如何構(gòu)建工程項目管理企業(yè)知識管理框架

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現(xiàn)代工程項目正在朝著大型化、規(guī)?；?、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，項目的復(fù)雜度較之以往呈指數(shù)級倍增，在建設(shè)投資力度不斷增加的情況下，工程項目的質(zhì)量、進(jìn)度需要通過更嚴(yán)格的監(jiān)控和管理，才能得到保證。因此"全面詳細(xì)計劃、嚴(yán)格按計劃實施、及時反饋更新、嚴(yán)密跟蹤對比"的現(xiàn)代工程項目管理模式需要得到全面的實施，單單通過人力已經(jīng)無法實現(xiàn)，而單純的采用計算機(jī)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)以及簡單的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理模式在實踐中也難以達(dá)到實際的管理要求。在這個基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為現(xiàn)代工程項目管理企業(yè)要實現(xiàn)現(xiàn)代工程項目管理模式，需要轉(zhuǎn)向知識型管理企業(yè)，構(gòu)建企業(yè)知識管理的理論和實踐框架，并結(jié)合計算機(jī)技術(shù)，將知識形成為管理中的利劍，本文提出了構(gòu)建工程項目管理企業(yè)知識管理框架的設(shè)想。 知識管理業(yè)已成為當(dāng)今企業(yè)信息化最為熱門的話題，通過早期的信息化，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到信息對于企業(yè)發(fā)展、競爭力獲取具有巨大的影響力。信息本身是一種稍縱即逝的信號，使企業(yè)認(rèn)識周圍環(huán)境的變化，了解自身的變化，從而對機(jī)會和威脅、優(yōu)勢和劣勢做出正確的判斷，但是信息本身的因素也決定了信息所能給企業(yè)帶來的只能是短暫的競爭優(yōu)勢，這也是很多企業(yè)瞬間成長，也瞬間轟然倒下的直接原因，因為這種資源是極其有限的。但是信息化能夠為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢，雖然這種優(yōu)勢不能說是永世長存，但是也能夠使持久的，這就是通過信息技術(shù)實現(xiàn)的企業(yè)新的資源優(yōu)勢，這種資源來自于知識，或者說就是知識本身。 工程項目管理的歷史悠久，自古就有，千百年來所積累的經(jīng)驗通過各種途徑不斷的傳播，但是效果則有限。很多缺乏經(jīng)驗的項目管理人員依然是在實踐的失敗中積累自己的經(jīng)驗，這就給工程項目實施過程帶來了不可估量的損失，直接影響到工程的質(zhì)量和工程項目管理企業(yè)的形象。我們設(shè)想，如果工程項目管理企業(yè)能溝建立一個知識的共享、傳播、交流、創(chuàng)新的機(jī)制，使企業(yè)內(nèi)部人員在專業(yè)知識方面通過有目標(biāo)的討論、考核、獎勵，不斷沉淀管理中的經(jīng)驗，并不斷從經(jīng)驗中提取有價值的知識，將可以形成企業(yè)在行業(yè)內(nèi)部獨一無二的資源。這種資源將給企業(yè)帶來降低成本和提高服務(wù)水平的雙重功效，將給企業(yè)帶來競爭中的優(yōu)勢。 在回顧信息給企業(yè)帶來的價值時，我們發(fā)現(xiàn)，信息的價值其實是有限的，而捕捉信息價值的能力才是關(guān)鍵。這種能力在過去往往需要精力充沛、聰明過人、魅力十足的企業(yè)領(lǐng)袖來提供，但是當(dāng)面對復(fù)雜、大型的工程項目，無數(shù)的瑣碎數(shù)據(jù)和各方各面的影響，沒有哪個企業(yè)可以提供足夠多的領(lǐng)袖人物來提供這種能力，人才的危機(jī)，實質(zhì)上是能力的危機(jī)，而能力的培養(yǎng)來自于知識。