施工企業(yè)材料管理中存在的問題及其對策

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施工企業(yè)相對其他行業(yè)來說，是一種具較低附加值的行業(yè)，在其成本費用構(gòu)成中，材料占70%甚至于，所以說材料管理是施工企業(yè)業(yè)務(wù)管理中的重中之重，加強材料管理，降低材料消耗是控制工程成本最重要的手段，對施工企業(yè)的盈虧起著決定性影響。

一、材料管理中存在的問題。

施工企業(yè)材料管理總的來說就是采購計劃、購、用(調(diào))、存的管理，材料管理中存在的問題也主要是這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的。

1、采購業(yè)務(wù)中存在的問題。

①未作材料預算，無采購計劃或雖有計劃卻過于隨便。

材料預算是材料人員根據(jù)施工招投標文件、合同及施工圖等對整個工程所需主要材料在技術(shù)人員的配合下按當期市場行情進行的大至估算。材料計劃是根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)、施工進度和施工圖計算的材料需用量，按材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及質(zhì)量等編制的采購計劃。材料預算主要是對整個工程所需材料做到心中有個大概的輪廓，無需很精確;而采購計劃應(yīng)按月編制，除因變更設(shè)計或者調(diào)整施工布置等而需調(diào)整計劃外，正常情況下不應(yīng)調(diào)整，以保證計劃的準確性和嚴肅性。

②未簽訂購貨合同或者簽訂的合同過于隨意。

對鋼材、水泥、砂石料等大宗材料簽訂購料合同，可以按合同法來要求供貨商嚴格按合同規(guī)定的標準供貨，另一方面，由于工程用料數(shù)量都比較大，因而價格方面可以在簽訂合同時要求給予優(yōu)惠。訂貨前要綜合考慮材料的質(zhì)量、市場價格、運輸距離等因素。而實際情況是，在國有(或國家控股)施工企業(yè)，材料主管人員或企業(yè)負責人或二者相互勾結(jié)為索取回扣或美色等個人利益而不惜犧牲單位乃至國家利益，購貨價格不但不低反而偏高;近處有貨且價格較便宜或至少運費較低卻不買而舍近求遠，舍低就高;還有，在訂貨前，沒有認真測算，結(jié)果多訂貨，造成大量存貨積壓,占用大量資金，花費大量的倉儲費和保管費;完工退場時，還得花費大量的搬遷運費;更有甚者，若是象鋼材等多余的材料，下一個工程還可以再用，只不過多花點運費用罷了，而若是只對目前工程專門訂做的預制構(gòu)件對下一個工程未必有用，一旦多余，那就只有白白丟棄了!或者象砂石料等一旦多余，由于價格不高，搬運費卻不少，所以就成了棄之可惜，留著又未必劃算雞肋了。就親蒞過不少此類事情，其中有一工程因某負責人太過隨意，不仔細測算就想當然訂做了若干人行道板，結(jié)果多出70多塊，每塊300元，就是兩萬多元，而完工退場時，不得不按每塊30元的價格賣給收廢品的，就這樣白白損失了兩萬多元!

③驗收把關(guān)不嚴。

材料在點收入庫時，驗收人員應(yīng)清點數(shù)量是否與發(fā)貨單相符，檢驗質(zhì)量是否符合合同規(guī)定的標準，核對規(guī)格型號及計量單位是否符合規(guī)定的要求，并向供貨商索取有關(guān)技術(shù)證書、產(chǎn)品合格證。對殘次等不合格材料或因施工方案變更不需用的材料應(yīng)及時通知供貨商，按規(guī)定辦理退貨手續(xù)。而實際上，現(xiàn)場驗收人員或者因瀆職，或者因收取供貨方的好處而怠于查驗，致使材料數(shù)量不夠或質(zhì)量不符合規(guī)定要求，甚至在材料運往施工現(xiàn)場的過程中，將其倒賣。

2、材料領(lǐng)用管理方面出現(xiàn)的問題

工程技術(shù)部門應(yīng)按施工圖計算出材料消耗定額，領(lǐng)料人員應(yīng)憑技術(shù)部門提供的領(lǐng)料單領(lǐng)料。對超額領(lǐng)料應(yīng)由分隊負責人簽字，并注明超用原因。材料人員對發(fā)出的周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品及勞保用品等應(yīng)專門設(shè)立臺帳。對丟失或損壞的應(yīng)賠償。實際耗用材料的數(shù)量，必須以計算期內(nèi)實際用量為準，不得以領(lǐng)代用。已領(lǐng)未用的材料，應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)，對于施工完成后留下的邊、角、廢、殘、余料應(yīng)及時組織收回，清理后對可以再利用的，應(yīng)辦理返還手續(xù)，對沒有多大用處的，可以打報告，經(jīng)批準后，賣掉。

施工企業(yè)材料領(lǐng)用管理中存在的問題有：

1 未制訂消耗定額,現(xiàn)場人員不經(jīng)技術(shù)部門同意，隨意領(lǐng)取材料。

2 對周轉(zhuǎn)材料及低值易耗品等一次性出帳，之后便不管不問，就遇到過，一個為期一年的工程，領(lǐng)用的鋼卷尺竟然達全公司140來人平均每人一個還多的現(xiàn)象!

