采購進(jìn)貨入庫流程

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　采購進(jìn)貨入庫流程

　　一、流程及操作要求說明(采購管理中心執(zhí)行)

　　采購員到商家選擇貨品填寫采購單:分為以下兩種情況

　　1. 新品：

　　采購人員需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進(jìn)價(jià)、售價(jià)(以綿陽最高售價(jià)為定價(jià)標(biāo)準(zhǔn))、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進(jìn)貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。(見下示范圖)

　　2. 補(bǔ)貨：

　　A、外地店鋪：門店主管將當(dāng)天需要補(bǔ)貨的商品填寫手工《補(bǔ)貨單》，經(jīng)店鋪負(fù)責(zé)人審核后在晚上 18:30之前,門店主管將手工的《補(bǔ)貨單》用微信/QQ的方式發(fā)送至對(duì)應(yīng)采購員處。

　　B本地店鋪：采購員與柜組主管走場確定需要補(bǔ)貨的商品后，由主管手工填寫補(bǔ)貨單交對(duì)應(yīng)采購員。

　　3. 商品打包：送到物流的貨品請(qǐng)供應(yīng)商必須分大類按商家、店鋪、柜組打包(包內(nèi)必須要有相對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單，一大包一單，必須單貨同行)，并在內(nèi)小包外寫明店名、柜組名、總數(shù)量。

　　4. 貨品有差異時(shí)：采購員應(yīng)與物流負(fù)責(zé)人一起進(jìn)行核對(duì)，并在《進(jìn)貨單》上進(jìn)行修改、簽字，并于次日在商家處要求開具《退貨單》或《進(jìn)貨單》，并在單據(jù)上說明原因。

　　5. 物流分貨員在貨品清點(diǎn)過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，經(jīng)與采購溝通后不再發(fā)往門店的貨品，采購員須在當(dāng)天內(nèi)將充款的貨品手工填寫《充款退貨單》，次日將貨品退回商家，商家在《充款退貨單》上簽字并注銷。

　　6. 采購單一式三聯(lián), 采購聯(lián)、物流聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)。

　　操作要求：

　　1. 填寫進(jìn)貨單字跡工整，不得漏項(xiàng)填寫，經(jīng)辦人員必須簽字方為有效，且進(jìn)行單據(jù)關(guān)鍵項(xiàng)自檢。

　　2. 采購員填寫進(jìn)貨單時(shí)，如是新款必須注明“X”及進(jìn)價(jià)和售價(jià)，如是補(bǔ)貨則無需注明，商品進(jìn)價(jià)有變動(dòng)時(shí)必須在進(jìn)貨單上注明(注明由總經(jīng)理和董事長確認(rèn))。

　　3. 如是新商家，采購人員必須在進(jìn)貨單的右上角注明“X”，不允許簡寫商家名稱、或用商家所發(fā)的貨品名稱，作為商家名稱填寫。

　　4. 商家開錯(cuò)單據(jù)，必須由采購部經(jīng)辦人進(jìn)行修改。

　　5. 為方便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理及進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)評(píng)價(jià)，要求一商多品多店的供應(yīng)商，在開單時(shí)統(tǒng)一名稱(如：木村佐滕-馬卡、木村佐滕-傳承等，商家名統(tǒng)一為：木村佐滕)。

　　6. 每天市場現(xiàn)采貨品的單據(jù)交給財(cái)務(wù)時(shí)，不得出現(xiàn)少交、漏交現(xiàn)象，定采的由物流在收到貨品的次日10：00前(特價(jià)外采的除外)將復(fù)印件提供給財(cái)務(wù)及采購.

　　7. 定采由采購授權(quán)后，物流部負(fù)責(zé)填寫《采購進(jìn)貨單》，需填寫:商品名稱、大類、中類、季節(jié)、年份、進(jìn)價(jià)、售價(jià)、商家名、柜組、采購市場(如：大成、金荷花、九龍)等信息，要求在一品一商多店銷售的貨品必須填寫在同一張進(jìn)貨單上，并在采購單上填寫采購員姓名及聯(lián)系電話、商家地址及聯(lián)系電話。

　　8. 物流在核對(duì)、清點(diǎn)貨品時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，當(dāng)日內(nèi)反饋給采購員后，采購員必須 10分鐘內(nèi)給予答復(fù)(除15:00—17:00外)，并且在2日之內(nèi)處理完畢，并在物流統(tǒng)計(jì)的《進(jìn)貨差異單》上回復(fù)處理結(jié)果(個(gè)案特別溝通)。