這種知識來自于企業(yè)外部，還是企業(yè)內(nèi)部？這種知識是獨享，還是分享？答案不言自明。況且企業(yè)也必須在提供一種公平、公正的機(jī)制的前提下，這樣的答案才不至于顯得幼稚可笑。 那么我們考慮在工程項目管理企業(yè)中構(gòu)建怎樣一種知識管理的框架，幫助企業(yè)向著知識型企業(yè)方向前景，幫助企業(yè)在發(fā)展中把握住知識資源的競爭優(yōu)勢。今天的企業(yè)信息化，必須是知識化、學(xué)習(xí)化。 從知識管理的含義出發(fā)，我們首先需要認(rèn)識到企業(yè)知識管理不是對知識進(jìn)行收集、處理、傳播的簡單概念，而是圍繞企業(yè)知識進(jìn)行業(yè)務(wù)運作和管理的概念，在這樣的概念下，知識管理就不是獨立于企業(yè)業(yè)務(wù)部門之外的異物了。而通過知識管理的工具和方法，可以為業(yè)務(wù)部門提供足夠的智力支持。 我們認(rèn)為知識管理中最重要的兩點分別是建立支持企業(yè)知識共享、創(chuàng)新的平臺和促進(jìn)該平臺運作的機(jī)制。我們圍繞這兩點構(gòu)建企業(yè)知識管理的大框架。 知識共享
知識共享是一個備受爭議的話題，尤其在競爭的環(huán)境下，個人通過學(xué)習(xí)和實踐所積累的知識是個人競爭力的體現(xiàn)，對于企業(yè)而言，更是不愿意將核心的技術(shù)和知識讓競爭對手獲得，以保持自身的競爭優(yōu)勢。但是這是一個快速發(fā)展的時代，任何依賴于固有技術(shù)和知識的競爭優(yōu)勢都是短暫的，企業(yè)的知識和個人的知識只有在積極的自我提升和知識交換中，才能夠判斷新知識和新技術(shù)的影響，及時將這種影響引入到業(yè)務(wù)過程和管理中，保持著不落后于時代的競爭力。 知識共享由知識的整理、傳播等具體活動來實現(xiàn)，建立企業(yè)知識共享平臺就是使這些活動能夠正確、公平、合理的進(jìn)行。 工程項目管理企業(yè)中的知識可以分為概念性的知識和實踐經(jīng)驗知識兩類，概念性的知識中包括企業(yè)的文化內(nèi)涵、規(guī)章制度、工程項目管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識等，實踐經(jīng)驗知識包括項目過程中的合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、投資管理等動態(tài)的內(nèi)容，以及在實踐中積累的客戶知識、相關(guān)合作伙伴知識、供應(yīng)商知識等，這些知識較為隱性，但價值也更高。 這些知識首先需要通過一定的方法進(jìn)行整理才能夠變得容易被接受，對于概念性的知識，目前一般采用編碼和分類技術(shù)，通過文檔的規(guī)整，利用今天快速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使之變得非常容易被檢索和查閱，今天的信息技術(shù)還提供了網(wǎng)絡(luò)信息共享的平臺，通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，企業(yè)中的每個人都可以及時地獲知企業(yè)中最新的知識變更，如規(guī)章制度的修訂、企業(yè)重要事件的發(fā)生、工程項目管理新理論和新方法。對于實踐經(jīng)驗知識則采用知識倉庫的技術(shù)，將相關(guān)信息按照主題進(jìn)行存儲，通過制定具體的管理作業(yè)規(guī)則，再對作業(yè)中收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化、分割和抽取，構(gòu)建出二維或者多維的、易于理解的模型。 知識的傳播是使知識開始產(chǎn)生價值的第一步，企業(yè)的知識傳播平臺建設(shè)實質(zhì)上構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部的知識流，換句話說，知識的流動使企業(yè)資源流動中的一種，和資金一樣會產(chǎn)生價值。