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什么是人力資源erp系統(tǒng)
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ERP是企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resources Planning)的簡(jiǎn)稱,其宗旨是將企業(yè)的各方面資源進(jìn)行科學(xué)地計(jì)劃、管理和控制,可從管理思想、軟件產(chǎn)品、應(yīng)用系統(tǒng)三個(gè)層次進(jìn)行理解。其實(shí)質(zhì)是在信息集成的基礎(chǔ)上發(fā)展而成,面向企業(yè)核心業(yè)務(wù)的管理思想,是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。泛普ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代化企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。
泛普ERP人力資源是指一定范圍內(nèi)的人口中具有腦力和體力勞動(dòng)能力的人的總和。它是包含在人體內(nèi)的一種生產(chǎn)能力,并以勞動(dòng)者的數(shù)量和質(zhì)量表示的資源。人力資源是企業(yè)第一資源,是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
人力資源管理系統(tǒng)是指組織或社會(huì)團(tuán)體運(yùn)用系統(tǒng)學(xué)理論方法,對(duì)企業(yè)人力資源管理的方方面面進(jìn)行分析、規(guī)劃、實(shí)施、調(diào)整,提高企業(yè)人力資源管理水平,使人力資源更有效地服務(wù)于組織或團(tuán)體的目標(biāo)。人力資源管理系統(tǒng)是一種管理工具,它使人力資源管理趨于合理化、簡(jiǎn)單化和最優(yōu)化。
ERP人力資源系統(tǒng)可以通過(guò)規(guī)范、整合、集成各項(xiàng)人事數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確,管理的規(guī)范、高效,支持對(duì)人力資源的優(yōu)化配置。在完善人力資源開(kāi)發(fā)及管理制度的同時(shí),充分利用ERP信息技術(shù)開(kāi)發(fā)建設(shè)人力資源管理系統(tǒng)是非常必要的。
二、ERP人力資源管理系統(tǒng)發(fā)展?fàn)顩r
ERP人力資源管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史可以追溯到20世紀(jì)六十年代末。由于當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了實(shí)用階段,而大型企業(yè)卻用手工來(lái)計(jì)算和發(fā)放薪資,既費(fèi)時(shí)又容易出差錯(cuò),為了解決這個(gè)矛盾,第一代人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。當(dāng)時(shí)因技術(shù)條件和需求限制,系統(tǒng)既不包含非財(cái)務(wù)的信息,也不包含薪資的歷史信息。
第二代人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)于20世紀(jì)七十年代末。計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為人力資源管理系統(tǒng)的階段性發(fā)展提供了可能。第二代人力資源管理系統(tǒng)基本上解決了第一代系統(tǒng)的主要缺陷,但未能考慮人力資源的需求和理念。
20世紀(jì)九十年代末,人力資源管理系統(tǒng)發(fā)生了革命性的變革,意味著第三代人力資源管理系統(tǒng)的誕生。第三代人力資源管理系統(tǒng)主要具有以下特點(diǎn):
1、基于Web(網(wǎng)絡(luò))進(jìn)行開(kāi)發(fā)并從人力資源管理的角度出發(fā);
2、具有靈活的客戶化定制能力;
3、靈活安全的權(quán)限控制方式。
三、泛普ERP人力資源管理系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)理
(一)系統(tǒng)的作用和規(guī)則。
ERP人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)范圍內(nèi)的人事數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和人事管理工作規(guī)范化,為企業(yè)做好“三控制,一規(guī)范”(控制機(jī)構(gòu)編制、控制用工總量、控制人工成本過(guò)快增長(zhǎng),規(guī)范薪酬分配秩序)提供了有效的手段,為規(guī)范企業(yè)管理構(gòu)建了支撐平臺(tái)。
