企業(yè)郵箱內(nèi)部通訊
當前位置:工程項目OA系統(tǒng) > OA系統(tǒng)企業(yè)版 > 使用說明 > 日常工作辦理 > 企業(yè)郵箱內(nèi)部通訊
視頻比較大,請耐心等待5秒,下載視頻
內(nèi)部通訊是標準即時消息的增強形式,通常增加用于策略管理的安全功能和工具。與標準的即時消息工具不同,企業(yè)內(nèi)部即時通訊具有審計與內(nèi)置病毒掃描程序共享文件以及端到端加密等功能。借助它,可以方便企業(yè)員工實時交談,并增加了保護公司安全所需的隱私和安全措施,那么企業(yè)郵箱系統(tǒng)需要具備哪些核心功能?
(想要了解更多知識,請點擊:OA系統(tǒng))
一、企業(yè)郵箱系統(tǒng)需要具備哪些核心功能
企業(yè)郵箱作為內(nèi)部溝通與業(yè)務往來的重要載體,即使在其他即時通訊工具已經(jīng)相當普及的當下,一些非常關鍵、正式的文件,以及蘊藏了有關業(yè)務機密的文件仍然需要通過郵箱進行傳遞??梢?,企業(yè)郵箱已成為當前企業(yè)發(fā)展必不可缺的重要工具。那么,現(xiàn)在一個好的企業(yè)郵箱系統(tǒng)都需要具備哪些核心功能呢?
1、反垃圾反病毒模塊
如何有效的阻止垃圾郵件和病毒郵件對企業(yè)電子辦公的騷擾,始終是企業(yè)通訊的一大難題。市面上的郵件系統(tǒng)產(chǎn)品有關反病毒反垃圾功能宣傳不一,但具體效果如何有待考證。企業(yè)在進行企業(yè)郵箱選型時,最好能組織一段時間的公網(wǎng)測試,并著重測試反垃圾反病毒功能的效果。
2、郵件加密
如何對郵件加密,防止企業(yè)內(nèi)部有心人士或者互聯(lián)網(wǎng)上的黑客與病毒對郵件信息進行竊取、篡改等,這是郵件系統(tǒng)安全通訊的首要要求。企業(yè)在企業(yè)郵箱選型時,應該了解清 楚郵件系統(tǒng)廠家對郵件信息的加密標準和過程。某些對保密要求高的行業(yè),例如政府單位、銀行、政府等行業(yè),對加密要求尤其嚴格。
3、郵件監(jiān)控
為了防止單位的員工通過電子郵件方式,將企業(yè)的核心資料外泄出去,企業(yè)可以利用郵件系統(tǒng)的監(jiān)控功能。如何監(jiān)控才能符合企業(yè)自己的需求,這些都需要技術人員搭建系統(tǒng)環(huán)境進行模擬測試。
4、郵件審核
某些企業(yè)對內(nèi)部資料控制的極其嚴格,為了防止員工泄露公司機密,領導或者部門主管可以對員工的郵件收發(fā)進行審核,及時的攔截那些有可能存在泄密危機的郵件。不同產(chǎn)品的審核規(guī)則設置是不一樣的,所能達到的效果也不同,這些都需要技術人員進行測試。
5、過濾規(guī)則
通過過濾規(guī)則的設置,企業(yè)可以控制各類用戶或者各個不同部門郵件的收發(fā)權限,有效的保障了企業(yè)的機密資料的安全性。不同郵件系統(tǒng)對過濾規(guī)則的設置是不一樣的,有些只能單純的對具體用戶進行設置,功能豐富的產(chǎn)品則可以針對不同的IP、部門、發(fā)件人或收件人、郵件主題、郵件內(nèi)容、時間等條件進行過濾,從更加細致的角度規(guī)劃企業(yè)的郵件收發(fā)權限。
6、二次開發(fā)與技術支持
