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超市盤點的一般過程之上半部分
所謂超市軟件,是指定期或臨時對庫存商品的實際數(shù)量進(jìn)行清查、清點的作業(yè),即為了掌握貨物的流動情況(入庫、在庫、出庫的流動狀況),對倉庫現(xiàn)有物品的實際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對,以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量。 一、超市軟件的定義 超市軟件方式通常有兩種:一種是定期超市軟件,即倉庫的全面超市軟件,是指在一定時間內(nèi),一般是每季度、每半年或年終財務(wù)結(jié)算前進(jìn)行一次全面的超市軟件。由貨品管理員會同倉庫保管員、財務(wù)會計一起進(jìn)行超市軟件對賬;二是臨時超市軟件,即當(dāng)倉庫發(fā)生貨品損失事故,或貨品保管員更換,或倉庫與貨品管理員認(rèn)為有必要超市軟件對賬時,組織一次局部性或全面的超市軟件。主要包括以下幾方面: 1)數(shù)量的超市軟件2)重量的超市軟件3)貨與帳的核對4)帳與帳的核對 二、超市軟件的目的 店鋪在營運過程中存在各種損耗,有的損耗是可以看見和控制的,但有的損耗是難以統(tǒng)計和計算的,如偷盜、賬面錯誤等。因此需要通過年度泛普軟件超市管理軟件來得知店鋪的盈虧狀況。 通過超市軟件,一來可以控制存貨,以指導(dǎo)日常經(jīng)營業(yè)務(wù);二來能夠及時掌握損益情況,以便真實地把握經(jīng)營績效,并盡早采取防漏措施。 具體來說,超市軟件可以達(dá)到如下目標(biāo): 1)店鋪在本超市軟件周期內(nèi)的虧盈狀況。 2)店鋪最準(zhǔn)確的目前的庫存金額,將所有商品的電腦庫存數(shù)據(jù)恢復(fù)正確。 3)得知損耗較大的營運部門、商品大組以及個別單品,以便在下一個營運年度加強(qiáng)管理,控制損耗。 4)發(fā)現(xiàn)并清除滯銷品、臨近過期商品,整理環(huán)境,清除死角。 三、超市軟件的流程 1、超市軟件前準(zhǔn)備 一般是提前一個月就會擬定一個超市軟件的計劃,不但需要確定一個超市軟件結(jié)存日期,還需確定初盤、復(fù)盤的日期、超市軟件負(fù)責(zé)人、復(fù)盤人員名單等,并通知店鋪、倉庫、協(xié)調(diào)各個部門進(jìn)行超市軟件前的相關(guān)準(zhǔn)備工作,如貨品歸類整理、未處理賬務(wù)的處理、貨品出入庫單據(jù)的處理、銷售數(shù)據(jù)的處理等。 我們中威公司每年3月、12月的2次大超市軟件都是提前一個月就發(fā)出大超市軟件通知,讓相關(guān)的各個部門做好大超市軟件的準(zhǔn)備工作。儲運部:一般會在超市軟件結(jié)存日前10天左右進(jìn)行封倉處理,讓倉庫的貨品不再有出入庫的流動,變?yōu)橥臓顟B(tài),以便倉庫進(jìn)行貨品的歸類整理:資訊部:一般會提前2天將各店鋪的超市軟件表分發(fā)給店鋪人員,并在中威DMS系統(tǒng)里做好超市軟件準(zhǔn)備。 2、初盤 初盤的時間一般設(shè)立在超市軟件結(jié)存日的第二天,或者是超市軟件結(jié)存日閉店后。 倉庫人員:在封倉對貨品進(jìn)行整理后就可開始初盤,一般根據(jù)貨品品牌、年份等信息進(jìn)行分類清點,將貨品信息準(zhǔn)確詳細(xì)地填寫在超市軟件清冊上,注明日期、品牌、年份、貨品編號、數(shù)量、初盤人員名字等,一式三份,倉庫初盤工作花費的時間為3天左右; 店鋪人員:店員根據(jù)貨品的存放和歸類情況,提前設(shè)定好分區(qū),在相應(yīng)的分區(qū)里按照從上到下,從左至右的方式,一件一件的對貨品進(jìn)行清點,將貨品信息準(zhǔn)確詳細(xì)地登記在超市軟件清冊上,注明日期、品牌、年份、貨品編號、數(shù)量、初盤人員名字等,一式三份,。店鋪初盤工作花費的時間為1、2天左右,期間會有銷售的貨品,需要在超市軟件清冊上注明,以便復(fù)盤人員復(fù)盤數(shù)量。 3、復(fù)盤 初盤結(jié)束后,即可進(jìn)行復(fù)盤。 復(fù)盤人員主要是根據(jù)初盤時的超市收銀軟件清冊到店鋪或到倉庫對貨品的數(shù)量、貨品編號進(jìn)行清點和復(fù)核工作,花費的時間一般在3、4天左右。 4、超市軟件數(shù)據(jù)的錄入 在錄入超市軟件數(shù)據(jù)前,資訊部會在DMS系統(tǒng)里進(jìn)行回推庫存的處理,并分品牌、分倉位生成各店鋪的超市軟件單,清零實盤數(shù)后,保存超市軟件單,等待超市軟件數(shù)據(jù)的錄入。 超市軟件數(shù)據(jù)的錄入目前分為2種方式,一種是交資訊部EDP手工錄入DMS,一種是店員在POS系統(tǒng)錄入,上傳至終端,由資訊部導(dǎo)入DMS。第一種方式,因各辦EDP的人員有限,需要花費的時間一般在7—10天左右;第二種方式,店員錄入超市軟件單花費的時間一般在2—3天左右,上傳后導(dǎo)入DMS系統(tǒng)需花費1、2天時間。 5、超市軟件差異的核對 超市軟件數(shù)據(jù)錄入完畢后即可生成超市軟件差異單,根據(jù)貨品盤盈虧情況對貨品進(jìn)行差異核對,清查差異原因。一般由資訊部與店鋪或倉庫之間進(jìn)行這個差異清查,差異的原因有以下幾方面: 1)資訊部EDP或店員在錄入超市軟件數(shù)據(jù)時有錯錄、漏錄的情況發(fā)生 2)超市軟件時發(fā)生漏盤、重盤、錯盤現(xiàn)象,導(dǎo)致超市軟件結(jié)果出現(xiàn)錯誤 3)超市軟件前貨品銷售、調(diào)撥數(shù)據(jù)未結(jié)清,使系統(tǒng)賬面數(shù)不準(zhǔn)確 4)貨品出入庫數(shù)據(jù)存在誤差 5)貨品因損壞、丟失等造成的差異 6)因系統(tǒng)管理制度或流程不完善,造成的系統(tǒng)賬面數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確 超市軟件差異的核對資訊部與各店鋪之間花費的時間是比較長的,一般在15天到25天左右,主要是根據(jù)各店鋪差異情況和店鋪數(shù)量來決定的。若各店鋪貨品的賬面情況清楚明了,那核對起來就會很簡單;若各店鋪貨品的賬面混亂,出入庫記錄太過頻繁,核對起來就會比較麻煩。
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