計(jì)劃管理的應(yīng)用與實(shí)踐

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　　計(jì)劃是事前之舉，事中之措，事后之標(biāo)準(zhǔn)

　　在項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員為什么要制定項(xiàng)目計(jì)劃？因?yàn)橛?jì)劃為項(xiàng)目的實(shí)施指明了方向，制訂了適當(dāng)?shù)膶?duì)策，減少了項(xiàng)目的不確定性，能夠預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，使項(xiàng)目發(fā)起人或者項(xiàng)目干系人能夠預(yù)見(jiàn)到項(xiàng)目完成后的成果，以及設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)以利于項(xiàng)目成員的控制。

　　計(jì)劃是一個(gè)確定目標(biāo)和評(píng)估實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最佳方式的過(guò)程。任何計(jì)劃都是為了解決三個(gè)問(wèn)題：一是確定組織目標(biāo)，二是確定為達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)時(shí)序，三是確定行動(dòng)所需的資源比例。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)做出周密安排。項(xiàng)目計(jì)劃圍繞項(xiàng)目目標(biāo)的完成系統(tǒng)地確定項(xiàng)目的任務(wù)、安排任務(wù)進(jìn)度、編制完成任務(wù)所需的資源預(yù)算等，從而保證項(xiàng)目能夠在合理的工期內(nèi)，用盡可能低的成本和盡可能高的質(zhì)量完成。項(xiàng)目計(jì)劃是一份經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的正式文件，用來(lái)管理項(xiàng)目執(zhí)行。根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）的定義，計(jì)劃編制過(guò)程分為核心過(guò)程和輔助過(guò)程。核心過(guò)程包括：范圍計(jì)劃編制、范圍定義、活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)歷時(shí)估算、進(jìn)度計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制、資源計(jì)劃編制、成本估算、成本預(yù)算和項(xiàng)目計(jì)劃編制；輔助過(guò)程根據(jù)需要在項(xiàng)目計(jì)劃編制過(guò)程中陸續(xù)間歇的進(jìn)行，但輔助過(guò)程并非隨意選擇，他們包括：質(zhì)量計(jì)劃編制、組織計(jì)劃編制、人員獲取、溝通計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、定性風(fēng)險(xiǎn)分析、定量風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制、采購(gòu)計(jì)劃編制和詢(xún)價(jià)計(jì)劃編制。

　　計(jì)劃編制是一項(xiàng)貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期的持續(xù)不斷的工作。制定項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組成員的工作，誰(shuí)實(shí)施計(jì)劃，就由誰(shuí)制定計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)用來(lái)協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃，以指導(dǎo)項(xiàng)目和控制的文件。在項(xiàng)目初期，制定一份切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組一項(xiàng)重要的工作。項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該具有一定的動(dòng)態(tài)性和靈活性，并隨著環(huán)境和項(xiàng)目本身的變更而能夠進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

　　好的項(xiàng)目計(jì)劃在執(zhí)行的時(shí)候需要多種能力。一般管理技能如領(lǐng)導(dǎo)、溝通和政治技巧都是必要的。除了這些常用的管理方法，項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施還需要有一些專(zhuān)門(mén)的工具和方法，其中有的是項(xiàng)目管理知識(shí)體系所特有的，這些可以用來(lái)幫助項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中實(shí)現(xiàn)某些職能。

　　計(jì)劃制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和一定時(shí)期的目標(biāo)，從而對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行控制。沒(méi)有計(jì)劃就沒(méi)有控制。項(xiàng)目績(jī)效的測(cè)量是以項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)計(jì)劃為依據(jù)的，項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量基準(zhǔn)計(jì)劃通常僅間歇性的改變，并且一般只是對(duì)已批準(zhǔn)的工作范圍變更或可交付成果變更做出響應(yīng)時(shí)才改變。項(xiàng)目要以計(jì)劃中確定的目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，做出績(jī)效報(bào)告?？?jī)效報(bào)告的工具和技術(shù)包括：績(jī)效審查、偏差分析、趨勢(shì)分析、掙值分析和溝通技能等等。

　　在項(xiàng)目管理的39個(gè)過(guò)程中，計(jì)劃過(guò)程組就有21個(gè)過(guò)程?？梢?jiàn)，計(jì)劃編制的好與壞，直接影響到項(xiàng)目是否能夠順利的完成。

　　廠(chǎng)內(nèi)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，廠(chǎng)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

