淺析校校通工程中項目管理

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　　摘 要：如何規(guī)范與提高工程項目的管理水平，已成為現(xiàn)代網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)制度建設的一個重要課題。本文擬結(jié)合“校校通”工程實踐，就項目實施過程中的管理方法與途徑做簡單探討。

　　關鍵詞：校校通工程 項目管理 工程督導 制度建設

　　1、項目背景及特點

　　為加快在中小學普及信息技術(shù)教育的步伐，教育部2000年推出“校校通”工程。經(jīng)過激烈的投標競爭，四創(chuàng)公司憑借其雄厚的資金實力和豐富的系統(tǒng)集成經(jīng)驗，成為安徽“校校通”二期工程兩個最大的系統(tǒng)集成商之一，合同總額4千多萬元。

　　“校校通”工程特點是“時間緊，任務量大，施工地點分散，50天內(nèi)必須高質(zhì)量地完成全省7個地市176所學校的網(wǎng)絡教室建設”。這無疑對四創(chuàng)公司系統(tǒng)集成部的工程管控能力是一個嚴峻的挑戰(zhàn)。

　　2、對“校校通”實施項目管理的方法與途徑

　　項目管理是將各種資源（人、材料、機械、資金、信息、技術(shù)和市場等）應用于項目，以實現(xiàn)項目的期望目標（時間、費用、質(zhì)量和信譽）的一種活動。以項目的管理與運作為核心來重新構(gòu)建企業(yè)的組織機構(gòu)，提高網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)與運作項目的實際能力已開始成為現(xiàn)代企業(yè)的共識。針對“校校通”工程的特點，系統(tǒng)集成部制定出新的項目管理運作方式。

　　2.1項目組織管理

　　組建一個高效，有活力的項目經(jīng)理部是項目能否成功運作的基本保證。

　　在與業(yè)主安徽省各地教育局簽訂工程承包合同后，為確保工期、質(zhì)量目標的實現(xiàn)，兌現(xiàn)對業(yè)主的承諾，系統(tǒng)集成部采取積極的組織形式來加強對工程的全面管理，以市場化的手段把相關企業(yè)捆綁在一起，實現(xiàn)“利益共享、風險共擔”。把總承包商的責任落實分解到各個分包商的工作計劃和實施環(huán)節(jié)中，并加強檢查督促，減少因責任轉(zhuǎn)包而帶來項目進度、質(zhì)量、管理等可視性下降的風險。

　　具體做法是：

　　首先，按照項目施工法，組織起精干高效的項目班子，實現(xiàn)組織機構(gòu)扁平化。即挑選出技術(shù)過硬、工程經(jīng)驗豐富的員工擔任項目部團隊成員，同時明確項目班子各成員的職責，避免責任不清、授權(quán)不明。

　　其次，以項目為主體、以合同為紐帶，加強各分包商的相互配合管理。建立一個嚴密的合同網(wǎng)絡體系，像“校校通”這樣較大的工程，是由很多的建設者參加的共同體，這就需要有一個嚴密的合同體系來規(guī)范和約束人們的行為和調(diào)動大家的積極性，避免相互拆臺與扯皮。然而，需要引起注意的是，國際上通行的做法即以合同為中心的工程項目管理理論并不完全適合中國國情。這是因為契約制在中國貫徹不徹底，項目總包方和施工方之間很難做到100％的誠信。因此項目總包方有必要主動介入到項目的具體實施過程中去。通過外派那些有經(jīng)驗、懂技術(shù)的項目部成員到現(xiàn)場督導，對各分包施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實施專業(yè)化管理與監(jiān)督，以提高整個項目的管控能力。

　　我們實行總部項目主管和向各地市派駐工程督導跟蹤負責的二級管理模式來保證工程推進的總體進度及整體協(xié)調(diào)性。實踐證明，這種項目組織結(jié)構(gòu)的確起到了協(xié)調(diào)、督促與監(jiān)督作用：

　　1. 充分發(fā)揮公司的管理和技術(shù)優(yōu)勢，對確定的各分包商進行督促協(xié)調(diào)管理，以完成總承包經(jīng)營的目標。要求和監(jiān)督分包商（設備供應商）、各分包施工單位按工程合同、施工圖設計及相關文件按階段如期完成工程進度。

