高商工程檔案管理軟件

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　　當(dāng)前，為了提高建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量和效果，有必要對(duì)工程檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，這涉及到很多方面。同時(shí)，各種操作的實(shí)際情況都會(huì)記錄在工程檔案中，對(duì)以后的施工項(xiàng)目有著重大的借鑒意義。然而，目前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中仍存在諸多問(wèn)題，值得高度重視并采取合理措施。

　　一、工程檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、制度不完善，項(xiàng)目管理制度不健全，未建立專門臺(tái)賬，材料隨意借用，材料丟失嚴(yán)重。在項(xiàng)目開(kāi)始前，一些基礎(chǔ)資料不能按時(shí)記錄和整理，甚至缺失，對(duì)項(xiàng)目的整體規(guī)劃設(shè)計(jì)造成一定影響。項(xiàng)目開(kāi)工后，只注重現(xiàn)場(chǎng)管理，忽視資料的及時(shí)歸檔。甚至有些工程項(xiàng)目存在后補(bǔ)資料的現(xiàn)象，只有在項(xiàng)目快完成的時(shí)候才能進(jìn)行資料的收集和整理。

　　2、管理意識(shí)差，項(xiàng)目檔案歸檔不及時(shí)，資料不全，未設(shè)立專門檔案室。即使設(shè)置了檔案室，檔案柜通風(fēng)采光差，潮濕嚴(yán)重，查閱不便。缺乏專業(yè)人才。目前大多數(shù)單位沒(méi)有檔案管理專業(yè)畢業(yè)的檔案管理人員。老一輩檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)大多老化，數(shù)據(jù)指標(biāo)分類不科學(xué)、不詳細(xì)、不方便查閱。不熟悉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不熟悉影像資料，重要資料缺乏備份;檔案的維護(hù)缺乏現(xiàn)代化的管理手段;缺乏專業(yè)知識(shí)和理解也影響了檔案管理。

　　3、信息化程度不高，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)氖褂檬篃o(wú)紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)，解決了傳統(tǒng)檔案管理中滯后、低效的管理模式。在我國(guó)大部分地區(qū)，對(duì)工程檔案管理還沒(méi)有深入的研究，尚未建立專業(yè)的信息檔案管理平臺(tái)，導(dǎo)致一些單位仍然使用紙質(zhì)文件。即使是那些有信息化意識(shí)的單位，也只是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，無(wú)法將現(xiàn)有的高科技手段應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理仍然存在一定的滯后性和低效性。

　　二、工程檔案管理的改進(jìn)措施

　　1、完善管理體系

　　加強(qiáng)工程檔案管理，要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，嚴(yán)格收集整理資料;建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格審批程序，設(shè)立專門備查臺(tái)賬;嚴(yán)把檔案入庫(kù)質(zhì)量關(guān)，做好分類工作，歸檔時(shí)對(duì)每份檔案清單進(jìn)行全面徹底的檢查，做好計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、影像資料的管理和維護(hù)工作。及時(shí)更新改造檔案館的硬件設(shè)施。在責(zé)任管理過(guò)程中，要明確檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人，確保有專人負(fù)責(zé)檔案管理。

　　2、提高素質(zhì)和能力

　　提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。要建立人才選拔機(jī)制，選拔有一定耐心和責(zé)任心的工作人員擔(dān)任檔案員，要重視檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案管理人員必須具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具備工程專業(yè)基礎(chǔ)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員在檔案管理和工程基礎(chǔ)方面的培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)，確保他們能夠跟上最新的技術(shù)手段提高管理能力，用現(xiàn)代技術(shù)升級(jí)和維護(hù)檔案，從而逐步提高檔案管理水平。

　　3、加強(qiáng)現(xiàn)代化管理

　　當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息時(shí)代，信息資源具有重要的戰(zhàn)略意義，檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)必須加強(qiáng)設(shè)備的投入，實(shí)現(xiàn)日常管理和維護(hù)的現(xiàn)代化和智能化。為提高檔案管理水平，方便查閱檔案，應(yīng)加強(qiáng)檔案的科學(xué)分類，實(shí)施規(guī)范化的檔案管理。項(xiàng)目管理單位要結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，嚴(yán)格按照項(xiàng)目關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，重視工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的各類電子文件，做好工程檔案資料的保管和管理工作。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的價(jià)值有哪些

　　1、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理

　　檔案管理軟件為例，當(dāng)用戶錄入檔案數(shù)據(jù)后，檔案目錄信息可由計(jì)算自動(dòng)生成，檔案管理者需要什么格式的檔案目錄，只需動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)就可以生成并且打印了，非常方便，再也無(wú)需手工處理。檔案目錄是檔案軟件的一項(xiàng)基本功能，其它的檔案軟件在檔案目錄的處理方面，也都有自己的特點(diǎn)，給檔案管理者帶來(lái)了很多方便。

　　2、檔案全文存儲(chǔ)與檢索

　　在檔案管理系統(tǒng)中存有文件的全文，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。即將電子文檔保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶可以根據(jù)需要對(duì)保存方式進(jìn)行選擇。

　　3、檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計(jì)算機(jī)管理檔案，不僅可對(duì)目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。

　　4、檔案業(yè)務(wù)的輔助管理

　　檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜?jì)算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷毀前的價(jià)值鑒定等，還可以利用計(jì)算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動(dòng)態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對(duì)提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測(cè)能力會(huì)起到非常重要的作用。

　　在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理。這些檔案管理將對(duì)以后的工程建設(shè)工作有很大的參考價(jià)值。同時(shí)要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)信息管理的方法和手段，逐步推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，提高檔案工作的水平和質(zhì)量。通過(guò)運(yùn)用各種先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行合理、科學(xué)的控制。