建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責(zé)和要求：管理要求

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗(yàn)收與移交等。

（一）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)所有收文應(yīng)在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進(jìn)行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收文人員簽字。

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

當(dāng)不同類型的監(jiān)理文件資料之間存在相互對(duì)照或追溯關(guān)系（如監(jiān)理通知與監(jiān)理通知回復(fù)單）時(shí)，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)文件資料的編號(hào)和存放處。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理人員應(yīng)檢查監(jiān)理文件資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄是否真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料以及存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件資料必須符合文件資料歸檔要求，如用碳素墨水填寫或打印生成，以滿足長(zhǎng)期保存的要求。

對(duì)于工程照片及聲像資料等，應(yīng)注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

涉及建設(shè)單位的指令、設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應(yīng)將其復(fù)印件公布在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)專欄中。

（二）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

對(duì)于需要傳閱的，應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并在文件傳閱紙上注明，將文件傳閱紙隨同文件資料一起進(jìn)行傳閱。也按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件資料空白處，代替文件傳閱紙。

每一位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件資料傳閱期限不應(yīng)超過該文件資料的處理期限。傳閱完畢后，文件資料原件應(yīng)交還信息管理人員存檔。

（三）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁標(biāo)注“急件”字樣。

所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體日期）。收件人收到文件后簽名。

發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人只是確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。

文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后應(yīng)簽名并注明日期。

發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在文件資料目錄中予以記錄。

（四）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、等級(jí)和傳閱工作程序后，必須進(jìn)行科學(xué)的分類后進(jìn)行存放。這樣既可以滿足工程項(xiàng)目實(shí)施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)備有存放監(jiān)理文件資料的專用柜和用于監(jiān)理文件資料分類存放的專用資料夾。大中型工程項(xiàng)目監(jiān)理信息應(yīng)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)及監(jiān)理與相關(guān)服務(wù)內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門應(yīng)明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗(yàn)收程序等，并結(jié)合項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)自身的業(yè)務(wù)工作開展情況進(jìn)行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進(jìn)行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)信息管理部門應(yīng)注意建立適宜的文件資料存放地點(diǎn)，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。

資料夾裝滿或工程項(xiàng)目某一分部工程或單位工程結(jié)束時(shí)，相應(yīng)的文件資料應(yīng)轉(zhuǎn)存至檔案袋，袋面應(yīng)以相同編號(hào)予以標(biāo)識(shí)。

（五）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求

（1）歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

（2）文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（3）文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。

（4）文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。

（5）文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

（9）文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。

2.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

（1）組卷原則及方法

1）組卷應(yīng)遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；

2）一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，應(yīng)按單位工程組卷；

3）監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

（2）組卷要求

1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm；

2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

（3）卷內(nèi)文件排列

1）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

3.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格遵循保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則

（六）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗(yàn)收與移交

1.驗(yàn)收

城建檔案管理部門對(duì)需要?dú)w檔的建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗(yàn)收要求包括：

（1）監(jiān)理文件資料分類齊全，系統(tǒng)完整；

（2）監(jiān)理文件資料的內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確反映了建設(shè)工程監(jiān)理活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；

（3）監(jiān)理文件資料已整理組卷，組卷符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定；

（4）監(jiān)理文件資料的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，簽章手續(xù)完備；

（5）文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

對(duì)國家、省市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門參加。

為確保監(jiān)理文件資料的質(zhì)量，編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門等要對(duì)歸檔的監(jiān)理文件資料進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。對(duì)不符合要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊。

2.移交

（l）列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案（監(jiān)理文件資料）。

（2）停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。

（3）對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)組織工程監(jiān)理單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善監(jiān)理文件資料，對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。

（4）建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交工程檔案（監(jiān)理文件資料），應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

（5）工程監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。

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