會(huì)議管理

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 　會(huì)議，可以說是每個(gè)企業(yè)管理當(dāng)中都會(huì)接觸到的一項(xiàng)日常工作，而且在組織管理中也扮演著重要的角色。 會(huì)議作為企業(yè)集體決策及重要事項(xiàng)部署的最關(guān)鍵管理行為，是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)之一，

　　一、會(huì)議管理在企業(yè)管理的業(yè)務(wù)中常面臨一些問題：

　　●會(huì)議議題材料采用手工收集整理，耗時(shí)費(fèi)力;

　　● 議題材料依靠傳統(tǒng)方式遞交參會(huì)者，耗費(fèi)成本，且成效不高;

　　● 會(huì)議決策者難以實(shí)時(shí)了解議題更新、補(bǔ)充材料，影響決策效率;

　　● 會(huì)議相關(guān)材料和信息零散分布，難以體系化查閱與統(tǒng)籌;

　　● 會(huì)議決策事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)展難以快速、體系化跟蹤。

　　那么針對以上企業(yè)當(dāng)中存在的問題，泛普軟件的OA辦公管理系統(tǒng)針對企業(yè)會(huì)議管理，從企業(yè)發(fā)生頻率較高的活動(dòng)“會(huì)議”入手，針對召開會(huì)議到會(huì)后總結(jié)提供一條龍的管理服務(wù)，讓人們從繁瑣冗雜的人工管理中走出來，專注會(huì)議本身，將全部精力都用來領(lǐng)悟會(huì)議精神，探討有效解決途徑。

　　二、那么企業(yè)在會(huì)議管理當(dāng)中存在的問題OA辦公系統(tǒng)所提供的的解決方案是怎么樣的?

　　企業(yè)的會(huì)議需要從各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行力著手，高效組織召開、及時(shí)解決問題。而泛普軟件的OA系統(tǒng)通過信息化手段固化了企業(yè)重要會(huì)議的計(jì)劃、議題提報(bào)與準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過與公文管理、會(huì)議室資源管理、督辦管理等功能集成實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后及決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會(huì)議組織及決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。主要的體現(xiàn)為以下這些功能：

　　1、會(huì)議計(jì)劃管理：該會(huì)議計(jì)劃主要是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)重要會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃、智能化提醒、關(guān)聯(lián)功能啟動(dòng)、會(huì)議配置等業(yè)務(wù)的管理，并能夠根據(jù)會(huì)議計(jì)劃自動(dòng)生成會(huì)議看板，從而全面提升會(huì)議管理水平，簡化會(huì)議管理人員操作，保障會(huì)議的有序開展。

　　2、會(huì)議組織管理：此功能模塊實(shí)現(xiàn)對企業(yè)重要會(huì)議的議題指定、議題收集、議題提報(bào)、議題審批、議題材料準(zhǔn)備、議題清單、發(fā)起會(huì)議及議題權(quán)限內(nèi)共享的業(yè)務(wù)固化。通過與泛普OA公文管理、會(huì)議管理等模塊的集成，實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)公文的自動(dòng)化關(guān)聯(lián)議題、會(huì)議發(fā)起與議題的自動(dòng)關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會(huì)議紀(jì)要管理、會(huì)議室預(yù)訂、參會(huì)人員提醒等，全面提升管控效率，提升會(huì)議決策效率與效果，節(jié)省企業(yè)成本。

　　3、會(huì)議決策管理：通過此功能實(shí)現(xiàn)了對會(huì)議的議題查閱、會(huì)議的議題備注、還有會(huì)議的議題匯報(bào)與議題決策等便捷管理，從而實(shí)現(xiàn)“未會(huì)先議”，提升會(huì)議決策效率與效果。通過議題匯報(bào)等功能實(shí)現(xiàn)對議題匯報(bào)人員的有效提醒與過程管理，全面推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程及匯報(bào)質(zhì)量。

　　4、決策支撐：主要是包含了工作日程、綜合分析與查詢、決策支持等功能，同時(shí)可以通過移動(dòng)化實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端的會(huì)議管理及決策。

　　5、移動(dòng)會(huì)議：主要是支持移動(dòng)化的會(huì)議管理，進(jìn)一步提升會(huì)議效率。

　　通過以上泛普軟件的OA會(huì)議管理系統(tǒng)通過整合“會(huì)議管理、會(huì)議記錄、會(huì)議決議執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)報(bào)表”等功能板塊，讓各個(gè)會(huì)議環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。通過嚴(yán)格的流程規(guī)范，幫助企業(yè)整合會(huì)議資源、完善會(huì)議信息通道，落實(shí)會(huì)議任務(wù)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全程管控。

　　三、那么oa辦公系統(tǒng)的會(huì)議管理可以帶來哪些價(jià)值?

　　1、可以規(guī)范流程，高效地申請與召開會(huì)議

　　oa系統(tǒng)在工作流引擎的支持下，參與企業(yè)會(huì)議的相關(guān)人員可以迅速申請會(huì)議，可以通過OA全程監(jiān)管會(huì)議，確保會(huì)議高效地召開。

　　2、可以明確責(zé)任人，進(jìn)行全程追蹤，保障執(zhí)行力

　　通過OA辦公系統(tǒng)的會(huì)議資料管理功能明確會(huì)議決議，對會(huì)議形成的決議和任務(wù)進(jìn)行分配及跟蹤，快速生成可追蹤的任務(wù)流程，在嚴(yán)格的績效考核作用下，保障會(huì)議任務(wù)執(zhí)行力。

　　3、可以記錄會(huì)議的全程信息，提高審批、監(jiān)督效率

　　通過OA辦公系統(tǒng)的會(huì)議查詢功能，實(shí)現(xiàn)對在辦、歷史會(huì)議的按會(huì)議室、主持人、主題等各種條件進(jìn)行檢索和查詢，保證流程所到之處皆有信息記錄，幫助企業(yè)形成詳細(xì)的會(huì)議情況，提高管理層審批、監(jiān)督效率。

　　通過以上的解決方案可看出，有效的企業(yè)會(huì)議可以幫助企業(yè)快速傳達(dá)信息、落實(shí)戰(zhàn)略目標(biāo)。OA系統(tǒng)將會(huì)議管理、任務(wù)管理、績效管理等等相互關(guān)聯(lián)。通過明確的任務(wù)設(shè)定考核目標(biāo)，幫助企業(yè)規(guī)范會(huì)議執(zhí)行流程，提高重大會(huì)議的傳達(dá)率、執(zhí)行力和監(jiān)督審批率，從多方面提高企業(yè)會(huì)議決議的執(zhí)行效率。