“亢龍有悔”與成功福州OA的三級座標(biāo)

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《易經(jīng)》說：“亢龍有悔”。意思是說：物極必反，樂極生悲。

福州OA 的實(shí)施過程是艱辛的。歷盡辛苦，福州OA項(xiàng)目終于完工了!企業(yè)的驗(yàn)收會、總結(jié)會和表彰會相繼召開;實(shí)施顧問開始撤離企業(yè);兄弟單位紛至沓來，取經(jīng)求教;企業(yè)的福州OA技術(shù)團(tuán)隊(duì)開始縮編，一些骨干開始轉(zhuǎn)移到其他項(xiàng)目……勞累的CIO總算松了一口氣，自豪地和同行們分享著成功經(jīng)驗(yàn)。可是，成功的喜悅還沒來得及充分享受，一些CIO卻發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)已難以運(yùn)行，各部門的報(bào)怨越來越多，一些新的問題開始出現(xiàn)。CIO又開始焦慮起來，已經(jīng)成功上線運(yùn)行了，怎么還會有這么多問題啊?

如何防止亢龍有悔?要想解決這一問題，我們首先要研究的是什么是福州OA的成功?

福州OA成功的三級座標(biāo)

通常，軟件服務(wù)商會把系統(tǒng)上線并且成功運(yùn)行作為項(xiàng)目驗(yàn)收的重要標(biāo)志。無論軟件服務(wù)商的服務(wù)能力多強(qiáng)，系統(tǒng)上線成功運(yùn)行一段時(shí)間后，其工作也就勝利結(jié)束了。而對于企業(yè)來說，系統(tǒng)上線成功運(yùn)行，只是管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要里程碑，從這個(gè)時(shí)候開始，CIO及其團(tuán)隊(duì)就要承擔(dān)起越來越重要的持續(xù)優(yōu)化和完善的重任。而這一點(diǎn)，往往為企業(yè)所忽略。

對于企業(yè)而說，項(xiàng)目的完工不能以一個(gè)時(shí)間點(diǎn)來判斷，而是一個(gè)階段性的過程?？偨Y(jié)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，企業(yè)的成功應(yīng)分三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。三層標(biāo)準(zhǔn)之間是循序漸進(jìn)的，一級目標(biāo)成功實(shí)現(xiàn)了，才能追求更高層次的成功。

一級座標(biāo)：系統(tǒng)成功

系統(tǒng)成功以達(dá)到合同要求(通常是系統(tǒng)上線運(yùn)行且運(yùn)行平穩(wěn))為成功標(biāo)志。從項(xiàng)目啟動到系統(tǒng)成功，一家中等規(guī)模的制造業(yè)企業(yè)通常需要兩年左右的時(shí)間。

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)成功是一個(gè)艱苦的過程。即使在福州OA已經(jīng)普及化的今天，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)成功依然不是輕而易舉的事。對于少數(shù)企業(yè)而言，系統(tǒng)成功已經(jīng)是遙不可及的目標(biāo)，更遑論更高層次的成功了。

二級座標(biāo)：技術(shù)成功

在這里提出的技術(shù)成功是指企業(yè)信息技術(shù)綜合能力已經(jīng)提升到可以滿足福州OA系統(tǒng)運(yùn)行的需要，是人力資源意義上的成功。

與系統(tǒng)成功不同， 大多數(shù)福州OA合約里都不會出現(xiàn)類似技術(shù)成功的條款，也極少有企業(yè)把人才達(dá)標(biāo)作為一個(gè)重要的完工標(biāo)志。

曾經(jīng)有一家合資企業(yè)，通過兩年多的努力終于實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)成功。由于業(yè)務(wù)擴(kuò)張迅猛，企業(yè)主管單位下令將該企業(yè)的福州OA團(tuán)隊(duì)大部分調(diào)至新公司，隨后，該企業(yè)的福州OA系統(tǒng)陷入癱瘓。

由此可見，企業(yè)能否培養(yǎng)出足夠的福州OA應(yīng)用人才，是保證福州OA在系統(tǒng)上線運(yùn)行后的漫長歲月里，能夠持續(xù)應(yīng)用和提升的基本條件。如果企業(yè)在系統(tǒng)實(shí)施過程中培養(yǎng)了自己的團(tuán)隊(duì)，那么在系統(tǒng)成功之后就可以獨(dú)立駕馭福州OA。因此，實(shí)現(xiàn)技術(shù)成功的捷徑是使福州OA團(tuán)隊(duì)在參與實(shí)施的過程中迅速成長，走向成熟。

判斷企業(yè)是否實(shí)現(xiàn)了技術(shù)成功，其實(shí)是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，我認(rèn)為，以下三點(diǎn)可以作為企業(yè)判斷技術(shù)成功的標(biāo)準(zhǔn)：

信息技術(shù)成功標(biāo)準(zhǔn)：信息技術(shù)部門能夠自行維護(hù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)運(yùn)行，一般性問題不需要軟件服務(wù)商的幫助就可以獨(dú)立解決，這是信息技術(shù)成功。我曾經(jīng)走訪問一些企業(yè)，他們系統(tǒng)上線運(yùn)行逾十年了，因?yàn)橛凶约旱募夹g(shù)團(tuán)隊(duì)，系統(tǒng)始終有人維護(hù)和更新，運(yùn)行效果越來越好。

操作技術(shù)成功標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)部門和崗位都可以熟練操作福州OA系統(tǒng)，福州OA系統(tǒng)已成為企業(yè)管理系統(tǒng)不可分割的組成部分。這是操作技術(shù)成功。操作技術(shù)成功可以最大限度地減少“反彈”，防止大家回到舊的工作習(xí)慣中去。