3 領(lǐng)料人員領(lǐng)取材料后嚴重浪費或者將其私下變賣。

4 企業(yè)領(lǐng)導與材料人員串通一氣虛開發(fā)票將一些財經(jīng)制度不準報銷的東西通過材料出帳，甚至開具沒有任何實物內(nèi)容的發(fā)票從材料出帳。

3、材料儲存管理中出現(xiàn)的問題

材料儲存是材料管理的中間環(huán)節(jié)，上承材料采購，下啟材料發(fā)(調(diào))，對實物管理起作至關(guān)重要的作用。儲存環(huán)節(jié)一旦管理混亂、把關(guān)不嚴，將導致整個材料管理的混亂。這方面問題主要有：

①不注意防火、防盜、防潮等安全。

②庫房材料擺放零亂，無標明品名、廠家、生產(chǎn)日期、型號、規(guī)格等的標識卡片。

③沒有登記材料收發(fā)存臺帳，無月度、季度材料收支動態(tài)表

④倉管人員給采購人員出具假入庫單，同采購人員共同實施違法活動，或者與領(lǐng)料人員合謀將庫存料領(lǐng)出賣掉或私分。

⑤倉管人員故意刁難供貨方，以索取好處費。欲加之罪，何患無辭?倉管人員硬找茬或扯皮推諉(如推說卸貨人員不在而蓄意拖延卸貨時間等)，故意刁難廠方送貨人員，使其不得不給予好處，以求方便。

4、材料核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題

財務(wù)部門是企業(yè)管理的綜合部門，在采購業(yè)務(wù)中肩負著付款、材料采購成本核算和監(jiān)控的重任。材料核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題主要有：

①只注重財務(wù)核算的材料帳與材料部門的臺帳核對要相符(即帳帳相符),而不注重進行實地盤點(即帳實相符)

②怠于按責任成本控制方法對材料按責任中心進行核算?，F(xiàn)在的大部分國有施工企業(yè)都是在將工程接下后，采取分包的方法，分包給其他單位施工，且大都是包工包料方式。因此單位領(lǐng)導一般只注重技術(shù)方面的管理而疏于其他方面的管理，材料人員更是多一事不如少一事，這給財務(wù)人員核算責任成本帶來了很大的難度，從而財務(wù)人員也就懶得投入太多的精力去認真核算。

③財務(wù)人員在材料核算時發(fā)現(xiàn)問題,在追查時,不僅遇到一些材料人員的消極或故意對抗,而且遭到企業(yè)領(lǐng)導的阻攔。

5、材料管理其他方面出現(xiàn)的問題

① 材料部門內(nèi)部分工職責不明確。采購人員購料時,吃回扣現(xiàn)象目前已是一個不爭的事實，雖然大宗材料采購，材料主管或者企業(yè)領(lǐng)導在簽訂合同時就撈走了大筆回扣，但對生產(chǎn)急需的零星材料的采購，材料部門內(nèi)部人員都爭著搶著去。而倉管工作和記帳工作由于油水少或沒有油水，都不愿做。

②材料管理各環(huán)節(jié)不協(xié)調(diào)，相互勾心斗角，扯皮推諉。

③現(xiàn)在的一些國有施工企業(yè),靠牌子接下工程，然后便分包給其他施工單位,自己只設(shè)一個10來人的項目部，主要是技術(shù)人員,而往往只配備一個材料人員,因此材料管理中應(yīng)有的不相容崗位,也自然由一人承擔，材料的收、發(fā)、存均出自一人之手，從而給材料管理中的舞弊行為提供了可乘之機。

二、材料管理中出現(xiàn)問題的原因

采購管理中出現(xiàn)了以上各種各樣問題，究其原因主要有：

1、國有企業(yè)在現(xiàn)代企業(yè)制度的改革中尚不完善。

國有企業(yè)雖然形式上變成了公司制，經(jīng)理、董事會、監(jiān)事會(國企無股東會)表面上三權(quán)分立，但實際上，產(chǎn)權(quán)依然不明晰，法人治理結(jié)構(gòu)徒有其表，國有企業(yè)的總經(jīng)理和董事長往往都是上級主管機關(guān)任命或者委派的，而且大都是董事長兼任總經(jīng)理，而監(jiān)事會即便是在我國的公司法中，對監(jiān)事也只是規(guī)定有一定的職權(quán)而沒有相應(yīng)的責任壓力，從而使得監(jiān)事實際上只不過是聾子的耳朵擺設(shè)而已!事實上，許多國有企業(yè)實際上已變成了經(jīng)理或者董事長的家族企業(yè)，他們或者將自己的親屬通過種種關(guān)系搞進企業(yè)，或者培植大批嫡系勢力，使其占據(jù)重要崗位，而對持不政見者則大加排拆。近親繁殖的結(jié)果，產(chǎn)下的自然都是些低能兒管理混亂，效率低下，國有資產(chǎn)大量流失乃至企業(yè)破產(chǎn)、倒閉!