對于一個企業(yè)的新手，通過知識的主動索求和有目的的培訓(xùn)，可以成長為有價值的專家，從而成為企業(yè)的財富，在知識的傳播中，企業(yè)的文化和技術(shù)管理知識同時滲透到員工思想深處，這是企業(yè)打造優(yōu)質(zhì)精干隊伍的利器。 知識傳播有兩種途徑，一種稱之為知識的轉(zhuǎn)化，一種是人員間的交流。在很多學(xué)者的研究基礎(chǔ)上，目前已經(jīng)有不少知識的轉(zhuǎn)化框架模型，主要共同特征是方向性、價值性強(qiáng)、可以被書面化，很多時候是推-拉共同作用的結(jié)果。上述兩類知識的傳播過程也有所不同，對于較為顯性的概念性知識，主要通過企業(yè)的定期發(fā)布和員工的自我學(xué)習(xí)領(lǐng)悟；對于較為隱性的經(jīng)驗性知識，主要通過人員間的交流，輔之以定期的培訓(xùn)，由有經(jīng)驗的項目經(jīng)理，將工作中的知識制作成文檔或者PPT，通過培訓(xùn)傳授給其他人員，而新手也可以通過信息系統(tǒng)輔助的歷史管理記錄的模型化顯示內(nèi)容，了解以往的項目管理過程。 知識傳播的工具主要由企業(yè)信息系統(tǒng)中的檢索、溝通工具組成?，F(xiàn)代檢索工具已經(jīng)變得更加智能化，通過企業(yè)門戶中的搜索引擎，任何員工都可以獲取其所需要的經(jīng)過過濾和精確定位的知識，提高了員工獲取知識的效率和準(zhǔn)確性。企業(yè)及時通訊工具，如MSN、QQ、E-mail等的應(yīng)用，方便了企業(yè)內(nèi)部員工之間的及時溝通。Chatting Room、BBS等提供了員工圍繞工作中的某些主題進(jìn)行出謀劃策的場所，不但記錄了各種實踐的工具和方法，并且可以從中激發(fā)出創(chuàng)新的火花。Visual Meeting 通過應(yīng)用多媒體工具使總指揮坐在辦公室里就可以組織會議，視頻信息通過寬帶網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)到每個參會者的終端，不但詳細(xì)的記錄了會議的過程，而且可以回顧會議中的重要信息，避免了會議紀(jì)要中對內(nèi)容的理解偏差和對會議信息的錯誤傳達(dá)。這些工具可以根據(jù)項目的實際情況進(jìn)行配置，因為工程項目很大的一個特點是流動性強(qiáng)、地理范圍大小不一、施工環(huán)境設(shè)施配置較為落后，但是需要注意的是，知識管理的工具是配合知識管理理論和思想而配置，工具的缺乏不應(yīng)該導(dǎo)致管理的松懈。 因此知識管理的共享平臺需要建立在企業(yè)知識管理思想理論的實踐上，通過信息化手段建立共享的規(guī)則，提供共享的工具，保證知識共享推動企業(yè)向知識型管理型方向前進(jìn)。 知識創(chuàng)新
知識創(chuàng)新是在企業(yè)內(nèi)部已有資源和技術(shù)等條件下，為了提高生產(chǎn)和管理效率或者降低成本和追求產(chǎn)品差異化而進(jìn)行的有目的的活動。企業(yè)因為創(chuàng)新而存在，因為缺乏創(chuàng)新而死亡，這是永恒不變的規(guī)律。在工程項目建設(shè)管理中，專業(yè)知識是根本，而隨著建設(shè)技術(shù)本身的發(fā)展，管理知識也需要依靠創(chuàng)新來獲得控制力，從而有能力保障工程質(zhì)量、進(jìn)度、財務(wù)被控制在規(guī)定范圍之內(nèi)。知識創(chuàng)新將給未來的工程項目管理企業(yè)帶來新的競爭力。 知識創(chuàng)新平臺是建立在知識共享平臺基礎(chǔ)之上的，一般認(rèn)為知識創(chuàng)新較之知識共享更為復(fù)雜，很多學(xué)者期望通過采用人工智能的方式來幫助企業(yè)創(chuàng)造知識，但是目前就實踐而言，鮮有成功的案例。