淺析校校通工程中項目管理

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　　摘 要：如何規(guī)范與提高工程項目的管理水平，已成為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)制度建設(shè)的一個重要課題。本文擬結(jié)合“校校通”工程實踐，就項目實施過程中的管理方法與途徑做簡單探討。

　　關(guān)鍵詞：校校通工程 項目管理 工程督導(dǎo) 制度建設(shè)

　　1、項目背景及特點

　　為加快在中小學(xué)普及信息技術(shù)教育的步伐，教育部2000年推出“校校通”工程。經(jīng)過激烈的投標(biāo)競爭，四創(chuàng)公司憑借其雄厚的資金實力和豐富的系統(tǒng)集成經(jīng)驗，成為安徽“校校通”二期工程兩個最大的系統(tǒng)集成商之一，合同總額4千多萬元。

　　“校校通”工程特點是“時間緊，任務(wù)量大，施工地點分散，50天內(nèi)必須高質(zhì)量地完成全省7個地市176所學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)教室建設(shè)”。這無疑對四創(chuàng)公司系統(tǒng)集成部的工程管控能力是一個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

　　2、對“校校通”實施項目管理的方法與途徑

　　項目管理是將各種資源（人、材料、機(jī)械、資金、信息、技術(shù)和市場等）應(yīng)用于項目，以實現(xiàn)項目的期望目標(biāo)（時間、費(fèi)用、質(zhì)量和信譽(yù)）的一種活動。以項目的管理與運(yùn)作為核心來重新構(gòu)建企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與運(yùn)作項目的實際能力已開始成為現(xiàn)代企業(yè)的共識。針對“校校通”工程的特點，系統(tǒng)集成部制定出新的項目管理運(yùn)作方式。

　　2.1項目組織管理

　　組建一個高效，有活力的項目經(jīng)理部是項目能否成功運(yùn)作的基本保證。

　　在與業(yè)主安徽省各地教育局簽訂工程承包合同后，為確保工期、質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)，兌現(xiàn)對業(yè)主的承諾，系統(tǒng)集成部采取積極的組織形式來加強(qiáng)對工程的全面管理，以市場化的手段把相關(guān)企業(yè)捆綁在一起，實現(xiàn)“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”。把總承包商的責(zé)任落實分解到各個分包商的工作計劃和實施環(huán)節(jié)中，并加強(qiáng)檢查督促，減少因責(zé)任轉(zhuǎn)包而帶來項目進(jìn)度、質(zhì)量、管理等可視性下降的風(fēng)險。

　　具體做法是：

　　首先，按照項目施工法，組織起精干高效的項目班子，實現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)扁平化。即挑選出技術(shù)過硬、工程經(jīng)驗豐富的員工擔(dān)任項目部團(tuán)隊成員，同時明確項目班子各成員的職責(zé)，避免責(zé)任不清、授權(quán)不明。

　　其次，以項目為主體、以合同為紐帶，加強(qiáng)各分包商的相互配合管理。建立一個嚴(yán)密的合同網(wǎng)絡(luò)體系，像“校校通”這樣較大的工程，是由很多的建設(shè)者參加的共同體，這就需要有一個嚴(yán)密的合同體系來規(guī)范和約束人們的行為和調(diào)動大家的積極性，避免相互拆臺與扯皮。然而，需要引起注意的是，國際上通行的做法即以合同為中心的工程項目管理理論并不完全適合中國國情。這是因為契約制在中國貫徹不徹底，項目總包方和施工方之間很難做到100％的誠信。因此項目總包方有必要主動介入到項目的具體實施過程中去。通過外派那些有經(jīng)驗、懂技術(shù)的項目部成員到現(xiàn)場督導(dǎo)，對各分包施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實施專業(yè)化管理與監(jiān)督，以提高整個項目的管控能力。

　　我們實行總部項目主管和向各地市派駐工程督導(dǎo)跟蹤負(fù)責(zé)的二級管理模式來保證工程推進(jìn)的總體進(jìn)度及整體協(xié)調(diào)性。實踐證明，這種項目組織結(jié)構(gòu)的確起到了協(xié)調(diào)、督促與監(jiān)督作用：

　　1. 充分發(fā)揮公司的管理和技術(shù)優(yōu)勢，對確定的各分包商進(jìn)行督促協(xié)調(diào)管理，以完成總承包經(jīng)營的目標(biāo)。要求和監(jiān)督分包商（設(shè)備供應(yīng)商）、各分包施工單位按工程合同、施工圖設(shè)計及相關(guān)文件按階段如期完成工程進(jìn)度。

　　2. 根據(jù)項目不同階段的需求，調(diào)動公司人力、物力，確保各控制點和里程碑目標(biāo)的實現(xiàn)，為工程如期竣工提供保障條件，充分體現(xiàn)公司的整體實力。

