項目管理五大過程組學(xué)習(xí)

1.啟動過程
啟動過程最重要的兩個輸出就是項目章程和項目初步范圍說明書.項目章程最重要的除了委任項目經(jīng)理外,就是要表達(dá)清楚為何要做這個項目(市場需求,商業(yè)目的,技術(shù)領(lǐng)先),另外項目章程里面也會涉及到干系人,粗的成本估算和進(jìn)度里程碑等信息.項目章程可以由項目管理團(tuán)隊擬制,但批準(zhǔn)一定在高層管理批準(zhǔn),因此說如果項目章程變更已經(jīng)不屬于項目變更控制范圍了.

初步范圍說明書基本包含了范圍說明書涉及到的所有內(nèi)容同時還包含了初步的WBS分解,因此到了范圍管理階段后會根據(jù)初步范圍說明書去制定范圍說明書和 WBS.初步范圍說明書不能夠理解為僅僅包含范圍,而是包含了假設(shè)約束,風(fēng)險,干系人,范圍,交付物,粗進(jìn)度里程碑, 粗成本費(fèi)用估算等諸多內(nèi)容.另外范圍說明書一個重要內(nèi)容就是驗收準(zhǔn)則和項目邊界,除了說清楚做什么還要說明清楚不做什么,防止后期項目驗收的時候扯皮.對于為何要在啟動過程中增加項目初步范圍說明的一個重點個人認(rèn)為初步范圍說明在這里包含了一個可行性研究的內(nèi)容,如果雙方在啟動過程都無法達(dá)成一致就不用在進(jìn)入到計劃過程中了.

2.計劃過程
首先我們來看對于范圍管理,質(zhì)量管理,人力資源管理,溝通管理和風(fēng)險管理都有對應(yīng)的子計劃.而對于成本管理和進(jìn)度管理則沒有對應(yīng)的子計劃,但實際上這部分計劃內(nèi)容是存在的只是合并到了項目管理計劃中.因此應(yīng)該把項目管理計劃理解為一個整合的計劃.

對于計劃過程,除了輸出計劃本身以外最重要的輸出就是基準(zhǔn).基準(zhǔn)是后面跟蹤和監(jiān)控的基礎(chǔ).對于范圍管理而言由范圍管理計劃,WBS和WBS字典共同構(gòu)成范圍基準(zhǔn).對于進(jìn)度管理計劃則只有在進(jìn)度表制定完成后才能夠形成進(jìn)度基準(zhǔn),由于進(jìn)度基準(zhǔn)應(yīng)該存放在項目管理計劃中, 因此需要對項目管理計劃進(jìn)行更新.對于費(fèi)用管理,則在費(fèi)用預(yù)算完成后才能夠形成費(fèi)用基準(zhǔn),也需要對項目管理計劃進(jìn)行更新.對于質(zhì)量管理需要在質(zhì)量管理規(guī)劃過程中輸出質(zhì)量管理計劃和質(zhì)量基準(zhǔn).而對于人力資源計劃和溝通管理計劃則沒有專門的基準(zhǔn)可言,對于風(fēng)險管理過程來講一個重要的輸出是風(fēng)險登記冊,風(fēng)險登記冊雖然算不上基準(zhǔn)但確實后續(xù)風(fēng)險跟蹤控制的重要依據(jù).

在這里有重要的概念是績效衡量基準(zhǔn)(performance measurement baseline),績效衡量基準(zhǔn)是項目管理計劃的一個重要內(nèi)容,包括了進(jìn)度,成本和質(zhì)量的基準(zhǔn). 也可能包含技術(shù)和質(zhì)量參數(shù).在這里重點是理解基準(zhǔn)和度量基準(zhǔn)的差別,重點區(qū)別在于各自所起到的作用,基準(zhǔn)更多是用來控制變更,并作為下游執(zhí)行的依據(jù).而度量基準(zhǔn)是用來和項目實際執(zhí)行實際數(shù)據(jù)作比較,看項目是否滿足績效.

