輕松有效地預(yù)算

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    在預(yù)算方面，許多經(jīng)理人常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是，沒(méi)有真正把預(yù)算過(guò)程當(dāng)作一個(gè)計(jì)劃過(guò)程。一方面，傳統(tǒng)預(yù)算制度受其形成時(shí)期相對(duì)靜態(tài)穩(wěn)定以及賣(mài)方市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境的影響，注重于成本控制，而不是經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。這種歷史淵源對(duì)經(jīng)理人的影響，至今依然存在。

    另一方面，戰(zhàn)略管理觀念在很多企業(yè)中還沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，經(jīng)理們僅把預(yù)算當(dāng)作是一種純粹的業(yè)績(jī)衡量和控制的工具，并沒(méi)有把它納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略管理體系中看待和考慮。

    成熟的戰(zhàn)略管理體系把預(yù)算視為一個(gè)十分重要的部分，它是戰(zhàn)略行動(dòng)計(jì)劃的財(cái)務(wù)化，不僅為戰(zhàn)略行動(dòng)提供詳細(xì)的計(jì)劃，而且以財(cái)務(wù)報(bào)表的形式，明確對(duì)企業(yè)未來(lái)財(cái)務(wù)狀況的期望。

    在中國(guó)，企業(yè)長(zhǎng)期處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的相對(duì)靜態(tài)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境中，雖然在20年市場(chǎng)化的改革和開(kāi)放之后，企業(yè)開(kāi)始面對(duì)復(fù)雜多變的環(huán)境，也迫切需要戰(zhàn)略管理的理念和工具。但在實(shí)際中，很多經(jīng)理短期內(nèi)還沒(méi)有真正樹(shù)立起這種觀念，沒(méi)有真正把預(yù)算看作一個(gè)計(jì)劃過(guò)程和手段，從而把預(yù)算同戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃割裂開(kāi)來(lái)，失去了預(yù)算的意義。

    經(jīng)營(yíng)環(huán)境的迅速變化，經(jīng)常使在用的預(yù)算流程和方法成為過(guò)時(shí)。企業(yè)始終處于轉(zhuǎn)軌的過(guò)程中，其結(jié)果便是，在大型企業(yè)中，往往是多種預(yù)算技術(shù)同時(shí)并存。從傳統(tǒng)的基于成本中心會(huì)計(jì)的預(yù)算方法，到項(xiàng)目和資金預(yù)算技術(shù)，乃至作業(yè)預(yù)算法，從“固定預(yù)算”到“彈性預(yù)算”，從“滾動(dòng)預(yù)算”到“零基預(yù)算”，從“以銷(xiāo)售為目標(biāo)的預(yù)算”到“以利潤(rùn)為目標(biāo)的預(yù)算”等等，這些復(fù)雜的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算方法，對(duì)非財(cái)務(wù)的直線(xiàn)職能經(jīng)理和員工來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)直是眼花繚亂。他們自然而然地把預(yù)算工作視為財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)自承擔(dān)的專(zhuān)業(yè)工作，同自己沒(méi)有多大關(guān)系，因此容易對(duì)分配下來(lái)的預(yù)算工作產(chǎn)生逆反心理。

    IT技術(shù)如果能在預(yù)算過(guò)程中得到恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用，無(wú)疑會(huì)大大改善預(yù)算手段及其系統(tǒng)，從而大幅度提高預(yù)算過(guò)程的效率和價(jià)值。然而，實(shí)際狀況是，許多企業(yè)在引進(jìn)IT技術(shù)幫助預(yù)算方面沒(méi)有根本性的改進(jìn)。一些企業(yè)基本上還是“手工作業(yè)”；一些企業(yè)即使配置了計(jì)算機(jī)和軟件，卻只局限在財(cái)務(wù)部門(mén)，局限在計(jì)算機(jī)“單機(jī)作戰(zhàn)”；一些企業(yè)還出現(xiàn)相關(guān)軟件不能滿(mǎn)足提高預(yù)算效率效益的需要，例如在軟件的配備上過(guò)于依賴(lài)復(fù)雜的電子報(bào)表軟件，而沒(méi)有考慮到電子報(bào)表軟件最適合于個(gè)人用戶(hù)，卻并不適合組織范圍上的應(yīng)用。

