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協(xié)同OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)審批和行政管理介紹
問題分析
?。兀兀丶瘓F(tuán)日常涉及的主要業(yè)務(wù)包括大量的已經(jīng)形成固定格式的制度流程和大量還未形成格式的制度和管理流程,包括:經(jīng)營管理和行政管理方面的各種已有的制度流程;公司規(guī)章制度、政策、工作規(guī)范的制定、修訂、廢止;項目經(jīng)營目標(biāo)、策略審批;項目規(guī)劃設(shè)計、單體建筑設(shè)計方案制定、修訂;項目的預(yù)決算申請審批;大量日常辦公文檔的撰寫、修改和審批以及各種工作安排和匯報等等。
另外,由于集團(tuán)目前主要辦公事務(wù)包括工作安排,審批工作,工作匯報,工作計劃,工作督辦等,在本地協(xié)作上普遍采用會議傳達(dá),當(dāng)面安排,電話安排,聽取匯報等方式,遠(yuǎn)程辦公則通過電話及電子郵件等方式,存在以下問題:
由于集團(tuán)化組織本身的復(fù)雜性,手工方式的審批普遍存在審批效率低、跨部門跨組織審批和各種數(shù)據(jù)采集困難,信息傳遞不及時,查詢和統(tǒng)計困難等問題。
同時,每天實時的工作安排和溝通浪費各級管理人員大量時間,安排后事情督辦和過后查閱不方便、了解情況不夠全面。遠(yuǎn)程管理上只能采用電話和郵件溝通,管理比較粗放,需要進(jìn)行大量溝通的工作信息對稱困難。
流程分析
從業(yè)務(wù)流程上看,XXX集團(tuán)日常大量業(yè)務(wù)管控流程要求具有二元化的特征,即:既要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)則,對重要的審批事件和大的流程上要有嚴(yán)格的的要求,以保證審批的合法性;同時,在實際審批流程中又要有足夠的靈活性,協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠按照日常辦公的習(xí)慣對文件進(jìn)行靈活傳遞,實現(xiàn)如:流程變化、加簽、會簽、回退、撤銷、回收、終止、督辦、修改權(quán)限等一系列完善的流程處理策略,以滿足集團(tuán)對業(yè)務(wù)管控的需求。
集團(tuán)公文流轉(zhuǎn)管理
問題分析
無法管理和控制文件的簽收、催辦、以及文件承辦的進(jìn)程
文件沒有分級管理,無法根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時送閱。
有可能造成對象之間橫向傳閱時的文件遺失。
如遇領(lǐng)導(dǎo)或職能部門閱文時間過長,很難做到及時提醒。
流程分析
由于沒有與XXX集團(tuán)公文管理相適應(yīng)的管理系統(tǒng),事業(yè)部也沒有明確的收發(fā)文管理制度,缺乏相應(yīng)的管理手段,從而影響了公文流轉(zhuǎn)的實時性和文件本身的管理。需要按照集團(tuán)公文管理的實際情況,OA辦公自動化將集團(tuán)公文的收發(fā)文流程固化在協(xié)同辦公系統(tǒng)上,實現(xiàn)高效的電子化公文流轉(zhuǎn)。
一體化的知識文檔管理
問題分析
各個分公司、部門都有自己的檔案體系。未實現(xiàn)集中、共享的知識管理體系
紙質(zhì)文檔應(yīng)用比例較高,不利于保存而且所有的查詢操作停留在手工。
員工可能因離職帶走相關(guān)的文件和資料,造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的損失。
企業(yè)相關(guān)文件,幾年下來上市需要時發(fā)現(xiàn)不見了,組織失憶。
之前做過的活動不能有效的沉淀,供下次類似活動做參考
流程分析:
由于集團(tuán)缺乏相應(yīng)的知識管理工具和流程,缺乏一套完整的知識采集特別是過程型經(jīng)驗知識的沉淀和提煉工具,迫切需要建立起集團(tuán)統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng),重慶OA實現(xiàn)一體化的文檔共享,充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識管理中心,為員工知識的獲取、儲存、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新提供的全過程管理,泛普OA系統(tǒng)實現(xiàn)知識采集、知識存儲、知識整理、知識傳播的一體化,有效為組織內(nèi)個人、部門、團(tuán)隊、單位提供知識信息服務(wù)??焖偬嵘M織內(nèi)外人員的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)。
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