　　3. 派駐工程督導(dǎo)及時解決現(xiàn)場中出現(xiàn)的各種施工、技術(shù)問題，使問題能在下層解決的既在下層解決，無須無謂的逐級上報、請示，大大減輕項目本部和項目主管的工作負(fù)擔(dān)。

　　2.2 進(jìn)度管理

　　進(jìn)度管理，主要是對項目實施的進(jìn)展程度和為保證進(jìn)度及調(diào)控可能出現(xiàn)的偏差而采取的常規(guī)防范措施和應(yīng)急措施的管理。

　　為保障工程的順利實施，系統(tǒng)集成部以省教育廳所確定的竣工交付日為總工期最終目標(biāo)，充分考慮人力資源、物資供應(yīng)和現(xiàn)金流量等其他保證性因素綜合后，將各項工作逐周進(jìn)行分解和安排（WBS），編制出“校校通”整體網(wǎng)絡(luò)施工進(jìn)度計劃，確定出可能影響工程施工的關(guān)鍵線路和關(guān)鍵施工工序，并把此作為施工控制的重點，以實現(xiàn)“校校通”進(jìn)度目標(biāo)控制。

　　要搞好項目的進(jìn)度管理，就必須做好以下二點：

　　一是做好諸如施工單位的招標(biāo)、評標(biāo)及施工合同的簽訂，材料、設(shè)備供貨合同的簽訂等各項工作，并在“校校通”施工中的綜合布線、課桌與電腦設(shè)備進(jìn)場、硬軟件安裝等各施工階段（關(guān)鍵節(jié)點）制定出詳細(xì)的階段性實施計劃。同時要求施工方清華同方各地經(jīng)銷商也制定出階段性的二級網(wǎng)絡(luò)計劃，并按天按周定期檢查自己計劃的落實情況。而項目經(jīng)理部則進(jìn)行總體進(jìn)度協(xié)調(diào)控制。貫徹計劃進(jìn)度的具體途徑之一是：定期召開項目例會或不定期召開專題會議，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人了解各個環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況和需要解決與配合的問題。

　　二是要特別重視對待那些可能會對工期產(chǎn)生延誤的各種因素，例如人員不穩(wěn)定和人員缺乏責(zé)任心；信息反饋和解決問題的渠道不通暢；設(shè)備到位不及時；發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題的時間嚴(yán)重滯后，影響安裝、調(diào)試和運(yùn)行；因施工不規(guī)范而造成返工或因一些施工材料準(zhǔn)備不足而耽誤時間等等，應(yīng)努力避免和解決之。

　　通過上述二點舉措，使“校校通”工程在人為控制而不是任其自然下，有節(jié)奏、均衡地進(jìn)行。

　　2.3過程質(zhì)量管理

　　過程質(zhì)量管理是指客戶滿意服務(wù)和項目質(zhì)量保證體系的執(zhí)行和完善。

　　首先，在項目部團(tuán)隊制度建設(shè)當(dāng)中和各分包單位及施工方的合同條款里加以明確，使“質(zhì)量第一”成為項目干系人的共同認(rèn)識。

　　其次，為確保質(zhì)量，統(tǒng)一采購大宗材料（主材）；系統(tǒng)集成部采用競爭機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，并嚴(yán)格按合同和制度實施獎罰，例如我們就曾對一個設(shè)備分包商進(jìn)行了換貨和退貨處罰。

　　第三，在施工過程中努力做到“三嚴(yán)”：嚴(yán)格按圖紙施工，嚴(yán)格按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)施工，嚴(yán)格按科學(xué)程序施工。采取多種防范措施如外派工程督導(dǎo)對施工單位的工程技術(shù)、質(zhì)量實施監(jiān)督來消除質(zhì)量通病，杜絕返工現(xiàn)象的發(fā)生。

　　2.4項目部團(tuán)隊管理

　　把保證工程按時竣工通過驗收，提高上至省教育廳下至省各地教育局和學(xué)校的客戶滿意度，樹立起四創(chuàng)電子良好的服務(wù)品牌作為團(tuán)隊的總體目標(biāo)。為順利實現(xiàn)該目標(biāo)，要建立良好的團(tuán)隊精神和文化氛圍，促進(jìn)團(tuán)隊之間協(xié)同合作，減少沖突。為此，我們加強(qiáng)了以下二方面的工作：

