開會是投資還是成本？

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“如果我會死，我希望死在會議上。因為由生到死的轉(zhuǎn)變，沒有人會查覺到?！币痪湮鞣剿字V，道盡了現(xiàn)代人對于會議的無奈。

　　舉凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規(guī)則，謂之會議。因此，會議有三個基本要件：①必須是研究事理之解決；②必須三人以上；③必須依循一定之規(guī)則。

　　議事學(xué)基本原則，指引了一般會議管理的規(guī)定以及我們主持或參與一些會議的基本精神，它包括：(1)有議事規(guī)則的存在，系為增進(jìn)業(yè)務(wù)處理與提升合作協(xié)調(diào)；(2)會議中所有的會員擁有平等的權(quán)利與責(zé)任，多數(shù)的一方有權(quán)做決定，少數(shù)的一方有權(quán)做辯護(hù)；(3)法定的會議規(guī)則必須有足夠的法定人數(shù)；(4)每一項動議必須經(jīng)過自由而充分的討論；(5)會議的任何時候，一個時間只能討論一個問題；(6)在任何時間，每位會員都有權(quán)利知道現(xiàn)在正在進(jìn)行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述；(7)會議中的會員發(fā)言，必須得到主席的許可；(8)對同一個問題，在他人第一次發(fā)言尚未結(jié)束之前，任何人都不可以要求第二次發(fā)言；(9)會議主席必須嚴(yán)守公正立場沒有偏頗。

　　這些議事學(xué)的基本原則，用于組織會議時，雖然顯得過于嚴(yán)格縝密，但大方向卻是正確的。在我們的組織或企業(yè)里，天天發(fā)生著的各式各樣的會議，涉及每一個人的日常工作、涵蓋重要的組織策略制定，所以未接受正式會議訓(xùn)練的人，也都習(xí)以為常地被認(rèn)為能夠處理會議問題。據(jù)我個人的觀察與統(tǒng)計：第一，越是高級的經(jīng)理人，花在會議上的時間就越多，平均來看，他們平均有30%以上的時間用來開會，接下來就是與會議脫不了關(guān)系的會前準(zhǔn)備與會后追蹤；第二，越是經(jīng)常負(fù)責(zé)召開會議的人，他們主持或管理控制會議的情況，就越有改善的空間，能掌握好會議的人，還真的是少數(shù)。

　　有人將會議的組成，用 “豺狼必與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥；少壯獅子與牛犢，并肥畜同群”（ 《圣經(jīng)·以賽亞書》11章6節(jié)）來形容，有點諷刺，卻頗為生動。在會議的組成中，由一群不同職位、不同專業(yè)、不同立場、不同心理預(yù)期的人，聚集在一起為了達(dá)成某些程度的共識或結(jié)論，先天上確實是有它的難處。所以，會議管理變成經(jīng)理人的必修課，主持會議就變成領(lǐng)導(dǎo)者一定要下功夫去學(xué)習(xí)的基本能力。

　　你會開會嗎？

　　國人開會常見的問題，從隨性開會、不了解或缺乏會議規(guī)范、變成主席或某位出席者的演講會、變成演講比賽、會議中為發(fā)言而發(fā)言、為反對而反對、為捧場而參與或同意、為奉承或出風(fēng)頭而臨時動議，到最后會而不議、議而不決、決而不行、行而不果，這些都是稀松平常的事。

　　會議主持者的特質(zhì)，必須果斷堅毅，態(tài)度誠懇，立場超然，他必須做到時間與步調(diào)的掌握，依計劃時程宣布開會、散會或休息，按照程序主持會議的進(jìn)行。還有困難的是必須維持會場秩序，并確保議事規(guī)則之遵行，讓多話的適可而止，讓無言的敢于表達(dá)，答復(fù)并面對會議中的詢問與質(zhì)疑，及決定權(quán)宜問題與秩序問題，將議案付諸討論及表決，并宣布表決結(jié)果甚至于完成法定程序。要完成以上這些事情，會議主持者必須擁有相當(dāng)?shù)腎Q（智商，包括專業(yè)與經(jīng)驗）、EQ（情商，包括風(fēng)度、學(xué)養(yǎng)與氣氛控制）及RQ（Relationship Quotient，人際智商，包括信賴程度與立場），然后又要能夠臨場反應(yīng)，亂中有序。再次是與會的人，會議對他們的挑戰(zhàn)相比較小，但也必須在會議前做足功課，必須充分閱讀會議數(shù)據(jù)，準(zhǔn)備會議的發(fā)言與既定目標(biāo)，然后與會時遵循會議規(guī)則清楚表達(dá)。

