如何提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量

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    工地監(jiān)理會議是項目管理中的一項重要工作。在工程項目建設(shè)施工過程中，為保證施工進度、質(zhì)量和安全，合理調(diào)配資源、降低施工費用，需要經(jīng)常召開工地會。如何提高會議效率和質(zhì)量，對現(xiàn)場工作的順利開展十分重要。

    一、工地監(jiān)理會議存在的主要問題和原因

    工地監(jiān)理會議是由監(jiān)理工程師主持，按照監(jiān)理與業(yè)主、承包商項目經(jīng)理協(xié)商一致、定期召開的工地例會。與會人員有總監(jiān)理工程師（或總監(jiān)代表）和監(jiān)理工程師、承包商項目經(jīng)理（或副經(jīng)理）和各專業(yè)技術(shù)負責人，邀請業(yè)主代表參加，必要時還可邀請其他人員出席。分包商代表是否參加由承包商決定。工地監(jiān)理會議的目的有二，一是協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)施工組織，解決施工問題，發(fā)布施工指令；二是溝通：通過建設(shè)各方的相互溝通，達到相互理解、配合和相互支持。會議的任務(wù)是：對建設(shè)項目實施“三控三管一協(xié)調(diào)” （質(zhì)量、進度、費用三控制， 安全、合同、信息三管理，協(xié)調(diào)組織、解決問題），確保工程目標的實現(xiàn)。其主要工作內(nèi)容包括：

    1、審核工程進度、質(zhì)量情況，分析影響進度、質(zhì)量的主要問題及所要采取的具體措施；

    2、對工程進度進行預(yù)測，討論確定下期工程進度、質(zhì)量計劃及主要措施；

    3、審核承包商資源（包括人力資源和機械設(shè)備等）投入情況；

    4、審核施工用材到場情況，討論現(xiàn)場材料的質(zhì)量及其適用性；

    5、討論相關(guān)技術(shù)問題；

    6、討論有關(guān)計量與支付方面的問題；

    7、討論未決定的工程變更問題；

    8、研究有關(guān)工作協(xié)調(diào)與接口方面的問題；

    9、其它與工程有關(guān)需要討論和解決的問題等等。

    由上可知，工地監(jiān)理會議是影響工程施工進度、質(zhì)量和費用投入是否偏離目標，以及參建各方能否協(xié)調(diào)一致，實現(xiàn)有效合作的十分重要的會議。

    但由于多種原因，工地會議往往難以達到上述之目的。主要存在以下幾個方面的問題：

    1、隨意缺席，溝通不暢。承包商的部分應(yīng)與會人員往往以種種理由缺席，或者委托其他人員代為參加，甚至有時到會人僅項目經(jīng)理（或副經(jīng)理）一人，使工地會議的質(zhì)量大打折扣，難以達到溝通的目的。

    2、信息失真，決策失誤。會議未能正確而全面地反映和分析施工進展情況，從而導(dǎo)致決策失誤。

    3、優(yōu)柔寡斷，久拖不決，同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時解決，甚至使工程偏離目標。

    4、觀念陳舊，定位不準，削弱了監(jiān)理在現(xiàn)場工作的權(quán)威。

    影響工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的原因很多，主要原因歸納起來有以下幾個方面：

    1、對召開工地監(jiān)理會議的目的意義認識不足。主要表現(xiàn)在承包商方面的專業(yè)技術(shù)負責人頭腦中缺乏全局觀念，認為“打鐵買糖，各干一行，我把我分內(nèi)的事做好就行了，何必那么多麻煩”。甚至有的認為“只要業(yè)主滿意就行，監(jiān)理滿意不滿意無所謂，錢又不是你監(jiān)理給的”，對監(jiān)理的意見不理不睬。從另一方面，由于認識不足，使會議達不到預(yù)期目的，效率低，質(zhì)量差。長此以往，有的專業(yè)負責人對召開會議厭倦疲沓，認為“參加不參加一個樣”，而時常缺席。其結(jié)果，造成了惡性循環(huán)。

