項目管理之項目沖刺管理

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　　曾經(jīng)和一位長期駐外實施項目的項目經(jīng)理聊天，他說：我們的公司在上海，去年承攬了深圳一個大項目，我任項目經(jīng)理，項目組有9個成員都跟我一樣是上海派駐深圳實施項目的，大概每個月可以回一趟上海?，F(xiàn)在我們的項目進度嚴重滯后，原計劃10個月驗收,現(xiàn)在已經(jīng)做了12個月,預計至少還要投入1～2個月。 由于項目組成員長期出差在外，團隊士氣下降得很厲害，他們的激情和凝聚力都在下降，沖突也多起來，一些成員開始不再關注項目結果，目標意識差，責任心也越來越差，缺乏求勝的欲望。更可怕的是，連我在內大家都感覺到項目的盡頭還是那么的模糊，而團隊又如此缺乏斗志，我該怎么辦呢？

　　這位項目經(jīng)理所講的案例非常典型，我們姑且不分析項目如何延期的原因，項目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情況看，如果不改變這種工作效率低下的團隊狀態(tài)，可以判斷，該項目延期會越來嚴重，甚至可能把項目拖垮。

　　事實上，團隊士氣和項目工作進展的非常微妙。我們經(jīng)常遇到的情形項目還有很遠歷程的時候，團隊士氣卻異常低下，因為當多數(shù)團隊成員認為項目已經(jīng)接近尾聲的時候，其實真正的工作量也許剛剛過半，做項目就像長跑運動員賽跑，一定要把握好節(jié)奏，絕對不能賽程還沒過半的時候就把體力消耗光了。張弛有度的項目節(jié)奏在項目實施過程非常必須，而這一點好像又是中國人的專長，因為我們非常善于搞運動，搞突擊，老百姓都習慣于搞運動，所以我們經(jīng)常會遇到大掃除運動、植樹運動、交通安全月運動等各式各樣的運動，我們經(jīng)常會看到“大干一百天，保證XX工程如期竣工”、“安全運營XX天”等運動的標語。要解決開頭案例中項目經(jīng)理的難題，最好的辦法是掀起一波項目沖刺運動。某種意義上講，為了更好的把握項目節(jié)奏，項目經(jīng)理適時推動一些工作沖刺運動對團隊工作效率提升、項目時間和成本的管控非常必須。下面介紹幾個項目沖刺運動的關鍵成功要素。

　　1、清晰目標

　　最首要的一點就是樹立項目階段沖刺的目標，研究發(fā)現(xiàn)，影響團隊氛圍的最主要的因素就是團隊的目標是否清晰。在漫長的項目實施過程中，尤其在中后期，團隊成員最大的迷惑是目標缺失，項目啟動時的大目標可能被淡忘，或者因為種種外界條件的變化而被扭曲，團隊成員在一種看似有遠大目標，其實近期目標缺失的狀態(tài)下工作，因而看不到實際的終點，繼而士氣下降。樹立清晰的階段沖刺目標有助于把所有團隊成員的注意力聚焦起來，讓團隊振作起來，在短期內一鼓作氣完成一個非常清晰、具體的目標。清晰的目標具備以下幾個特點：

　　1）團隊成員非常清楚地認識到現(xiàn)實和目標之間的差距  　　

　　2）團隊成員對短期目標的達成形成共識

　　3）有能力達成短期目標，并信心十足

　　4）所需要的資源能夠得到保障，前進路上的障礙能夠清楚

　　沖刺目標要具體并且能夠分解能到所有成員頭上，使得每一位團隊成員非常清楚自己在實現(xiàn)這一目標過程中的責任和所要付出的努力。

　　2、周詳計劃

　　目標清晰還不算，更重要的是要制定一個詳細地、切實可行地達成目標的計劃，光有目標沒有配套的行動計劃，沖刺運動非常容易流于形式。一個周詳?shù)挠媱潙撉逦x沖刺運動中的所有關鍵活動，針對每一個關鍵活動，又要明確其責任人、起始時間、結果輸出、檢查標準等等。周詳?shù)挠媱澮軌蛑文繕说膶崿F(xiàn)，目標的實現(xiàn)要分解為若干個能按時完成的小活動。

