南京農(nóng)業(yè)大學辦公自動化系統(tǒng)啟用實施方案

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實現(xiàn)辦公自動化是學校推動規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，也是管理創(chuàng)新的重要舉措。我校辦公自動化（以下簡稱OA）系統(tǒng)第一階段開發(fā)任務(wù)已經(jīng)完成，具備公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)等功能，學校定于12月27日開始在全校范圍內(nèi)啟動OA系統(tǒng)試運行工作，并在試運行結(jié)束后停止紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)。為實現(xiàn)紙質(zhì)辦公向網(wǎng)上辦公的平穩(wěn)過渡，特制定本實施方案。
一、工作目標
OA系統(tǒng)的啟用應(yīng)堅持突出重點、分步實施、不斷完善的原則，旨在學校管理中普及公文電子流轉(zhuǎn)，規(guī)范辦公流程，提升行政效能，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作辦公和遠程辦公，努力建設(shè)行為規(guī)范、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、科學高效的行政管理體系。
二、運行準備
（一）人員準備
各學院、各單位于12月22日前將本單位分管OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和OA秘書（辦文人員）名單和聯(lián)系方式報送校長辦公室文秘科（郵箱：xb@njau.edu.cn；聯(lián)系電話：84396455）。
（二）硬件準備
各學院、各單位公文流轉(zhuǎn)相關(guān)人員（主要包括單位領(lǐng)導(dǎo)與OA秘書）須配備連接校園網(wǎng)的辦公電腦。
（三）軟件準備
所有使用OA系統(tǒng)的工作電腦須安裝微軟Office軟件（建議2003或2007）、發(fā)文控件。圖書與信息中心24日前提供上門協(xié)助安裝服務(wù)，需要協(xié)助的OA秘書及時與圖書與信息中心預(yù)約（預(yù)約電話：84396018）。
三、實施步驟

	時 間	工作內(nèi)容與要求	責任單位
準備階段	12月22日前	各單位上報分管OA領(lǐng)導(dǎo)和OA秘書。	校  辦
	12月24日前	各單位完成硬件和軟件準備。	各單位
第一階段 試運行	12月27日 —3月27日	1.以網(wǎng)上辦公為主、紙質(zhì)辦公為輔。各單位通過OA系統(tǒng)向黨辦或校辦呈送電子公文的同時，提交同份紙質(zhì)公文； 2.召開試運行座談會，提出改進意見，完善系統(tǒng)。	黨  辦 校  辦 信息中心
第二階段 試運行	3月28日 —5月28日	1.在第一階段修改完善基礎(chǔ)上繼續(xù)試運行，進一步完善系統(tǒng)； 2.頒布《南京農(nóng)業(yè)大學辦公自動化系統(tǒng)使用管理暫行辦法》。	黨  辦 校  辦 信息中心
全面啟用	5月29日	凡能通過OA系統(tǒng)處理的公文，不再紙質(zhì)辦理。	黨  辦 校  辦

注：根據(jù)第二階段試運行成熟情況，可適時全面啟用OA系統(tǒng)，但最遲不超過2011年5月29日。
四、工作要求
（一）明確人員、落實責任
各單位須落實1名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位OA工作，指定專人擔任OA秘書。OA秘書的職責是參加學校相關(guān)部門組織的業(yè)務(wù)培訓，負責本單位應(yīng)用OA系統(tǒng)的指導(dǎo)、信息處理（收集、轉(zhuǎn)送、發(fā)布）、軟件安裝、故障排除以及文檔管理等。
（二）分工協(xié)作、規(guī)范運行
學校黨委辦公室、校長辦公室負責OA系統(tǒng)上線試運行的組織、協(xié)調(diào)和督辦，確保OA系統(tǒng)啟用各項工作有序推進。
圖書與信息中心負責做好OA系統(tǒng)的調(diào)試安裝、安全管理、功能完善、人員培訓等技術(shù)支持與服務(wù)，保障OA系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。（圖書與信息中心聯(lián)系人：李恒貝、彭其軍，聯(lián)系電話：84396023，84396020）
各單位OA秘書與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)每天至少登錄一次辦公系統(tǒng)，及時處理網(wǎng)上公文，如因特殊原因無法使用系統(tǒng)，事前須在系統(tǒng)中授權(quán)他人代為處理公文。在試運行階段，為了促進辦公方式和習慣的轉(zhuǎn)變，OA秘書網(wǎng)上收文后應(yīng)及時通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)上網(wǎng)辦文。
（三）加強保密，確保安全
 在OA系統(tǒng)應(yīng)用過程中，用戶要嚴格執(zhí)行校園信息安全管理等相關(guān)規(guī)定，做好帳號安全管理工作；信息發(fā)布、文件辦理須根據(jù)信息等級按授權(quán)審批處理。在保密管理方面，實行“嚴格審查、注重防范、規(guī)范管理”和“誰主管、誰負責”的原則，各單位要嚴格遵守《中華人民共和國國家保密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定，加強對涉密存儲載體的保密管理，落實對各類上網(wǎng)信息的保密審查工作。涉密存儲載體嚴禁在OA系統(tǒng)上使用，國家秘密信息和工作秘密信息嚴禁在OA系統(tǒng)中傳輸處理。
（四）根據(jù)需要、定期培訓
建立OA系統(tǒng)培訓制度，按照OA系統(tǒng)功能，圖書與信息中心根據(jù)實際需要不定期對各單位OA秘書進行培訓。
（五）落實經(jīng)費、確保應(yīng)用
學校充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和OA系統(tǒng)應(yīng)用軟件，根據(jù)發(fā)展需要，做好軟件的擴展、升級或換代，保障經(jīng)費投入。各學院、各單位OA系統(tǒng)應(yīng)用所需經(jīng)費自行解決，若涉及到專項投入，按預(yù)算納入項目管理和實施。
各學院、各單位要高度重視OA系統(tǒng)的啟用工作，制訂實施方案，明確責任，認真抓好本單位OA系統(tǒng)建設(shè)、運行和管理，確保紙質(zhì)辦公向網(wǎng)上辦公的平穩(wěn)過渡。
工學院OA系統(tǒng)實施工作按照學校統(tǒng)一部署自行安排。