項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

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　　項(xiàng)目經(jīng)理需要按時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，需要制定項(xiàng)目計(jì)劃，遇到了哪些問(wèn)題，然后和團(tuán)隊(duì)成員制定解決方案，確保整個(gè)計(jì)劃可以順利的進(jìn)行，因此項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤使項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié).

　　一、項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

　　1、信息實(shí)時(shí)

　　首先，項(xiàng)目跟蹤有助于及時(shí)了解項(xiàng)目最新情況，獲取最準(zhǔn)確的信息。每位項(xiàng)目參與者都需要立即看到項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展。這對(duì)于高層管理人員和代表團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出項(xiàng)目最高層面的決策至關(guān)重要。使用泛普軟件，就能很輕松向高級(jí)管理層進(jìn)行匯報(bào)。通過(guò)跟蹤項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目目標(biāo)和活動(dòng)可以保持一致。團(tuán)隊(duì)成員可以保持聯(lián)系，看著目標(biāo)變成現(xiàn)實(shí)。

　　2、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

　　使用項(xiàng)目跟蹤，問(wèn)題無(wú)處隱藏，萌芽中的問(wèn)題能在瞬間識(shí)別。領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)采取行動(dòng)，重新控制局面。團(tuán)隊(duì)成員可以提供幫助，相互鼓勵(lì)，把工作完成。問(wèn)題解決有助于保持項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)，允許資源把時(shí)間花在重要的事情上。一旦問(wèn)題得到解決，項(xiàng)目就會(huì)回到正軌，成功就會(huì)近在眼前。

　　3、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)動(dòng)力

　　協(xié)作是每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵因素。如果每個(gè)成員都清楚自己的角色，他們就能朝著團(tuán)隊(duì)目標(biāo)努力。隨著項(xiàng)目的發(fā)展，任務(wù)列表每天都在減少，團(tuán)隊(duì)繼續(xù)和完成項(xiàng)目的動(dòng)力增強(qiáng)。通過(guò)攜手合作以及創(chuàng)建授權(quán)團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目跟蹤使所有人都參與進(jìn)來(lái)，并保持一致的意見(jiàn)。

　　4、簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的報(bào)告

　　報(bào)告通常是項(xiàng)目經(jīng)理需要完成的一項(xiàng)痛苦任務(wù)。高級(jí)管理人員希望在一瞬間獲得對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的整體看法。為了管理和跟蹤項(xiàng)目，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，能使報(bào)告快速而簡(jiǎn)單。時(shí)間非常寶貴，把所有信息放在同一處，并在需要時(shí)提供詳細(xì)信息，這非常適合向高級(jí)管理人員報(bào)告的情況。

　　二、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤工作的步驟

　　1、制定項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間表計(jì)劃

       是重中之重，項(xiàng)目人員多了，又要了解項(xiàng)目進(jìn)度，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理做出詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間。在計(jì)劃制定時(shí)，要盡可能地把任務(wù)細(xì)分，任務(wù)的先后關(guān)系定好。并通過(guò)對(duì)每一位參與員工的工作能力、工作效率等的把握來(lái)將任務(wù)放到人身上并定下來(lái)完成時(shí)間。

　　2、明確人員分工，定好截止時(shí)間

　　這一步看似簡(jiǎn)單，卻直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目能否正常完成。所以，在項(xiàng)目計(jì)劃階段，我們一定花足夠多的時(shí)間做好項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，在分解項(xiàng)目任務(wù)時(shí)，顆粒度盡量細(xì)一些，確保分工到人，并確定好截止時(shí)間。

　　3、優(yōu)化作業(yè)流程，確定工作標(biāo)準(zhǔn)

　　項(xiàng)目計(jì)劃從制定到結(jié)束，并不是一成不變的，要根據(jù)項(xiàng)目的情況進(jìn)行優(yōu)化。項(xiàng)目組成員間的作業(yè)流程，無(wú)論是通過(guò)郵件還是項(xiàng)目管理工具溝通，在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上一定要明確清楚。比方說(shuō)IT項(xiàng)目，我們可以把作業(yè)流程分為需求收集、需求內(nèi)審、需求評(píng)審、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、上線，每個(gè)流程由某位或多位負(fù)責(zé)，任務(wù)狀態(tài)變更后，再進(jìn)入到下一個(gè)流程。確定流程后要確定工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　4、定期檢查項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)/里程碑

　　很多時(shí)候我們會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目，或是還有很多其他日常工作，如何保障項(xiàng)目正常運(yùn)行，這需要我們時(shí)常檢查項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)/里程碑，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中可能的風(fēng)險(xiǎn)。

　　5、項(xiàng)目成員的溝通

　　跟進(jìn)項(xiàng)目是需要細(xì)心和耐心，而且要經(jīng)常與項(xiàng)目組成員溝通，把項(xiàng)目經(jīng)理要的目標(biāo)和要求時(shí)時(shí)傳達(dá)下去，并讓結(jié)果及時(shí)反饋上來(lái)。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的溝通非常重要，要保項(xiàng)目進(jìn)度的信息透明。如果甲已經(jīng)做好某件事，需要乙做另外的事，如果沒(méi)有溝通，乙可能壓根就不知道，這樣項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)延誤。

　　三、項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

　　1、項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐發(fā)展的驅(qū)使

　　項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展總是隨著項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐的發(fā)展而發(fā)展，30 多年的變化史也正說(shuō)明了這一點(diǎn)，如多項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)和企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的出現(xiàn)，項(xiàng)目投資組合分析工具的應(yīng)用等。因此，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展會(huì)和項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐的發(fā)展保持一致。

　　2、項(xiàng)目特征變化的驅(qū)使

　　近幾年來(lái)由于項(xiàng)目管理的廣泛應(yīng)用，項(xiàng)目型公司逐漸涌現(xiàn)出來(lái)，這些項(xiàng)目往往分散在全國(guó)甚至世界各地，此外，虛擬團(tuán)隊(duì)、虛擬建設(shè)也逐漸得到應(yīng)用，因此，虛擬化和分布化成為一個(gè)趨勢(shì)，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的功能也將逐漸增加這部分功能。

　　3、技術(shù)進(jìn)步的驅(qū)使

　　ICT 術(shù)的發(fā)展相當(dāng)快，隨著JAVA 技術(shù)的成熟，C/S 結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目管理軟系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)向了 B/S 結(jié)構(gòu)，有人預(yù)測(cè)，B/S 結(jié)構(gòu)將成為一種趨勢(shì)。另外，隨著項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的種類(lèi)越來(lái)越多，各個(gè)軟件之間的數(shù)據(jù)交換成為一大問(wèn)題，因此，制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)成為將來(lái)的又一趨勢(shì)。

　　4、客戶應(yīng)用需求的驅(qū)使

　　項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)是面向客戶的客戶的需求往往帶來(lái)軟件功能的變化雖然目前一些溝通與協(xié)同功能還沒(méi)有完全提供，如聊天、在線會(huì)議、專(zhuān)題討論等，但隨著項(xiàng)目特征的變化，溝通與協(xié)同功能將會(huì)得到加強(qiáng)。

　　項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)總是伴隨著項(xiàng)目管理理論和ICT 技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，因此，不能期望獲得或者開(kāi)發(fā)出最先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，應(yīng)該從實(shí)用角度出發(fā)，不斷更新、持續(xù)改進(jìn)，這樣才能達(dá)到項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性和先進(jìn)性的統(tǒng)一。