確保企業(yè)項(xiàng)目成功如何平衡三大要素

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　　項(xiàng)目的良好運(yùn)作有賴于三大要素：人員、流程和工具。人貢獻(xiàn)創(chuàng)意和智慧，流程用于彌補(bǔ)人的不足，工具意在提高人和流程的效率。這三大要素在項(xiàng)目中的地位不盡相同：人是第一要素，而工具發(fā)揮的是配角的作用，為人和流程提供支持。

　　要確保項(xiàng)目取得成功，就必須在這三大要素之間取得平衡。

　　要素一：人

　　在任何項(xiàng)目中，人都占據(jù)最重要的位置。沒有人的參與，項(xiàng)目就無法進(jìn)行。

　　創(chuàng)造力

　　任何項(xiàng)目都離不開人的創(chuàng)造力。為實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)或滿足某個(gè)需求，人利用自己已有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，從一個(gè)概念躍至另一概念，實(shí)現(xiàn)直覺上的飛躍。他們以此為跳板，探索未知世界，產(chǎn)生新的創(chuàng)意。他們會(huì)找出可以用來解決問題和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的新概念、新聯(lián)系和新方法。

　　借助創(chuàng)造力，人能夠從已知領(lǐng)域踏入未知領(lǐng)域，并利用在此過程中發(fā)現(xiàn)的新知識(shí)。機(jī)器和軟件都做不到這些。人的創(chuàng)造力是關(guān)鍵。

　　遠(yuǎn)見

　　遠(yuǎn)見是人具備的另一種獨(dú)特的能力，它可以驅(qū)動(dòng)創(chuàng)造力的產(chǎn)生。遠(yuǎn)見指的是人可以看到未來的能力，即人的想象力。機(jī)器只能看到切實(shí)存在的事物(并且往往比人還看得更清楚)，而能看到未來是人所特有的能力。

　　任何項(xiàng)目都源于某人頭腦中的一個(gè)遠(yuǎn)見。其倡導(dǎo)者會(huì)將它傳達(dá)給參與項(xiàng)目的其他人。它指引著整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作和所有與之相關(guān)的創(chuàng)造力。

　　智慧

　　最后，創(chuàng)造力和遠(yuǎn)見的結(jié)合，為智慧發(fā)揮作用提供了一個(gè)特殊的平臺(tái)。智慧并不是人們想象的那么簡單。人們頭腦中貯存的事實(shí)只是構(gòu)成了智慧的基礎(chǔ)，但智慧遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了這些事實(shí)的范疇。它指的是了解這些事實(shí)的內(nèi)在關(guān)系，進(jìn)而將之提煉為行事原理的能力。而你可以以新的方式把這些原理應(yīng)用在新的環(huán)境下。

　　既然人這么能干，為什么還要關(guān)注流程？為什么還要在工具上投入呢？為什么不把一切交給人來處理，并讓他們來制造奇跡呢？

　　原因在于人并不是無所不能的。盡管人對(duì)項(xiàng)目的成功具有重要的作用，他們也會(huì)種下失敗的種子。項(xiàng)目中產(chǎn)生的大多數(shù)問題都是由人引起的。

　　人所犯的錯(cuò)誤會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生極大的影響。首先，由于認(rèn)為人會(huì)犯錯(cuò)，所以你會(huì)把回顧、審核和測(cè)試納入項(xiàng)目計(jì)劃中。你必然需要在這上面花費(fèi)一些時(shí)間和金錢。

　　其次，當(dāng)項(xiàng)目參與人員犯的錯(cuò)誤導(dǎo)致其他缺陷或問題出現(xiàn)時(shí)，你必然要花更多的時(shí)間和金錢來糾正這些錯(cuò)誤。你可能要把一些已經(jīng)完成的工作作廢，然后花更多的時(shí)間和金錢進(jìn)行返工。

　　人不但會(huì)犯錯(cuò)誤，還沒記性。他們經(jīng)常忘記一些事實(shí)和信息，也會(huì)忘記自己該做的事情。如果某項(xiàng)活動(dòng)包含好幾個(gè)步驟，負(fù)責(zé)這項(xiàng)活動(dòng)的人經(jīng)常會(huì)遺漏其中一個(gè)或多個(gè)步驟。

　　這種疏忽經(jīng)常給項(xiàng)目帶來問題。有人必須回過頭去進(jìn)行檢查，并完成遺漏的工作。而且在許多情況下，整個(gè)工作必須重做。

　　即便項(xiàng)目參與人員完成了所有必須要做的工作，結(jié)果也未必完全符合標(biāo)準(zhǔn)。例如，系統(tǒng)分析師可能為項(xiàng)目將要打造的系統(tǒng)制定了諸多要求，但是，如果系統(tǒng)規(guī)格要求書中的文字和圖形不能足夠準(zhǔn)確地傳達(dá)利益相關(guān)者的需求，那么所建立的系統(tǒng)就可能無法滿足他們的需求。

