項(xiàng)目管理開(kāi)始所做的工作

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本文不談項(xiàng)目經(jīng)理需要管理的繁多的事務(wù)，僅僅談?wù)勴?xiàng)目的開(kāi)篇：交流一下項(xiàng)目開(kāi)張必須觀注的幾個(gè)重點(diǎn)。
　　一、 確定項(xiàng)目目標(biāo)
　　項(xiàng)目怎么可能沒(méi)有目標(biāo)呢？仔細(xì)想一下吧，你的項(xiàng)目目標(biāo)明確嗎？會(huì)不會(huì)有好幾個(gè)目標(biāo)？是否大家都有一致的認(rèn)同？
　　項(xiàng)目應(yīng)該只有一個(gè)主要的目標(biāo)，過(guò)多的目標(biāo)會(huì)分散注意力。超過(guò)兩個(gè)的主要目標(biāo)，將會(huì)使項(xiàng)目組在以后的工作中難以分清工作重點(diǎn)，并且在某些目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)時(shí)產(chǎn)生失落感。
　　如果有些目標(biāo)是大家認(rèn)為可以在項(xiàng)目過(guò)程中順便產(chǎn)生的，那么就讓它自然產(chǎn)生好了，不要一開(kāi)始把它定為項(xiàng)目的目標(biāo)。有時(shí)公司可能需要在項(xiàng)目中建立規(guī)范或其他嘗試性的工作 ——最好把這些工作作為獨(dú)立的項(xiàng)目——如果一定要在項(xiàng)目中進(jìn)行，那么請(qǐng)注意計(jì)劃出這部分工作需要的投入。將目標(biāo)盡可能的細(xì)分為明細(xì)的任務(wù)（子目標(biāo)），這與多個(gè)目標(biāo)不同，每個(gè)任務(wù)都是圍繞一個(gè)中心服從統(tǒng)一的原則的，不會(huì)互相抵觸。
　　更重要的一點(diǎn)是，大家眼中的目標(biāo)是否一致。在項(xiàng)目開(kāi)始前一定要與公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶（如果與客戶有關(guān)）就該問(wèn)題達(dá)成絕對(duì)一致的看法，然后將這個(gè)信息傳達(dá)到所有相關(guān)的人員。如何描述不是主要問(wèn)題，可以直接交流、提交專(zhuān)門(mén)的報(bào)告，當(dāng)然最好在正式的計(jì)劃中作出闡述。
　　二、 明確職責(zé)權(quán)限
　　是否有崗位職責(zé)書(shū)、項(xiàng)目任命書(shū)？有，那最好，仔細(xì)研讀一下，明確管理的職責(zé)和權(quán)限。
　　有些事是你能做的，有些是你愿做的，這里要明確哪些是你負(fù)責(zé)做的——具體的事情可能需要其他人協(xié)助或者授權(quán)給別人，但是責(zé)任還是你的。
　　作為管理者一定要明確你有哪些權(quán)利，而且要清楚如何利用職權(quán)（可不是濫用職權(quán)），這樣才能清楚可以采取的策略。權(quán)利很大，可以更威嚴(yán)，但是要公證；權(quán)利很小，試試多一些的感情投資。
　　明確的文檔也好，直接的交流也好，總之最好在項(xiàng)目開(kāi)始前確定該做和能做的事。
　　三、 熟悉工作流程
　　通常公司會(huì)有對(duì)項(xiàng)目管理的規(guī)范，如ISO9000或CMM或其他即定的規(guī)范，應(yīng)該使自己的項(xiàng)目過(guò)程符合規(guī)定。
　　項(xiàng)目開(kāi)始前就應(yīng)該弄清楚你的一些習(xí)慣是否與公司規(guī)范有沖突。如果確實(shí)有些好的操作是規(guī)范以外的，可以在項(xiàng)目中將它們結(jié)合起來(lái)，或者提出來(lái)并修改規(guī)范，但不能作為違反規(guī)范的理由。
　　有時(shí)規(guī)范可以在許可的情況下進(jìn)行裁減或調(diào)整，但前題也是你要先清楚規(guī)范是什么。你所理解的流程會(huì)在項(xiàng)目中得以貫徹，所以一開(kāi)始就要讓它是合乎要求的。
　　一般規(guī)范中都規(guī)定了需要產(chǎn)生的文檔和其他提交項(xiàng)，建議在項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候就將各環(huán)節(jié)需要的文檔建立好（當(dāng)然只有名字和目錄），這樣在需要用時(shí)就不用到處找，也不會(huì)遺漏。
　　四、 掌握技術(shù)要點(diǎn)
　　如果項(xiàng)目是在需求明確后才確定實(shí)現(xiàn)的技術(shù)，那么現(xiàn)在可以不考慮這個(gè)問(wèn)題。不過(guò)大多數(shù)情況在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就已決定使用某種技術(shù)了。
　　通常項(xiàng)目經(jīng)理可以不需要非常嫻熟的技術(shù)能力，因?yàn)榭梢栽陧?xiàng)目組或公司層面配置技術(shù)專(zhuān)家，但是項(xiàng)目經(jīng)理還是應(yīng)該對(duì)需要使用的技術(shù)有一定的理解——這樣可以理解其他專(zhuān)家或資深技術(shù)人員所描述的問(wèn)題和解決方案，然后作出決策。
