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　　隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，外貿(mào)企業(yè)要想在世界市場(chǎng)上獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，就要控制企業(yè)的成本，信息化管理是外貿(mào)企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力，獲取經(jīng)濟(jì)效益的主要手段。

　　一、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理控制的重要性

　　隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的初步建立和完善，企業(yè)內(nèi)部管理對(duì)外貿(mào)企業(yè)的作用和影響會(huì)不斷拓展，對(duì)外貿(mào)企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)具有重要意義。

　　企業(yè)管理者和決策者必須及時(shí)了解企業(yè)的信息，并及時(shí)通過企業(yè)的企業(yè)內(nèi)部管理體系加強(qiáng)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而在激烈競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的有效管理;對(duì)各部門進(jìn)行分工和確定職責(zé)，各種手續(xù)、審批程序和檢查監(jiān)督手段等方面進(jìn)行嚴(yán)格控制，可以有效保證企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)管活動(dòng)順利進(jìn)行;

　　企業(yè)通過企業(yè)內(nèi)部管理通過制定辦法、審核批準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等手段，企業(yè)內(nèi)部管理可以有效地貫徹實(shí)施企業(yè)決策者制定的各項(xiàng)政策和制度;企業(yè)信息的準(zhǔn)確性和資料的真實(shí)性，需要建立完備的企業(yè)內(nèi)部管理體系，從而提高生產(chǎn)、經(jīng)營和管理效率，降低企業(yè)成本費(fèi)用，提高外貿(mào)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　二、外貿(mào)企業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理體系的建構(gòu)

　　1.大力抓好外貿(mào)出口企業(yè)的環(huán)境建設(shè)

　　對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部管理是一項(xiàng)巨大的控制體系，想要使企業(yè)的企業(yè)內(nèi)部管理能夠根據(jù)環(huán)境的改變相應(yīng)地進(jìn)行調(diào)節(jié)控制，有效地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出反應(yīng)，這需要全體員工的努力。當(dāng)然，企業(yè)內(nèi)部管理也離不開決策者宏觀調(diào)控的作用。

　　2.建立具有外貿(mào)出口企業(yè)特色的組織結(jié)構(gòu)

　　完善的組織結(jié)構(gòu)是建立和實(shí)施企業(yè)內(nèi)部管理的基本保障。企業(yè)內(nèi)部管理制度不僅要實(shí)用有效而且還需要考慮企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)。外貿(mào)企業(yè)還可以利用企業(yè)內(nèi)部管理的特殊要求，設(shè)置單證管理、信息管理、信用管理、內(nèi)部審計(jì)等專職工作，已達(dá)到不同職務(wù)的各自獨(dú)立，科學(xué)地劃定各部門的工作任務(wù)，將不同部門相互之間的合作和限制明確的標(biāo)示出來。

　　3.完善外貿(mào)企業(yè)的管理信息系統(tǒng)

　　高效的信息傳遞渠道是企業(yè)內(nèi)部管理職能發(fā)揮提供信息的最大保障。在外貿(mào)出口業(yè)務(wù)中，外貿(mào)企業(yè)通過管理信息系統(tǒng)把企業(yè)的財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息有效的結(jié)合起來，這樣就可以實(shí)現(xiàn)全方位的交叉管理，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)的控制力度，保證了信息的通暢，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)也保證了企業(yè)各部門互相獨(dú)立、相互牽制，各司其職，能夠有效的控制內(nèi)部實(shí)施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)避免帶來風(fēng)險(xiǎn)。

　　4. 提高企業(yè)人員的綜合素質(zhì)

　　人力資源是企業(yè)發(fā)持續(xù)展下去的關(guān)鍵。專業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員都是知識(shí)密集型外貿(mào)企業(yè)的寶貴資源，加強(qiáng)人力資源管理，提高董事、經(jīng)理等相關(guān)人員的職業(yè)道德和專業(yè)能力是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的重要手段。

　　對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理來說，關(guān)鍵還是將制度實(shí)施執(zhí)行，如果企業(yè)內(nèi)部管理制度設(shè)計(jì)出來并沒有實(shí)施的話，那么它的價(jià)值還是沒有得到發(fā)揮利用，只有建立監(jiān)督機(jī)制，才能保證制度嚴(yán)格執(zhí)行。