通過(guò)ERP系統(tǒng),可以使人力資源管理的功能從單一的人事管理、工資核算,發(fā)展到包括人力資源規(guī)劃、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、為企業(yè)的決策者提供幫助等全方位的高度,在四個(gè)層次上形成人力資源的管理體系:一是人力資源管理基礎(chǔ)平臺(tái);二是以人事管理工作為核心;三是人力資源開(kāi)發(fā)體系;四是人力資源規(guī)劃評(píng)估。(圖1)
ERP人力資源管理系統(tǒng)必須按系統(tǒng)規(guī)則運(yùn)行。其規(guī)則是:崗位以機(jī)構(gòu)為依據(jù),定員以崗位為載體,人員按定員配置,人員按崗位(職位)進(jìn)行管理,工資按崗位確定,工資發(fā)放到員工個(gè)人。
為了有效發(fā)揮系統(tǒng)功能,將信息化確立為人力資源的常態(tài)化管理手段,形成良好的運(yùn)行機(jī)制,企業(yè)人力資源管理者必須清晰地認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)運(yùn)行的命脈,也就是支持系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的機(jī)構(gòu)、職位、人員和工資4個(gè)要素。這4個(gè)要素在系統(tǒng)中運(yùn)行的關(guān)系是:以組織機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ),以崗位為載體,以人員為中心,以工資為落腳點(diǎn),四維一體、互為依存、相互促進(jìn)、協(xié)同完成,這也是ERP人力資源管理系統(tǒng)“四維一體”的運(yùn)行結(jié)構(gòu)。
(二)系統(tǒng)的主要特征。
對(duì)整個(gè)企業(yè)而言,基于ERP的人力資源管理系統(tǒng)顛覆了傳統(tǒng)的人力資源管理,將人力資源管理置于企業(yè)管理系統(tǒng)之中,實(shí)現(xiàn)了人力資源管理從職責(zé)型到戰(zhàn)略型的轉(zhuǎn)變。一般來(lái)說(shuō),ERP人力資源管理系統(tǒng)具有以下主要特征:
1、與其他ERP功能模塊融為一體,形成企業(yè)級(jí)共享的人力資源信息平臺(tái);
2、集成全方位的人力資源管理功能,促進(jìn)人力資源管理角色的轉(zhuǎn)變;
3、基于Internet(互聯(lián)網(wǎng))和Intranet(內(nèi)部網(wǎng))可提供自助、交互式的工作方式;
4、基于工作流技術(shù)可實(shí)現(xiàn)人力資源業(yè)務(wù)的協(xié)同工作;5、利用數(shù)據(jù)庫(kù)等商務(wù)智能技術(shù)深化人力資源戰(zhàn)略功能。
四、ERP人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用與面臨的問(wèn)題
(一)系統(tǒng)在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用。近年來(lái),企業(yè)內(nèi)部的人力資源越來(lái)越受到關(guān)注,被視為企業(yè)的資源之本。ERP人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,越來(lái)越重要。
1、人力資源規(guī)劃的輔助決策。一是對(duì)于企業(yè)人員、組織結(jié)構(gòu)編制的多種方案,進(jìn)行模擬比較和運(yùn)行分析,并輔之以圖形的直觀評(píng)估,輔助管理者做出最終決策;二是制定職務(wù)模型,包括職位要求、升遷路徑和培訓(xùn)計(jì)劃,根據(jù)擔(dān)任該職位員工的資格和條件,系統(tǒng)會(huì)提出針對(duì)本員工的一系列相應(yīng)的培訓(xùn)設(shè)計(jì)方案,如遇機(jī)構(gòu)改組或職位變遷,系統(tǒng)會(huì)及時(shí)提出對(duì)應(yīng)的一系列的職位變動(dòng)或升遷建議;三是進(jìn)行人員成本分析。可以對(duì)過(guò)去、現(xiàn)在、將來(lái)的人員成本做出細(xì)節(jié)性分析及總評(píng)性分析,在此基礎(chǔ)上,對(duì)相應(yīng)的成本做出數(shù)據(jù)化升降趨勢(shì)預(yù)測(cè),并通過(guò)ERP集成環(huán)境,為企業(yè)成本分析提供依據(jù)。
2、招聘管理。人才是企業(yè)最重要的資源,擁有優(yōu)秀的人才才能保證企業(yè)獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力。招聘系統(tǒng)一般從以下幾個(gè)方面提供支持:一是進(jìn)行招聘過(guò)程的管理,優(yōu)化招聘過(guò)程,減少業(yè)務(wù)工作量;二是對(duì)招聘的成本進(jìn)行科學(xué)管理,從而降低招聘成本;三是為選擇聘用人員的崗位提供輔助信息,并有效地幫助企業(yè)進(jìn)行人才資源的挖掘。
