目進(jìn)度管理和監(jiān)理的難點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)
　　項(xiàng)目進(jìn)度管理和監(jiān)理的難點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)主要集中在以下幾方面：
　　1. 變更和范圍定義往往不明確，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)客戶提出的變更疲于奔命，顧此忘彼。監(jiān)理人員對(duì)進(jìn)度無(wú)法控制感到著急，忙于進(jìn)行變更處理，陷于不斷協(xié)調(diào)各方的泥潭中。
　　2. 項(xiàng)目計(jì)劃的可行性不高、無(wú)工作分解或工作分解不適當(dāng)。分解后的工作沒(méi)有很好地落實(shí)責(zé)任人，項(xiàng)目組織管理不力。監(jiān)理人員往往把精力集中在計(jì)劃的可行性分析、工作分解的檢查和責(zé)任人落實(shí)的書面形式上，而對(duì)實(shí)際的組織實(shí)施情況和項(xiàng)目管理行為的監(jiān)理力度不夠。
　　3. 合作方多，難以協(xié)調(diào)，項(xiàng)目經(jīng)理把太多的時(shí)間用于與各方進(jìn)行協(xié)調(diào)，其中有許多是沒(méi)有必要的，而忽略了針對(duì)項(xiàng)目小組的組織、協(xié)調(diào)和控制。監(jiān)理人員的態(tài)度是“是不關(guān)己，高高掛起”，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己所處的角色，利用自己的身份提出監(jiān)理意見，協(xié)調(diào)各方的關(guān)系。結(jié)果呢?或許項(xiàng)目在預(yù)算之內(nèi)按期完成了，但代價(jià)卻是質(zhì)量的降低。
　　4. 進(jìn)度要求快。一方面項(xiàng)目要求的工期短、任務(wù)重，另外一方面不斷有突發(fā)事件出現(xiàn)，例如業(yè)主要求加快建設(shè)速度、項(xiàng)目資源被挪用、出現(xiàn)技術(shù)難題等。在這些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理采取怎樣管理措施、監(jiān)理人員如何進(jìn)行有效監(jiān)理，是項(xiàng)目按時(shí)完成的基礎(chǔ)。
　　5. 根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對(duì)任務(wù)量估計(jì)不足，或者對(duì)任務(wù)的難度認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)將要進(jìn)行的工作準(zhǔn)備不充分或根本沒(méi)有準(zhǔn)備，以至于在實(shí)際工作中碰到問(wèn)題后，難以及時(shí)給出解決方法，造成延誤工期。例如，在HP-UX上安裝Domino系統(tǒng)，實(shí)施人員認(rèn)為自己對(duì)UNIX系統(tǒng)很熟悉或者覺(jué)得在其它的UNIX系統(tǒng)中也安裝過(guò)，根本就不在話下，一、二個(gè)鐘頭以內(nèi)就可以完成的工作?？墒撬麄兒雎粤嗽贖P-UX上安裝Domino系統(tǒng)前必須修改HP-UX系統(tǒng)內(nèi)核參數(shù)這個(gè)前提，結(jié)果可想而知。安裝后的系統(tǒng)無(wú)法正常啟動(dòng)，無(wú)法找不到原因，這時(shí)越著急，越難以控制局面，形成惡性循環(huán)。
　　以上諸多問(wèn)題，如不加以妥善解決，工程項(xiàng)目就難以在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)、保量地全滿完成。
　　三、項(xiàng)目進(jìn)度管理與監(jiān)理的對(duì)策
　　項(xiàng)目是在實(shí)施人員的行動(dòng)中一點(diǎn)點(diǎn)的完成的。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，每個(gè)參與人員都會(huì)根據(jù)分配給自己的任務(wù)去指導(dǎo)自己的工作行為，而行為的背后是時(shí)間的概念。在談到工作行為時(shí)，一般會(huì)涉及到幾個(gè)方面的問(wèn)題：行為的主和次，某個(gè)行為該不該出現(xiàn)，這些行為的先后等，所有這些都體現(xiàn)著與時(shí)間的關(guān)系。時(shí)間管理是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目實(shí)施人員和監(jiān)理人員共同面臨的問(wèn)題。如果這些人員對(duì)時(shí)間的管理都非常正確、高效，項(xiàng)目的進(jìn)度顯然也就能夠有足夠的保證。本文針對(duì)IT工程進(jìn)度控制難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)，站在對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理的角度提出對(duì)策,給出一個(gè)逐步改進(jìn)的框架和方法。