　　9. 現(xiàn)采的結(jié)算差異必須在2天內(nèi)處理完畢，并向相關(guān)部門回饋處理結(jié)果。

　　10. 商家調(diào)庫存成本或返點(diǎn)等優(yōu)惠政策，請(qǐng)采購與供應(yīng)商提前協(xié)商好后通知門店，由采購部提供(或供應(yīng)商代轉(zhuǎn)交門店負(fù)責(zé)人)優(yōu)惠文件或在統(tǒng)一的表格上采購員填寫好優(yōu)惠后價(jià)格，再由門店填寫數(shù)量后，在 1 個(gè)工作日內(nèi)，將雙方(供應(yīng)商、門店)簽字確認(rèn)后的原始單據(jù)交給財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，復(fù)印件送店鋪?zhàn)罡哓?fù)責(zé)人備案。

　　11. 采購部在市場的現(xiàn)采由采購員現(xiàn)金結(jié)賬，市場定采的有采購員提供擬付款商家每月8號(hào)、18號(hào)、28號(hào)前與財(cái)務(wù)統(tǒng)一對(duì)賬，每月1號(hào)、11號(hào)、21號(hào)集中由財(cái)務(wù)出納依據(jù)審批流程完整的付款申請(qǐng)單統(tǒng)一付款。

　　12. 操作獎(jiǎng)懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　二、流程說明：(物流分貨員執(zhí)行)

　　1. 收貨：物流人員收到貨品后，在規(guī)定監(jiān)控范圍內(nèi)，仔細(xì)清點(diǎn)收到的總包數(shù)并進(jìn)行登記(未搬家之前面朝攝像頭)，確認(rèn)包裝是否完好后方可開包點(diǎn)數(shù)。若出現(xiàn)包裝破損時(shí)，應(yīng)當(dāng)場清點(diǎn)實(shí)數(shù),確認(rèn)無差異后再收貨。

　　2. 貨品清點(diǎn)：收貨人員拆開包裝后根據(jù)包內(nèi)的采購單與實(shí)物進(jìn)行核對(duì),首先取出隨貨同行單，根據(jù)進(jìn)貨單核對(duì)商品吊牌上的品名款號(hào)及數(shù)量等信息是否和進(jìn)貨單上一致，無誤后貨品清點(diǎn)人員在進(jìn)貨單上簽字，當(dāng)實(shí)物與單據(jù)不符時(shí)必須進(jìn)行復(fù)點(diǎn)，兩人簽字后(多貨必須上報(bào))，按照“采購進(jìn)貨流程1.4”進(jìn)行操作，物流錄單員則按實(shí)收數(shù)量做入庫，并對(duì)差異進(jìn)行手工登記《進(jìn)貨差異單》，交與采購人員及財(cái)務(wù)人員。

　　3. 物流分貨員在貨品清點(diǎn)過程中，若發(fā)現(xiàn)貨品有充款現(xiàn)象，不得再做貨品入庫，經(jīng)與采購溝通后不再發(fā)往門店并登記《進(jìn)貨差異單》。

　　4. 不得漏點(diǎn)、漏配送

　　5. 操作獎(jiǎng)懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　三、流程說明：(物流錄單員執(zhí)行)

　　(1)嚴(yán)格按業(yè)務(wù)發(fā)生日期錄單

　　新品---錄入員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)建立商品檔案。

　　具體操作：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【基礎(chǔ)檔案】、【商品信息】，進(jìn)入【商品快速建檔】窗口，選擇供貨商代碼、商品屬性，并且輸入進(jìn)價(jià)、售價(jià)，點(diǎn)擊【保存】按鈕，此時(shí)商品資料就建立完成了，并在進(jìn)貨單上填寫對(duì)應(yīng)的商品內(nèi)部條碼，。

　　(2)：補(bǔ)貨商品----錄入員查詢商品，依據(jù)進(jìn)貨單上采購員標(biāo)注的新進(jìn)價(jià)核對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)價(jià)，在第(5)步中，輸入該款商品之后，單擊工具欄的【修改】按鈕，修改該商品的進(jìn)價(jià)即可。

　　(3)、打印條碼：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【基礎(chǔ)檔案】、【商品信息】，進(jìn)入【商品目錄】窗口，找到要打印條碼的商品，單擊工具欄上的【打印】、【條碼打印】進(jìn)入【打印數(shù)量】窗口，然后輸入數(shù)量(按實(shí)點(diǎn)數(shù)量打印)，點(diǎn)擊窗口底部的【打印】按鈕此時(shí)條碼打印完畢。

