知識(shí)文檔管理

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　　一、企業(yè)在傳統(tǒng)的文檔管理存在哪些問(wèn)題?

　　檔案管理由于其特殊性、繁復(fù)性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。主要的問(wèn)題有：

　　1、檔案管理無(wú)序化

　　2、檔案管理人工工作量巨大

　　3、檢索再利用困難

　　4、無(wú)法適應(yīng)企業(yè)信息化帶來(lái)的無(wú)紙化歸檔要求

　　企業(yè)信息化發(fā)展起來(lái)后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務(wù)，全部實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公存儲(chǔ)。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要?dú)w檔保存;還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。而且很多空間存儲(chǔ)有限，是無(wú)法滿足所有郵件、流程、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問(wèn)題。

　　二、OA辦公管理系統(tǒng)檔案管理的設(shè)計(jì)目標(biāo)?

　　1、實(shí)現(xiàn)所有檔案管理工作信息化

　　實(shí)現(xiàn)從檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等整個(gè)檔案全生命周期的信息化管理，取代過(guò)去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實(shí)現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。

　　2、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

　　所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項(xiàng)目成果、工程資料盡最大可能實(shí)現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結(jié)合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

　　3、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度

　　企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財(cái)富，也是未來(lái)產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進(jìn)步、制度變更完善的重要資料庫(kù)，為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無(wú)限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過(guò)先進(jìn)的檢索工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時(shí)積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)便利。

　　4、實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔

　　建設(shè)泛普軟件的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺(tái)中幾乎所有重要工作內(nèi)容的及時(shí)歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負(fù)載均衡，輕負(fù)擔(dān)運(yùn)行，同時(shí)也保證企業(yè)無(wú)紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學(xué)企業(yè)管理。

　　三、OA辦公管理系統(tǒng)的檔案管理主要是如何解決企業(yè)問(wèn)題的?

　　OA檔案管理軟件是企業(yè)單位正常運(yùn)作不可缺少的部分之一，也是OA系統(tǒng)上重要的組成模塊。OA檔案管理軟件通過(guò)對(duì)檔案的系統(tǒng)管理，全面提高檔案的管理水平和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用能力，實(shí)現(xiàn)信息與知識(shí)的互通和積累。如泛普軟件所提供的的OA辦公信息化解決方案：

　　1、 檔案設(shè)置：檔案中心在正式使用前需要系統(tǒng)管理員先進(jìn)行基本設(shè)置，包括建立檔案、保存期限、檔案管理員、檔案分類和案卷維護(hù)等等。檔案管理員擁有檔案中心管理的全部權(quán)限，可以設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員賬號(hào)為檔案管理員。

　　用戶可通過(guò)檔案管理對(duì)單位人員進(jìn)行資料的錄入，歸檔。添加用戶信息時(shí)可按照企業(yè)的基本信息進(jìn)行錄入，可通過(guò)EXCEL導(dǎo)入或?qū)С鱿嚓P(guān)的數(shù)據(jù)?？稍跈n案管理功能上設(shè)置對(duì)檔案管理內(nèi)的員工所錄入的檔案信息進(jìn)行到期提醒通知，可設(shè)置具體的提醒對(duì)象。

　　2、 檔案維護(hù)：檔案管理員在OA系統(tǒng)檔案維護(hù)模塊點(diǎn)擊已有類目下的案卷名稱后，點(diǎn)擊新建檔案按鈕即可新建檔案。管理員可以對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)設(shè)置，如限制檔案名稱、格式，對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行刪除等。也可理解為是收集、整理、查看、歸檔、著錄和統(tǒng)計(jì)等功能，綁定多種業(yè)務(wù)引擎功能，全面管理檔案文件的流向，支持并發(fā)流程、子流程和回流流程，以滿足客戶檔案管理的需求。

　　3、檔案瀏覽：檔案管理員可以在OA系統(tǒng)檔案瀏覽模塊下查看本單位的所有檔案，可通過(guò)檔案編號(hào)或者檔案名稱對(duì)檔案進(jìn)行排序，還可通過(guò)存儲(chǔ)方式和狀態(tài)對(duì)檔案進(jìn)行篩選或通過(guò)檔案名稱進(jìn)行搜索。

　　現(xiàn)今企事業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)管理逐漸信息化，OA檔案管理軟件建立公文管理和檔案管理的高效銜接，實(shí)現(xiàn)辦公文檔系統(tǒng)化管理，減少紙張浪費(fèi)，在迅速發(fā)展的同時(shí)，也讓企事業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)更具兼容性和安全性。

　　同時(shí)檔案也是一個(gè)企業(yè)知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。OA檔案管理子系統(tǒng)的打造將企業(yè)檔案信息電子化，在助力企業(yè)擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難管理、難保存、難查詢的弊端的同時(shí)，也為企業(yè)帶來(lái)了更加輕易便捷的檔案管理方式，有效節(jié)約了企業(yè)的管理成本、資源消耗。