開標前準備工作要點21條

　　提要：開標前的準備工作十分重要。它極大的影響著開標能否順利進行。由于目前政府采購、建設工程以及國際和國內各種招標的具體要求都不相同，很難寫出一個通用的完整的標準做法。以下是以機電設備國際招標為主的本人的幾點體會。

　　1、必要的準備會。在開標日前一兩天，由單位或者部門負責人召集，有關人員參加。項目負責人提出具體工作任務，人員需要和安排以及問題等等，充分進行協(xié)調，準備和安排妥當。特別要明確：主持人，唱標人和記錄人。任務一定要落實到人，同時大家注意團結配合。

　　A誰主持？b誰負責簽到和“接標書”？（如果人多，應該分開，投標方不能和評委等等在一塊簽字）；c誰負責收投標保證金？d誰負責在外面接，引導？e誰負責“留守”（招標公司人員都到開標會議室去了，萬一有事，原辦公室是否需要留人以便于不間斷聯(lián)系。）f誰唱標？（特別國際招標投標書常常是英文寫的，要求熟悉英文和有關專業(yè)詞匯；）g誰記錄？等等。目前我們一般不再用雙語唱標了，如果需要，應該考慮唱標人的英語口語能力。H誰負責分發(fā)投標文件？一般我們保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分發(fā)給評委……

　　2、必要時，核實能夠參加投標的潛在的供應商。特別是在特殊情況下，投標人可能只有3家的情況下，一定要爭取做到事先心中有數(shù)。萬一不夠法定的家數(shù)，提前向上級有關部門匯報請示，避免臨時被動。反之，如果投標商來的很多，就要多組織人力，做到人再多也能有條不紊。

　　3、根據投標方的情況，綜合估算評標工作量；并據此安排會議室、評標時間以及詢標時間等進度安排和必要的人員食宿等等生活措施。

　　4、準備開標會議室、開標會議的布標（也可用計算機加投影儀打在大屏幕上顯示），有關的投影儀，大屏幕，計算機，實物投影儀，話筒音響，電源和插座、接線板（必要時，要有較長的連線）以及座椅等等。

　?。ㄔ谕饷骈_標，有時會遇到有比較復雜功能的系統(tǒng)，需要事先弄清其功能，包括接線端子的情況。）

　　5、抽取評委并通知確認能夠參加。事先，要考慮到回避問題。（部分工程招標和政府采購招標工作，完全由計算機抽取和通知，強調保密，事先誰也不知道評委情況，我以為那是有點片面的。導致只強調程序公正，不管實際效果和評標質量。）以及落實評委的活動細節(jié)：自行到達？外地需要接站？安排住宿？等等。如果，專家?guī)炖锩嬖u委人數(shù)不足或者缺某專業(yè)，還需趕緊補充。

　　6、落實“業(yè)主”單位參加開標大會和評標工作的代表以及其他工作人員名單和大致人數(shù)。如果，業(yè)主單位有領導或者上級領導同志（集團公司等）參加以表示重視，則應該匯報，安排招標公司相應的領導也參加。

　　7、落實其他監(jiān)管、公正部門參加的人員。如果，招標項目需要請公證處派員參加，事先應該落實人員，清楚地告知時間，地點等等，通知公證處人員必須“著裝”，提前到達。

　　8、落實本單位參加開標工作的財務人員。如果在外開標，需帶好有關的空白收據（蓋章）；點鈔驗鈔機等等。

　　9、落實所有開標、評標需要的印刷、打印材料：投標簽到表；投標文件收到登記表；評委和其他人員簽到表；投標文件密封情況檢查表（有時與前述合一）；唱標記錄表；投標情況（或者分包情況）匯總表；以及13號令規(guī)定的和國際招標范本使用的幾種評標表格：符合性檢查表；商務評議表；技術參數(shù)比較表；評標價格對比表；授標建議表等等。

　　10、上述這些表格，盡可能做成針對本項目的，含有評標細節(jié)內容的對照表格。如果招標項目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填寫的內容，如具體的技術指標，交貨期、質量保證期、投標保函和履約保函等等商務要求，都一一列上。以便評委可以很容易的把投標方的情況對比填入，那樣可以大大節(jié)省時間，還可避免不應有的錯誤。

　　項目的標書，最好能帶2份，一份自用，一份給評委或者其他人傳看。技術規(guī)格部分，可以多印幾份，使得評委和業(yè)主代表都人手一份。

　　11.開標一覽表（唱標表格），事先做好電子版。最好是有一個數(shù)據庫式的專門軟件；起碼，用word模板做一個。省得屆時每一項都得打字輸入，浪費時間。

　　12、國際招標的投標保證金有多種形式：保函、匯票、支票、現(xiàn)金等等。其中，有些國外的投標商是采用國外的銀行開出保函，通過中國銀行提交的（最正規(guī)的）。這些保函，需要在接到中國銀行的通知后，派人到銀行去領取。先要安排好人做這項工作。

　　13、國際招標需要公布開標當日的“外匯牌價”，主要是中國銀行公布的外匯賣出價。一般需要的是幾種國際流行的“硬通”貨幣：美元，歐元，英鎊，瑞士法郎，日元，澳元等等。當日的匯率一般要在早上8：30，中國銀行的網站才公布。如何保證及時得到，保證大家知曉和評委依據此匯率進行計算？必須有專人負責。

　　14、落實開標會議主持人的致辭和說明。一般有幾個要點：對出席會議的領導、專家、監(jiān)督公正人員以及投標方代表，表示感謝和歡迎；說明投標情況符合法定，可以開標；或者，有什么特殊情況，某一個“包”不能開標，或者審批部門已經同意另辦法處理等等。開標會場紀律，如，關閉手機，請勿喧嘩，有問題舉手請求發(fā)言說明等等。重申投標方代表留下臨時通訊聯(lián)絡方式（如手機號碼）等等，以便及時聯(lián)絡和詢標。

　　15、落實開標會議室場地。特別是在外面賓館或者其他場地開標時。租用多大的開標場所以及評標用的會議室？大致多長時間？要不要“拖晚”？要不要提前布置好？

　　16、在預計好幾天才完成評標定標工作的情況下，需要安排外地評委的住宿和其他生活措施。

　　17、事先預領開標用的支票，現(xiàn)金等。準備付給專家評委的咨詢費以及簽收條、信封等；準備預付給專家的交通費用報銷費用，等等。需有專人負責。

　　18、準備開標、評標當天中午的定餐，一般是“盒飯”，也可能是賓館的餐廳。一般事先考慮到出席人員中是否有回民或者其他特殊需要者，有個意向性，記住餐廳的聯(lián)系電話。開標后，及時統(tǒng)計人數(shù)，打電話定餐，并說明特殊需求，數(shù)量上可稍稍留有余地。

　　19、準備和帶齊有關文具用品，如：計算器（最好多個）、白板筆、記號筆，碳素筆、信封、檔案袋、膠帶、訂書器、剪刀、開標用筆記本電腦和備份資料的U盤、打印機（打印復印一體機）、打印紙；專家評標用的紙和筆；等等。經辦人最好象willzhao所說那樣，先想好，用一張紙寫下來，備用后劃勾；也可請其他人幫助自己想全、備全。

　　20、項目的主要經辦人最好也帶上有關投標人，評委，業(yè)主聯(lián)系人的電話、手機號碼（也許帶上其名片），以備萬一聯(lián)系時用。

　　21、必要時，帶上英漢技術詞典和專業(yè)詞典。雖然，一般筆記本電腦安裝有“金山詞霸”等工具軟件，但是，恐怕屆時不夠使用，也不方便。