管理信息系統(tǒng)設計應該注意什么

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    管理系統(tǒng)的設計是系統(tǒng)建設工作的靈魂。不論是對業(yè)主還是軟件開發(fā)的承包商，都會把系統(tǒng)的設計工作放在頭等重要的地位，它不僅直接關系到系統(tǒng)開發(fā)的進度、質量和成本控制以及具體的技術路線，更關系到未來系統(tǒng)的運行與維護。對于大型集成化的管理信息系統(tǒng)來說，設計的問題更多更復雜，因此涉及系統(tǒng)成功的風險因素也會更多。

    筆者在此只想結合三峽工程管理系統(tǒng)建設的情況，就大型系統(tǒng)的設計過程涉及的幾個問題談談自己的觀點。

    一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享性

    大型集成化的管理系統(tǒng)應該充分體現(xiàn)集成的特點，數(shù)據(jù)的共享性體現(xiàn)了系統(tǒng)集成的思想。系統(tǒng)設計中的一個主要基準是使數(shù)據(jù)庫里的信息盡可能地開放，容易訪問，我們稱之為開放數(shù)據(jù)庫的概念，信息共享是成功管理的關鍵。三峽工程管理系統(tǒng)的設計使得信息的查詢、處理和交流非常便捷。在系統(tǒng)設計階段，達成了一個基本的共識，那就是鼓勵各部門將自己的信息讓別人共享，使盡可能多的信息被傳送到各個項目部和其它職能部門。信息對于決策來說致關重要，信息越多，決策越容易，效果越好。

    二、處理好部門多變而系統(tǒng)結構能保持相對穩(wěn)定的問題

    項目管理系統(tǒng)設計的最大難點是項目組織機構和工程實際管理之間的矛盾。在整個項目管理期間，由于各種原因，部門需要經(jīng)常進行調整和變化，包括部門的結構和人員的分配，例如，三峽工程在建設期間需要經(jīng)常取消那些已完工項目的項目部，成立新的項目部以負責那些即將上馬的新項目。這種情況對于任何大規(guī)模的工程來說是很難避免的，但是各部門人員要完成特定的功能是不變的，例如，不管是哪個項目部，它所負責的項目都是以合同為基礎的，而合同管理的職能則是相通的，就是支付、變更、索賠、進度質量控制等，他們的業(yè)務流程都是一樣的，因此在三峽工程管理系統(tǒng)的設計中，子系統(tǒng)的劃分是按照功能劃分的，而不是按照部門劃分的，這樣不管中國三峽總公司內部的組織機構如何變化或調整，都無需對系統(tǒng)進行修改，保證了系統(tǒng)的相對穩(wěn)定。

    系統(tǒng)設計圍繞管理的功能進行的另一個顯著效果，是促進了網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)的規(guī)范化。對于一個大型企業(yè)來說，很多不同的業(yè)務部門可能具有相同的業(yè)務流程，系統(tǒng)將這些部門共同的業(yè)務流程納入到同一個子系統(tǒng)中，使得這些不同的部門必須遵守相同的管理流程，從而規(guī)范了對這種業(yè)務的管理。以合同管理為例，三峽總公司的很多部門都存在合同管理的情況，物資部門有物資采購合同，信息中心有管理系統(tǒng)開發(fā)合同，工會有勞動服務合同，等等。但所有的合同在三峽工程管理系統(tǒng)中全部都被納入合同管理子系統(tǒng)中，采用同一個數(shù)據(jù)庫存放所有合同的信息，但不同部門的合同可以通過適當?shù)挠脩羰跈嘟鉀Q數(shù)據(jù)的安全和保密的問題。這個情況可以稱為管理信息系統(tǒng)推動和促進企業(yè)規(guī)范化的管理的經(jīng)典案例。

    三、正確定位系統(tǒng)信息管理的基本思路

    三峽工程管理系統(tǒng)是一個以項目管理為中心的大型項目管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)在信息管理的總體思路上應該采取怎樣的策略，在系統(tǒng)的設計階段應該進行認真的分析和研究。

    中國的經(jīng)濟正在從計劃向市場過渡，在理論上不少管理方法需要改變，但在實際運作上，由于相應的法律和規(guī)章制度不可能一步到位，照搬西方的管理是行不通的，為了確保實用的功能能夠貫穿到三峽工程管理系統(tǒng)中，我們必須找到中西方在項目管理上的共同點，通過反復的討論和分析，雙方很快決定從合同入手，使整個系統(tǒng)的基礎建立在合同上，這既符合三峽總公司的要求（因為三峽工程的管理基本上全部都是以合同管理為基本單元的，即使是各個機關職能部門發(fā)生的非合同性費用，以及具有法律和行政效果的文件管理，也可以通過設置虛擬合同的方式加以控制），又可以方便地借鑒西方先進的經(jīng)驗。這樣，在系統(tǒng)的設計階段就確定了總公司信息管理一個基本策略。即立足于合同的管理思路。

    四、保證信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不斷增值

    數(shù)據(jù)增值對于大型集成化的管理信息系統(tǒng)具有非常重要的意義，否則就失去了集成的必要。因此在系統(tǒng)設計過程中，對于數(shù)據(jù)增值的問題必須給予高度的重視。一個簡單的數(shù)據(jù)，不同的用戶在系統(tǒng)中對此數(shù)據(jù)進行處理，對該數(shù)據(jù)添加價值，經(jīng)過多次處理后，原來簡單的數(shù)據(jù)變成了富有含義的信息。比如，設備部門可以在數(shù)據(jù)庫中輸入關于一個設備的數(shù)據(jù)，如設備編碼及其有關屬性，同樣的數(shù)據(jù)經(jīng)過成本控制部門的處理，增加了該設備的概算數(shù)據(jù)，采購部門通過將該設備與合同建立關系，為該設備數(shù)據(jù)增加了更多的價值，這個設備數(shù)據(jù)的價值在不斷地增加，結果從最初地一個簡單的設備編碼，可以查詢到很多關于設備的信息。數(shù)據(jù)增值的結果，是使管理人員和決策者得到越來越多的有用信息。

    五、關于信息管理的層次性

    以合同管理為例，合同的執(zhí)行并不是一個部門的事情，對合同的管理分為縱向和橫向兩個層次，縱向的管理是決策管理，橫向的管理是技術管理，決策是建立在技術管理的基礎之上的。例如需要不需要增加設備是一個決策，是由上級決定的，是縱向管理；但在進行這個決策之前，設備部門對設備的規(guī)格以及成本部門對設備的成本都提供了必要的信息，這就是橫向管理，信息系統(tǒng)的根本目的就是即時提供準確的信息，以便取得最佳決策。信息系統(tǒng)應該消除信息傳遞途中由于距離和部門等物理的限制造成時間差和準確性的下降。

    系統(tǒng)設計中其它方面的問題肯定還有很多，限于本人的經(jīng)歷和水平只能談及以上這些感受比較深的幾個方面。