項(xiàng)目綜合管理：工程設(shè)計(jì)院應(yīng)用項(xiàng)目管理問(wèn)題的研究

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通過(guò)對(duì)多個(gè)工程設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理的調(diào)查和規(guī)劃，提出了實(shí)施項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)框架．給出了應(yīng)用信息技術(shù)和變革管理模式的問(wèn)題及對(duì)策，最后對(duì)應(yīng)用過(guò)程中的一些問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了探討。 

       近年來(lái)，項(xiàng)目管理越來(lái)越為企業(yè)的管理層所認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目管理在工程行業(yè)、航空航天、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)領(lǐng)域等許多方面得到廣泛的應(yīng)用。但是。由于項(xiàng)目管理是運(yùn)用系統(tǒng)科學(xué)的原理對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制的系統(tǒng)管理方法。是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此在應(yīng)用中失敗的比例也非常高。本文將結(jié)合筆者在多個(gè)工程設(shè)計(jì)院的實(shí)踐對(duì)項(xiàng)目管理如何在我國(guó)的工程設(shè)計(jì)院得以應(yīng)用進(jìn)行探討。 

一、項(xiàng)目管理的基礎(chǔ) 

      項(xiàng)目管理是在一定資源如時(shí)間、資金、人力、設(shè)備、材料、能源動(dòng)力等約束條件下。對(duì)一個(gè)有既定目標(biāo)(質(zhì)量、投資、進(jìn)度)要求的一次性任務(wù)進(jìn)行計(jì)劃和控制的過(guò)程【l1。項(xiàng)目管理涉及到管理、人員素質(zhì)、組織形式、工具等多方面的問(wèn)題，涉及信息學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、決策科學(xué)等多種學(xué)科知識(shí)的運(yùn)用。它還要充分利用以電子信息技術(shù)為代表的多項(xiàng)高新技術(shù)來(lái)為最終全面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而服務(wù)。實(shí)施項(xiàng)目管理的關(guān)鍵方面包括： 

      (1)設(shè)計(jì)院的經(jīng)營(yíng)管理是以人為本員工的觀念和素質(zhì)，直接影響著管理模式的采用。實(shí)施項(xiàng)目管理更是如此。如果不經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期耐心的培訓(xùn)．員工特別是管理層的綜合素質(zhì)就很難提高。對(duì)很多新的關(guān)于項(xiàng)目管理觀念就不可能接受。這樣，實(shí)施項(xiàng)目管理就失去了主體的支持。也就談不上成功。

      (2)高水平的管理需要高水平的技術(shù)支撐現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給設(shè)計(jì)院管理帶來(lái)全方位的、革命性的影響。信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)管理中得到廣泛應(yīng)用，不僅起到了促進(jìn)管理的作用，更創(chuàng)新了大量的管理方法。從而實(shí)現(xiàn)了沒(méi)有計(jì)算機(jī)時(shí)管理者想象不到的管理目標(biāo)。項(xiàng)目管理也越來(lái)越傾向于依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)手段來(lái)解決。諸如Focus、Convero等項(xiàng)目管理軟件在克瓦納工程公司、三峽工程得到了成功應(yīng)用，取得了良好的效益。 

      (3)項(xiàng)目管理中蘊(yùn)涵著的管理思想不更新管理思想，不改變管理體制和管理辦法。單純追求工具的完美和高標(biāo)準(zhǔn)的人員素質(zhì)是做不好項(xiàng)目管理的。無(wú)論是提高人員素質(zhì)，還是信息技術(shù)的運(yùn)用。也都必須進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)和管理的變革。 

      (4)強(qiáng)調(diào)以流程為核心2O世紀(jì)9O年代以來(lái)。美國(guó)和西方許多國(guó)家開(kāi)始興起企業(yè)流程再造~(Business Process Reengi．neefing,簡(jiǎn)稱(chēng)BRP)的熱潮，從根本上打破傳統(tǒng)職能分工理論的管理變革。為設(shè)計(jì)院實(shí)施項(xiàng)目管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。 