　　三、泛普軟件-OA管理系統(tǒng)在外貿(mào)企業(yè)中應(yīng)用現(xiàn)狀

　　1.郵件管理

　　電子郵件是貿(mào)易中不可缺少的技術(shù)工具。郵件系統(tǒng)提供郵件的發(fā)送、接收和管理，但不提供線索、活動(dòng)、客戶、供應(yīng)商、訂單審批、查詢和流程管理等功能。

　　2.材料、知識(shí)和文件的管理

　　所有交易信息，包括內(nèi)部工作系統(tǒng)、營銷策略、銷售材料手冊(cè)等，業(yè)務(wù)員可根據(jù)公司規(guī)定標(biāo)注相關(guān)屬性，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行分類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，建立統(tǒng)一的客戶交易信息數(shù)據(jù)庫。根據(jù)各種搜索條件的組合，高級(jí)管理人員和業(yè)務(wù)主管可以靈活地檢索所有的交易信息，以便查看和監(jiān)督日程業(yè)務(wù)的運(yùn)行和進(jìn)度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理。

　　3.信息共享

　　分享聯(lián)系人、客戶、商機(jī)、訂單等方面的信息。緊密集成的銷售和客戶服務(wù)模塊允許銷售人員查看最新的客戶支持事件、聯(lián)系信息和其他與客戶需求和滿意度相關(guān)的數(shù)據(jù)。

　　4.協(xié)作工作和交流

　　通過內(nèi)部工作流，可以加強(qiáng)內(nèi)部員工的管理、協(xié)作和溝通。通過流程的可視化，領(lǐng)導(dǎo)的工作匯報(bào)、合同審批、工作安排、內(nèi)部員工的監(jiān)督都可以在線完成，可以減少紙張成本、電費(fèi)、傳真等溝通成本，提高內(nèi)部員工的辦公效率和執(zhí)行力。

　　5.智能審批和系統(tǒng)管理

　　部門、人員、區(qū)域之間的工作協(xié)同，以及銷售人員管理、訂單管理、內(nèi)部費(fèi)用報(bào)銷等審批管理都可以通過OA管理軟件進(jìn)行有效的記錄和管理。企業(yè)可以基于業(yè)務(wù)員或特定客戶定制公司系統(tǒng)的審批流程。管理體系流程的所有審批、修改、下發(fā)都在OA協(xié)同管理軟件中進(jìn)行?？梢员Ａ艉圹E，可視化審批，明確責(zé)任。

　　四、泛普軟件-外貿(mào)企業(yè)OA管理系統(tǒng)的意義

　　1. 有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

　　外貿(mào)企業(yè)信息化管理能夠降低企業(yè)運(yùn)營各個(gè)環(huán)節(jié)的成本，進(jìn)而擴(kuò)大企業(yè)的利潤空間。具體來說，企業(yè)外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)信息化管理能夠減低生產(chǎn)成本，減少人力、物力和財(cái)力的消耗，增加企業(yè)的利潤，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　2. 有利于提高外貿(mào)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

　　外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)信息化管理有利于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義。在對(duì)外貿(mào)易中，國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主要依賴于商品的質(zhì)量和價(jià)格，而商品的價(jià)格取決于商品的成本。因此，只有加強(qiáng)控制商品的成本，才能增強(qiáng)價(jià)格優(yōu)勢(shì)，提高外貿(mào)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，外貿(mào)企業(yè)信息化管理工作有利于提高外貿(mào)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

　　3. 有利于提高外貿(mào)企業(yè)管理水平

　　外貿(mào)企業(yè)的商品成本是評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要依據(jù)，能夠間接反映外貿(mào)企業(yè)的管理情況。外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)信息化管理能夠增強(qiáng)企業(yè)員工的信息化管理意識(shí)，提高企業(yè)員工的產(chǎn)品改進(jìn)意識(shí)，改變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理方法，創(chuàng)新企業(yè)管理模式，完善企業(yè)管理制度，提高外貿(mào)企業(yè)的綜合管理水平。

　　泛普軟件OA系統(tǒng)基于工作流的理念，使外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部員工方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作。改變過去復(fù)雜低效的人工辦公模式，實(shí)現(xiàn)快速、全方位的信息采集和處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。