我們認(rèn)為知識創(chuàng)新和企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)和組織管理都密切相關(guān)，企業(yè)知識管理不應(yīng)該缺少知識創(chuàng)新這一個環(huán)節(jié)，但是知識創(chuàng)新也不是單純的依靠知識管理工具來提供，更多的是依靠企業(yè)員工的創(chuàng)造性發(fā)揮，依靠的是有創(chuàng)新精神的人，因此目前知識創(chuàng)新平臺的主要貢獻(xiàn)在于激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)造力，將創(chuàng)新精神融入到企業(yè)文化之中，使員工將創(chuàng)新作為一種對工作精益求精的追求，我們認(rèn)為這是構(gòu)筑企業(yè)競爭優(yōu)勢的核心源泉。 知識創(chuàng)新平臺需要據(jù)有以下幾個要素： 一是主動引入外界新理論和新工具； 二是不斷對項目管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行反?。? 三是將有建設(shè)性的建議不斷付諸于試點實施，積累經(jīng)驗； 四是定期將創(chuàng)新成果發(fā)布和共享。 知識創(chuàng)新的結(jié)果將使企業(yè)具備對外部商務(wù)環(huán)境的主動適應(yīng)力，但是傳統(tǒng)意義上說知識的創(chuàng)新需要專門的研究資源投入，而其回報具有周期長且不確定性大的特點，屬于企業(yè)的戰(zhàn)略風(fēng)險投資。而知識創(chuàng)新平臺的建設(shè)目前多居于理論狀態(tài)，對于創(chuàng)新來自于實驗室還是工作環(huán)境，尚在爭論之中，對于知識創(chuàng)新與信息化相結(jié)合的理論，更是有待進(jìn)一步研究和開拓，但是對于企業(yè)而言，可以參考這些理論進(jìn)行管理制度上的局部革新，或許能夠得到意想之外的結(jié)果。 知識管理推進(jìn)劑
知識管理中的第二個重要要素是對知識共享和創(chuàng)新平臺的推動機(jī)制，該機(jī)制是保證知識管理能夠產(chǎn)生價值的根本。這套機(jī)制主要是企業(yè)管理中的獎懲激勵機(jī)制在知識管理平臺建設(shè)中的應(yīng)用。根據(jù)激勵理論的原理，我們認(rèn)為可以采取壓力和獎勵并舉的措施。 雖然一般認(rèn)為對于非創(chuàng)造性的工作，壓力可以較大程度的提高工作效率，避免人的惰性影響，但是我們認(rèn)為在知識型企業(yè)中，壓力依然是一種推進(jìn)知識成果共享和創(chuàng)新的有效因素。尤其在工程項目管理過程中，復(fù)雜繁瑣的事務(wù)處理往往容易消磨管理人員的意志，由于知識的積累和產(chǎn)生價值非一朝一夕之功，這種長期的超出原來職責(zé)范圍的努力，由于在短期內(nèi)很難看到成果，需要加以一定的約束力量才能夠得到保證。因此，通過制定各種定期和不定期的考核和抽查辦法，一方面體現(xiàn)出企業(yè)管理層對于知識管理建設(shè)的重視程度，另一方面對于不符合要求的員工行為的懲罰，也將保持員工對企業(yè)進(jìn)行知識管理平臺建設(shè)的責(zé)任感。 但是我們也認(rèn)識到處于壓力下的人員，本身會產(chǎn)生一種尋求解脫壓力的方法的欲望，一種欲望便是更好的工作，逐漸適應(yīng)于新的環(huán)境，另一種欲望則是尋找考核或者抽查中的漏洞，通過鉆漏洞，避免懲罰。很明顯，后者應(yīng)該是企業(yè)管理過程中必須極力避免出現(xiàn)的情況。對此我們提出了獎罰并舉的手段，通過獎勵在知識管理平臺建設(shè)中積極努力的人員，增強(qiáng)企業(yè)員工前一種欲望產(chǎn)生的可能性；通過獎勵對知識管理平臺建設(shè)起推動作用的人員，增強(qiáng)企業(yè)員工在工作中相互幫助和交流知識經(jīng)驗的積極性；通過獎勵在知識管理平臺中提出或發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新方法和工具的人員或小組，增強(qiáng)企業(yè)員工積極的知識創(chuàng)新欲望。