    2、利益驅(qū)動，不顧全局。出于自身利益的考慮，施工單位或其他參建方常常會不真實地反映施工中的某些問題，致使信息失真，決策失誤。

    3、沒有確定的會議程序和明確的匯報內(nèi)容。與會人員匯報無主題，匯報內(nèi)容不全面，不具體，不系統(tǒng)，片面性、隨意性很大，或只講其個人關(guān)心的事項，而忽視其它；或只報流水帳，而抓不住要領(lǐng)，重點不突出；或只講表面工作，而不講隱含的問題；或只談已做的事情，而不談下步打算等等。這些都導(dǎo)致會議溝通不暢，信息阻塞，致使會議主持者不能正確而全面掌握施工進展情況，不能果斷地作出決策。

    4、會前準備不足，會中無檢查，無講評，無安排，無要求。會前準備不足，主持人心中無數(shù)，會議漫無邊際；有的監(jiān)理工程師不僅缺乏管理經(jīng)驗，而且工作藝術(shù)性較差。由于上述原因，主持人對前段施工進展情況無講評，無檢查，只是由與會人員在會上說說了事；同時，對下步工作無安排，無要求，即使提要求也只是泛泛而談，不明確，不具體。會議主持者猶豫不決，致使同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時協(xié)調(diào)解決。

    5、建設(shè)單位，即業(yè)主越俎代庖，監(jiān)理被擱置一邊。通常情況下，明智的業(yè)主一般都會將工程中的進度、質(zhì)量、費用、安全等“三控三管一協(xié)調(diào)”的工作委托給監(jiān)理，這不僅有利于業(yè)主把精力集中于本單位的主要工作，而且也有利于業(yè)主無須建立龐大的建設(shè)機構(gòu)，解決并處理好工程完工后人員無法安排的問題和困難。然而，有的業(yè)主單位花錢請了監(jiān)理，卻不注意發(fā)揮監(jiān)理的作用，仍然習慣于原有的老套數(shù)、老辦法，自己操辦并主持會議，在工程的具體管理上，仍然習慣于搞“大業(yè)主、小監(jiān)理”，把監(jiān)理置于難以開展工作的地位。這樣就失去了聘請監(jiān)理的意義，發(fā)揮不了監(jiān)理單位的專業(yè)工程管理的作用。

    二、提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的對策和措施

    1、提高對開好工地監(jiān)理會議重要性的認識。為開好工地監(jiān)理會議，監(jiān)理工程師應(yīng)從召開第一次工地監(jiān)理會議開始，應(yīng)向與會人員反復(fù)講明現(xiàn)場的各項工作必須服從全局的重要性，講明召開工地監(jiān)理會議的目的、作用和意義，統(tǒng)一大家對召開好會議的思想認識，以共同確保提高會議效率，提高會議質(zhì)量。工地會議的目的和作用一般包括：①溝通情況，交流信息；②反映問題，組織協(xié)調(diào)；③制定措施，防止偏離；④確保目標，利在各方。在認識一致，目標一致的前提下，與會各方就可做到步調(diào)一致，動作協(xié)調(diào)，不僅能提高會議質(zhì)量，而且工程的進度、質(zhì)量、安全和費用等控制也能得到保證。在召開工地監(jiān)理會議中，承包商項目經(jīng)理起著至關(guān)重要的作用。監(jiān)理工程師應(yīng)與之保持經(jīng)常性聯(lián)系，加強溝通與協(xié)調(diào)，發(fā)揮承包商項目經(jīng)理的作用，并對其提出嚴格要求，要求他們承擔起責任，保證應(yīng)與會專業(yè)技術(shù)人員按時到會，并能做到毫無保留地、實事求是地反映施工情況，既講成績，也要談問題，既談已完工作情況，也要談下步工作打算，針對具體問題提出整改意見和建議。