      管理模式、人員素質(zhì)以及對(duì)信息技術(shù)的使用這三者是相輔相成、缺一不可的。同時(shí)。還需要通過(guò)對(duì)項(xiàng)目生命周期的全面考慮，識(shí)別、提取對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的關(guān)鍵流程，去除或者整合一些影響效率和非增值的流程。得到適合項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)、方法和工具。此外，隨著項(xiàng)目管理的運(yùn)行和實(shí)施，也會(huì)對(duì)管理模式、人員素質(zhì)以及對(duì)信息技術(shù)的使用提出新的需求，會(huì)促使它們做出新的改進(jìn)甚至是變革。推行項(xiàng)目管理是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)改善的過(guò)程。管理模式可以通過(guò)借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、通過(guò)管理上的變革來(lái)得到改善。信息技術(shù)也可以通過(guò)更多的投入和策略性的使用得到提高．而人員素質(zhì)的提高不僅受到設(shè)計(jì)院本身情況的影響，而且需要員工不斷地學(xué)習(xí)和接受各種培訓(xùn)，同時(shí)還受全社會(huì)整體素質(zhì)的影響。本文主要討論管理模式和信息技術(shù)方面的問(wèn)題。 

二、管理模式及對(duì)策 

      項(xiàng)目管理離不開(kāi)管理模式的再造 其焦點(diǎn)在于要使工作與完成工作的人之間達(dá)到最優(yōu)的適應(yīng)狀態(tài)。在全球化、市場(chǎng)化和信息化三大時(shí)代大潮的背景下。組織環(huán)境一方面呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的發(fā)展趨勢(shì)。另一方面又為組織對(duì)付這種趨勢(shì)提供了一定的技術(shù)工具。這使得管理組織創(chuàng)新呈現(xiàn)出追求網(wǎng)絡(luò)化、扁平化、柔性化的發(fā)展趨勢(shì)。

     長(zhǎng)期以來(lái)。設(shè)計(jì)院都是按照職能設(shè)立管理部門(mén)，按照管理幅度劃分管理層。形成了金字塔型的管理組織結(jié)構(gòu)。這種以勞動(dòng)分工、科層結(jié)構(gòu)和職能主導(dǎo)為特征的設(shè)計(jì)院組織形式可用圖1描述。其特點(diǎn)①呈現(xiàn)出金字塔形狀，基層由技研、結(jié)構(gòu)、機(jī)電等組織和各種職能部門(mén)構(gòu)成。每個(gè)子組織內(nèi)部又有自己的層級(jí)機(jī)構(gòu)；②所有的下級(jí)組織都對(duì)上級(jí)管理者負(fù)責(zé)，各子組織和職能部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)；③組織上下共同提供產(chǎn)品與服務(wù)。 

      這種金字塔狀的管理結(jié)構(gòu)越來(lái)越不適應(yīng)需要更多溝通交流、更快響應(yīng)速度的信息社會(huì)的要求，減少管理層次和管理職能部門(mén)已經(jīng)成為一種新的趨勢(shì)，取代這種固定層次結(jié)構(gòu)組織形式基層單位與職能部門(mén)以團(tuán)隊(duì)形式，直接面向顧客需要的滿(mǎn)足這一經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提供高品質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)。 

      我國(guó)大部分設(shè)計(jì)院目前采用的都是“職能主導(dǎo)”的組織形式．如果全盤(pán)打破現(xiàn)有模式，建立新的過(guò)程和新的項(xiàng)目運(yùn)作系統(tǒng)，變革的幅度比較大，會(huì)遇到觀念的、歷史的、管理體制等許多方面的阻力，最終可能導(dǎo)致模式改變的失敗。我們認(rèn)為，在我國(guó)更適宜采用漸進(jìn)的模式，即先實(shí)施既有設(shè)計(jì)院體系之上的變革．較為平緩地去除既有過(guò)程中不具附加價(jià)值的活動(dòng)、合理化現(xiàn)有的過(guò)程、將現(xiàn)有的設(shè)計(jì)院系統(tǒng)予以強(qiáng)化，以符合項(xiàng)目管理的需要。例如，可以把一個(gè)設(shè)計(jì)院的組織結(jié)構(gòu)分為兩個(gè)組成部分．一個(gè)部分是為了完成組織的一些經(jīng)常性任務(wù)而建立的組織結(jié)構(gòu)f改良的“職能主導(dǎo)”組織形式)，這部分組織結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，是組織結(jié)構(gòu)的基本組成部分；另一部分是為了完成一些臨時(shí)性的任務(wù)而成立的項(xiàng)目組。是組織結(jié)構(gòu)的補(bǔ)充部分。 