由此可以將對企業(yè)知識管理有利的人員潛力發(fā)掘出來，并且不斷增強(qiáng)這種知識共享和創(chuàng)新的意識，形成學(xué)習(xí)型組織的思維模式和企業(yè)文化。 獎罰并舉需要做到公正合理。根據(jù)激勵理論，公平的感覺將使員工感受到自身的價值，當(dāng)處于實現(xiàn)個人價值的需求階段時，公平將導(dǎo)致員工的忠誠和努力，而不公平的言行將導(dǎo)致員工的士氣下降，效率降低，上述后一種欲望便會自然滋生。要保證考核的公平性，一方面要使考核標(biāo)準(zhǔn)和考核過程透明化，一方面要從員工對考核的看法和建議中積極吸取有益的內(nèi)容。 在工程項目管理的知識管理建設(shè)考核中，對員工參與平臺建設(shè)的積極程度，可以通過考核員工在管理工作中的心得帖子數(shù)目、對其它員工提出問題的解決方案提供數(shù)目和質(zhì)量、員工使用交流工具的頻率、對知識共享平臺建設(shè)的合理化建議提出數(shù)目、工程項目管理過程和系統(tǒng)中數(shù)據(jù)記錄的及時率、正確率等；對員工獲得新知識的量化考核，可以通過月末或季末指定知識學(xué)習(xí)的標(biāo)準(zhǔn)化考核成績，新想法、新工具應(yīng)用和創(chuàng)造在交流會議中的演示頻次，以及對外部知識的引入數(shù)量；對員工將新知識應(yīng)用到實踐工作的考核，可以通過項目管理中新工具的應(yīng)用頻次、理論的實踐應(yīng)用轉(zhuǎn)化成果等進(jìn)行。 這些考核的特點就在于對員工過程可透明化、指標(biāo)可量化，在設(shè)定某些最低考核指標(biāo)基礎(chǔ)上，做到獎懲公平，將推動企業(yè)知識管理建設(shè)的進(jìn)行。 由于知識管理建設(shè)和企業(yè)信息化的結(jié)合，使得考核也變得透明、公平、有效而且低成本。在信息系統(tǒng)中，通過建設(shè)知識共享的平臺，可以方便的記錄每個員工參與企業(yè)知識管理建設(shè)的各種活動，在需要考核的時候進(jìn)行快速的統(tǒng)計和顯示，并根據(jù)指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行各項排名，并可向外公布，甚至有些項目可以進(jìn)行動態(tài)排名，每個員工都可以在自己的首頁上看到目前排名最前的人員和他們的貢獻(xiàn)數(shù)量。而對于各種創(chuàng)新和實踐則通過大事記、重要新聞等的形式發(fā)布簡要記錄，通過知識管理平臺進(jìn)行詳細(xì)的內(nèi)容介紹，考核得分則根據(jù)權(quán)重增加到個人貢獻(xiàn)數(shù)量中。信息系統(tǒng)還將及時反映出工程項目管理的進(jìn)度、質(zhì)量、財務(wù)信息，這些信息可以轉(zhuǎn)化為知識，及時、正確的記錄的考核結(jié)果也可以相應(yīng)的轉(zhuǎn)換為個人貢獻(xiàn)數(shù)量。通過信息系統(tǒng)透明化考核指標(biāo)和規(guī)則，使考核結(jié)果可信，將使員工感覺到公平，將有效的推動企業(yè)知識管理建設(shè)的進(jìn)程。 總結(jié)
工程項目管理企業(yè)的發(fā)展需要向著知識型組織的方向轉(zhuǎn)型，企業(yè)知識管理建設(shè)是保障轉(zhuǎn)型成功的關(guān)鍵要素之一，本文就工程項目管理企業(yè)知識管理建設(shè)框架進(jìn)行了理論的闡述。由于有效的知識管理不但可以幫助企業(yè)提高管理的效率、促進(jìn)企業(yè)內(nèi)人才的成長，而且可以產(chǎn)生企業(yè)獨有的對內(nèi)外技術(shù)管理環(huán)境變化的敏感度和判斷力，為企業(yè)帶來競爭中的主動權(quán)和資源優(yōu)勢。因此工程項目管理企業(yè)在信息化建設(shè)的同時，從戰(zhàn)略發(fā)展角度出發(fā)，更多的思考如何將企業(yè)知識轉(zhuǎn)化成為企業(yè)競爭力，從而因地制宜的進(jìn)行企業(yè)知識管理建設(shè)，對企業(yè)未來發(fā)展將起到積極有效的影響。