2015項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購考點(diǎn)：招標(biāo)采購項(xiàng)目計(jì)劃的編制

招標(biāo)采購項(xiàng)目計(jì)劃的編制

招標(biāo)采購首要的管理工作是進(jìn)行采購項(xiàng)目管理方案的制訂，通過制定詳細(xì)的招標(biāo)采購計(jì)劃，為招標(biāo)采購工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

(1)招標(biāo)采購項(xiàng)目背景描述P46

項(xiàng)目背景是任何項(xiàng)目管理者必須首先弄清楚的一個關(guān)鍵問題，主要是說明項(xiàng)目是如何提出來的，以及項(xiàng)目所處的環(huán)境等。要做好采購項(xiàng)目的招標(biāo)工作，首先要對項(xiàng)目背景作出正確描述。

1)項(xiàng)目背景主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

①采購項(xiàng)目概況及主要問題與建議。

②項(xiàng)目具體特征。如建設(shè)項(xiàng)目包括建設(shè)規(guī)模、結(jié)構(gòu)類型、類別等。

③項(xiàng)目的利益相關(guān)者分析。對于代理招標(biāo)采購項(xiàng)目而言，所采購的項(xiàng)目多數(shù)是大型的工程、貨物或服務(wù)，需要許多方面的個人或組織的積極參與，涉及多方面的利益，由于各方關(guān)系較為復(fù)雜，有必要對項(xiàng)目的利益相關(guān)者進(jìn)行深入的分析。

④市場范圍。

2)制定采購工作協(xié)調(diào)管理規(guī)劃。

①范圍說明。包括項(xiàng)目的描述、需要采購的產(chǎn)品類別、項(xiàng)目相關(guān)信息。

②采購活動所需的資源。應(yīng)認(rèn)真分析信息、人力、技術(shù)資料等方面的占有情況，確定哪些資源需要采購。

③市場狀況。采購計(jì)劃必須考慮市場供應(yīng)情況及采購的條件。

④制約條件和基本假設(shè)。由于項(xiàng)目采購存在著諸多變化不定的環(huán)境因素織在實(shí)施采購過程中，面對變化不定的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設(shè)。制約條件和基本假設(shè)的存在限制了項(xiàng)目組織的選擇范圍。

(2)招標(biāo)采購的組織方式與團(tuán)隊(duì)組建P46

1)招標(biāo)采購的組織方式。接受招標(biāo)采購任務(wù)或接受代理招標(biāo)委托后應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)慕M織方式，建立招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)，如圖2—3所示為xx咨詢公司采取矩陣式組織方式，對xx工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)管理。

2)組建招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)。招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)是為了成功完成采購任務(wù)而組建的機(jī)構(gòu)。招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)具有如下的特征：

①共同明確的采購目標(biāo)。共同的目標(biāo)是招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)存在的基礎(chǔ)，清晰明確的采購目標(biāo)是有效開展工作的保障。

②招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)是由不同部門、不同專業(yè)的員工組成。

③角色適當(dāng)分工。招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)的成員必須有清晰的角色定位和分工。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)清楚地了解自己的定位與責(zé)任。

④信息溝通順暢。招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)針對出現(xiàn)的問題及時(shí)交流。

⑤團(tuán)隊(duì)成員能力互補(bǔ)。招標(biāo)采購團(tuán)隊(duì)成員總體專業(yè)知識和技能全面，規(guī)模適中，素質(zhì)與技能互補(bǔ)性強(qiáng)。

圖2-3 xx項(xiàng)目招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)圖P47

3)招標(biāo)采購項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任和權(quán)力。應(yīng)授予項(xiàng)目經(jīng)理以下基本權(quán)限：

①項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建權(quán)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建權(quán)包括兩個方面：一是項(xiàng)目經(jīng)理班子或管理班子的組建權(quán)，二是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)隊(duì)員的選拔權(quán)。

②財(cái)務(wù)決策權(quán)。擁有財(cái)權(quán)并使其個人的得失和項(xiàng)目的盈虧聯(lián)系在一起的人，能夠較周全、負(fù)責(zé)地顧及自己的行為后果，因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須擁有與項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制相符合的財(cái)務(wù)決策權(quán)，否則項(xiàng)目就難以順利展開。一般來講，這一權(quán)力包括分配權(quán)和費(fèi)用控制權(quán)。

③項(xiàng)目實(shí)施控制權(quán)。包括在招標(biāo)采購各階段中向團(tuán)隊(duì)成員下達(dá)指令的權(quán)利，審核各類文件并予以批準(zhǔn)的權(quán)利。

(3)編制采購計(jì)劃應(yīng)考慮的問題P47

一般來說，制定采購計(jì)劃至少需要考慮以下六個方面的問題：

1)采購的工程、貨物或服務(wù)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)和要求;

2)所采購的工程、貨物或服務(wù)在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中的哪一階段投入使用;

3)每一項(xiàng)采購彼此間的聯(lián)系;

4)全部采購如何分別捆包，每個捆包應(yīng)包括哪些類目;

5)每個捆包從開始采購到到貨需要多少時(shí)間，從而制定出每個捆包采購過程階段時(shí)間表，并根據(jù)每個捆包采購時(shí)間表制定出項(xiàng)目全部采購的時(shí)間表;

6)對整個采購工作協(xié)調(diào)管理。

(4)編制招標(biāo)采購計(jì)劃(合同包與標(biāo)段的劃分)P47

當(dāng)需要采購的貨物及設(shè)備量大、技術(shù)要求高、供貨商家多，如工程項(xiàng)目采購的規(guī)模大、專業(yè)廣、技術(shù)復(fù)雜，采購服務(wù)類別多，則應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的實(shí)際情況，按照時(shí)間及空間關(guān)系、采購的合同類型、供應(yīng)商的專業(yè)劃分及能力、市場供應(yīng)條件等，合理地劃分合同包，劃分標(biāo)段或構(gòu)成合同組團(tuán)，編制招標(biāo)采購計(jì)劃。在工程建設(shè)項(xiàng)目管理中，該采購計(jì)劃亦被作為“項(xiàng)目管理組織計(jì)劃”(合同網(wǎng)絡(luò)圖)。