　　開會能不能省一省？

　　首先，我們必須檢討開會的必要性。召開會議是否符合規(guī)定，能否促進(jìn)協(xié)調(diào)、溝通及集思廣益，對工作推動及目標(biāo)達(dá)成有無必要，在時效上有否其他更有效的替代方式？倘若以電話、公函或會簽等方式可以產(chǎn)生預(yù)期效果，會議主持人或出席人員不能充分準(zhǔn)備、時機(jī)不適當(dāng)以致會議肯定不能產(chǎn)生預(yù)期效果，召開會議的花費太大，就應(yīng)該以其他方式來取代會議。現(xiàn)在許多跨國跨區(qū)的公司，會議人員召集的可能性或成本都是一大挑戰(zhàn)，于是，利用網(wǎng)絡(luò)討論區(qū)，先行收集與會人員意見后匯總，再來開會或取代開會，都能大大提高會議的效率與效能。

　　整個會議管理的內(nèi)涵包括：會議的對內(nèi)對外管理，會議結(jié)論的決策模式，會議成本估算，會議的規(guī)劃、準(zhǔn)備、組成與規(guī)則，會議的流程與控制，會議的參與及發(fā)言、共識引導(dǎo)，會議決議的追蹤落實，等等。其中要特別注意的是兩件事。第一，會議的決策模式是影響決策質(zhì)量的關(guān)鍵。一般而言，會議必須遵守“力的原理”，亦即會議的最后決定，必須是代表最多數(shù)意見的決定，也稱為“服從多數(shù)原則”。其次是“理的原理”，在服從多數(shù)的原則下，少數(shù)者的權(quán)利，亦不應(yīng)受到打壓，此稱為“尊重少數(shù)原則”。多數(shù)決策的模式，是效率最高但質(zhì)量卻絕不一定能確保是最好的，例如用在戰(zhàn)略的制定或頭腦風(fēng)暴時，許多少數(shù)或奇特的想法，在會議有限的時間內(nèi)，未必能夠獲得廣泛的支持與理解，這時如果主持人徑自付諸表決，有可能會斷送一個寶貴的點子，這時就不如擱置留待進(jìn)一步的評估。此外，高層會議如董事會會議，每位董事的意見都極為重要，如果董事會的決議，動輒需要看表決結(jié)果而不是董事們的共識與妥協(xié)，動輒表決只會種下日后嚴(yán)重沖突的后果；此時應(yīng)該休會尋求溝通與共識。所以，舶來的力的原理與少數(shù)服從多數(shù)，未必是最好的決策模式。西方運用票決的合宜性，原本就比東方來得高，也來得習(xí)慣。

　　第二，會議成本。會議成本應(yīng)該包括直接成本，如召開會議的準(zhǔn)備成本、會議室的成本（租金或內(nèi)部轉(zhuǎn)撥計價的成本、水電與設(shè)備裝潢折舊）、與會人員的成本。間接成本，如與會人員因為無法工作所流失的產(chǎn)能、額外加班或因為會議延誤工作的加班成本、影響他人的成本或其他流失的機(jī)會成本，等等。

　　沒有任何一項規(guī)定（包括最嚴(yán)格縝密的上市公司規(guī)范或ISO）要求公司必須制定具體執(zhí)行的會議管理辦法，但會議的管理，確實應(yīng)該在公司內(nèi)部制定章程或相關(guān)會議管理辦法，來規(guī)范公司內(nèi)的各種會議類別及分級、會議原則與規(guī)定、會議決議及追蹤（這才是開會的目的）、會議記錄與存盤規(guī)定（含記錄內(nèi)容要求規(guī)格）、會議室管理，等等。會議的真正精神所在是借著會議的進(jìn)行過程，通過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動，產(chǎn)生互信與有價值的共識，作為行動的共同準(zhǔn)據(jù)。然而，“一人一把號，各吹各的調(diào)”、“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的事實總是天天上演著。要做好會議管理，除了有清楚的管理規(guī)范與訓(xùn)練外，最好是養(yǎng)成能不開會就以其他方式取代的習(xí)慣，做好時間管理，追蹤會議決議的執(zhí)行。我的一家客戶，為了解決會議泛濫的問題，就想出兩個挺有效的殺手锏：第一步，在每一間大小會議室中張貼該會議室每小時的開會成本；第二步，會議室內(nèi)什么都有，就是沒有椅子，大家站著開會。 查看 《管理學(xué)家》 所有文章