項(xiàng)目管理辦公室職能之我見(jiàn)

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項(xiàng)目管理辦公室，顧名思義是管理項(xiàng)目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束對(duì)項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵性的活動(dòng)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和報(bào)告，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，有時(shí)兼行使部分市場(chǎng)、技術(shù)、質(zhì)量和財(cái)務(wù)部門(mén)的功能，確保項(xiàng)目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡(jiǎn)單地談一談項(xiàng)目管理辦公室的產(chǎn)生、性質(zhì)、職能以及它與各個(gè)部門(mén)的關(guān)系。

　　我國(guó)目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項(xiàng)目相互雜合的企業(yè)，即每個(gè)企業(yè)都有一個(gè)或多個(gè)固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個(gè)被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實(shí)施的團(tuán)隊(duì)的不同等）則常被稱為項(xiàng)目。這些項(xiàng)目通常有三個(gè)里程碑，一是用戶測(cè)試通過(guò)后的上線試運(yùn)行，二是初驗(yàn)，三是終驗(yàn)。每個(gè)階段持續(xù)的時(shí)間根據(jù)項(xiàng)目的大小不一樣。對(duì)這樣的軟件企業(yè)來(lái)講，“項(xiàng)目最終成功”有兩個(gè)明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項(xiàng)目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時(shí)間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項(xiàng)目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個(gè)目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項(xiàng)目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長(zhǎng)，而負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作的市場(chǎng)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)都不可能自始至終只盯在這一個(gè)項(xiàng)目上。市場(chǎng)部門(mén)可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門(mén)的實(shí)施了，只有到收款的時(shí)候才露面。而技術(shù)部門(mén)中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更是一個(gè)臨時(shí)性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的組織來(lái)做這些事情，一個(gè)好好的項(xiàng)目可能會(huì)很變得很糟糕。那么這個(gè)專(zhuān)門(mén)的組織就是項(xiàng)目管理辦公室。它的職能就是管理每一個(gè)項(xiàng)目，從“生”管到“死”。

那么一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項(xiàng)目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對(duì)合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補(bǔ)充的管理。一個(gè)大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的。現(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會(huì)引起爭(zhēng)議。
（2）保密性。這個(gè)至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項(xiàng)目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。

2、項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布
（1）立項(xiàng)之初。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后，一般會(huì)給各職能部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息。在項(xiàng)目管理中通常叫做項(xiàng)目章程的發(fā)布。它包括項(xiàng)目的名稱，來(lái)源，目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員，合同號(hào)等。不同的組織和個(gè)人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額。財(cái)務(wù)部門(mén)可能只關(guān)注于項(xiàng)目用錢(qián)的日期和合同號(hào)等。
（2）實(shí)施過(guò)程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況隨時(shí)向各項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況。這里的項(xiàng)目狀況可能包括項(xiàng)目的狀態(tài)如計(jì)劃，成本，質(zhì)量，時(shí)間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問(wèn)題等。

項(xiàng)目管理辦公室，顧名思義是管理項(xiàng)目的辦公室。其主要功能是從合同簽訂開(kāi)始到項(xiàng)目結(jié)束對(duì)項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵性的活動(dòng)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和報(bào)告，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，有時(shí)兼行使部分市場(chǎng)、技術(shù)、質(zhì)量和財(cái)務(wù)部門(mén)的功能，確保項(xiàng)目最終成功。下面從軟件企業(yè)的角度簡(jiǎn)單地談一談項(xiàng)目管理辦公室的產(chǎn)生、性質(zhì)、職能以及它與各個(gè)部門(mén)的關(guān)系。

我國(guó)目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項(xiàng)目相互雜合的企業(yè)，即每個(gè)企業(yè)都有一個(gè)或多個(gè)固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個(gè)被要求定制的產(chǎn)品由于其差異（差異可能是需求不同或者實(shí)施的團(tuán)隊(duì)的不同等）則常被稱為項(xiàng)目。這些項(xiàng)目通常有三個(gè)里程碑，一是用戶測(cè)試通過(guò)后的上線試運(yùn)行，二是初驗(yàn)，三是終驗(yàn)。每個(gè)階段持續(xù)的時(shí)間根據(jù)項(xiàng)目的大小不一樣。對(duì)這樣的軟件企業(yè)來(lái)講，“項(xiàng)目最終成功”有兩個(gè)明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項(xiàng)目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時(shí)間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項(xiàng)目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個(gè)目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項(xiàng)目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長(zhǎng)，而負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作的市場(chǎng)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)都不可能自始至終只盯在這一個(gè)項(xiàng)目上。市場(chǎng)部門(mén)可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門(mén)的實(shí)施了，只有到收款的時(shí)候才露面。而技術(shù)部門(mén)中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更是一個(gè)臨時(shí)性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。那么在這中間有很多事情需要做，沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的組織來(lái)做這些事情，一個(gè)好好的項(xiàng)目可能會(huì)很變得很糟糕。那么這個(gè)專(zhuān)門(mén)的組織就是項(xiàng)目管理辦公室。它的職能就是管理每一個(gè)項(xiàng)目，從“生”管到“死”。

那么一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室需要做哪些事情呢？按照項(xiàng)目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
 
1、合同的管理。
（1）正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對(duì)合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補(bǔ)充的管理。一個(gè)大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的。現(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會(huì)引起爭(zhēng)議。
（2）保密性。這個(gè)至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
（3）變更管理。在變更后必須通知重要的項(xiàng)目干系人。
（4）收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。

2、項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布
（1）立項(xiàng)之初。一個(gè)項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后，一般會(huì)給各職能部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息。在項(xiàng)目管理中通常叫做項(xiàng)目章程的發(fā)布。它包括項(xiàng)目的名稱，來(lái)源，目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員，合同號(hào)等。不同的組織和個(gè)人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額。財(cái)務(wù)部門(mén)可能只關(guān)注于項(xiàng)目用錢(qián)的日期和合同號(hào)等。
（2）實(shí)施過(guò)程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況隨時(shí)向各項(xiàng)目干系人通報(bào)項(xiàng)目的狀況。這里的項(xiàng)目狀況可能包括項(xiàng)目的狀態(tài)如計(jì)劃，成本，質(zhì)量，時(shí)間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問(wèn)題等。
（3）項(xiàng)目收款狀態(tài)的報(bào)告。這個(gè)是大家都比較關(guān)心的問(wèn)題，可能會(huì)每周向主要相關(guān)的人通報(bào)。