　　實踐中比較有效的方式是項目經(jīng)理確定總體目標和總體計劃，把具體的工作分解到小的團隊或個人頭上，再由每個小團隊或個人制定自己所承擔工作部分的詳細計劃，并報項目經(jīng)理審批。

　　3、營造氛圍

　　我們經(jīng)常說吹響沖刺的號角，這個吹響號角就是營造沖刺氛圍的一部分，營造積極緊張的沖刺氛圍是項目經(jīng)理的職責之一。從組織行為的角度看，團隊成員的業(yè)績表現(xiàn)和他所在團隊的氛圍關系很大，俗話講，三勤加一懶，想懶不得懶，三懶加一勤，想勤不得勤。就充分說明了團隊氛圍對個體行為的影響，營造一個積極開拓、相互負責、民主創(chuàng)新的團隊文化恐怕是項目經(jīng)理成功的最高境界之處了。團隊成員置身于這樣一個文化氛圍中，他們的能力也許會有一些欠缺，但是昂揚的斗志、高亢的激情足以掃平前進路上的所有障礙，能夠彌補能力的欠缺，他們會近乎瘋狂的投入項目中，自覺自愿地投入巨大的精力到項目中去，奇怪的，他們并不感覺到疲憊，而且非常滿意，達到樂此不疲的境界，工作簡直就是一種享受。有過在這種團隊中經(jīng)歷的人往往多年都難以忘懷，尤其是當他們再到一個氛圍不是很好的團隊中的時候，動輒就會想起以往美好的團隊合作經(jīng)歷。

　　所以，對項目經(jīng)理而言，當團隊中有個別人狀態(tài)不好時，需要個別溝通和輔導，但當團隊中一撮人狀態(tài)不好時，就要考慮團隊氛圍和文化的問題，通過群體文化的塑造來改變團隊的表現(xiàn)。

　　4、激勵配套
既然搞階段性的沖刺運動，自然也要配套階段性的激勵，或者叫特別激勵。激勵某種程度上可以稱為團隊動力的發(fā)動機，當團隊成員對自己的階段目標清晰了，計劃周到了，前進路上的障礙排除了，他還要算一個賬：我值不值得要這么做？不要把團隊成員都假想成雷鋒和焦裕祿，物質文明和精神文明同等重要，兩手抓兩手都要硬。什么是比較好的特殊激勵？

　　首先，激勵要簡單明了，易于理解，絕對不能讓團隊成員半天也算不明白；

　　其次，激勵要夠力度，沖刺的力度相對要大一些，能充分調動大家的欲望，但又不能過大，因為激勵是完成目標的手段而不是目標本身，過大則會誤導一些成員；

　　第三，項目激勵最好是面向一個一個工作任務的而面向對個人的，這一點和項目管理是目標管理相切和；

　　第四，激勵要有較強的針對性，甚至個性化設置，所激勵的正是團隊成員最需要的，效果會更好；

　　第五，不僅要有正激勵，如有人達不到既定目標，也要采取必要的負激勵手段，好的激勵既要要正面的吸引力，也要有反面的震懾力。

　　5、執(zhí)行跟蹤

　　除了以上幾點措施外，還有一點非常重要，就是在執(zhí)行過程不斷跟蹤檢查。跟蹤檢查也是多方面、全方位的。首先，最重要的是目標分解后的各個小的作業(yè)的完成情況和里程碑檢查，比照沖刺總體目標和計劃，檢查各塊工作進展與計劃的偏差，及時采取措施，制定下一時段的滾動計劃，明確工作現(xiàn)狀和最后目標的距離，告訴大家還有多遠就能達到?jīng)_刺目標；其次，過程的通報和戰(zhàn)地日報很重要，宣傳好的典型，督促進展不好的工作組；第三，不斷強化沖刺的氛圍，不斷提醒和暗示所有團隊成員，項目正處于攻堅沖刺階段。

　　以上五點措施，是階段攻堅沖刺所必需的，實踐中效果非常明顯。當團隊完成了沖刺目標，整個項目也可能推進到一個重要里程碑上，項目經(jīng)理可以組織一個場面宏大的慶功會之類的慶?；顒?，兌現(xiàn)沖刺的特別激勵，團隊可以進入簡短的調整期，節(jié)奏稍微舒緩一下，這就是所謂的文武之道，一張一弛。