3、工資核算。一是能根據(jù)公司跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨工種的不同薪資結(jié)構(gòu)及處理流程制定與之相適應(yīng)的薪資核算方法;二是與時(shí)間管理直接集成,能夠及時(shí)更新,對(duì)員工的薪資核算動(dòng)態(tài)化;三是自動(dòng)計(jì)算功能,通過(guò)和其他模塊的集成,自動(dòng)根據(jù)要求調(diào)整薪資結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)。
4、工時(shí)管理。根據(jù)本國(guó)或當(dāng)?shù)氐娜諝v,安排企業(yè)的運(yùn)作時(shí)間以及勞動(dòng)力的作息時(shí)間表。運(yùn)用遠(yuǎn)端考勤系統(tǒng),可以將員工的實(shí)際出勤狀況記錄到主系統(tǒng)中,并把與員工薪資、獎(jiǎng)金有關(guān)的時(shí)間數(shù)據(jù)導(dǎo)入薪資系統(tǒng)和成本核算中。
5、差旅核算。系統(tǒng)能夠自動(dòng)控制從差旅申請(qǐng)、差旅批準(zhǔn)到差旅報(bào)銷的整個(gè)流程,并且通過(guò)集成環(huán)境將核算數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)財(cái)務(wù)成本核算模塊中去。
(二)人力資源管理系統(tǒng)面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。
在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,組織體系、崗位管理、員工能力等都成為人力資源工作挑戰(zhàn)的觸發(fā)器。而如何解決由此引起的一系列問(wèn)題,則是對(duì)于傳統(tǒng)管理方式的挑戰(zhàn),由此也就需要從人力資源管理體系上來(lái)考慮問(wèn)題的解決。由于我國(guó)的特殊國(guó)情和現(xiàn)狀,很多企業(yè)的人力資源管理都存在以下問(wèn)題:
1、有戰(zhàn)略設(shè)想,卻無(wú)人才戰(zhàn)略規(guī)劃;
2、思想上重視人才,行動(dòng)上卻忽視人才機(jī)制的建立;
3、過(guò)度關(guān)注人事管理,沒(méi)有人力資源統(tǒng)計(jì)分析規(guī)劃意識(shí);
4、注重人才引進(jìn),忽略內(nèi)部人才開(kāi)發(fā)和培訓(xùn)。
五、成功實(shí)施泛普ERP人力資源管理系統(tǒng)的條件和應(yīng)采取的措施
(一)人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的條件。人力資源管理系統(tǒng)作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物,在以ERP技術(shù)為平臺(tái)的基礎(chǔ)上,它的導(dǎo)入需要企業(yè)具備以下幾個(gè)條件:1、企業(yè)有穩(wěn)定的人力資源管理體系;2、確保充足的資金支持;3、企業(yè)人力資源管理人員應(yīng)具備相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作技能;4、全體員工的關(guān)注和支持。
(二)應(yīng)采取的措施。ERP人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施,就是要通過(guò)系統(tǒng)的建設(shè),對(duì)人力資源管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化,利用全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)支撐及其分析功能,實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置,發(fā)揮人力資源第一生產(chǎn)力的作用。
對(duì)于實(shí)施ERP過(guò)程中存在的人力資源管理問(wèn)題,企業(yè)必須要有充分的認(rèn)識(shí),建立一套行之有效的人力資源管理體系,從而提高ERP人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的成功率,最終提高企業(yè)的管理水平。
1、建立具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬體系。企業(yè)應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平和物價(jià)指數(shù),確定合理的薪酬待遇,增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力;另一方面鑒于ERP工作的特殊性質(zhì),要給予ERP人員相應(yīng)的自由度,使之在自己的責(zé)任范圍內(nèi)做出及時(shí)、準(zhǔn)確的決定。這樣不僅提高了員工的工作積極性,還增加了員工工作的責(zé)任感。