　　在動(dòng)態(tài)和不確定的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，計(jì)劃是必不可少的一環(huán)。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代我們強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的重要，實(shí)際上，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)更講計(jì)劃。制造行業(yè)的預(yù)算管理就是一個(gè)典型的例子。預(yù)算是一種將資源分配給特定活動(dòng)的數(shù)字性計(jì)劃，或者說(shuō)，預(yù)算是計(jì)劃的貨幣表現(xiàn)形式。每年企業(yè)都要制定全年的預(yù)算，通過(guò)一定的審批流程，對(duì)計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外的項(xiàng)目進(jìn)行管理。企業(yè)通過(guò)對(duì)預(yù)算的控制，全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

　　一般地，制造型企業(yè)都設(shè)有主管計(jì)劃的職能部門(mén)，它在計(jì)劃管理方面一般具有以下職能：

　　負(fù)責(zé)組織編制公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算，負(fù)責(zé)組織各部門(mén)編制部門(mén)年度財(cái)務(wù)預(yù)算；

　　負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行管理（包括：匯總、平衡、分解、下達(dá)、監(jiān)督、評(píng)價(jià)、考核）；

　　根據(jù)項(xiàng)目審批流程匯總各類(lèi)項(xiàng)目計(jì)劃，并監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行情況；

　　負(fù)責(zé)公司重大項(xiàng)目的過(guò)程管理，包括：項(xiàng)目評(píng)審、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目資金審批、項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行、項(xiàng)目評(píng)價(jià)；

　　負(fù)責(zé)公司投資項(xiàng)目的評(píng)估、審批、實(shí)施監(jiān)控以及項(xiàng)目預(yù)算的審查與綜合平衡，必要時(shí)，負(fù)責(zé)向上級(jí)主管部門(mén)申報(bào)批準(zhǔn)投資項(xiàng)目；

　　對(duì)已批準(zhǔn)的投資項(xiàng)目，控制年度投資金額，監(jiān)督規(guī)劃項(xiàng)目進(jìn)度，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告項(xiàng)目績(jī)效。

　　從計(jì)劃財(cái)務(wù)的觀(guān)點(diǎn)看，項(xiàng)目的選擇基本上是一個(gè)二分的過(guò)程：第一，公司進(jìn)行一次總經(jīng)理辦公會(huì)研究以確定項(xiàng)目是否可以進(jìn)行；第二，從成本收益分析來(lái)看公司是否應(yīng)該做。項(xiàng)目的可行性研究的目的是使項(xiàng)目滿(mǎn)足成本、質(zhì)量、技術(shù)，市場(chǎng)等要求，如果項(xiàng)目被認(rèn)為是可行的并且和企業(yè)的目標(biāo)或者發(fā)展戰(zhàn)略相吻合，那么項(xiàng)目將會(huì)被批準(zhǔn)，個(gè)別的重大項(xiàng)目或者生命工程還會(huì)被賦予一定的優(yōu)先權(quán)。成本收益分析表明項(xiàng)目如果能夠正確的執(zhí)行，可以為企業(yè)帶來(lái)財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)效益。在計(jì)算收益和成本時(shí)用來(lái)的所有已知假設(shè)和約束都必須做仔細(xì)記錄。假設(shè)不現(xiàn)實(shí)和不被承認(rèn)的假設(shè)通常是收益沒(méi)有實(shí)現(xiàn)的原因。項(xiàng)目能否啟動(dòng)或者進(jìn)入下一個(gè)階段，可能很大程度上依賴(lài)于假設(shè)的有效性。

　　人們常說(shuō)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，計(jì)劃沒(méi)有變化快，每年，企業(yè)都會(huì)有一定的計(jì)劃外項(xiàng)目。針對(duì)計(jì)劃外項(xiàng)目，根據(jù)費(fèi)用的多少，通過(guò)流程進(jìn)行管理。例如，資本性投資項(xiàng)目，以10萬(wàn)元為限，費(fèi)用性項(xiàng)目，以5萬(wàn)元為限。在這個(gè)額度之內(nèi)，由主管的副總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施，超過(guò)上限，項(xiàng)目的最后批準(zhǔn)權(quán)是企業(yè)的總經(jīng)理辦公會(huì)議。