    要做到輕松有效地預(yù)算，就意味著要讓參與預(yù)算的人員，從觀念上認(rèn)可和接受預(yù)算工作，使他們認(rèn)識(shí)到自己是“做正確的事”，變“被動(dòng)”的負(fù)擔(dān)態(tài)度為“主動(dòng)”的輕松態(tài)度；還意味著要采取恰當(dāng)?shù)念A(yù)算方法和手段，提高預(yù)算過(guò)程的效率，“正確地做事”。具體包括：

    “預(yù)算”激勵(lì)：預(yù)算是一個(gè)十分重要的管理工具，已經(jīng)超越了原來(lái)“成本控制”的意義，因此要從整體管理的角度對(duì)待預(yù)算。企業(yè)高級(jí)管理層制訂企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略之后，有必要向全體員工傳達(dá)，使其明確預(yù)算同戰(zhàn)略過(guò)程中的企業(yè)使命、戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略類(lèi)型、政策、行動(dòng)計(jì)劃、程序以及業(yè)績(jī)等要素之間的互動(dòng)關(guān)系，明確預(yù)算的重要定位，體會(huì)各自的預(yù)算工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。

    充分鼓勵(lì)各級(jí)經(jīng)理人和普通員工，對(duì)各自的責(zé)任業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行資源分析和計(jì)算，同時(shí)要鼓勵(lì)各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，縱向和橫向地充分流通和共享。這樣，員工就會(huì)普遍感覺(jué)到在做自己分配而不是主管分配的工作，普遍主動(dòng)地投入預(yù)算工作，從而增加預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的匹配度和數(shù)據(jù)信息的可靠性。

    方法正確：預(yù)算方法的選擇，應(yīng)該重點(diǎn)考慮經(jīng)營(yíng)環(huán)境、成本結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)等影響因素。不同行業(yè)、不同企業(yè)，具有不同的特點(diǎn)，經(jīng)營(yíng)環(huán)境對(duì)不同的行業(yè)和企業(yè)來(lái)說(shuō)，其復(fù)雜程度也相對(duì)不同，因此，企業(yè)要根據(jù)環(huán)境的特點(diǎn)選擇相應(yīng)的預(yù)算方法。

    企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程和系統(tǒng)，影響著企業(yè)產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)。不同的企業(yè)具有不同技術(shù)水平的生產(chǎn)過(guò)程和系統(tǒng)，因此它們的生產(chǎn)成本結(jié)構(gòu)也不同。在過(guò)去生產(chǎn)過(guò)程和系統(tǒng)技術(shù)含量較低的情況下，直接人工等變動(dòng)成本是產(chǎn)品成本的主要組成部分，固定性制造費(fèi)用比例很小。針對(duì)此種狀況，變動(dòng)成本法克服了傳統(tǒng)的完全成本法在產(chǎn)銷(xiāo)量不相同時(shí)出現(xiàn)利潤(rùn)不正常，尤其是銷(xiāo)量下降、利潤(rùn)反而上升的虛假現(xiàn)象等缺點(diǎn)，成為企業(yè)短期預(yù)算和決策的有效工具。

    但是，在新的高技術(shù)制造環(huán)境下，變動(dòng)成本的比例愈來(lái)愈小，變動(dòng)成本法將逐漸失去其意義。完全成本法有回歸的趨勢(shì)，但已經(jīng)不是過(guò)去那種同變動(dòng)成本法一樣，以“數(shù)量為基礎(chǔ)”的成本計(jì)算和預(yù)算法了；而是同以“作業(yè)為基礎(chǔ)”的成本計(jì)算和預(yù)算法緊密結(jié)合。

    以作業(yè)為基礎(chǔ)的成本法，與傳統(tǒng)的完全成本法和變動(dòng)成本法之間的不同，主要在于采用多元標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)制造費(fèi)用進(jìn)行分配。按照不同作業(yè)的成本動(dòng)因?qū)χ圃熨M(fèi)用進(jìn)行歸集和分配，能夠真實(shí)反映高技術(shù)生產(chǎn)條件下企業(yè)的生產(chǎn)成本結(jié)構(gòu)，同時(shí)也有利于對(duì)企業(yè)的增值作業(yè)（活動(dòng)）和非增值作業(yè)（活動(dòng)）進(jìn)行分類(lèi)管理。所以，在選擇預(yù)算方法的時(shí)候，要根據(jù)各自企業(yè)的生產(chǎn)成本結(jié)構(gòu)做出決定。