    2、建設(shè)單位應(yīng)熟悉有關(guān)實施工程監(jiān)理工作的規(guī)定，支持監(jiān)理行使業(yè)主授權(quán)。監(jiān)理向建設(shè)單位提供的是服務(wù)，支持監(jiān)理亦是支持建設(shè)單位自己。為什么有的建設(shè)單位花錢請了監(jiān)理卻不注意發(fā)揮監(jiān)理的作用呢？究其原因：我國實施工程建設(shè)監(jiān)理制度起步時間不長，該項制度尚未得到有效落實，許多部門和單位對實施工程監(jiān)理制度的重要性認識不足。同時，業(yè)主單位不是連續(xù)不斷的上項目，在一個項目建成后另一個項目何時上、怎么上還在規(guī)劃之中，也可能根本還沒有規(guī)劃，因此業(yè)主對工程監(jiān)理的作用不了解，或有所了解，但知之甚少；另一方面，由于新的知識和管理辦法尚未掌握，老辦法，舊習慣仍在作祟。有的建設(shè)單位不要說在召開工地監(jiān)理會議時越俎代庖，就連支付工程款也不經(jīng)監(jiān)理檢查簽證。鑒于上述情況，建議國家建設(shè)部門加大對建設(shè)單位的監(jiān)管力度，要求建設(shè)單位在工程項目開展之前組織工程主管及工程管理人員，尤其是工程主要負責人學習、熟悉有關(guān)工程監(jiān)理方面的有關(guān)知識和規(guī)定，了解監(jiān)理的工作性質(zhì)和職責，在工程監(jiān)理合同中明確業(yè)主授權(quán)范圍。在合同具體執(zhí)行過程中支持監(jiān)理行使業(yè)主授權(quán)，避免建設(shè)單位越俎代庖現(xiàn)象的發(fā)生。

    建設(shè)單位應(yīng)履行對監(jiān)理工作的檢查監(jiān)督責任。當發(fā)現(xiàn)監(jiān)理在實施工程監(jiān)理過程中存在問題，如工程建設(shè)協(xié)調(diào)不到位，進度、質(zhì)量、施工費用嚴重偏離目標而不能及時糾正，或者與有關(guān)單位串通，損害業(yè)主方利益，降低工程質(zhì)量等，業(yè)主有權(quán)提出整改意見，或向監(jiān)理單位提出要求，更換工程監(jiān)理人員。

    3.監(jiān)理人員會前應(yīng)了解掌握情況，做到心中有數(shù)。為開好工地工程會議，總監(jiān)理工程師（或總監(jiān)代表）和各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)當十分熟悉工程建設(shè)施工要求，全面掌握工地各方面工作情況。為此，必須做到“四個充分”：

    1）充分熟悉工程合同條款，了解施工進度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求以及施工技術(shù)方案和各項工作接口；明確業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方各自的責任和義務(wù)。這是開展監(jiān)理工作，召開工地工程會議，進行施工組織協(xié)調(diào)、解決施工問題的依據(jù)。

    2）充分了解工程施工現(xiàn)場情況，做到現(xiàn)場巡視不漏項。各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)按照自己的職責，深入了解，逐項巡查，包括日進度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應(yīng)，以及上次現(xiàn)場會議決定執(zhí)行情況和整改通知書發(fā)出后的整改情況等等，并且在每次巡視之后都要認真做好巡視記錄。記錄要完整、真實。同時，在現(xiàn)場巡視中若發(fā)現(xiàn)需要立即整改的問題，監(jiān)理應(yīng)及時就地給予指出，避免造成不必要的返工和損失，并事后補發(fā)整改通知書。

    3）充分做好與各方的會前溝通。①首先，要制定會議程序；②其次，要明確與會各方必須向會議匯報的內(nèi)容，包括資料準備、工程進展情況、存在問題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項及下步將采取的具體措施等。由于工程施工分為土建施工、設(shè)備安裝、試車與投料運行、竣工驗收等階段，各個階段工作特點不同，內(nèi)容也不同，因此要根據(jù)不同施工階段的不同要求明確不同的匯報內(nèi)容；③再次，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、承包商（包括分包商）各方對工程施工進度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。第①②項應(yīng)由監(jiān)理方草擬，經(jīng)與會各方一起討論同意后，形成文件，共同予以實施。