　　一方面，建立健全項目管理制度，提高管控能力

　　為保證項目總體目標(biāo)的順利實現(xiàn)，項目經(jīng)理部建立健全了一整套行之有效的管理制度，如施工標(biāo)準(zhǔn)與驗收規(guī)范、物資采購制度、費(fèi)用管理制度、資料管理制度、業(yè)績考核及獎罰制度等來規(guī)范和激勵項目管理人員的積極性和主觀能動性，進(jìn)一步促進(jìn)其項目管理水平和項目控制能力的提高。比如說我們可根據(jù)（1）所負(fù)責(zé)區(qū)域的進(jìn)度、質(zhì)量；（2）進(jìn)度報告遞交的及時性及全面性；（3）發(fā)現(xiàn)、解決問題的及時性、徹底性；（4）是否服從項目部主管的統(tǒng)一協(xié)調(diào)等幾項操作性較強(qiáng)的考評標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行績效考核。

　　另一方面，由于外派工程督導(dǎo)承擔(dān)著對所轄區(qū)域工程項目實施“三控（成本、工期、質(zhì)量），二管（合同、信息），一協(xié)調(diào)（組織））”的職責(zé)，其項目監(jiān)控的好壞，將直接影響著項目總承包商的信譽(yù)。建立完善的工程督導(dǎo)監(jiān)督機(jī)制，可以有效地防范人為的風(fēng)險和因能力、責(zé)任心等誘因造成的損失。工程督導(dǎo)須以上述制度為準(zhǔn)則來規(guī)范和約束諸如施工材料的選購、工作日志匯報等一些重要行為，這樣既可從制度上防止工程督導(dǎo)在實施過程中利用職權(quán)牟取私利，又可通過對施工方案的理解和技術(shù)規(guī)范的掌握來增強(qiáng)其臨場決斷能力。

　　健全的項目管理制度和有效的監(jiān)控措施有助于及時發(fā)現(xiàn)項目管理中所出現(xiàn)的問題，減少和規(guī)避施工風(fēng)險。

　　2.5溝通管理

　　溝通管理是一個技術(shù)與商務(wù)相交融的過程，良好的溝通環(huán)境是項目成功的重要因素，應(yīng)與項目有關(guān)單位搞好關(guān)系，使項目在協(xié)調(diào)的氛圍下進(jìn)行。

　　四創(chuàng)公司一直秉承“客戶是我們服務(wù)的中心”理念，公司各級領(lǐng)導(dǎo)都十分注意與省教育廳各級管理部門的溝通與交流，加強(qiáng)與省各地教育局和學(xué)校的溝通更是我們項目部團(tuán)隊工作不可缺少的部分，執(zhí)行工程匯報制度也是其中之一。團(tuán)隊把與省教育廳、各地教育局和學(xué)校的定時書面交流作為工程匯報制度的主體。

　　建立暢通的雙向信息來源與處理通道，避免諸如信息溝通不暢、可供決策的信息不能及時提供，決策相對滯后、總部與項目部之間的物資和人員難以及時合理調(diào)配等各種現(xiàn)象出現(xiàn)。為此，我們采取了一些舉措：

　　1. 各地工程督導(dǎo)之間保持建議、反饋等工作交流機(jī)制，做到信息共享；

　　2. 建立起聯(lián)系總表，各地工程督導(dǎo)每天用電話或E-mail方式，向項目主管通告各地進(jìn)度等相關(guān)情況。

　　事實證明，加強(qiáng)與客戶的定期交流，建立起團(tuán)隊暢通的溝通渠道，在保證工程進(jìn)度順利推進(jìn)以及樹立公司服務(wù)形象方面都發(fā)揮很大作用，為推動團(tuán)隊總體目標(biāo)的實現(xiàn)獲取了很大空間。

　　3、幾點體會

　　對“校校通”工程實施項目管理，在工期、質(zhì)量等控制目標(biāo)上都取得了較明顯的效果，得到省教育廳“四創(chuàng)公司的工程竣工質(zhì)量在某種程度上已超過了其余廠商”的好評，同時也在客觀上提高了系統(tǒng)集成部對大型工程的總承包能力：

　　1、通過項目化活動，使新工程從方案設(shè)計到工程竣工的速度變得更快，成本更低。

　　2、初步形成了強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊和相互支持的企業(yè)文化，改進(jìn)了問題的處理和溝通，降低了項目的風(fēng)險。通過鼓勵使用WBS等技術(shù)工具，培養(yǎng)了基礎(chǔ)的項目執(zhí)行人員。

　　3、有了一種風(fēng)險管理意識，徹底改變了以前那種在項目出現(xiàn)重大變化時被動的亡羊補(bǔ)牢的工作方式，提高了風(fēng)險管理的技能。

　　4、結(jié)束語

　　本文結(jié)合“校校通”工程實踐，對項目組織、進(jìn)度、質(zhì)量、團(tuán)隊、溝通等五個方面管理進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡述，所涉及到的一些管理方法與思路對企業(yè)項目管理應(yīng)用體系（PMAS）有一定的借鑒作用。