    模式匹配：預(yù)算模式要反映企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化并與之相匹配。多事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)（M型結(jié)構(gòu)），是工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)組織的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)中，高層管理者掌握著資本、知識(shí)以及其它資源，并且按照自己制訂的戰(zhàn)略意圖進(jìn)行分配，中層經(jīng)理對(duì)資源的使用過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控，而一線(xiàn)經(jīng)理則是執(zhí)行者，具體對(duì)資源加以運(yùn)用。這種結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，以資本是主要資源為基礎(chǔ)，目的在于支持企業(yè)多元化經(jīng)營(yíng)，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，拓展新市場(chǎng)，以及實(shí)施多種戰(zhàn)略。為了便于高層管理者分配資源和控制，建立起了嚴(yán)格的垂直型命令系統(tǒng)，并輔之以正規(guī)嚴(yán)格的預(yù)算系統(tǒng)和其它信息系統(tǒng)。包括預(yù)算系統(tǒng)在內(nèi)的這些系統(tǒng)，為工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮了十分重要的作用。然而，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，這種官僚式組織結(jié)構(gòu)開(kāi)始變得僵化，缺乏應(yīng)變能力。

    以知識(shí)為主要資源的知識(shí)經(jīng)濟(jì)，催生了一種新的N型組織結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)中，一線(xiàn)經(jīng)理富有企業(yè)家精神，具有戰(zhàn)略思維，經(jīng)常要做出許多資源配置的決策；中層經(jīng)理的任務(wù)是通過(guò)協(xié)調(diào)不同部門(mén)，使之橫向集成，以增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力；高級(jí)管理者則是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀進(jìn)行反思，為員工指明方向，并激勵(lì)他們朝著既定方向前進(jìn)。這種結(jié)構(gòu)比較精簡(jiǎn)，以市場(chǎng)為關(guān)注重點(diǎn)，對(duì)變化具有較強(qiáng)的反應(yīng)能力。在這種結(jié)構(gòu)中，將會(huì)在一線(xiàn)形成許多相對(duì)獨(dú)立的預(yù)算單位，由一線(xiàn)經(jīng)理根據(jù)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的特點(diǎn)采取簡(jiǎn)煉的流程以及“比例預(yù)算”等靈活方法，進(jìn)行預(yù)算工作；而高層管理者則可以根據(jù)一線(xiàn)經(jīng)理預(yù)算完成情況，及其對(duì)企業(yè)整體業(yè)績(jī)的貢獻(xiàn)，以及中層經(jīng)理在協(xié)調(diào)資源完成預(yù)算方面的表現(xiàn)，決定兩者的報(bào)酬，從而間接地對(duì)預(yù)算工作進(jìn)行管理。

    在現(xiàn)實(shí)中，不同的企業(yè)具有不同的組織結(jié)構(gòu)。更多的企業(yè)是具有M型結(jié)構(gòu)及其初級(jí)形態(tài)的“職能制結(jié)構(gòu)”，既然M型結(jié)構(gòu)是工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)組織的標(biāo)準(zhǔn)形式，與其相適應(yīng)的預(yù)算模式自然可以為初級(jí)階段的組織結(jié)構(gòu)所借鑒使用。但是，從M型結(jié)構(gòu)走向N型結(jié)構(gòu)，不是在一夜之間就能完成的，因此，在過(guò)渡階段就要根據(jù)兩種結(jié)構(gòu)的“成分”多寡，進(jìn)行預(yù)算流程的建設(shè)和預(yù)算方法的選擇。

    化繁為簡(jiǎn)：為了把復(fù)雜的預(yù)算專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算方法，對(duì)非財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)預(yù)算人員產(chǎn)生的負(fù)面影響降到最低，除了給予這些人員必要的基本知識(shí)培訓(xùn)之外，應(yīng)用界面友好、通俗易懂、易于使用的專(zhuān)業(yè)預(yù)算軟件是至關(guān)重要的。在利用IT技術(shù)方面，還應(yīng)充分注意預(yù)算系統(tǒng)的內(nèi)部兼容性，以及涉及對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)告的外部兼容性。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行“電子預(yù)算（E-Budgeting）”，不失為一種具有前瞻性的有效方法。