2、加大培訓(xùn)力度。員工的成長(zhǎng)固然取決于自身學(xué)習(xí)和努力,但同時(shí)與企業(yè)文化和發(fā)展政策聯(lián)系緊密。企業(yè)應(yīng)為員工創(chuàng)造互動(dòng)的學(xué)習(xí)氛圍,努力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織,充分認(rèn)識(shí)到人力資源培訓(xùn)的重要性,加大培訓(xùn)投入,在時(shí)間、物質(zhì)方面提供支持。
3、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持,實(shí)現(xiàn)制度留人。在ERP人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中,團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作程度直接影響著實(shí)施效果,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要大力強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè),加強(qiáng)企業(yè)文化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),為建立具有高度融洽的人力資源環(huán)境提供多層次的支持,從而建立良好的企業(yè)環(huán)境。在留住優(yōu)秀員工的同時(shí)還可以吸引外部的優(yōu)秀人才。
4、把握好四個(gè)階段。ERP人力資源管理系統(tǒng)推廣工作分為四個(gè)階段:準(zhǔn)備階段;數(shù)據(jù)采集階段;人員培訓(xùn)階段;數(shù)據(jù)導(dǎo)入和上線測(cè)試、試運(yùn)行階段,要著力把好這四個(gè)階段,使項(xiàng)目有條不紊地開(kāi)展。
5、加快企業(yè)組織架構(gòu)、制度、流程規(guī)范建設(shè)步伐。當(dāng)一個(gè)企業(yè)實(shí)施系統(tǒng)后,必然要改變?nèi)肆Y源人員已經(jīng)習(xí)慣的工作流程和方式,他們將會(huì)承擔(dān)更多的創(chuàng)造性工作。過(guò)去人力資源部門(mén)到底掌握多少數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性可能只有自己清楚,但采用系統(tǒng)之后,所有的信息都會(huì)暴露在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)部門(mén)人員的面前,當(dāng)組織運(yùn)行與系統(tǒng)發(fā)生重大沖突時(shí),系統(tǒng)將給企業(yè)帶來(lái)巨大而嚴(yán)重的影響,造成不可估量的后果。因此,企業(yè)要充分意識(shí)到先進(jìn)的人力資源系統(tǒng)是以先進(jìn)的人力資源管理思想為指導(dǎo),并應(yīng)努力完善人力資源的行為規(guī)范與流程,做到組織與系統(tǒng)的完美匹配、相互促進(jìn)。
6、以用促建,及時(shí)反饋,不斷提高系統(tǒng)適用性。系統(tǒng)建設(shè)不可能一蹴而就,不可能盡善盡美,要堅(jiān)持“重在建設(shè)、以用促建”的思路,在完成系統(tǒng)基本功能的基礎(chǔ)上,堅(jiān)持系統(tǒng)使用,提高應(yīng)用水平,以便發(fā)現(xiàn)在運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題;同時(shí),仔細(xì)研究,及時(shí)反饋,并提出可行的建議或意見(jiàn)。這樣,不斷對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善、改進(jìn)和提升,最終建成集管理、監(jiān)控、自助、學(xué)習(xí)、服務(wù)于一體的完善的人力資源管理系統(tǒng),使系統(tǒng)真正成為提高工作效率、提升管理水平、實(shí)現(xiàn)人力資源管理現(xiàn)代化的有力武器。
六、結(jié)論
科技的進(jìn)步與發(fā)展正在完善人力資源管理系統(tǒng),同時(shí)也在轉(zhuǎn)變著人力資源的基本職能。人力資源管理人員和普通員工都在接受著人力資源管理系統(tǒng)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。隨著人力資源管理系統(tǒng)的重要性不斷地被企業(yè)所認(rèn)識(shí),它的應(yīng)用前景將越來(lái)越廣闊。當(dāng)然,在傳統(tǒng)企業(yè)中應(yīng)用的人力資源管理系統(tǒng)還需要在實(shí)踐中不斷地完善,進(jìn)一步提高科學(xué)性,使人力資源管理人員的工作更加得心應(yīng)手,更加準(zhǔn)確、合理。
