行政辦公(資產(chǎn).車輛...)

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 　　隨著辦公的復(fù)雜化，很多單位人員開始有了外出辦公需要用到車輛，對于用車頻率偏多、人多的企業(yè)來說與車輛的管理也成為了管理的一大難題，特別是在實現(xiàn)統(tǒng)一的管理、調(diào)度、維護方面，車輛管理不到位也會造成很多潛在的損失。而OA辦公系統(tǒng)的車輛管理可以幫助企業(yè)對單位內(nèi)的車輛進行有效的管理，可以及時掌握車輛的使用狀態(tài)包括車輛信息。

　　一、那么企業(yè)在對車輛管理的過程當(dāng)中，主要會面臨哪些問題呢?

　　1、車輛利用率低：怠工、惡意拖延在外逗留導(dǎo)致一天事情兩天做;

　　2、管理被動：車輛的真實行程難以準(zhǔn)確得知，難以合理安排車輛;

　　3、費用居高不下：無法核對其真實性，所以導(dǎo)致費用虛高;

　　4、交通事故頻繁：超速行車后果嚴(yán)重，為人、車安全埋下隱患;

　　除了以上的問題，在我們企業(yè)實際的管理當(dāng)中肯定還有更多相似的情況，其主要原因是由于車輛管理的多維度性和車輛使用的靈活性，傳統(tǒng)的表格管理方式很難及時跟進企業(yè)車輛的使用狀態(tài)的原因，比如說員工或相關(guān)人員亂用車、亂報銷費用、部門人員對車輛使用情況掌握不清、公車私用等情況，而OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)則可以有針對性地解決這些疑難雜癥，解決企業(yè)所急需的問題，使企業(yè)加強對車輛的管理，提高車輛的使用效率，達(dá)到物盡其用、高效節(jié)能的效果。

　　二、OA辦公管理系統(tǒng)是如何對企業(yè)的車輛進行管控?

　　通過OA辦公管理系統(tǒng)的功能來對企業(yè)的車輛進行管理已經(jīng)是司空見慣了，OA系統(tǒng)支持把車輛管理和工作流程相結(jié)合，通過流程引擎實現(xiàn)車輛管理數(shù)據(jù)與流程數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，更好地解決找車難、管車難、調(diào)度難、統(tǒng)計難的問題。

　　如泛普軟件的OA系統(tǒng)，就包含了車保管理、車檢管理、車輛申請、車輛審批、車輛申請記錄、車輛使用記錄、車輛信息管理、車輛預(yù)約情況、調(diào)度車輛管理、司機管理、車輛類型管理等多個模塊。

　　1、首先，車輛管理員進行車輛登記，管理車輛的基本信息，如車牌號、車輛類型、購買日期、廠牌型號、使用狀態(tài)、調(diào)度人員、車輛照片等，相當(dāng)于給車輛建立了詳細(xì)的電子檔案，也可對已有的車輛信息進行修改和刪除，方便用戶查詢和管理

　　2、其次，如何申請車輛才更加高效呢?OA系統(tǒng)工作流引擎綁定車輛管理功能。如果員工需要用車，在OA系統(tǒng)的用車申請流程中，申請人需填寫好用車人，以及車輛選擇、預(yù)約司機、起始時間及審批人員、調(diào)度員等信息，流程會自動流轉(zhuǎn)到車管員及上級領(lǐng)導(dǎo)層進行審批，免去了自己跑部門的麻煩。并且，通過車輛預(yù)約情況表，管理員可查看每臺車輛的預(yù)約情況，達(dá)到快捷、恰當(dāng)?shù)能囕v安排和管控。

　　3、再次，除了能夠申請車輛外，OA系統(tǒng)還包含車保管理功能。在保險錄入時，對于所選車輛的保險單號、保險名稱、保險公司、投保時間、保險金額、結(jié)束時間、購買人都有詳細(xì)的記錄。其中，人性化的設(shè)計之一“續(xù)保提醒”這一環(huán)節(jié)更是受到用戶的喜愛，既在保險到期前，車管員會收到提醒消息，提前天數(shù)可由車管員自行設(shè)定，便于用戶及時續(xù)保。

　　4、最后，OA系統(tǒng)還提供了完善的車檢管理功能。車輛管理員在新建車檢單時，可錄入大量詳細(xì)信息，包括車檢單號、車間名稱、車檢公司、車檢人、車牌號、上次車檢時間、車檢金額等內(nèi)容。并且在車檢到期前，車管員會收到續(xù)檢提醒，提前天數(shù)可由車輛管理員自行設(shè)定，便于用戶及時送檢。

　　5、在OA辦公系統(tǒng)當(dāng)中，還提供了車輛管理的報表：通過報表功能，打造了用車申請統(tǒng)計表、車輛行駛統(tǒng)計表、駕駛員本月外出次數(shù)統(tǒng)計表。每位員工的用車次數(shù)、車輛行駛里程以及駕駛員外勤次數(shù)通過圖表清晰可見。

　　管理層能夠通過車輛統(tǒng)計報表，分析車輛去向、車輛能耗情況，決定是否購置新車和新車類型，并且可以快速了解司機的工作狀態(tài)。

　　通過以上的這些管理方案可以看出OA系統(tǒng)的管理可以加強車輛管理，系統(tǒng)規(guī)范的車輛管理既可以提高車輛的使用效率，達(dá)到物盡其用，還可以高效辦公、節(jié)能環(huán)保。

　　三、那么OA辦公系統(tǒng)的車輛管理有哪些價值?

　　1、實時了解每一輛車狀態(tài)，掌控已派出車輛的反饋時間，方便調(diào)度;

　　2、微信訂乘系統(tǒng)中班車信息實時發(fā)布，全面統(tǒng)計各條線路乘車人數(shù);

　　3、申請用車時，可以看到已預(yù)訂將要外出車輛，拼車節(jié)省用車資源;

　　4、車輛統(tǒng)計圖形和數(shù)字報表，給管理層提供更客觀準(zhǔn)確的分析依據(jù)。

　　OA辦公系統(tǒng)針對企業(yè)所提出的車輛管理參考建議方案，使企業(yè)的車輛使用變得清晰、透明，車輛信息、使用信息一目了然，避免了公事?lián)層密?、等用車、無車用的問題，使得車輛管理更加系統(tǒng)化、簡單化、合理化。