　　人類感知對(duì)模糊的容忍度比較高，且經(jīng)常通過猜想來填補(bǔ)認(rèn)知差距。結(jié)果，人們常常對(duì)自己的工作感到滿意，而事實(shí)上這些工作往往沒有達(dá)到環(huán)境所要求的精確度。

　　要素二：流程

　　人所具有的缺點(diǎn)會(huì)影響到他有效地利用創(chuàng)造力、遠(yuǎn)見和智慧。流程能以某些方式彌補(bǔ)人的這些不足，使他的時(shí)間和精力得到有效利用。最佳流程并不會(huì)產(chǎn)生額處的工作。相反，它們服務(wù)于特定的目標(biāo)，致力于確保項(xiàng)目的效率和一致性，且對(duì)使用它們的人來說往往是“隱形”的。

　　人們常常犯錯(cuò)，所以流程必須幫助緩解這種傾向。大多數(shù)時(shí)候，一個(gè)好流程可以在第一時(shí)間幫助人們避免犯錯(cuò)。例如，洗衣店的流程包括在放置襪子前進(jìn)行配對(duì)，這將避免人們穿上不配對(duì)的襪子去上班。再如，每天早晨收聽交通和天氣報(bào)告，你就能選擇最佳的交通工具和路徑去上班。

　　人們還常常忘記事情。他們會(huì)忘記完成工作的一些必要步驟，或顛倒步驟的前后順序，而流程有助于人們按照正確的順序完成所有必須要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴，再刷牙，然后更衣，最后吃早餐的話，這種始終如一的生活習(xí)慣可以確保你不會(huì)忘記任何步驟。如果這個(gè)流程改變了，結(jié)果可想而知。并且，如果你沒有采取其他措施來彌補(bǔ)這種改變所帶來的影響的話，結(jié)果一定非常糟糕。

　　人們?cè)诤芏嗍虑樯隙急容^含糊。他們常常忽略重要的細(xì)節(jié)，因此需要有流程來引導(dǎo)人們注意必要的細(xì)節(jié)，確保必要的精確度。很多人在挑選要穿的衣服時(shí)都有一套流程，包括色彩和款式的搭配等。這些指引使他們可以輕易地做出合適的選擇。

　　但不是每個(gè)錯(cuò)誤、遺漏或失準(zhǔn)都是可以避免的，因此流程也就涉及到通過檢查和權(quán)衡來發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤，從而避免產(chǎn)生問題。早晨出門前照照鏡子，你就能發(fā)現(xiàn)和糾正自己在儀容和著裝上的問題，以防它們破壞你美好的一天。

　　同樣，你還必須對(duì)流程進(jìn)行調(diào)整，使之可以向項(xiàng)目相關(guān)人提供他們所需的支持，同時(shí)提高他們的工作效率。當(dāng)流程符合了人們的需求時(shí)，它就會(huì)變成“隱形”的，人們自然而然地就會(huì)這樣做，根本不會(huì)覺得自己是在遵循某一流程。

　　雖然人們能借助流程完成很多事情，他們也有可能不能一致地執(zhí)行流程。有時(shí)候，這種不一致性將使流程的效果大打折扣。如果流程執(zhí)行不一致，其效果也會(huì)不一致。如果流程得到切實(shí)執(zhí)行，其效果是可以預(yù)見的。

　　確保流程執(zhí)行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事實(shí)上，如果某個(gè)流程能夠有效地滿足你的需求，你就很容易連貫一致地執(zhí)行它。然而，在企業(yè)中，由于涉及到很多人，確保流程執(zhí)行的一致性就更具挑戰(zhàn)性。首先，如果一個(gè)流程能讓所有執(zhí)行它的人都感覺不到它的存在，而是自然而然地就照著它做了，這樣的流程可以說是少之又少。如果讓每個(gè)人都根據(jù)自己的判斷行事，他們的執(zhí)行方式可能稍微有些不同。有時(shí)，這些微小差異無關(guān)緊要，但更多的時(shí)候它們都會(huì)引發(fā)問題。

　　因此，大多數(shù)流程都要求有人注意企業(yè)的員工在執(zhí)行它的時(shí)候的一致性。有多種方式可以完成這項(xiàng)工作，例如同事的檢視、同事的施壓、“督導(dǎo)”的監(jiān)督、經(jīng)理的強(qiáng)制，或?qū)徲?jì)員的仔細(xì)檢查。一定要通過某種機(jī)制來確保流程執(zhí)行的一致性，這一點(diǎn)非常重要。

　　流程涉及的人越多，將流程內(nèi)容形成文檔就越能保障流程執(zhí)行的一致性。如果有新的員工加入，這些文檔能使他們迅速了解規(guī)章制度和工作方式，并確切地知道組織對(duì)他們的期望。

　　在大型企業(yè)，你更加需要借助流程文檔來確保不同的團(tuán)隊(duì)或部門之間的有效合作，進(jìn)而確保公司的整體需求得到滿足。但是，將流程內(nèi)容形成文檔也有可能做過頭。例如，有些公司為了通過ISO 9000認(rèn)證，制作了大量旨在通過認(rèn)證和評(píng)級(jí)的文檔。不幸的是，當(dāng)流程的首要目標(biāo)，即支持人的工作，被這些目標(biāo)取代時(shí)，流程會(huì)變得非常繁瑣。當(dāng)然，如果流程文檔太多，人們也不愿意去閱讀，或者無法找到所需的指引。