　　2. 根據(jù)項目不同階段的需求，調(diào)動公司人力、物力，確保各控制點和里程碑目標的實現(xiàn)，為工程如期竣工提供保障條件，充分體現(xiàn)公司的整體實力。

　　3. 派駐工程督導及時解決現(xiàn)場中出現(xiàn)的各種施工、技術(shù)問題，使問題能在下層解決的既在下層解決，無須無謂的逐級上報、請示，大大減輕項目本部和項目主管的工作負擔。

　　2.2 進度管理

　　進度管理，主要是對項目實施的進展程度和為保證進度及調(diào)控可能出現(xiàn)的偏差而采取的常規(guī)防范措施和應急措施的管理。

　　為保障工程的順利實施，系統(tǒng)集成部以省教育廳所確定的竣工交付日為總工期最終目標，充分考慮人力資源、物資供應和現(xiàn)金流量等其他保證性因素綜合后，將各項工作逐周進行分解和安排（WBS），編制出“校校通”整體網(wǎng)絡施工進度計劃，確定出可能影響工程施工的關鍵線路和關鍵施工工序，并把此作為施工控制的重點，以實現(xiàn)“校校通”進度目標控制。

　　要搞好項目的進度管理，就必須做好以下二點：

　　一是做好諸如施工單位的招標、評標及施工合同的簽訂，材料、設備供貨合同的簽訂等各項工作，并在“校校通”施工中的綜合布線、課桌與電腦設備進場、硬軟件安裝等各施工階段（關鍵節(jié)點）制定出詳細的階段性實施計劃。同時要求施工方清華同方各地經(jīng)銷商也制定出階段性的二級網(wǎng)絡計劃，并按天按周定期檢查自己計劃的落實情況。而項目經(jīng)理部則進行總體進度協(xié)調(diào)控制。貫徹計劃進度的具體途徑之一是：定期召開項目例會或不定期召開專題會議，讓相關負責人了解各個環(huán)節(jié)的進展情況和需要解決與配合的問題。

　　二是要特別重視對待那些可能會對工期產(chǎn)生延誤的各種因素，例如人員不穩(wěn)定和人員缺乏責任心；信息反饋和解決問題的渠道不通暢；設備到位不及時；發(fā)現(xiàn)設備質(zhì)量問題的時間嚴重滯后，影響安裝、調(diào)試和運行；因施工不規(guī)范而造成返工或因一些施工材料準備不足而耽誤時間等等，應努力避免和解決之。

　　通過上述二點舉措，使“校校通”工程在人為控制而不是任其自然下，有節(jié)奏、均衡地進行。

　　2.3過程質(zhì)量管理

　　過程質(zhì)量管理是指客戶滿意服務和項目質(zhì)量保證體系的執(zhí)行和完善。

　　首先，在項目部團隊制度建設當中和各分包單位及施工方的合同條款里加以明確，使“質(zhì)量第一”成為項目干系人的共同認識。

　　其次，為確保質(zhì)量，統(tǒng)一采購大宗材料（主材）；系統(tǒng)集成部采用競爭機制，優(yōu)勝劣汰，并嚴格按合同和制度實施獎罰，例如我們就曾對一個設備分包商進行了換貨和退貨處罰。

　　第三，在施工過程中努力做到“三嚴”：嚴格按圖紙施工，嚴格按規(guī)范標準施工，嚴格按科學程序施工。采取多種防范措施如外派工程督導對施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實施監(jiān)督來消除質(zhì)量通病，杜絕返工現(xiàn)象的發(fā)生。

　　2.4項目部團隊管理

　　把保證工程按時竣工通過驗收，提高上至省教育廳下至省各地教育局和學校的客戶滿意度，樹立起四創(chuàng)電子良好的服務品牌作為團隊的總體目標。為順利實現(xiàn)該目標，要建立良好的團隊精神和文化氛圍，促進團隊之間協(xié)同合作，減少沖突。為此，我們加強了以下二方面的工作：

