看鳳凰新媒體如何做費(fèi)用管控？

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2013年1月11日對于鳳凰新媒體財(cái)務(wù)部來講，是個(gè)值得記住的日子。這一天，鳳凰新媒體預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷控制系統(tǒng)(鳳凰網(wǎng)內(nèi)部簡稱“鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)”，下同)在全公司成功上線。短短三個(gè)月，鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)應(yīng)用已初見成效。

鳳凰新媒體(紐交所代碼：FENG)是全球領(lǐng)先的跨平臺網(wǎng)絡(luò)新媒體公司，整合旗下綜合門戶鳳凰網(wǎng)、手機(jī)鳳凰網(wǎng)和鳳凰視頻三大平臺，秉承"中華情懷，全球視野，兼容開放，進(jìn)步力量"的媒體理念，為主流華人提供互聯(lián)網(wǎng)、無線通信、電視網(wǎng)三網(wǎng)融合無縫銜接的新媒體優(yōu)質(zhì)內(nèi)容與服務(wù)。

鳳凰新媒體在不斷尋求新的競爭優(yōu)勢和結(jié)構(gòu)化調(diào)整，抓住市場機(jī)遇快速發(fā)展的同時(shí)，如何規(guī)劃公司的“錢袋子”，合理“節(jié)流”;如何合理的進(jìn)行成本控制，讓費(fèi)用不“亂流”就勢在必行了。在這樣的背景下，鳳凰新媒體與免費(fèi)審批系統(tǒng)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，著力打造預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷控制系統(tǒng)。

那么從2012年8月21日到2103年3月31日，鳳凰新媒體與免費(fèi)審批系統(tǒng)聯(lián)合項(xiàng)目都做了哪些事情，發(fā)生了哪些故事，讓鳳凰新媒體在短短七個(gè)多月的時(shí)間，費(fèi)用管控有了如此明顯的改變呢?

歷時(shí)一個(gè)半月建立了系統(tǒng)藍(lán)圖

在項(xiàng)目開始前，鳳凰新媒體財(cái)務(wù)部對鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)想解決什么問題是有一個(gè)相對明確的構(gòu)想的，重點(diǎn)是一個(gè)“控”字，即如何合理有效的控制費(fèi)用，并且能夠?qū)崟r(shí)的提供執(zhí)行數(shù)據(jù)，便于發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，進(jìn)而對實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行干預(yù)。這一點(diǎn)與免費(fèi)審批系統(tǒng)預(yù)算及費(fèi)控方案2.0的設(shè)計(jì)理念是完全吻合的，這既是雙方合作的基礎(chǔ)，也是鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)解決方案的框架?；谶@個(gè)出發(fā)點(diǎn)，免費(fèi)審批系統(tǒng)項(xiàng)目組結(jié)合鳳凰新媒體的業(yè)務(wù)以及現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)規(guī)劃出了鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)藍(lán)圖。當(dāng)然整個(gè)規(guī)劃過程并不是一帆風(fēng)順的，有些問題雙方可能會(huì)討論、溝通許多次才達(dá)成共識，最終系統(tǒng)藍(lán)圖得以最終完成。整個(gè)解決方案既兼顧了現(xiàn)有業(yè)務(wù)，也考慮到了未來發(fā)展與外部接口，同時(shí)也為系統(tǒng)實(shí)施過程中的系統(tǒng)切換包括期初數(shù)據(jù)的錄入留有了余地。

靈活的產(chǎn)品為解決方案的實(shí)現(xiàn)提供了保障

在需求中既包括分期及全年預(yù)算，又包括費(fèi)用的事前申請(項(xiàng)目立項(xiàng)申請、業(yè)務(wù)支出申請)對預(yù)算的占用，同時(shí)還有預(yù)算執(zhí)行期間既有可能占用申請，也有可能直接占用部門預(yù)算，同時(shí)還包括了費(fèi)用的預(yù)估、報(bào)銷流程沖抵預(yù)估以避免重復(fù)占用預(yù)算等等一系列復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯，過程中還夾雜著要符合SOX法案的相關(guān)規(guī)定。除了業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，同時(shí)還包含了鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)與AD域、HC-HR系統(tǒng)、NC核算系統(tǒng)、招商銀行網(wǎng)銀等等的接口。

免費(fèi)審批系統(tǒng)預(yù)算及費(fèi)控方案2.0的最大的優(yōu)勢就是在產(chǎn)品基準(zhǔn)功能的基礎(chǔ)上，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，自定義表單模板和流程，并通過后臺的對不同流程和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的權(quán)限定義來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)需求，并可以根據(jù)相關(guān)的接口，完成項(xiàng)目所需要的二次研發(fā)。

