招標(biāo)公證的方式和程序

　　招標(biāo)公證的方式是指公證機(jī)構(gòu)采用什么證明形式完成招標(biāo)公證工作任務(wù)。鑒于招標(biāo)公證的特殊性，為了維護(hù)招標(biāo)當(dāng)事人的合法權(quán)益，確保公證質(zhì)量，防止工作差錯(cuò)。司法部對(duì)招標(biāo)公證的方式作了特別規(guī)定，并專門制定了《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》，根據(jù)規(guī)定，公證處辦理招標(biāo)公證，"應(yīng)當(dāng)派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng),進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和證明"。對(duì)公證員確認(rèn)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)真實(shí)、合法的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)宣讀公證詞,并在七日內(nèi)制成公證書發(fā)給當(dāng)事人，該公證證明從公證員宣讀之日起生效。

　　根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)模和階段安排的不同，公證實(shí)踐中，通常采用兩種公證證明方式：

　　1.一次性公證。即在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束宣讀公證詞,對(duì)其全過(guò)程給予公證。這種公證方式一般適用于規(guī)模較小、活動(dòng)時(shí)間較短的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。

　　2.分階段公證。即在招標(biāo)投標(biāo)的每一階段結(jié)束時(shí)，均對(duì)該階段的活動(dòng)結(jié)果宣讀一次公證詞，待招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)全部結(jié)束時(shí)，再對(duì)整個(gè)活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行公證。如在開(kāi)標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀開(kāi)標(biāo)公證詞。在評(píng)標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀評(píng)標(biāo)公證詞。這種公證方式主要適用于規(guī)模較大、階段性顯著、活動(dòng)持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。

　　招標(biāo)公證的程序是指公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)公證的工作步驟及必須遵守的操作規(guī)程。根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)辦理各類公證事項(xiàng)的一般程序和內(nèi)容以及招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的程序和特點(diǎn)，司法部對(duì)招標(biāo)公證的程序作了特別規(guī)定，并專門制定《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》。根據(jù)規(guī)定，招標(biāo)公證程序主要分為申請(qǐng)與受理、審查、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和出具公證書四個(gè)階段。實(shí)踐中，這四個(gè)階段在招標(biāo)投標(biāo)公證中并非是截然分開(kāi)的，而是略有交叉。如在申請(qǐng)與受理階段和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段都包括一部分審查的內(nèi)容，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段又包括一部分證明工作。但是，為敘述的方便，也為使讀者能夠一目了然，我們對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的程序和內(nèi)容仍按這四個(gè)階段分別加以敘述。

　　(一)申請(qǐng)與受理

　　招標(biāo)投標(biāo)公證申請(qǐng)是指招標(biāo)單位(招標(biāo)方或受托招標(biāo)方)向公證機(jī)關(guān)提出辦理公證的請(qǐng)求。它是招標(biāo)公證的第一道工序，也是公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證的前提。這里需要說(shuō)明的是，公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證，無(wú)論是根據(jù)國(guó)家有關(guān)行政規(guī)章的規(guī)定，該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)必須由公證機(jī)關(guān)公證，還是招標(biāo)單位自愿要求公證機(jī)關(guān)公證，都必須首先由招標(biāo)單位向公證機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)。受理是指公證機(jī)關(guān)根據(jù)招標(biāo)單位的申請(qǐng)，初步作出接受辦理該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)公證的決定。它是公證機(jī)關(guān)正式開(kāi)始辦理招標(biāo)投標(biāo)的標(biāo)志。在申請(qǐng)與受理階段，公證人員的主要任務(wù)是對(duì)招標(biāo)單位的申請(qǐng)進(jìn)行初步審查、判斷,對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以受理,對(duì)不符合條件的申請(qǐng)不予受理。

　　(二)審查

　　招標(biāo)投標(biāo)公證的審查是指公證機(jī)關(guān)在對(duì)招標(biāo)投標(biāo)公證的申請(qǐng)決定受理后，對(duì)該公證申請(qǐng)的有關(guān)事項(xiàng)、材料進(jìn)行的審核、查證工作。它是招標(biāo)投標(biāo)公證的一個(gè)重要階段，也是公證機(jī)關(guān)對(duì)該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督的前提。在審查階段，公證機(jī)關(guān)的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)申請(qǐng)人提交的全部材料的審核、查證，以及必要的調(diào)查,確認(rèn)招標(biāo)方或受托招標(biāo)方是否具備招標(biāo)的條件,招標(biāo)項(xiàng)目和招標(biāo)活動(dòng)是否已獲得批準(zhǔn)，招標(biāo)文件及有關(guān)材料是否真實(shí)、合法、完善，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的組成是否符合規(guī)定的條件，并決定該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)是否應(yīng)給予公證。

　　(三)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督

　　經(jīng)對(duì)申請(qǐng)人所提交的材料的審查，對(duì)符合規(guī)定辦證條件的，公證處應(yīng)委派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名為公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，并予以證明的活動(dòng)。在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段，公證人員的主要任務(wù)是，監(jiān)督招標(biāo)投標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的時(shí)間、地點(diǎn)、程序、原則和方法進(jìn)行;對(duì)其中違反規(guī)定的行為予以糾正;查驗(yàn)有關(guān)人員的身份，審查投標(biāo)方的投標(biāo)資格;對(duì)招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)給予現(xiàn)場(chǎng)證明。根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各個(gè)階段的特點(diǎn)和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)也要有所側(cè)重。

　　(四)出具公證書

　　出具公證書是整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的最后一項(xiàng)內(nèi)容。雖然公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)中已發(fā)表了公證詞，對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和中標(biāo)情況給予了證明，但根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)工作方式的要求，招標(biāo)投標(biāo)公證也必須出具公證書，并以公證機(jī)關(guān)最后出具的公證書為準(zhǔn)。招標(biāo)投標(biāo)公證書與公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段發(fā)表的公證詞在內(nèi)容上有所不同，現(xiàn)場(chǎng)公證詞只是證明某個(gè)階段活動(dòng)的真實(shí)性、合法性，而招標(biāo)投標(biāo)公證書則要對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)和定標(biāo)結(jié)果的真實(shí)性、合法性作出公證。