電力企業(yè)工程檔案安全管理分析

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摘要：本文通過對(duì)電力企業(yè)工程檔案安全管理進(jìn)行深入分析，論述了工程檔案安全管理的內(nèi)容及重要意義，只有切實(shí)采取有效措施，消除安全隱患，才能保證工程檔案實(shí)體及信息載體的完整性及安全性，充分發(fā)揮工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理及試運(yùn)行中的作用。 

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)  工程檔案  安全  分析  1 概述  隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，發(fā)電機(jī)組容量不斷增加，記錄電力建設(shè)的工程檔案涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)、安全性高，工程檔案在其形成利用、安全管理等方面的工作質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)。而在實(shí)際工作中又存在許多問題，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范，尤其是存在檔案安全意識(shí)淡薄、管理制度不夠健全、安全措施不夠完善等問題。  電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，是一份寶貴的資源。工程檔案安全管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步，是工程檔案管理工作的重要組成部分。將檔案安全工作落實(shí)到位，保障建設(shè)項(xiàng)目工程檔案設(shè)施建設(shè)、檔案實(shí)體及信息系統(tǒng)的安全管理以及規(guī)范操作，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及工程檔案工作者的職責(zé)，是提高工程建設(shè)及管理水平的需要。全體工程參建人員都應(yīng)警鐘長(zhǎng)鳴，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，防止松懈、僥幸心理，確保建設(shè)項(xiàng)目工程檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。  因此，要確保工程檔案的安全管理，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)“五個(gè)加強(qiáng)”：一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)。二是加強(qiáng)施工單位工程檔案安全管理。三是加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè)。四是加強(qiáng)工程檔案庫(kù)房安全建設(shè)。五是加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案安全管理。  2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)  工程檔案安全管理是電力建設(shè)檔案工作的重中之重，確保工程檔案安全是形成高質(zhì)量竣工檔案的基礎(chǔ)，也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的職責(zé)。應(yīng)全面加強(qiáng)對(duì)工程檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各項(xiàng)管理職責(zé)，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，做到工程檔案及安全管理與基建進(jìn)程同步。  大唐琿春發(fā)電廠（以下簡(jiǎn)稱琿春廠）在二期擴(kuò)建工程建設(shè)之初即建立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案信息安全保障機(jī)制，同時(shí)配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)工程前期文件資料的收集整理與工程檔案管理工作，加大工程檔案安全管理力度。從工程檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、合同管理、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面對(duì)工程檔案的安全管理作出明確規(guī)定，保障工程檔案設(shè)施及檔案實(shí)體、信息系統(tǒng)的安全管理。  3 加強(qiáng)施工單位工程檔案安全管理  由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的項(xiàng)目工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，各施工單位工程檔案管理的要求和做法不盡一致，客觀上給項(xiàng)目工程檔案安全管理工作帶來一定難度。因此，為使工程檔案管理工作有序進(jìn)行，真正做到移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案，必須加強(qiáng)對(duì)施工單位工程檔案的安全管理。  首先，我們要求各施工單位要有相應(yīng)的工程檔案庫(kù)房，并對(duì)琿春廠二期擴(kuò)建工程檔案的形成收集、保管利用、整理歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等工作做出相關(guān)規(guī)定，提出具體統(tǒng)一要求。  其次，要求各施工單位工程檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，歸檔的文件材料和制成材料符合耐久性要求，并采取各種有效措施保證工程檔案和信息的安全。  另外，建設(shè)單位工程檔案人員在工程部門現(xiàn)場(chǎng)辦公，參與基建工程過程管理，經(jīng)常深入施工單位督促檢查工程檔案的收集整理及安全管理工作，使工程檔案安全管理與基建進(jìn)程同步，最大限度地保證了企業(yè)擴(kuò)建工程檔案的完整與安全。  4 加強(qiáng)制度建設(shè)，完善安全措施  加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè)，是做好工程檔案安全管理的前提。我們從建設(shè)項(xiàng)目工程開始就建立了一整套科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的工程檔案安全管理制度，使工程檔案安全工作有章可循。  一是要建立健全工程檔案安全保管、防火管理、巡回檢查及檔案人員崗位職責(zé)等相關(guān)管理制度。  二是要完善工程檔案安全管理措施，實(shí)行檔案專人保管，經(jīng)常對(duì)工程檔案設(shè)備如：檔案柜、溫濕度計(jì)、防盜門窗及電源電線、滅火裝置等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并把消防安全和供水、供電線路的監(jiān)管納入工程建設(shè)統(tǒng)一安全管理之中，將檔案安全工作落實(shí)到位。  5 加強(qiáng)工程檔案庫(kù)房安全建設(shè)  工程檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是維護(hù)檔案安全的基本保障。  5.1 我們制定了嚴(yán)格的《工程檔案庫(kù)房管理制度》，工程檔案庫(kù)房與閱覽室、辦公用房實(shí)行三分開，并采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。如配備了防火防盜門、防盜窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施；配備了泡沫滅火器，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的檢修維護(hù)工作。另外，在條件成熟時(shí)還應(yīng)配備火警自動(dòng)噴淋系統(tǒng)等較先進(jìn)的滅火設(shè)備。  5.2 涉及國(guó)家秘密的工程檔案應(yīng)單獨(dú)保管，設(shè)置帶鎖的移動(dòng)密集架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜等，從保管條件上確保工程檔案的安全。  5.3 減少工程檔案的破損率，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。對(duì)不易保管的磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案防磁柜；對(duì)容易破損的硫酸圖紙等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。  此外，琿春廠堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，消除堵塞危及工程檔案安全的漏洞。  6 加強(qiáng)工程項(xiàng)目電子檔案安全管理  電力企業(yè)在工程建設(shè)過程中，各施工單位會(huì)形成大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用，使得工程檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展，為工程檔案信息化管理注入了新的活力，因此對(duì)工程電子檔案的安全管理工作就顯得相當(dāng)重要。  6.1 依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，我們制定了有關(guān)工程項(xiàng)目實(shí)施中形成的各種電子文件的收集整理、歸檔及電子文件載體的安全保護(hù)制度，采取有效措施對(duì)工程電子檔案進(jìn)行安全管理。  6.2 要求各施工單位采用統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案管理軟件，在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔，提高工程檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。  6.3 工程檔案管理部門要對(duì)存儲(chǔ)在磁盤、光盤上及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子檔案及時(shí)復(fù)制副本備份或異地保存，保管方面要做好防消磁、防損壞工作，對(duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。  6.4 加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密管理，采取工程檔案內(nèi)外網(wǎng)分離、安裝服務(wù)器防火墻等安全措施，推動(dòng)工程檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。  7 結(jié)束語(yǔ)  工程檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，工程檔案的安全管理是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的一項(xiàng)基礎(chǔ)性保障工作。大唐琿春發(fā)電廠通過加強(qiáng)工程檔案安全管理工作，牢固樹立工程檔案安全防范意識(shí)，把工程檔案的安全管理落到實(shí)處，確保了工程檔案的安全和完整，為工程管理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供系統(tǒng)準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，并為本廠及大唐集團(tuán)公司工程檔案制度化、規(guī)范化及安全管理起到了標(biāo)桿和示范作用。  參考文獻(xiàn)：  [1]馮惠玲，張輯哲.《檔案學(xué)概論》[m].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版.  [2]劉家真.《電子文件管理理論與實(shí)踐》[m].科學(xué)出版社，2003年版.  [3]徐英浩.《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[j].工海煤氣，2004(5).