收票登記
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財務(wù)人員在收到發(fā)票時，應(yīng)該對其真實性進行查驗，查驗無誤將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中。
一、在工程企業(yè)中收票登記常見的問題
1、對收到的紙質(zhì)發(fā)票管理不規(guī)范，經(jīng)常容易出現(xiàn)遺失或者損壞，影響項目原始資料的完整性。
2、項目上的所有發(fā)票都直接放在一起，沒有進行分類整理，后續(xù)要查找的時候十分不便。
3、傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票在進行數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計上也十分不方便，領(lǐng)導(dǎo)要數(shù)據(jù)半天拿不出來。
4、收票后意味著要付款，然而在有的公司，財務(wù)人員與供應(yīng)商互相串通，私下商量條件，將發(fā)票金額填大，導(dǎo)致公司需要支付的費用增加，財務(wù)人員從中吃回扣。
5、對于發(fā)票登記的真實性和完整性，缺乏規(guī)范的審核機制，當(dāng)財務(wù)人員在付款時發(fā)現(xiàn)所收到的發(fā)票有問題時，不知道找誰負責(zé)，各人員之間互相推諉。
二、系統(tǒng)的管控點及作用
1、在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，能夠?qū)Πl(fā)票類型進行分類管理，比如勞務(wù)、材料、租賃、分包這幾類，以后在進行各類型成本總額統(tǒng)計和開票情況統(tǒng)計時，可以在查詢條件中直接輸入相關(guān)類型即可，分類查詢更加方便。
2、可以將收票情況與采購、分包等業(yè)務(wù)掛鉤，查看對應(yīng)的供應(yīng)商、分包商是否會開發(fā)票，開票是否及時等，便于之后選擇更加合適的供應(yīng)商進行合作。
3、可以將紙質(zhì)發(fā)票拍照或者掃描后上傳到附件中，便于其他人員進入系統(tǒng)，對發(fā)票真實性的監(jiān)管，避免出現(xiàn)無中生有的情況，實現(xiàn)了收票工作的透明化、陽光化管理。
4、財務(wù)人員在收到發(fā)票后，第一時間應(yīng)該檢查其真?zhèn)危缓髮l(fā)票的詳情錄入系統(tǒng)中，在填報人處寫上自己的名字，表明自己對發(fā)票的真?zhèn)呜撠?zé)，然后提交給財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、工程部領(lǐng)導(dǎo)以及公司總經(jīng)理進行審核，各部門領(lǐng)導(dǎo)保證自己職權(quán)范圍內(nèi)的信息準(zhǔn)確、合法，日后發(fā)現(xiàn)發(fā)票真?zhèn)斡袉栴}時，通過審批記錄可以將責(zé)任落實到人頭。
5、在傳統(tǒng)的審核模式下，財務(wù)部需要拿著發(fā)票和其他紙質(zhì)手續(xù)文件跑到各個辦公室去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，碰上領(lǐng)導(dǎo)不在辦公時，嚴(yán)重耽誤審批進行，進而耽誤付款進度，并且一般的項目部和總公司都是分屬異地，審核更加不便。通過泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)，審核工作都是在線上進行，財務(wù)人員保存并提交審核后，財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)打開系統(tǒng)就可以查看待審批信息，點進去進行審批，然后傳遞到下一個審批人的系統(tǒng)中，審核時效性大大提高。
三、泛普軟件中的收票登記單據(jù)
在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，由財務(wù)人員負責(zé)收票工作并填寫此單據(jù)。
1、基本信息
收票登記單據(jù)主要包含開票類型、項目名稱、收款單位、付款單位、發(fā)票類型、發(fā)票號碼、發(fā)票金額、開戶行及賬號、地址電話、納稅人識別號、填報人、日期等內(nèi)容。
2、附件上傳
可以將紙質(zhì)發(fā)票拍照或者掃描上傳到附件中，其他人員想查詢發(fā)票時，直接在系統(tǒng)中就可以實現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)票與電子發(fā)票同時查詢，數(shù)據(jù)的完整性和真實性都能得到保證。支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對收票登記進行多級審批，首先由填寫單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、項目部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進行審核，還可以查看完整的審批流過程。
四、泛普軟件中的收票登記列表
收票登記列表主要顯示所有的收票登記單據(jù)。
1、在列表中支持多種自定義查詢條件，支持模糊查詢，支持將常用查詢條件進行保存。假如想查詢某個供應(yīng)商一共開了多少次發(fā)票時，就可以通過篩選供應(yīng)商進行查詢，在輸入供應(yīng)商名稱的時候不用輸入全稱，只需要輸入關(guān)鍵詞即可，如下圖所示。
2、還能將查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式，在Excel表中進行編輯整理，比如將收票登記單和材料付款單都導(dǎo)出來，比對標(biāo)記未付款的業(yè)務(wù)。
3、能將查詢出來的列表打印出來，裝訂封存。
4、通過點擊報表中的藍色字體，可以直接鏈接到對應(yīng)詳細信息中，實現(xiàn)快速聯(lián)查。比如點擊發(fā)票號碼就可以進入該發(fā)票登記的詳情頁，點擊收票單位就可以進入該單位的信息詳情頁。
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