　　1. 項(xiàng)目進(jìn)度變化很大，不代表做計(jì)劃沒(méi)有意義。計(jì)劃根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和以往項(xiàng)目及經(jīng)驗(yàn)，確定工作的范圍，內(nèi)容和進(jìn)度安排。如果在具體的執(zhí)行階段出現(xiàn)問(wèn)題，可以根據(jù)歷史資料數(shù)據(jù)，做差異分析，得出結(jié)論。為以后的項(xiàng)目實(shí)施，提供寶貴的參考資料。這實(shí)際上也是知識(shí)管理的所必須的。
　　對(duì)于IT項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，一般強(qiáng)調(diào)的是計(jì)劃、是實(shí)施過(guò)程的安排，并以甘特圖、人員的配置計(jì)劃表格等形式表現(xiàn)出來(lái)。項(xiàng)目經(jīng)理在計(jì)劃的指導(dǎo)下安排工作，在管理控制過(guò)程中，注重工作的效率和個(gè)自的職責(zé)。監(jiān)理人員重點(diǎn)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行審核，并提出改進(jìn)意見。在監(jiān)理過(guò)程中應(yīng)注重三方面的問(wèn)題：第一，進(jìn)度計(jì)劃制定是否有根據(jù)?第二，是否有強(qiáng)有力的進(jìn)度控制措施?第三，進(jìn)度計(jì)劃本身對(duì)項(xiàng)目是必要的，但畢竟需要人去控制。不要刻意強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，其實(shí)變化也應(yīng)該是在計(jì)劃之列，這樣的計(jì)劃才是比較完整的。
　　這樣的項(xiàng)目管理和監(jiān)理方式在一定的情況下，可以幫助我們不失時(shí)機(jī)地解決一些問(wèn)題，對(duì)于規(guī)模不大、外部環(huán)境變化較少的項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度控制是比較有效的。
　　2. 可是，我們的項(xiàng)目面臨著多變的外部環(huán)境，各種突發(fā)事件層出不窮，我們的項(xiàng)目人員，特別是項(xiàng)目經(jīng)理工作負(fù)荷大，頻于應(yīng)付。所以僅有一個(gè)完整的計(jì)劃、事先做好準(zhǔn)備并采取上述的監(jiān)理方式無(wú)法完全規(guī)避項(xiàng)目的進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)。
　　更進(jìn)一步，我們上升到文化變革的角度來(lái)探討這個(gè)問(wèn)題。在工作中，我們要提倡的價(jià)值觀是提高效能--做正確的事，而不僅僅提高效率--正確的做事。就是要分清工作的主次—哪些工作應(yīng)該有由目經(jīng)理來(lái)做，哪些工作可以交給其他人員來(lái)做，哪些工作需要資深人員來(lái)完成，哪些工作由一般人員做就行。項(xiàng)目經(jīng)理、資深人員應(yīng)該做工作價(jià)值大的事情，工作價(jià)值的大小用項(xiàng)目的價(jià)值觀來(lái)衡量，對(duì)項(xiàng)目完成影響大的事情，工作價(jià)值大，反之工作價(jià)值小。工作價(jià)值大的多花時(shí)間，工作價(jià)值小的少花時(shí)間。因此工作價(jià)值和時(shí)間價(jià)值等效的問(wèn)題擺在我們的面前，這是分清工作主次的核心。每個(gè)層面的時(shí)間價(jià)值必須與這個(gè)層面的工作價(jià)值結(jié)合起來(lái)。
　　另外一點(diǎn)是工作的先后問(wèn)題，我們的工期緊、任務(wù)急，因此對(duì)于時(shí)間緊迫的工作任務(wù)要抓緊去做。項(xiàng)目經(jīng)理和監(jiān)理要注重兩個(gè)方面的問(wèn)題：工作行為的主次和工作行為的先后問(wèn)題。每個(gè)人的工作行為都要占用時(shí)間，因此我們把時(shí)間管理問(wèn)題提高到一個(gè)比較高的層次來(lái)認(rèn)識(shí)。
　　監(jiān)理人員應(yīng)當(dāng)注重對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間管理是否合理、有效進(jìn)行監(jiān)督。只有項(xiàng)目經(jīng)理做得好，項(xiàng)目才有成功的基礎(chǔ)。但是，項(xiàng)目經(jīng)理僅管好自己的時(shí)間還不行，還要掌握授權(quán)的技巧，要把一些工作價(jià)值不大的工作授權(quán)給下屬去辦。應(yīng)當(dāng)明白，管理是通過(guò)別人的手達(dá)到組織目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)過(guò)程轉(zhuǎn)化者，他要把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為結(jié)果，把資源轉(zhuǎn)化為成果，怎么轉(zhuǎn)化呢?他是通過(guò)部下去完成，是通過(guò)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制他的部下、周邊的兄弟項(xiàng)目組和業(yè)主的有關(guān)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的。