在計劃階段范圍管理和進(jìn)度管理是緊密結(jié)合的,因此范圍基準(zhǔn)是進(jìn)行活動定義的重要輸入.對于活動持續(xù)時間估算而言除了要考慮使用什么資源外還需要考慮資源的費(fèi)用,因此活動費(fèi)用估算也是活動持續(xù)時間估算的一個重要輸入.在這里對網(wǎng)絡(luò)圖不能簡單理解為了活動排序完成就能夠形成完整的網(wǎng)絡(luò)圖,完整的網(wǎng)絡(luò)圖包含了持續(xù)時間和關(guān)鍵路徑的計算.這樣在制定進(jìn)度時候才能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分析和關(guān)鍵路徑分析.另外網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路徑還形成不了最終的進(jìn)度表,我們還需要資源日歷,進(jìn)度的壓縮和資源的平衡.只有充分考慮了這些因素后才可能形成合理的進(jìn)度計劃出來.

3.執(zhí)行過程
執(zhí)行的依據(jù)是什么呢?基準(zhǔn)是執(zhí)行的依據(jù).而如何去執(zhí)行則定義在項目管理計劃或相關(guān)的子計劃中.執(zhí)行過程組一共只有7個過程,一個是整體管理中的指導(dǎo)和管理項目執(zhí)行.另外是實施質(zhì)量保證,項目團(tuán)隊組建,項目團(tuán)隊建設(shè),信息發(fā)布,詢價和賣方選擇.
任何執(zhí)行過程都存在兩個方面的輸入,一個是根據(jù)原來的基準(zhǔn)來執(zhí)行.另外一個就是要根據(jù)監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的變更來執(zhí)行,但主要變更必須要得到了整體變更控制批準(zhǔn)后才能夠執(zhí)行.因此批準(zhǔn)的糾正措施,預(yù)防措施,變更請求,缺陷補(bǔ)救等都是重要的執(zhí)行輸入.在這里要注意的是質(zhì)量保證過程,質(zhì)量保證中有質(zhì)量審計,需要對依據(jù)實施的各種變更或糾正措施進(jìn)行確認(rèn).因此質(zhì)量保證的輸入是已經(jīng)實施的變更請求,糾正措施和預(yù)防措施而不是批準(zhǔn)的.

4.監(jiān)控過程
監(jiān)控過程需要回答三個問題,我如何進(jìn)行監(jiān)控(計劃來回答),根據(jù)什么來監(jiān)控(基準(zhǔn)來回答),實際信息如何獲取(績效來回答).通過這三個問題基本上就理解清楚了監(jiān)控過程的輸入.在這里需要搞清楚績效報告和工作績效的區(qū)別:工作績效+基準(zhǔn) = 績效報告.因此說工作績效僅僅是簡單的度量數(shù)據(jù)的收集,而績效報告是需要和基準(zhǔn)進(jìn)行比較和分析,得出實際的進(jìn)度和成本的領(lǐng)先或滯后情況(EV分析).現(xiàn)在還無法理解清楚的是為何進(jìn)度控制輸入只有績效報告,而質(zhì)量控制輸入只有工作績效.

整體變更控制是一個重要的過程,其輸入和輸出都很好理解,主要是對請求的變更,推薦的糾正或預(yù)防措施進(jìn)行批準(zhǔn).因此該過程可以輸出批準(zhǔn)的變更請求和批準(zhǔn)的糾正措施.但關(guān)鍵點在對于干系人管理過程,除了可以輸出已解決的問題外,也可以輸出批準(zhǔn)了的變更請求和批準(zhǔn)了的糾正措施,對于這種批準(zhǔn)是否走了整體變更控制在這里暫時無法搞清楚.
對于缺陷的發(fā)現(xiàn)一般是屬于質(zhì)量管理的范疇,因此監(jiān)控項目工作和實施質(zhì)量控制才會輸出推薦的缺陷補(bǔ)救措施.

5.收尾過程
收尾只包含項目收尾和合同收尾兩個過程組.收尾包含了行政收尾和合同收尾,收尾首先要完成所有的相關(guān)活動,發(fā)布與收尾相關(guān)的報告.然后再收尾外部供應(yīng)商的合同.更新組織過程資產(chǎn)并釋放資源.

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