　　項(xiàng)目被批準(zhǔn)后，企業(yè)內(nèi)部需要成立項(xiàng)目組。根據(jù)職能部門(mén)的部門(mén)職責(zé)，項(xiàng)目組一般設(shè)置在部門(mén)內(nèi)部，必要的時(shí)候，吸收其他部門(mén)的員工參與項(xiàng)目。項(xiàng)目經(jīng)理一般由部門(mén)經(jīng)理?yè)?dān)任，或者由部門(mén)經(jīng)理指定部門(mén)員工擔(dān)任。項(xiàng)目經(jīng)理將確定：項(xiàng)目的目的和目標(biāo)、主要的里程碑、時(shí)間，成本和質(zhì)量要求、報(bào)告要求、基本原則和假設(shè)；部門(mén)經(jīng)理將確定：為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而進(jìn)行的任務(wù)描述、參加項(xiàng)目組的人員、支持項(xiàng)目的預(yù)算、沖突的確認(rèn)。一般地，制造型企業(yè)的項(xiàng)目組組織是弱矩陣型結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理掌握的資源是有限的。由于很多時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理就是部門(mén)經(jīng)理來(lái)?yè)?dān)任，部門(mén)經(jīng)理可以通過(guò)行使職能權(quán)利來(lái)幫助項(xiàng)目的實(shí)施。成功的計(jì)劃要求項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理和高層管理者在計(jì)劃上達(dá)成一致。

　　項(xiàng)目管理包括項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目控制。制定項(xiàng)目計(jì)劃的基本原則是：避免或減小不確定性；提高管理和運(yùn)行的效率；對(duì)目標(biāo)有更好的理解；為評(píng)價(jià)和控制工作提供基準(zhǔn)。項(xiàng)目計(jì)劃是以部門(mén)為單位制定的，職能部門(mén)只按自己的計(jì)劃來(lái)進(jìn)行工作而很少顧及或者關(guān)注其他部門(mén)的計(jì)劃，所以對(duì)計(jì)劃進(jìn)行整合是必要的，尤其是新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，項(xiàng)目組一般只考慮產(chǎn)品的研制和開(kāi)發(fā)，對(duì)項(xiàng)目的后續(xù)工作很少做考慮，或者是來(lái)進(jìn)行工作而很少顧及或者關(guān)注其他部門(mén)的計(jì)劃，所以對(duì)計(jì)劃進(jìn)行整合是必要的，尤其是新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，項(xiàng)目組一般只考慮產(chǎn)品的研制和開(kāi)發(fā)，對(duì)項(xiàng)目的后續(xù)工作很少做考慮，或者是不重視新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的后續(xù)工作。這時(shí)，由主管計(jì)劃的職能部門(mén)牽頭，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌安排并對(duì)并行的幾個(gè)項(xiàng)目的資源進(jìn)行平衡。

　　如果嚴(yán)格按照項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)制造業(yè)的項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)，項(xiàng)目基本上都是失敗的，包括項(xiàng)目計(jì)劃的編制。項(xiàng)目管理中的計(jì)劃為什么會(huì)失?。恐饕羞@么幾個(gè)原因：對(duì)計(jì)劃所要達(dá)到的目標(biāo)不理解；在短時(shí)間內(nèi)計(jì)劃的內(nèi)容太多；財(cái)務(wù)預(yù)算做的不充分；項(xiàng)目數(shù)據(jù)是靠猜測(cè)得來(lái)的，不是以歷史數(shù)據(jù)或者標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)；對(duì)計(jì)劃所要達(dá)到的目標(biāo)不理解；計(jì)劃的制訂和執(zhí)行是兩部分人。在制造業(yè)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果，一般不用“成功”來(lái)表達(dá)，而是用“完成”來(lái)說(shuō)明。

　　按項(xiàng)目進(jìn)行管理

　　企業(yè)的很多工作都可以按照項(xiàng)目的方式進(jìn)行管理。很多的企業(yè)都通過(guò)了質(zhì)量體系認(rèn)證，有一套自己的管理辦法，制定了符合企業(yè)實(shí)際的程序文件和作業(yè)文件。一方面，它可以為企業(yè)的員工提供指導(dǎo)，告訴他們?nèi)绾巫鲰?xiàng)目以及如何溝通，另外，還可以為項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程提供工具和技術(shù)，包括標(biāo)準(zhǔn)的表單、問(wèn)題的有序處理方式、溝通的要求等等。項(xiàng)目計(jì)劃和總結(jié)包括的不只是文字工作的材料，還要求整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的參與，但是這在現(xiàn)在在制造業(yè)里是很難做到的。教訓(xùn)的總結(jié)只是針對(duì)失敗的項(xiàng)目，成功的項(xiàng)目是沒(méi)有人去做教訓(xùn)總結(jié)的，更談不上什么教訓(xùn)的資源共享了。

　　總之，在制造業(yè)建立一個(gè)有效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，不是說(shuō)培訓(xùn)了員工，有一定的方針和政策，編制了程序文件和作業(yè)文件這么簡(jiǎn)單，還要求把項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)和方針能夠和企業(yè)的文化及價(jià)值觀(guān)結(jié)合。高層領(lǐng)導(dǎo)需要培育有益于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的氛圍，從而使團(tuán)隊(duì)能夠高效的工作。正規(guī)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠使促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。