      這也是組織結(jié)構(gòu)柔性化的一種表現(xiàn)形式。 

三、信息技術(shù)的使用策略 

      項(xiàng)目管理將創(chuàng)造跨越功能部門(mén)界限和以職能為基礎(chǔ)的管理模式．此時(shí)需要一個(gè)具有整體特性和快速獲得信息資源的技術(shù)，將組織成員緊密結(jié)合在一起。而信息技術(shù)的運(yùn)用正好能滿(mǎn)足這樣的需求，它不僅可以促進(jìn)日常業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，提高生產(chǎn)力及提高生產(chǎn)效率，而且能對(duì)信息有更好的控制、快速取得群體的智慧、獲得外界各類(lèi)信息和資源，使得泱策的制定迅速且正確。因此，對(duì)成功項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)是強(qiáng)有力的支援和后盾[21。具體來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)：①信息系統(tǒng)的使用有利于形成自上而下的領(lǐng)導(dǎo)和自下而上的變革，消除組織內(nèi)部的抗拒。項(xiàng)目管理的進(jìn)行必須依賴(lài)項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)，由他對(duì)整個(gè)過(guò)程負(fù)責(zé)，同時(shí)設(shè)計(jì)院領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理充分授權(quán)，這樣就會(huì)帶來(lái)管理層級(jí)的減少。因而只有將決策權(quán)更多地交給前線(xiàn)人員，設(shè)計(jì)單位才能掌握業(yè)主需求和設(shè)計(jì)變更，迅速響應(yīng)市場(chǎng)與業(yè)主需求。信息系統(tǒng)可以以加快信息傳遞的效率，它不僅可以使設(shè)計(jì)院過(guò)程內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)得以順利進(jìn)行，而且能對(duì)項(xiàng)目過(guò)程有更好的控制，使工作進(jìn)行得迅速而不混亂。②項(xiàng)目管理需要更多員工的協(xié)同工作．需要員工具有更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。特別是對(duì)跨專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解。而信息系統(tǒng)的使用將有到發(fā)展和提高。通過(guò)計(jì)算機(jī)提 圖3 項(xiàng)目管理的協(xié)作框架供的協(xié)同工作能力，可以增加員工的反應(yīng)能力，使生產(chǎn)率得到提高，多人的交互也給了員工更多的創(chuàng)新意識(shí)，最終用戶(hù)的技能素質(zhì)得到提高；知識(shí)的共享、在線(xiàn)的培訓(xùn)也能進(jìn)一步提高員工的素養(yǎng)，素養(yǎng)的提高帶來(lái)了生產(chǎn)率的提高和反應(yīng)能力的增強(qiáng)，反應(yīng)能力的增強(qiáng)帶來(lái)更多的創(chuàng)新機(jī)會(huì)。③ 實(shí)施項(xiàng)目管理很難確定項(xiàng)目的流程和工作方式，不可能經(jīng)常性地改變組織結(jié)構(gòu)。而信息系統(tǒng)可以幫助設(shè)計(jì)院確認(rèn)流程、制定規(guī)劃計(jì)劃。 

      利用工作流系統(tǒng)。規(guī)劃實(shí)施人員可以在信息系統(tǒng)上建立運(yùn)行模型．建立虛擬設(shè)計(jì)院，經(jīng)過(guò)該系統(tǒng)一段時(shí)間的運(yùn)行和對(duì)工作流信息的監(jiān)控，規(guī)劃實(shí)施人員可以比較清楚地發(fā)現(xiàn)哪些環(huán)節(jié)是設(shè)計(jì)院的核心環(huán)節(jié)或重要環(huán)節(jié)。改善原有設(shè)計(jì)的不足，在花費(fèi)較小的前提下感知項(xiàng)目管理對(duì)于解決設(shè)計(jì)院面臨的危機(jī)的可行性、得到再造成功概率大小的數(shù)據(jù)分析。 