縱向流程測試，橫向先部分部門再全公司上線的策略

為了保證系統(tǒng)能順利上線，減少業(yè)務(wù)部門大批量報(bào)銷時(shí)可能出現(xiàn)的各種問題，聯(lián)合項(xiàng)目組特制訂了部分部門先試運(yùn)行，邊錄入期初數(shù)據(jù)，邊進(jìn)行測試的方案，以校驗(yàn)系統(tǒng)各方面可能存在的問題。從2012年12月16日起，部分部門先期試運(yùn)行，經(jīng)過近一個(gè)月的試運(yùn)行，在2013年1月11日系統(tǒng)正式全面上線。

雙方項(xiàng)目組全身心的投入

為了項(xiàng)目能順利上線，聯(lián)合項(xiàng)目組成員都投入了巨大的精力。鳳凰新媒體從財(cái)務(wù)總監(jiān)到CFO，只要項(xiàng)目需要，也全力支持配合。整個(gè)實(shí)施過程嚴(yán)格按照審計(jì)要求，從調(diào)研初期的資料獲取、到需求分析、再到方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置實(shí)施、二次研發(fā)、業(yè)務(wù)測試及性能測試、期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備并錄入、系統(tǒng)上線全方位立體培訓(xùn)、系統(tǒng)上線問題維護(hù)、日常維護(hù)交接等等都有嚴(yán)格的文檔記錄和跟蹤。不但如此，在系統(tǒng)上線后，對于一些小的業(yè)務(wù)調(diào)整引起的系統(tǒng)配置上的改變，也進(jìn)行了記錄，一并反應(yīng)到最終的需求分析說明中。并且在系統(tǒng)培訓(xùn)過程中對系統(tǒng)的一些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)整理成視頻文件，方便大家學(xué)習(xí)使用。正是因?yàn)槁?lián)合項(xiàng)目組在實(shí)施過程中從大處著眼，小處著手，才保障了項(xiàng)目的成功上線。

系統(tǒng)上線給鳳凰新媒體帶來的改變及價(jià)值

經(jīng)過聯(lián)合項(xiàng)目組四個(gè)半月的努力，系統(tǒng)成功上線。對于管理層來說風(fēng)險(xiǎn)比效率對于一個(gè)信息化系統(tǒng)來說重要的多。鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)不但解決了費(fèi)用的控制風(fēng)險(xiǎn)問題，整個(gè)控制過程符合SOX法案的相關(guān)規(guī)定，而且流程流轉(zhuǎn)效率也得到明顯的提升，公司對錢袋子的管理更好了。

1、對于普通員工來講，費(fèi)用報(bào)銷操作更加規(guī)范，可以實(shí)時(shí)查看流程的審批過程，不會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差或其他不便而造成報(bào)銷周期拖長;

2、對于部門領(lǐng)導(dǎo)來說，系統(tǒng)實(shí)時(shí)提供當(dāng)前可用預(yù)算大大加快了審批的決策依據(jù)，并且可以根據(jù)公司制度將流程授權(quán)并且可以及時(shí)了解部門預(yù)算的執(zhí)行情況;

3、對于項(xiàng)目經(jīng)理來講，在流程審批的同時(shí)就可以試試了解自己所在項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況;

4、對于預(yù)算分析人員來說，摒棄了繁瑣的手工控制，取而代之的是直接從系統(tǒng)中獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)為經(jīng)營分析提供數(shù)據(jù)支持;

5、對于公司VP來講，滿足條件的小金額報(bào)銷流程批量審批，使得審批過程更加的便捷和高效;并且亦可以掌握主管部門的預(yù)算執(zhí)行情況;

6、對于出納來講，與招商銀行網(wǎng)銀的對接，大大減輕了網(wǎng)銀的手工錄入量，使辦公變得更加的便捷;

7、對于總賬會(huì)計(jì)來講，省去了繁瑣的憑證錄入過程，鳳凰預(yù)報(bào)系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，輕輕一鍵，自動(dòng)導(dǎo)入到NC賬務(wù)核算系統(tǒng)中;

8、對于系統(tǒng)維護(hù)人員來講，系統(tǒng)提供了組織架構(gòu)的同步功能，每個(gè)月只需簡單操作，就可以將HR部門維護(hù)的組織架構(gòu)自動(dòng)同步到本系統(tǒng)中，保證了公司基礎(chǔ)信息的唯一性。