如何加強(qiáng)完善政府采購備案管理

　　隨著政府采購制度的不斷深入和發(fā)展，采購模式和監(jiān)督機(jī)制的不斷完善，采購中心集中采購、中介機(jī)構(gòu)委托代理、部門采購相對獨(dú)立、分散采購有效補(bǔ)充，都需要監(jiān)督部門加強(qiáng)事前、事中和事后的有效管理，對不同部門實(shí)施的采購事項(xiàng)中一些主要環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行備案，并做到有項(xiàng)可立、有資料可看，由此可見，對政府采購活動(dòng)在管理中的開始和完結(jié)后的資料備案越來越顯得十分重要。

　　政府采購備案的現(xiàn)狀

　　現(xiàn)行政府采購管理工作中，采購監(jiān)管和操作已經(jīng)分設(shè)，相應(yīng)的計(jì)劃審批、公告管理、資金管理、程序監(jiān)督等方面規(guī)范的力度較大，而同時(shí)對采購中心實(shí)施的集中采購監(jiān)督和整個(gè)過程應(yīng)當(dāng)備案的資料管理較為規(guī)范，對采購代理機(jī)構(gòu)、部門采購、分散采購備案資料的管理在制度、內(nèi)容等方面存在一定的缺陷。形成了有項(xiàng)目、無管理，有審批、無手續(xù)，有內(nèi)容、無資料的備案，不利于政府采購制度實(shí)施和管理，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面。

　　備案制度空白。很多地方雖然都建立和完善了政府采購很多制度和措施，但隨著代理政府采購業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)增多和部門采購、自行采購業(yè)務(wù)的增加，對這些政府采購項(xiàng)目的管理和備案就顯得十分薄弱。而在實(shí)際工作中，很多地方?jīng)]有對集中采購、社會(huì)中介代理機(jī)構(gòu)、部門采購、分散采購的政府采購活動(dòng)建立和制定備案制度與措施。對集中采購機(jī)構(gòu)也只是在相關(guān)文件中作了一些不是十分明確和具體的規(guī)定，因此造成監(jiān)管機(jī)構(gòu)在一些資料匯總、情況調(diào)查、質(zhì)疑投訴中無第一手資料，形成在政府采購活動(dòng)中書證的空白。

　　備案觀念淡薄。按照有關(guān)省市出臺(tái)的規(guī)定，對開標(biāo)前公告的發(fā)布、標(biāo)書都要進(jìn)行事前備案，可是一些采購單位對批準(zhǔn)的部門采購、分散采購一些環(huán)節(jié)資料的備案根本就沒有這個(gè)觀念，盡管監(jiān)管部門的再三督促，可采購單位認(rèn)為你批準(zhǔn)我自己采購，就是我自己的事了，所以在政府采購活動(dòng)程序、不同方式的規(guī)范上就存在很多無法管理問題。備案也就隨之淡薄。

　　備案內(nèi)容不明。由于制度上的空白和備案觀念的不強(qiáng)，在很多專地方備案的內(nèi)容不統(tǒng)一，該備案的沒有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購代理機(jī)構(gòu)保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價(jià)格的資料，有的監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求備案，而對開標(biāo)評標(biāo)的記錄卻不要求備案，對一些招標(biāo)公告、中標(biāo)公告等應(yīng)該備案的沒有要求，卻要對專家評審資料、專家打分匯總表等屬于代理機(jī)構(gòu)備案的卻要求備案。使代理機(jī)構(gòu)無所事從，左右為難。

　　備案時(shí)間不一。有關(guān)省市一些文件規(guī)定：采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購活動(dòng)實(shí)施前一個(gè)工作日，分別將招標(biāo)公告、招標(biāo)書、評標(biāo)辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)及評審專家名單，評標(biāo)報(bào)告形成后一個(gè)工作日，報(bào)同級政府采購監(jiān)管部門備案。有的地方是開標(biāo)前再將標(biāo)書，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門要審查標(biāo)書，有的只是備案。

　　備案手續(xù)不全。主要是對備案的一些資料沒有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對備案資料提出意見，事后迎檢時(shí)卻說一些項(xiàng)目沒有備案，資料不全，程序和內(nèi)容和法規(guī)的不相符等，使得監(jiān)督和操作出現(xiàn)不必要的誤會(huì)和摩擦。

　　對建立和完善政府采購制度備案建議

　　建立健全備案制度建設(shè)。一是要出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法，使采購代理機(jī)構(gòu)有法可依，有規(guī)可行；二是建立和做好不同監(jiān)督部門的備案制度，如紀(jì)檢、綜合招標(biāo)管理辦公室的備案等，明確相應(yīng)的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對主要環(huán)節(jié)資料相關(guān)招標(biāo)活動(dòng)程序進(jìn)行備案，如項(xiàng)目審批計(jì)劃、方式的批復(fù)、招標(biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果等；三是根據(jù)《政府采購法》，加強(qiáng)對采購代理機(jī)構(gòu)的每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件的管理和監(jiān)督。做到備案項(xiàng)目與采購活動(dòng)中采購文件一致性，做到備案內(nèi)容一致、保存時(shí)間一致、管理制度一致。

　　強(qiáng)化部門采購和分散采購的備案管理措施。在制定集中采購和分散采購相應(yīng)的備案制度的同時(shí)，一是把握對部門采購和分散采購的項(xiàng)目審批、方式審批資料的備案；二是對其采購過程必要資料如公告、標(biāo)書、供應(yīng)商的資格審查、評標(biāo)辦法、中標(biāo)公告等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強(qiáng)采購單位在實(shí)施部門采購和分散采購的檔案建設(shè)工作和備案資料檢查，防止虛假招標(biāo)等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

　　完善和規(guī)范備案內(nèi)容、時(shí)間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細(xì)具體內(nèi)容，結(jié)合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，重點(diǎn)要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時(shí)間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認(rèn)定工作，做到事前沒有備案的后面的工作就不預(yù)批準(zhǔn)，使政府采購制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。

　　提高政府采購制度備案制度的認(rèn)識(shí)、宣傳和解釋。增強(qiáng)其重要性認(rèn)識(shí)，是監(jiān)督管理和質(zhì)疑投訴中重要信息來源和書證，是對采購代理機(jī)構(gòu)采購活動(dòng)程序監(jiān)督的佐證，是防止弄虛作假的一種手段。同時(shí)也是對政府采購檔案工作另一方面的檢驗(yàn)。要充分認(rèn)識(shí)到它是采購監(jiān)督日常工作，采購監(jiān)督管理部門要大力宣傳備案工作是站在對采購代理采購活動(dòng)的支持與幫助，做好解釋工作，使采購代理機(jī)構(gòu)在日常的政府采購活動(dòng)中主動(dòng)備案，確保政府采購監(jiān)督與操作工作相互協(xié)調(diào)，采購活動(dòng)順利進(jìn)行。