2、企業(yè)領(lǐng)導缺乏管理能力。施工企業(yè)的經(jīng)理人員絕大多數(shù)是從工程技術(shù)人員中提拔上來，不可否認他們在專業(yè)技術(shù)上是優(yōu)秀的，然而隔行如隔山，在管理中，卻往往如盲人摸象，靠感覺來管理，腦子里根本沒有科學管理的概念。誠然，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營單靠技術(shù)是不足以在高度競爭的市場環(huán)境中生存并發(fā)展壯大的，還需要高效的管理和完善的制度來支持。

3、材料人員素質(zhì)太低。

材料人員大都不是專業(yè)人才，甚至未受過專業(yè)培訓，沒有材料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么做的概念，只是跟著師傅學，師傅叫干什么就干什么，其結(jié)果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。實際上，正由于材料管理在施工企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數(shù)材料人員都是企業(yè)負責人著意按插的嫡系，從而對企業(yè)領(lǐng)導的話唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。

4、沒有執(zhí)行材料管理應(yīng)有的內(nèi)部控制制度。

①“三員分開”和“三員見面”的崗位責任制度。

所謂“三員分開”即負責采購的采購人員、負責倉儲管理的管理人員(簡稱倉管員)和負責材料核算的會計人員(以下簡稱會計員)三個崗位要分開，業(yè)務(wù)上不應(yīng)相互混淆，以利于相互牽制，相互監(jiān)督。所謂“三員見面” 是指采購員采購完材料后應(yīng)與倉管員見面，將采購清單交與倉管員點收，倉管員在與合同及采購清單核對無誤后才能辦理入庫手續(xù);采購員在辦理完入庫手續(xù)后憑保管人員開具的點收單及購貨發(fā)票(包括運費發(fā)票)等到會計員處報銷，會計員須審核其單據(jù)的數(shù)量、金額并須與購貨合同協(xié)議等要求核對，經(jīng)審核無誤后方給予沖帳報銷;月末，會計員還須與倉管員對帳，不僅要審核點收單、領(lǐng)料單及材料收支臺帳等，做到與自己核算的材料帳面相符，而且應(yīng)實地盤存庫存材料，做到實際數(shù)與帳面數(shù)相符。

②以憑證為依據(jù)的內(nèi)部監(jiān)督、控制制度。

材料管理中的憑證主要有：材料預算、采購計劃、請購單、購貨合同或協(xié)議、調(diào)拔單、購(運)貨發(fā)票、點收單、領(lǐng)(用)料單、退料單等，這些憑據(jù)在不同階段發(fā)揮著不同的作用。以點收單為例，采購員只有將采購的材料辦理入庫手續(xù)后，倉管員才開具一式三份的點收入庫單，交給采購員兩份，一份由采購員帶給會計員記帳，一份由采購員自己留下，作為經(jīng)辦此項業(yè)務(wù)的證明，月末，會計員以入庫單與倉管員以其自身保留的入庫單登記的收支臺帳相核對，另外還要與倉庫實物相核對，兩方面均相符才說明采購員與倉管員未進行舞弊活動，否則說明采購業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)了問題。這種“認證不認人”的作法是進行內(nèi)部控制的一種有效方法。

三、根除材料管理活動中存在種種不良行為的對策;

從以上材料管理中存在的各種問題中，自然可以反映出解決這些問題的辦法，不過還是簡要列舉幾條較重要的對策。

1、公司內(nèi)部應(yīng)對材料采購制定一些辦法。

如規(guī)定對大宗材料采購應(yīng)召集供貨商公開競爭，選擇價廉質(zhì)優(yōu)信譽好的廠家進貨;對采購材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量等應(yīng)公開;職工及社會人士進行監(jiān)督，對舉報人應(yīng)保密并對有功者給予相應(yīng)的獎勵。

2、對經(jīng)理人員進行適當?shù)慕?jīng)濟管理知識再教育。

誠然，將不董經(jīng)濟的經(jīng)理人員全部換掉是不可能的，也是不切實際的，可以補救的方法是，進行再教育。再說當前我國經(jīng)濟改革日新月異，每年都有許多新的經(jīng)濟政策法規(guī)出臺，不要說不懂經(jīng)濟的人，就是經(jīng)濟類門業(yè)人才，都必須不斷學習，否則就跟不上形勢。對經(jīng)理人員可以不定期地抽空進行經(jīng)濟政策、法律、法規(guī)及管理等方面知識的培訓。

3、材料人員應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓和職業(yè)道德教育。

只有能勤勉地運用知識、技能和經(jīng)驗去完成工作的人才是勝任的，稱職的。面對當前施工企業(yè)材料人員普遍素質(zhì)低下的狀況，必須加強業(yè)務(wù)技能培訓。另外還應(yīng)加強相應(yīng)的職業(yè)道德培訓，只有這兩方面素質(zhì)都具備，才能真勝任其本職工作。

4、加強內(nèi)部控制。

這方面在前文已有詳述，此處不再贅述。

5、尋求外部監(jiān)督。

政府的審計、監(jiān)察、紀檢等部門應(yīng)加強政府監(jiān)督職能;定期或不定期聘請會計師事務(wù)所進行社會監(jiān)督。