    4）充分思考，認真分析，理清和確定召開每次工地會議的總體思路。因為隨著工程建設(shè)的深入，時間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都發(fā)生了變化，施工現(xiàn)場每天都有新的進展，施工組織、現(xiàn)場工作都有新的不同，涉及的工作內(nèi)容、出現(xiàn)的實際問題也不同于以往，所以每次工地會議都會有新的內(nèi)容和議題，召開會議的思路和方法不能千篇一律。為開好每次工地會議，會議之前應(yīng)在總監(jiān)理工程師（或總監(jiān)代表）的主持下召開現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)部會議。各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)詳細交流自己了解和掌握的信息，并在認真思考分析的基礎(chǔ)上就如何開好工地會議提出意見和建議。然后，由會議主持者歸納匯總，明確提出召開工地會議的總體思路和將要解決的實際問題，以及解決問題的措施或設(shè)想。

    由于準備充分，監(jiān)理可以在召開工地會議時就可以占據(jù)主動地位，發(fā)揮主導(dǎo)作用，工地工程會議就可能達到預(yù)期的目的，取得滿意的效果。

    4.按時開會，檢查講評，發(fā)現(xiàn)問題，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。在做好充分準備的基礎(chǔ)上，駐地監(jiān)理工程師要按照上次會議確定的時間召開工地會議。會議要按程序逐項進行，避免漏項，防止內(nèi)容前后顛倒，混淆不清。同時，主持者要靈活機動，力戒呆板乏味。會議的重點是：

    （1）對上次會議紀要明確要辦的事項予以確認并進行講評，好的給予肯定，差的提出批評；

    （2）檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書的實施是否到位，和資料提供是否齊全；

    （3）按照匯報內(nèi)容的要求，認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流，并對自上次會議以來的工作進行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績，對承包商存在的差距和不足應(yīng)開誠布公地予以指出，涉及業(yè)主方面的問題也不能回避；

    （4）針對現(xiàn)場存在的實際問題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務(wù)清楚，工作具體，責任明確，措施切合實際，按照“5W1h”法，把任務(wù)和措施落到實處；

    （5）指定專人認真做好會議記錄。記錄應(yīng)符合“真實、準確”的原則和要求。會后，監(jiān)理人員應(yīng)根據(jù)會議記錄，將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行整理，并形成會議紀要，經(jīng)總監(jiān)理工程師（或總監(jiān)代表）審閱并簽字后發(fā)送參會各方執(zhí)行。

    5.監(jiān)理單位對駐地監(jiān)理工程師在加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，還應(yīng)加強管理知識的培訓(xùn)。施工現(xiàn)場任務(wù)多，工作雜，涉及范圍也比較廣，但無論何種任務(wù)、何種工作都離不開“人”，只有發(fā)揮人的主觀能動性，各項工作才能得以順利進行，“三控三管一協(xié)調(diào)”才能得以保證，任務(wù)目標才能得以實現(xiàn)。說到底，工地監(jiān)理在現(xiàn)場的工作都離不開管理，離不開與人打交道。為什么有的監(jiān)理工程師在工作中常常和業(yè)主、承包商發(fā)生沖突，出力不討好？為什么有的監(jiān)理工程師主持的工地會議效率低，質(zhì)量差，達不到預(yù)期效果？就是因為他們?nèi)狈芾碇R，不懂得如何進行溝通，如何進行協(xié)調(diào)，或與合作者關(guān)系不融洽。因此，建議監(jiān)理單位在注重監(jiān)理工程師技術(shù)水平的同時，還應(yīng)創(chuàng)造條件，組織監(jiān)理人員開展必要的管理知識培訓(xùn)，讓他們學點項目管理知識，學會溝通和協(xié)調(diào)，提高他們駕馭現(xiàn)場工作的能力。管理協(xié)調(diào)能力的提高必然會提高他們主持召開經(jīng)常性工地會議的水平。

    總之，提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的因素較多，不僅取決于工地監(jiān)理的管理和技術(shù)水平，也取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。筆者認為上述五個方面是提高工地監(jiān)理會議效率和質(zhì)量的途徑和方法。有效的工地監(jiān)理會議不僅可以激發(fā)與會人員的積極性，而且可以達到單位之間關(guān)系融洽，各項工作的進展協(xié)調(diào)，保證施工順利進行，使現(xiàn)場監(jiān)理工作走向良性循環(huán)，從而實現(xiàn)對工程施工進度、質(zhì)量、費用和安全實施有效的控制。