      我國(guó)許多工程設(shè)計(jì)院現(xiàn)在都在使用數(shù)字工具來(lái)輔助基本的作業(yè)：財(cái)務(wù)管理、開(kāi)立發(fā)票、制作設(shè)計(jì)圖紙等等，設(shè)計(jì)院對(duì)它們的使用大都僅僅將舊有流程自動(dòng)化，并沒(méi)有涉及到設(shè)計(jì)院的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，沒(méi)有對(duì)設(shè)計(jì)院現(xiàn)有的工作重組。沒(méi)有對(duì)設(shè)計(jì)院進(jìn)行任何改造，這些數(shù)字工具可以認(rèn)為是一種替代員工勞動(dòng)、提高生產(chǎn)效率的工具，但很難起到輔助項(xiàng)目管理的作用。大部分設(shè)計(jì)院缺乏一個(gè)具有整合特性的信息系統(tǒng)，缺乏一個(gè)能夠解決用戶(hù)具體需求、能夠使用戶(hù)在業(yè)務(wù)和管理環(huán)節(jié)上對(duì)系統(tǒng)達(dá)成共識(shí)的整體框架。因此，不僅需要避免信息系統(tǒng)改造帶來(lái)的只是組織的自動(dòng)化，而非設(shè)計(jì)院流程和進(jìn)一步改造。而且也要避免不符合實(shí)際的高屋建瓴。只有兩者兼顧，就可以克服導(dǎo)致改造工作失敗的因素。促使項(xiàng)目管理工作順利而圓滿(mǎn)的完成。 

四、案例研究 

      實(shí)踐中，通過(guò)對(duì)某市政設(shè)計(jì)院、某石油研究中心開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)院、某省交通設(shè)計(jì)院等多家工程設(shè)計(jì)單位的調(diào)查研究。發(fā)現(xiàn)這些工程設(shè)計(jì)單位雖然基本業(yè)務(wù)不盡相同．但是在進(jìn)行項(xiàng)目管理改造時(shí)都會(huì)遇到一些大致相同的問(wèn)題。 

      某石油研究中心開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)院是一個(gè)擁有先進(jìn)技術(shù)與設(shè)施的甲級(jí)設(shè)計(jì)院，幾百名設(shè)計(jì)人員不僅可以從事工程設(shè)計(jì)和專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)的研究，而且可以從事生產(chǎn)建設(shè)管理的研究。該院由于長(zhǎng)期與國(guó)外著名的專(zhuān)業(yè)公司和工程公司合作。在許多國(guó)際合作項(xiàng)目上很早就開(kāi)始推行項(xiàng)目管理機(jī)制，但是由于受到職能分工的管理模式影響，項(xiàng)目管理實(shí)施不徹底．效果也總是不盡如人意，主要原因有如下幾點(diǎn)：① 人員歸屬和部門(mén)權(quán)力分配的影響使得項(xiàng)目人員不能方便地流動(dòng)和靈活使用，因而經(jīng)常出現(xiàn)某些項(xiàng)目人員閑置和某些項(xiàng)目人員緊缺的矛盾：②人員工作隨意性比較大，工作好壞主要依靠榜樣作用和個(gè)人工作態(tài)度，不能量化個(gè)人工作成績(jī)，因而缺乏對(duì)個(gè)人工作有效的跟蹤、監(jiān)控機(jī)制；③對(duì)項(xiàng)目按專(zhuān)業(yè)分割而不是按工作流程分割． 

      造成資料、信息提取困難，人員協(xié)作、流程協(xié)調(diào)不力；④工作量主要靠經(jīng)驗(yàn)估計(jì)，項(xiàng)目結(jié)束后工時(shí)統(tǒng)計(jì)也不準(zhǔn)確．對(duì)成本核算造成困難；⑤ 工作流程分解不夠細(xì)致經(jīng)常造成工作難以落實(shí)到人，對(duì)某些任務(wù)也因而出現(xiàn)相互推委、互相扯皮的現(xiàn)象；⑥雖然每個(gè)項(xiàng)目也有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(項(xiàng)目經(jīng)理)，但是人員的組織結(jié)構(gòu)決定其對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)，因此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的管理缺乏足夠的權(quán)力；⑦各個(gè)部門(mén)的利益沖突使得管理很難從整體來(lái)統(tǒng)籌、規(guī)劃項(xiàng)目；⑧ 由于按專(zhuān)業(yè)的條塊分割，造成項(xiàng)目中管理人員(協(xié)調(diào)、行政等)比例過(guò)高，從而影響到項(xiàng)目的效益。 