　　一方面，建立健全項目管理制度，提高管控能力

　　為保證項目總體目標的順利實現(xiàn)，項目經(jīng)理部建立健全了一整套行之有效的管理制度，如施工標準與驗收規(guī)范、物資采購制度、費用管理制度、資料管理制度、業(yè)績考核及獎罰制度等來規(guī)范和激勵項目管理人員的積極性和主觀能動性，進一步促進其項目管理水平和項目控制能力的提高。比如說我們可根據(jù)（1）所負責區(qū)域的進度、質(zhì)量；（2）進度報告遞交的及時性及全面性；（3）發(fā)現(xiàn)、解決問題的及時性、徹底性；（4）是否服從項目部主管的統(tǒng)一協(xié)調(diào)等幾項操作性較強的考評標準來進行績效考核。

　　另一方面，由于外派工程督導承擔著對所轄區(qū)域工程項目實施“三控（成本、工期、質(zhì)量），二管（合同、信息），一協(xié)調(diào)（組織））”的職責，其項目監(jiān)控的好壞，將直接影響著項目總承包商的信譽。建立完善的工程督導監(jiān)督機制，可以有效地防范人為的風險和因能力、責任心等誘因造成的損失。工程督導須以上述制度為準則來規(guī)范和約束諸如施工材料的選購、工作日志匯報等一些重要行為，這樣既可從制度上防止工程督導在實施過程中利用職權(quán)牟取私利，又可通過對施工方案的理解和技術(shù)規(guī)范的掌握來增強其臨場決斷能力。

　　健全的項目管理制度和有效的監(jiān)控措施有助于及時發(fā)現(xiàn)項目管理中所出現(xiàn)的問題，減少和規(guī)避施工風險。

　　2.5溝通管理

　　溝通管理是一個技術(shù)與商務相交融的過程，良好的溝通環(huán)境是項目成功的重要因素，應與項目有關單位搞好關系，使項目在協(xié)調(diào)的氛圍下進行。

　　四創(chuàng)公司一直秉承“客戶是我們服務的中心”理念，公司各級領導都十分注意與省教育廳各級管理部門的溝通與交流，加強與省各地教育局和學校的溝通更是我們項目部團隊工作不可缺少的部分，執(zhí)行工程匯報制度也是其中之一。團隊把與省教育廳、各地教育局和學校的定時書面交流作為工程匯報制度的主體。

　　建立暢通的雙向信息來源與處理通道，避免諸如信息溝通不暢、可供決策的信息不能及時提供，決策相對滯后、總部與項目部之間的物資和人員難以及時合理調(diào)配等各種現(xiàn)象出現(xiàn)。為此，我們采取了一些舉措：

　　1. 各地工程督導之間保持建議、反饋等工作交流機制，做到信息共享；

　　2. 建立起聯(lián)系總表，各地工程督導每天用電話或E-mail方式，向項目主管通告各地進度等相關情況。

　　事實證明，加強與客戶的定期交流，建立起團隊暢通的溝通渠道，在保證工程進度順利推進以及樹立公司服務形象方面都發(fā)揮很大作用，為推動團隊總體目標的實現(xiàn)獲取了很大空間。

　　3、幾點體會

　　對“校校通”工程實施項目管理，在工期、質(zhì)量等控制目標上都取得了較明顯的效果，得到省教育廳“四創(chuàng)公司的工程竣工質(zhì)量在某種程度上已超過了其余廠商”的好評，同時也在客觀上提高了系統(tǒng)集成部對大型工程的總承包能力：

　　1、通過項目化活動，使新工程從方案設計到工程竣工的速度變得更快，成本更低。

　　2、初步形成了強調(diào)團隊和相互支持的企業(yè)文化，改進了問題的處理和溝通，降低了項目的風險。通過鼓勵使用WBS等技術(shù)工具，培養(yǎng)了基礎的項目執(zhí)行人員。

　　3、有了一種風險管理意識，徹底改變了以前那種在項目出現(xiàn)重大變化時被動的亡羊補牢的工作方式，提高了風險管理的技能。

　　4、結(jié)束語

　　本文結(jié)合“校校通”工程實踐，對項目組織、進度、質(zhì)量、團隊、溝通等五個方面管理進行了較為詳細的闡述，所涉及到的一些管理方法與思路對企業(yè)項目管理應用體系（PMAS）有一定的借鑒作用。