項目管理與招標采購考前復習指導(108)

    3.11.2一體化管理體系的運行和改進

    管理體系文件編寫完成經(jīng)過審核批準后，進入體系的運行階段。一體化管理體系的運行是按照文件體系執(zhí)行管理和操作的過程。為了有效地運行一體化管理體系，管理體系應與現(xiàn)行管理體系要素有效地協(xié)調(diào)。企業(yè)要注意如何將各項管理體系納入全部經(jīng)營管理過程，以及一體化管理體系與其他經(jīng)營目標和優(yōu)先事項之間的矛盾如何協(xié)調(diào)的問題。

    （1）員工培訓

    一體化管理體系開始運行前，企業(yè)應安排系統(tǒng)化的培訓，使全體員工都了解企業(yè)一體化管理體系的要求和程序。培訓的目的在于提高全體員工參與一體化管理的意識，明確各級員工參與管理體系工作的義務。

    （2）信息的溝通和交流

    對內(nèi)和對外的信息溝通是一體化管理體系有效而成功運行的關鍵，它確保標準各要素構成一個完整的、動態(tài)的、開放的和持續(xù)改進的管理體系。體系開始運行后，企業(yè)應向有關相關方溝通體系運行信息。如果有合約規(guī)定，企業(yè)還應該要求供應商和分包商提供相關信息和核實渠道。

    （3）體系的實施

    一體化管理體系建立以后，有效持續(xù)地實施免費項目管理系統(tǒng)體系是免費項目管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)。

    1）按照相應的管理原則，在確定市場及顧客需求的前提下，企業(yè)應推行自己的方針、管理目標、管理手冊、程序文件及質量記錄等體系文件，落實企業(yè)在生產(chǎn)（或服務）全過程的作業(yè)內(nèi)容、程序要求和工作標準，并將管理目標分解落實到相關層次、相關崗位的職能和職責中，對企業(yè)中不同層次的員工進行培訓，形成一體化管理體系執(zhí)行系統(tǒng)的基礎條件。

    2）一體化管理體系的建立需識別并提供實現(xiàn)管理目標和持續(xù)改進所需的資源，包括人員、基礎設施、環(huán)境、信息等。一體化管理體系的運行是在生產(chǎn)及服務的全過程按管理文件體系制定的程序、標準、工作要求及目標分解的崗位職責進行操作運行。

    3）按文件規(guī)定的程序進行專項措施和方案的策劃和實施。應針對體系運行發(fā)現(xiàn)的主要風險，采取必要的管理措施，通過技術交底或管理溝通使這些過程達到所策劃的要求。

    4）供應商和分包商管理。一體化管理要求企業(yè)對供應商和分包商進行有效的控制，確保它們滿足標準的要求。企業(yè)應在評估和挑選供應商時，同時評估它們的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、社會責任、信息安全等方面的表現(xiàn)及其管理水平，根據(jù)評估結果決定是否選用。若有必要應要求供應商和分包商及時完整地向企業(yè)通報與其他相關方的業(yè)務關系。

    企業(yè)應定期了解并評估供應商和分包商的表現(xiàn)，以便改進對供應商和分包商的管理效果。

    （4）體系的測量、分析和改進

    在一體化管理體系運行的過程中，應按各類體系文件的要求監(jiān)視、測量和分析過程的有效性和效率，確保一體化管理體系運行的質量。

    1）內(nèi)部審核。內(nèi)部審核為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。

    內(nèi)部審核的審核準則是審核的依據(jù)，是“一組方針、程序或要求”，是與審核證據(jù)進行比較的依據(jù)。一般有相應的管理體系標準，管理手冊、程序文件及有關的規(guī)章制度，適用的法律、法規(guī)等。審核證據(jù)可以包括：存在的客觀事實，被訪問人員的陳述，現(xiàn)行有效的文件和記錄。

    內(nèi)部審核是一個具有系統(tǒng)性、獨立性和形成文件的過程。審核的“系統(tǒng)性”表現(xiàn)在有計劃地按規(guī)定的程序進行，從審核的策劃準備到審核的實施、審核報告的編寫以及跟蹤驗證是一個系統(tǒng)性活動。“獨立性”指對審核證據(jù)的收集、分析和評價是客觀的和公正的，應避免任何外來因素的影響及審核員自身因素的影響，審核員應由具備開展相應審核工作的能力，且與受審核活動或區(qū)域無直接責任關系的人員擔任。“形成文件的過程”，包括審核計劃、檢查表、現(xiàn)場審核記錄、不符合報告、首末次會議記錄、審核報告等，通過文件形式以確保審核的客觀性。

    一體化管理體系審核則是指為獲得審核證據(jù)并對一體化管理體系進行客觀評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核的主要目的是評價企業(yè)滿足一體化管理要求的程度，即評價受審核方管理體系的符合性和有效性。

    一體化管理體系應進行定期內(nèi)部審核，以確定體系是否符合標準和法規(guī)要求，是否得到有效實施和維持。內(nèi)部審核可根據(jù)公司狀況決定是否需要增加次數(shù)。

    2）管理評審。為了確保一體化管理體系的持續(xù)有效性、適用性和充分性，實現(xiàn)對一體化管理體系的全面改進，需要定期進行管理評審。管理評審應由企業(yè)最高管理者主持進行。

    管理評審范圍應能覆蓋企業(yè)的全部活動、產(chǎn)品或服務的各個相關方面，包括其對財務表現(xiàn)和競爭地位的可能影響。管理評審一般主要包括：

    ①對一體化管理體系方針、目標和表現(xiàn)的評審；

    ②一體化管理體系的審核意見；

    ③對體系有效性的評價和改進的決定。