　　項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃，不需要公布，但是最好有一個(gè)明確的計(jì)劃，并按照計(jì)劃執(zhí)行，否則日后忙于各種事務(wù)時(shí)就會(huì)總覺(jué)得沒(méi)時(shí)間補(bǔ)課——這很正常，因?yàn)殚_(kāi)始就沒(méi)有給這件事安排時(shí)間?？偸怯每赡苁Ｓ嗟牧阈菚r(shí)間來(lái)做的事是很難有成效的，所以要對(duì)應(yīng)該做的事有個(gè)計(jì)劃。
　　五、 了解人力狀況
　　人員其實(shí)也是一種可用資源，之所以與其他資源分開(kāi)考慮，是覺(jué)得這是最重要的要素。一般項(xiàng)目中人員的使用是分階段的，但是需要什么樣的人應(yīng)該是開(kāi)始就確定的，除非使用什么技術(shù)還沒(méi)確定，那人員確定也必定是階段性的。
　　確定項(xiàng)目需要的人員技能，了解所有可用的人員信息，根據(jù)需求選擇合適的人員組建項(xiàng)目組——這是理想狀況，幾乎沒(méi)見(jiàn)過(guò)。不過(guò)這作為一個(gè)原則還是適用的。
　　首先對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)行角色組織，應(yīng)綜合考慮公司的規(guī)定、目前的技術(shù)能力、項(xiàng)目的時(shí)間要求等因數(shù)設(shè)計(jì)項(xiàng)目組的角色，確定各角色的職責(zé)和能力要求。實(shí)際上這也是憑經(jīng)驗(yàn)而定，沒(méi)有什么公式可用。
　　然后從人力資源部，各項(xiàng)目組了解可用人員的情況，如果人員是既定的，也可以在了解已定人員的信息后，多了解一些其他人員，畢竟你可能還有其他的選擇。
　　最后就是看人員是否能適用于項(xiàng)目組，這頗有些“按圖索驥”的味道，不過(guò)不盡然，很多時(shí)候，不可能直接找到所有合適的人，所以現(xiàn)在不“完全合適”的人，不一定是不可用的。如果有差距那么相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，招聘計(jì)劃就該列入考慮了。
　　當(dāng)然，實(shí)際上遠(yuǎn)沒(méi)有這么簡(jiǎn)單，人不同于零件——按照設(shè)計(jì)要求組裝之后就可以用了，要使一個(gè)團(tuán)隊(duì)合理運(yùn)做，發(fā)揮效益，是另外專(zhuān)門(mén)的話題了。
　　六、 把握內(nèi)外資源
　　盡可能在項(xiàng)目早期明確需要的資源，除了剛才提到的人力，還有資金，設(shè)備等等。僅僅清楚資源需求是不夠的，要明確這些資源的提供者。不可能指望提交一份“資源需求清單”，就可以等著你要的資源在計(jì)劃的時(shí)候出現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理必須清楚通過(guò)什么途徑可以獲得這些資源。
　　特別注意，一般總是認(rèn)為客戶總是對(duì)項(xiàng)目提出要求的人，但是客戶也往往是能夠提供各種資源的人，比如測(cè)試環(huán)境，特殊設(shè)備等。
　　七、 制定項(xiàng)目計(jì)劃
　　以上工作都完成后，可以開(kāi)始完成項(xiàng)目計(jì)劃了，實(shí)際項(xiàng)目計(jì)劃就是這些信息的固化表示。之所以讓每項(xiàng)工作都做為獨(dú)立的任務(wù)去完成，而不包括在制定計(jì)劃這一個(gè)工作中，是希望避免出現(xiàn)還沒(méi)有完全了解狀況就急于完成計(jì)劃的狀況。
　　就是因?yàn)橛?jì)劃很重要，所以更不要急于寫(xiě)出項(xiàng)目計(jì)劃。
　　制定項(xiàng)目計(jì)劃的第一個(gè)重要原則是實(shí)際：計(jì)劃要合理和可行，寫(xiě)出一個(gè)大家都感覺(jué)良好的計(jì)劃，不一定是好事，應(yīng)該充分考慮目前的運(yùn)做能力，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等因素后制定出可操作的計(jì)劃。計(jì)劃第二個(gè)原則是分步明細(xì)：很難在一開(kāi)始就將所有的階段計(jì)劃細(xì)化，可以先定出階段性的計(jì)劃和細(xì)化計(jì)劃的時(shí)機(jī)，然后只細(xì)化最近步驟的內(nèi)容。計(jì)劃第三個(gè)原則是描述清晰，沒(méi)有歧異。
　　項(xiàng)目計(jì)劃最好不是一個(gè)人定出（當(dāng)然可以由一個(gè)人執(zhí)筆），否則一定要與主要的相關(guān)人員充分交流討論后得出。最后計(jì)劃一定要通過(guò)認(rèn)真的評(píng)審，得到所有相關(guān)部門(mén)、人員的認(rèn)可。

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