　　(4)、入庫：打開分銷管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【進(jìn)貨管理】、【進(jìn)貨操作】進(jìn)入【商品進(jìn)貨單】窗口。單擊工具欄上的【新增F4】按鈕，選擇表頭的【供應(yīng)商】、【倉庫】，手工輸入【商品代碼】【數(shù)量】，后面的【備注】里面選擇【入庫類型】,錄入完畢之后點(diǎn)擊工具欄上的【保存】按鈕保存數(shù)據(jù)。核對(duì)商品的數(shù)量和單價(jià)、總金額無誤之后，單擊【商品進(jìn)貨單】工具欄的【驗(yàn)收】按鈕此時(shí)物流庫存增加，然后單擊【記賬】

　　(5)、快速批量打印條碼：先入庫再打印條碼，打開SBC管理模塊，選擇【條碼管理】、【條碼打印】進(jìn)入【按單據(jù)打印條碼】窗口，【單據(jù)類型】選擇【商品進(jìn)貨單】，【單據(jù)編號(hào)】選擇要打印的進(jìn)貨單單據(jù)編號(hào)，單擊【查詢按鈕】，然后單擊【打印】按鈕此時(shí)，進(jìn)貨單上面所有的商品條碼打印完畢。

　　(6)、錄單員必須將當(dāng)天所有入庫貨品驗(yàn)收并記賬

　　(7)、進(jìn)貨單上無供應(yīng)商名，統(tǒng)一用商家地址、檔口號(hào)做為商家名稱。

　　(8)、操作獎(jiǎng)懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。

　　四、流程說明：(公司財(cái)務(wù)執(zhí)行)

　　(1)：結(jié)算：打開財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進(jìn)入【進(jìn)貨結(jié)算單】窗口。瀏覽審核單據(jù)明細(xì)金額和總金額是否有差異，若無差異，點(diǎn)擊【記賬】按鈕，若有差異，單擊工具欄上的【修改】，修改相應(yīng)的錯(cuò)誤，然后在單擊【保存】按鈕，【記賬】按鈕。

　　(2)付款：，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進(jìn)入【進(jìn)貨付款單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、【付款類型】、【付款方式】，勾選【使用結(jié)余款】，輸入【付款金額】，單擊【取明細(xì)】然后單擊工具欄上的【保存】按鈕，檢查沒有錯(cuò)誤后單擊【記賬】按鈕完成操作。單擊【關(guān)閉】按鈕退出操作。

　　(3)優(yōu)惠處理：在【應(yīng)付調(diào)整單】里調(diào)整應(yīng)付帳款，具體步驟如下：打開財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，單擊【業(yè)務(wù)切換】按鈕，選擇【采購管理】、【基本單據(jù)】，進(jìn)入【應(yīng)付調(diào)整單】窗口。單擊工具欄上的【新增】按鈕，選擇【供貨商】、在【金額】處輸入優(yōu)惠的金額，正數(shù)為應(yīng)付款增加，負(fù)數(shù)為應(yīng)付款減少，確認(rèn)后點(diǎn)擊工具欄的【保存】按鈕，【記賬】按鈕。)

　　(4)說明：【驗(yàn)收】后庫存發(fā)生改變，單據(jù)數(shù)量不可修改，可修改單價(jià)金額。

　　【記賬】后應(yīng)付賬款發(fā)生改變，單據(jù)數(shù)量和金額都不可修改。

　　【修改】單據(jù)貨號(hào)錄錯(cuò)，少錄了數(shù)量，單價(jià)錯(cuò)誤或補(bǔ)錄貨號(hào)，在驗(yàn)收前可單擊工具欄上的修改按鈕完成操作。

　　【終審】后單據(jù)不能做清空標(biāo)志位處理。

　　操作要求

　　1. 進(jìn)貨結(jié)算單、付款單必須在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行賬務(wù)處理。

　　2. 系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)與原始單據(jù)有差異應(yīng)立即修改或刪除單據(jù)并通知物流重做進(jìn)貨單。

　　3. 進(jìn)貨單核對(duì)：每天在分銷管理中導(dǎo)出當(dāng)天的配貨、退貨數(shù)據(jù)，與原始單據(jù)進(jìn)行勾對(duì)，并與對(duì)方會(huì)計(jì)核對(duì)。

　　4. 如發(fā)現(xiàn)物流在理貨過程中未發(fā)現(xiàn)的差異或錯(cuò)誤，應(yīng)在收到單據(jù)當(dāng)日的工作時(shí)間內(nèi)(休假順延)內(nèi)通知物流及采購部人員，并進(jìn)行差異登記及跟蹤。

　　5. 操作獎(jiǎng)懲：如有違反以上操作要求處罰 元/處。