管理技術(shù)成功標(biāo)準(zhǔn)：隨著福州OA系統(tǒng)的深入應(yīng)用以及經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，企業(yè)會不斷提出一些新的修改建議或新的功能需求。對這些建議和需求，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門不僅可以做出相對準(zhǔn)確的判斷，而且對于其中的合理化建議還可以制定出合理的解決方案。這就是管理技術(shù)成功。管理技術(shù)成功是技術(shù)成功的最高境界。

系統(tǒng)成功上線運(yùn)行之后，企業(yè)通常還需要多長時(shí)間才能達(dá)到上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)?通常，從系統(tǒng)成功到技術(shù)成功，大約還還需要一至兩年的時(shí)間。

三級座標(biāo)：效益成功

在福州OA規(guī)劃階段，分析福州OA能給企業(yè)帶來哪些經(jīng)濟(jì)效益，是啟動福州OA項(xiàng)目的必備功課。而經(jīng)過艱難的實(shí)施過程之后，人們往往會淡化最初的效益目標(biāo)。這也是作者要提出效益成功概念的動因——防止目標(biāo)萎縮。

效益成功，是福州OA成功的最高層次，是指通過福州OA系統(tǒng)的持續(xù)應(yīng)用，使福州OA可以產(chǎn)生的各種效益充分顯示出來，達(dá)到或超出預(yù)期效益目標(biāo)的完工狀態(tài)。當(dāng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了效益成功，就可以圓滿地宣告：我們的福州OA實(shí)施終于成功了!而在沒有實(shí)現(xiàn)效益成功之前，一切勝利都只是暫時(shí)的。陶醉于階段性的成功，忽視了前進(jìn)的險(xiǎn)阻，就會亢龍有悔，樂極生悲。

那么，究竟到什么時(shí)候，我們才可以認(rèn)為福州OA系統(tǒng)達(dá)到了效益成功的目標(biāo)呢?

在確保企業(yè)持續(xù)深入應(yīng)用福州OA系統(tǒng)的前提條件下，可以通過與信息化相關(guān)的企業(yè)績效指標(biāo)的曲線波動情況來判斷福州OA系統(tǒng)的價(jià)值是否已經(jīng)得到充分體現(xiàn)。

企業(yè)實(shí)現(xiàn)效益成功的周期因企業(yè)的具體情況而異。有兩個(gè)因素會對效益成功周期產(chǎn)生巨大影響：一是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對福州OA系統(tǒng)的持續(xù)關(guān)注;二是技術(shù)成功周期越短則效益成功周期越快。從技術(shù)成功到效益成功一般至少還需要一年以上的時(shí)間。

如何防止“亢龍有悔”?

認(rèn)識到了福州OA成功的三層標(biāo)準(zhǔn)，我們也就會清楚如何防止“亢龍有悔”。

首先，我們需要在成功到來的時(shí)刻，保持清醒，及時(shí)制定新的福州OA規(guī)劃，使企業(yè)在系統(tǒng)成功的基礎(chǔ)上，百尺竿頭，更進(jìn)一步。

其實(shí)，系統(tǒng)上線完工后，不要立即解散團(tuán)隊(duì)，而要在一段時(shí)間內(nèi)保留必要的項(xiàng)目組建制。這樣做不僅可以使系統(tǒng)運(yùn)行更加平穩(wěn)，而且還可以使相關(guān)人才得到進(jìn)一步地成長。

第三，細(xì)節(jié)決定成敗。在實(shí)施過程中，我們強(qiáng)調(diào)要通過辨識“眾寡之用”來確保實(shí)施進(jìn)度，在實(shí)施階段，強(qiáng)調(diào)整體進(jìn)度要比細(xì)節(jié)完善更重要。而進(jìn)入完工階段，需要強(qiáng)調(diào)的是細(xì)節(jié)決定成敗。

在實(shí)施階段，一些細(xì)節(jié)的管理問題，通?？梢院雎圆挥?jì)，從而確保企業(yè)始終將有限的資源運(yùn)用到解決關(guān)鍵問題之中。而進(jìn)入成功階段，如果再不能及時(shí)解決這些問題，就很可能使簡單的問題復(fù)雜化，甚至形成新的阻力。

在成功階段，工作計(jì)劃和解決方案通常會變得非?，嵥?。如果解決這些問題還有一定困難，最好要求管理咨詢顧問和技術(shù)支持顧問繼續(xù)提供一定數(shù)量的現(xiàn)場服務(wù)或遠(yuǎn)程服務(wù)，從而在外部顧問的輔助下，更好地解決問題。

第四，防止過度信息化。系統(tǒng)上線運(yùn)行成功，常常會引發(fā)企業(yè)的信息化熱。信息化熱有其積極意義，但也有副作用。例如，一些領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)榭吹搅烁Ｖ軴A的初步成效，好大喜功，提出更加宏偉的信息系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)劃，諸如RFID(射頻識別)之類的，能用的都用上，一心一意要把信息化“武裝到牙齒”。這就是過度信息化。過度信息化是一種資源浪費(fèi)，既消耗了企業(yè)財(cái)力，又會分散CIO及其團(tuán)隊(duì)的關(guān)注重點(diǎn)。

判斷是否“過度信息化”的標(biāo)準(zhǔn)很簡單，只要從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析一下投入產(chǎn)出比，就可以做出判斷。

實(shí)施福州OA是艱苦的，能夠取得系統(tǒng)成功已經(jīng)很不容易。撰寫本文的目的，是希望那些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)成功上線的企業(yè)，能夠把握成功，通過福州OA的實(shí)施實(shí)現(xiàn)效益最大化。（IT168）