      為此，在管理實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)對(duì)國(guó)外先進(jìn)模式的介紹、相似項(xiàng)目效益的橫比，站在輔助管理、推進(jìn)改革的高度去推動(dòng)高層對(duì)改進(jìn)改革管理模式信息系統(tǒng)的決心。并獲得他們的一貫支持。通過(guò)同中層管理人員、業(yè)務(wù)人員的座談、培訓(xùn)．站在幫他們解決問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)．使得他們有較高的工作熱情和較明確的任務(wù)方向，減少他們對(duì)變革的阻力；后期通過(guò)某個(gè)項(xiàng)目的成功運(yùn)做的示范作用去增強(qiáng)他們對(duì)變革的信心和認(rèn)同感。 

      在管理模式方面，考慮到該設(shè)計(jì)院組織結(jié)構(gòu)是相對(duì)穩(wěn)定的，通過(guò)建立項(xiàng)目管理部，通過(guò)矩陣方式來(lái)重新分配權(quán)力．建立項(xiàng)目廠(chǎng) 組獨(dú)立的運(yùn)作機(jī)制.把組織結(jié)構(gòu)可以看成是一個(gè)由部門(mén)、項(xiàng)目組、管理結(jié)構(gòu)組成的三維空間．各專(zhuān)業(yè)部室之間以及項(xiàng)目組的技術(shù)人員可以橫向和縱向調(diào)動(dòng)，項(xiàng)目小組和負(fù)責(zé)人是臨時(shí)委任的。人員也是變動(dòng)的，項(xiàng)目組成員可以是全職也可以是兼職，需要誰(shuí)，誰(shuí)就來(lái)，任務(wù)完成后就可以回到原有崗位或者其他項(xiàng)目組在信息系統(tǒng)的使用方面。 

      系統(tǒng)通過(guò)對(duì)該院IS09000文件的研究和用戶(hù)需求的獲取，抽象業(yè)務(wù)模型，結(jié)合管理模式的改造，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)需求分析，建立先進(jìn)穩(wěn)定的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)運(yùn)用工作流軟件快速建立虛擬組織．

      建立該院的知識(shí)庫(kù)．為該院知識(shí)管理系統(tǒng)提供實(shí)踐和研究基礎(chǔ)． 

      為該院的核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高探索道路；通過(guò)過(guò)程的管理．獲得過(guò)程數(shù)據(jù)，加強(qiáng)工程的監(jiān)督和對(duì)個(gè)人行為的約束：在文檔的管理方面，徹底改變?cè)撛何臋n有存檔沒(méi)有有效使用的狀況。為相似項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)提供決策依據(jù)和工作參考：項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)的收集與管理，為輔助決策、成本核算、個(gè)人考核打下基礎(chǔ)。 

      該院經(jīng)過(guò)1年多的項(xiàng)目管理實(shí)施改造，在沒(méi)有人員縮減，設(shè)計(jì)人員工作性質(zhì)沒(méi)有質(zhì)的變化的前提下．項(xiàng)目管理的實(shí)施達(dá)到甚至超過(guò)了開(kāi)始時(shí)設(shè)定的目標(biāo)．取得了不斷的鞏固與擴(kuò)大的、良好的改革成果，具體如下：① 主要設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)減少了40％，相似項(xiàng)目的設(shè)計(jì)人員減少3O％；②專(zhuān)業(yè)間互提資料時(shí)間縮短38％，專(zhuān)業(yè)內(nèi)互提資料時(shí)間縮短14％；③ 項(xiàng)目工作量統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率提高，使得大部分項(xiàng)目可以得到度量；④加班減少了2O％．收益率增長(zhǎng)17％。 

      實(shí)施項(xiàng)目管理，需要通過(guò)人員素質(zhì)的提高和全體人員認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一。將管理改革和戰(zhàn)略計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，借助信息科技的力量強(qiáng)化管理、提高企業(yè)能力、促進(jìn)改造。同時(shí)，推進(jìn)過(guò)程中不能忽視設(shè)計(jì)院文化(或者說(shuō)長(zhǎng)期習(xí)慣)的作用，應(yīng)該保持設(shè)計(jì)院上下頻繁的溝通與信息反饋，樹(shù)立實(shí)施項(xiàng)目管理是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)改善過(guò)程的認(rèn)識(shí)。 

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