　　要素三：工具

　　流程有助于人規(guī)避自己的不足，從而大展拳腳。盡管項(xiàng)目參與人員有時(shí)能夠有效地執(zhí)行流程，但并非總是如此。另外，很多流程對(duì)人的工作效率具有負(fù)面影響。有些流程由于繁瑣之至，即便它們可以解決一些問題，也會(huì)引發(fā)新的問題。此時(shí)，工具成為確保人們有效執(zhí)行真正有用的流程的關(guān)鍵。

　　工具有兩大基本功能，一是令人所付出的勞動(dòng)取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因?yàn)橛袝r(shí)候工具能夠比人更有效地完成工作。有些工具只能發(fā)揮其中一種作用，但大多數(shù)工具都能發(fā)揮兩種作用。

　　例如，編譯器就是一種能令人的勞動(dòng)取得事半功倍效果的工具。幾十年前，程序員需要寫出能在計(jì)算機(jī)處理器上運(yùn)行的實(shí)際代碼。這種方法非常耗時(shí)，因?yàn)槌绦騿T必須構(gòu)思計(jì)算機(jī)需要執(zhí)行的動(dòng)作，并將這些動(dòng)作分解成由1和0組成的代碼。而編譯器可以將每行高層代碼轉(zhuǎn)譯成數(shù)十個(gè)(或數(shù)百個(gè))計(jì)算機(jī)命令，它的出現(xiàn)使程序員可以進(jìn)行更多抽象的工作，花更多的時(shí)間和精力去分析和解決手頭的問題，他們的工作效率因此大大提升。

　　因特網(wǎng)就是工具替代人類勞動(dòng)的一個(gè)典型例子。要訪問某個(gè)網(wǎng)站，你只需要知道它的網(wǎng)址(即資源位置定位符)就足夠了。你不需要知道網(wǎng)絡(luò)是如何定位到你想要訪問的網(wǎng)站的。你提供資源位置定位符后，因特網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)就會(huì)相互合作，找到你所需要的網(wǎng)頁，并決定如何將你的請(qǐng)求發(fā)送到目的地，同時(shí)接收它的響應(yīng)消息。

　　人們不需要了解因特網(wǎng)的細(xì)節(jié)就可以上網(wǎng)，這使得全球的用戶都能使用萬維網(wǎng)(World Wide Web)。這是因?yàn)橐蛱鼐W(wǎng)以用戶看不見的方式完成了這項(xiàng)工作，而用戶只是輸入資源定位符。

　　與許多工具制造者所宣稱的相反，并不是每項(xiàng)工作都需要借助工具。你的個(gè)人能力再結(jié)合有效的流程，足以讓你漂漂亮亮地完成日常的許多任務(wù)。但與此同時(shí)，你應(yīng)該時(shí)刻注意是否能借助工具來提高人或者流程的效率。你可以根據(jù)工具的兩大基本功能，來判斷在哪些情況下需要借助工具。 流程中是否有些步驟要占用大量時(shí)間？仔細(xì)觀察你的員工在哪些具體的步驟和任務(wù)上花費(fèi)了時(shí)間。員工的精力應(yīng)該集中到能夠發(fā)揮其創(chuàng)造力和智慧的工作上。他們是花大量的時(shí)間去從事創(chuàng)造性的工作，還是被很多非創(chuàng)造性的工作耗費(fèi)了精力？

　　如果某個(gè)流程需要人們花大量的時(shí)間去完成一些非創(chuàng)造性的工作，就應(yīng)該借助工具了。找到一種可以實(shí)現(xiàn)事半功倍效果的工具，這樣人們就可以投入更少的時(shí)間從事非創(chuàng)造性的工作，而投入更多的時(shí)間完成更具挑戰(zhàn)性的工作。這不僅有助于提高人們的工作效率，也能改善他們工作與生活的質(zhì)量，因?yàn)樗麄兛梢曰ǜ嗟木氖赂佑腥ず透咛魬?zhàn)性的工作。

　　有沒有一些流程根本不需要人的參與？通過上面的分析，我們有時(shí)會(huì)得出重要的發(fā)現(xiàn)，即某項(xiàng)工作根本不需要員工具有獨(dú)特的能力。在這種情況下，整個(gè)工作都可以自動(dòng)化完成。如果找到合適的工具，員工就可以把時(shí)間花在更加重要的工作上。

　　一旦某種工具被采用，必定要求流程有所改變。但應(yīng)該認(rèn)真考慮是否值得為了采用某種工具而去改變流程。這些改變對(duì)員工會(huì)有何影響？新流程是否能給員工的工作提供支持？員工是否有時(shí)間，并且掌握了必需的技能和知識(shí)去執(zhí)行新流程？新流程是否支持公司的目標(biāo)？

　　切記工具的作用是為了提高人和流程的效率。任何會(huì)降低效率的工具都應(yīng)該被拋棄。