郵件系統(tǒng)能否實現(xiàn)企業(yè)優(yōu)化開發(fā),以及成體系的技術支持,直接反映了郵件系統(tǒng)的使用持久性。部分郵件系統(tǒng)只為銷售量,在實際的售后中態(tài)度缺乏積極性。對這企業(yè)用戶的工作效率都帶來較大托延。
二、OA辦公系統(tǒng)在溝通能夠為企業(yè)做什么
內(nèi)部溝通是企業(yè)最為重要的,OA辦公系統(tǒng)在溝通上能夠為企業(yè)做到以下幾點:
1、使自上而下溝通暢通無阻
傳統(tǒng)的自上而下溝通很容易被人忽視——它只是沉默在人們存檔的電子郵件中,屏幕的角落里,或者在無人問津的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)中。
通過OA協(xié)作平臺,經(jīng)理可以使用多個渠道來傳遞消息。消息可以通過社交活動流進行發(fā)布、重新分享和討論,觸發(fā)雙向溝通。內(nèi)容可以放置在情境化環(huán)境中,瞄準特定的隸屬組織和感興趣的社區(qū)。這不僅有助于更好地傳遞消息和信息,還有助于建立信任,讓員工更加了解組織機構中正在發(fā)生的事。
2、積極構建企業(yè)文化
企業(yè)文化(通常)包括如何在公司做事的潛規(guī)則。它和官方流程與系統(tǒng)共同形成指導公司員工如何工作的“軟件”。只要人們互動,企業(yè)文化就能得到最好的建立和鞏固。為了積極建立企業(yè)文化,你需要關鍵人物樹立正確的行為模式。
3、提高和評估內(nèi)部溝通效率
交流者發(fā)現(xiàn)常常很難向管理層證明,內(nèi)部溝通具有商業(yè)價值,因為他們?nèi)狈λ璧亩亢投ㄐ訩PI(關鍵績效指標)。事實上,在大多數(shù)溝通部門,評估內(nèi)部溝通效率是一件難事。
三、為何選擇泛普軟件的OA系統(tǒng)
1、性價比高
企業(yè)郵箱是根據(jù)用戶數(shù)來購買的,按需購買,整體費用比較低,但是郵件的安全性卻得到保障,比起使用免費郵箱放心的多,至少售后確是有保障的。
2、降低通信成本
方便內(nèi)部溝通使用企業(yè)郵箱進行內(nèi)部溝通,節(jié)省公司員工之間的通訊成本,特別是在各地都有分公司的企業(yè)。在企業(yè)通訊錄里可以查詢到企業(yè)員工的所有資料,方便溝通內(nèi)部溝通。
3、安全
電子郵件作為外貿(mào)企業(yè)重要商務交流途徑,它的安全和穩(wěn)定性對于企業(yè)進行一些商務交流有著比較重要的影響,企業(yè)郵箱有專業(yè)的設備,技術隊伍,可以使企業(yè)的信息得到最大程度的保護。
四、企業(yè)為什么要選擇OA系統(tǒng)
企業(yè)選擇OA系統(tǒng)主要是因為以下功能可以方便管理企業(yè):
1、各項審批
隨時隨地發(fā)起審批流程,通過搭建各類審批場景,包括:外出申請、加班申請、合同審批等,所有審批信息自動匯總形成報表。
2、車輛管理
在線發(fā)起訂單的維修、退款流程,自動提醒責任人。
3、費控管理
所有費用支出情況一目了然,規(guī)范項目費用申請流程,費用支出情況實時展示在大屏報表中。
4、物資管理
物資進出情況全程追蹤,規(guī)避物資去向不明、丟失等問題。
泛普軟件還能夠?qū)θ請笾軋蠊芾?,系統(tǒng)可以定期提醒員工撰寫周報、日報,員工以模板形式錄入報告,管理者自動接收報告信息。
成都公司:成都市成華區(qū)建設南路160號1層9號
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