總之,ERP人力資源管理系統(tǒng)成功地實(shí)現(xiàn)了管理角色的轉(zhuǎn)變,通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)化、員工自助化和工作流程化使得人力資源管理趨于合理化、簡(jiǎn)單化和最優(yōu)化。我們應(yīng)該戰(zhàn)略性、系統(tǒng)性、全局性地看待人力資源管理,建立起科學(xué)、有效的ERP人力資源管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人力資源管理的核心價(jià)值,為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。
在現(xiàn)代企業(yè)管理中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些頻繁的企業(yè)重組以及人事變動(dòng)等問(wèn)題。面對(duì)這些問(wèn)題,企業(yè)的管理者開(kāi)始使用ERP人力資源系統(tǒng)來(lái)為他們最終的決策提供有效的輔助支持。
最基本功能包括:
1.人力資源規(guī)劃的輔助決策
首先是對(duì)于企業(yè)人員、組織結(jié)構(gòu)編制的多種方案,進(jìn)行比較模擬并運(yùn)行分析,并采用圖形的直觀評(píng)估來(lái)輔助管理者做出最終決策;然后是制定職務(wù)模型,其中包括升遷路徑、職位要求以及培訓(xùn)計(jì)劃等。同時(shí),根據(jù)該員工的資格,系統(tǒng)會(huì)提出針一系列相應(yīng)的培訓(xùn)設(shè)計(jì)方案,一旦遇到機(jī)構(gòu)的改組或該員工職位的變遷,系統(tǒng)就會(huì)及時(shí)提出對(duì)應(yīng)的職位變動(dòng)或升遷建議;三是進(jìn)行人員成本分析。可以對(duì)過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)的人員成本做出細(xì)節(jié)性和總評(píng)性分析,并且在此基礎(chǔ)上,對(duì)相應(yīng)的成本做出數(shù)據(jù)化升降趨勢(shì)預(yù)測(cè),然后通過(guò)ERP集成環(huán)境,為企業(yè)成本分析提供可靠的依據(jù)。
2.招聘管理
人才對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是非常重要的資源。擁有了優(yōu)秀的人才才能保證企業(yè)獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)此,招聘系統(tǒng)通常會(huì)從以下幾個(gè)方面提供支持:一是管理并優(yōu)化招聘的過(guò)程,從而減少業(yè)務(wù)的工作量;二是對(duì)招聘的成本進(jìn)行科學(xué)管理,降低招聘成本;三是為選擇聘用人員的崗位提供輔助信息,并有效地幫助企業(yè)挖掘人才資源。
3.工資核算
首先能夠針對(duì)公司跨地區(qū)、跨部門(mén)以及跨工種的不同薪資結(jié)構(gòu)和處理流程制定與之相適應(yīng)的薪資核算方法;然后與時(shí)間管理進(jìn)行集成,實(shí)現(xiàn)員工的薪資核算動(dòng)態(tài)的及時(shí)更新;三是自動(dòng)計(jì)算功能。通過(guò)和其他模塊的集成,自動(dòng)根據(jù)實(shí)際要求調(diào)整薪資的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。
4.工時(shí)管理
根據(jù)本國(guó)或當(dāng)?shù)氐娜諝v,安排企業(yè)的運(yùn)作時(shí)間和員工的作息時(shí)間表。ERP軟件通過(guò)遠(yuǎn)端的考勤系統(tǒng),將員工的實(shí)際出勤狀況記錄到主系統(tǒng)中,并將與員工的薪資、獎(jiǎng)金有關(guān)的時(shí)間數(shù)據(jù)導(dǎo)入薪資系統(tǒng)以及成本核算中。
5.差旅核算
系統(tǒng)能夠?qū)Σ盥蒙暾?qǐng)、差旅批準(zhǔn)以及差旅報(bào)銷的整個(gè)流程進(jìn)行自動(dòng)控制,并且通過(guò)集成環(huán)境將核算數(shù)據(jù)導(dǎo)入財(cái)務(wù)的成本核算模塊。
隨著ERP系統(tǒng) 在企業(yè)管理中的應(yīng)用,企業(yè)的組織體系、崗位管理、員工能力等都成為人力資源工作挑戰(zhàn)的觸發(fā)器。而如何解決由此引起的一系列問(wèn)題,對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式來(lái)說(shuō)是一種莫大的挑戰(zhàn),由此也就需要從人力資源管理體系上來(lái)考慮問(wèn)題的解決。
ERP系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用已經(jīng)被越來(lái)越多的企業(yè)廣泛使用。這一應(yīng)用也成功解決了眾多企業(yè)在人力資源管理上出現(xiàn)的很多問(wèn)題,使得企業(yè)降低了管理成本,提高了運(yùn)營(yíng)效率,從而大大提高了企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
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