如何搞定CRM項(xiàng)目的內(nèi)部管理

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　　一、問題的跟蹤與處理。

　　在CRM項(xiàng)目實(shí)施的過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，這包括系統(tǒng)問題，管理流程上的問題，操作上的問題等等。對(duì)于這些問題，作為企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，該如何處理？該如何跟外部的CRM 實(shí)施顧問進(jìn)行反饋？該如何追蹤呢？

　　1、 問題的發(fā)現(xiàn)與匯報(bào)。

　　在CRM項(xiàng)目實(shí)施過程中，更多的時(shí)候是一線用戶發(fā)現(xiàn)問題。但是，槽糕的是，很多一線用戶發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，不會(huì)主動(dòng)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)問題，不是放在一邊，不管他，就是自作小聰明，不按照作業(yè)說明就把他處理掉了。

　　現(xiàn)在擺在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人前面的是一個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的問題，如何才能讓用戶主動(dòng)把發(fā)現(xiàn)的問題匯報(bào)上來，而不是當(dāng)問題遇到一大堆、難以解決的時(shí)候，才讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是希望，用戶發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，就匯報(bào)一個(gè)問題，而不要管問題的大小。這個(gè)問題是否重要不是一線用戶所關(guān)心的內(nèi)容。

　　所以，作為企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，是有必要采取一些措施，讓用戶主動(dòng)匯報(bào)問題。

　　在問題管理上，企業(yè)要落實(shí)日?qǐng)?bào)制度。

　　在項(xiàng)目實(shí)施或者剛開始項(xiàng)目運(yùn)行階段，在項(xiàng)目管理中，要落實(shí)日?qǐng)?bào)制度。也就是說，要讓一線用戶養(yǎng)成“寫日記”的習(xí)慣，每天下班前，要把今天CRM系統(tǒng)運(yùn)行過程中遇到的問題一一寫出來，然后發(fā)郵件給負(fù)責(zé)人。在寫日記的過程中，最好能夠留下證據(jù)，如問題的截圖等，以便與處理問題時(shí)，能夠重現(xiàn)問題的場(chǎng)景。

　　寫日記可以當(dāng)作一項(xiàng)管理制度來做，要求一線用戶每天必須寫，不管有沒有遇到問題。沒問題就直接在日記中寫沒問題，有問題的話，則要把問題描述清楚。另外，對(duì)一些發(fā)現(xiàn)問題的用戶，根據(jù)其發(fā)現(xiàn)問題的重要性不同，還可以給予不同的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)他們“多發(fā)現(xiàn)”問題、多匯報(bào)問題。如此，他們就有可能拿著放大鏡去審視系統(tǒng)，如此，對(duì)于系統(tǒng)的改進(jìn)與完善是非常有幫助的。

　　寫日記的習(xí)慣，隨著項(xiàng)目的穩(wěn)定，我們可以改變成寫周記、寫月度總結(jié)等等，一直可以延續(xù)下去。

　　2、 分析問題，解決問題。

　　發(fā)現(xiàn)問題不是我們的本意，解決問題才是我們最終的目標(biāo)。

　　(1) 對(duì)問題的分析要徹底、透徹。

　　當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，還不能把這些問題直接交給外部的CRM實(shí)施顧問或者軟件的后臺(tái)服務(wù)人員解決。企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目管理人員還要跟發(fā)現(xiàn)問題的責(zé)任人進(jìn)行溝通，了解問題發(fā)生時(shí)的情景，分析可能存在的原因。然后，才能把問題跟這些調(diào)查情況一起發(fā)給顧問，要求其幫忙，協(xié)助企業(yè)解決這些問題。企業(yè)分析問題時(shí)，調(diào)查的越清楚、分析的越透徹，則他們解決起來越快。

　　而解決問題的時(shí)間對(duì)正在使用CRM 系統(tǒng)的用戶來說，是非常寶貴的。一個(gè)問題處理時(shí)間比較長(zhǎng)的話，會(huì)影響平時(shí)的日常管理工作。

　　(2) 把問題真實(shí)的反映給外部實(shí)施顧問。

　　內(nèi)部項(xiàng)目管理人員把問題跟相關(guān)的調(diào)查情況匯總后，要及時(shí)的把問題反饋給外部顧問，讓其幫忙解決。在反饋的過程中，不可避免的會(huì)產(chǎn)生一些誤解。這就要求內(nèi)部項(xiàng)目管理人員在反映問題時(shí)，必要帶有個(gè)人的感情色彩，而應(yīng)該客觀的反映問題，把出現(xiàn)問題的最真實(shí)的情況，反映給顧問。

　　在必要的時(shí)候，內(nèi)部項(xiàng)目管理人員還要牽橋搭線，讓外部實(shí)施顧問或者支持人員直接跟問題責(zé)任人進(jìn)行對(duì)話，讓他們直接溝通，以讓顧問了解問題的本質(zhì)。

　　當(dāng)遇到比較復(fù)雜的問題，還可以要求顧問上門輔導(dǎo)解決，或者通過遠(yuǎn)程連接工具來解決。

　　(3) 問題的解決方案要及時(shí)總結(jié)、備檔。

　　有大部分的問題一般都不是系統(tǒng)的缺陷造成的，而更多的時(shí)候，是用戶誤操作所造成的。此時(shí)，當(dāng)外部實(shí)施顧問或者后臺(tái)服務(wù)人員找出問題的癥結(jié)所在，并提出了對(duì)應(yīng)的解決方案。作為企業(yè)的內(nèi)部項(xiàng)目管理人員，要及時(shí)的把這些問題進(jìn)行總結(jié)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣導(dǎo)，防止他們下次還是再犯類似的錯(cuò)誤。同時(shí)，要把相關(guān)的解決方案?jìng)錂n，當(dāng)下次再遇到這些問題時(shí)，也就沒有必要再麻煩外部的支持人員，企業(yè)自己可以對(duì)照進(jìn)行解決。

　　(4) 問題的跟蹤處理。

　　對(duì)于發(fā)現(xiàn)的每個(gè)問題，內(nèi)部項(xiàng)目管理人員都要進(jìn)行編號(hào)，一一追蹤。其實(shí)出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是員工不能發(fā)現(xiàn)問題。員工只要發(fā)現(xiàn)問題，然后在外部顧問的幫助下，加以解決，就說明系統(tǒng)在不斷的完善?，F(xiàn)在的問題時(shí)，內(nèi)部項(xiàng)目管理人員要保證用戶發(fā)現(xiàn)的每個(gè)問題都一一落實(shí)，都一一幫用戶解決。否則，就會(huì)打擊用戶的信心。

　　所以，內(nèi)部管理人員要對(duì)用戶發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行跟蹤，確保每個(gè)問題都得到了及時(shí)有效的解決。