文檔管理監(jiān)理實施細則

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

1 總則
1.1本細則適用于亭子口水利樞紐電站廠房土建與金屬結構安裝工程監(jiān)理合同范圍內的工程建設監(jiān)理的文檔管理工作。
1.2本細則依據建設監(jiān)理合同書（合同編號：CDT-TZK/S-002 ）“檔案監(jiān)理職責”、“監(jiān)理文件歸檔范圍”、業(yè)主文檔歸檔管理辦法和國家有關文檔管理的規(guī)定編制。
1.3 文檔管理是信息管理的重要要內容，文件傳輸必須通過負有文件管理職能的部門之間傳遞，一律采用書面方式并經過有效簽章后，依管理程序運行和歸檔。
1.4 對有保密要求的文件，應按照保密法規(guī)定傳遞、儲存、調用及銷毀。
1.5 技術資料、圖紙和其它文件等應及時登記，傳遞迅速，加強保管。文檔采用計算機輔助管理，建立文檔管理數據庫。
2  文件的分類及構成
2.1 文件的分類
監(jiān)理部的文件，按編制及發(fā)文單位分為業(yè)主指示、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件及行政文件等五種類型。
2.2  文件的構成
（1） 業(yè)主指示：指業(yè)主或其他下屬業(yè)務部門簽發(fā)、下達、批轉
的與本監(jiān)理合同、工程建設合同內容有關的規(guī)定、通知、通報、紀要、簡報、批復、批轉以及與此有關的各種文件、函件等。
（2） 設計文件：指經業(yè)主或其下屬業(yè)務部門簽發(fā)下達的施工圖
紙、設計說明、技術要求、技術標準及相應的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。
（3） 施工文件：指施工承包單位根據工程施工合同規(guī)定和監(jiān)理
文件規(guī)定所必須報送業(yè)主和監(jiān)理部的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工（開倉）申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、工程問題請示報告以及工程實施、竣工、維護等活動有關的各種圖紙、文件、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料。
（4） 監(jiān)理文件：指監(jiān)理部在監(jiān)理合同和工程施工合同范圍內，
進行監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關工程建設活動的規(guī)定、通知、通報、簽證、批復、簡報、報告等。
（5） 行政文件：指監(jiān)理部上級部門有關管理工作中的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知、通報、簡報、批復等文件。
3 文件的處理及傳遞
3.1  基本程序
（1）收文程序
凡外來文件，由監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一編號進行收文登記，按照文件密級及時限要求，及時填寫文件處理單，連同文件一并交總監(jiān)理工程師閱批。
綜合管理部根據總監(jiān)理工程師批示意見，將文件轉交有關部門辦理。文件辦理的時限應按照合同及有關細則、辦法、條例的規(guī)定期限辦理完畢，并編號登記、復制和存檔。
（2）發(fā)文程序
凡以監(jiān)理部名義發(fā)出的文件，擬文部門或人員應填寫發(fā)文底稿單，審核簽字并經相關業(yè)務部門會簽后，由總監(jiān)理工程師批準簽發(fā)。
綜合管理部對發(fā)文進行復核、編號登記，并對有密級及時限要求的文件進行標注后登記發(fā)送。
3.2 業(yè)主指示及呈文的處理和傳遞
（1）按照監(jiān)理協(xié)議書和工程施工合同的規(guī)定，業(yè)主關于工程施工的各種指示和意見都應以書面為準，并通過監(jiān)理部向施工承包單位簽發(fā)和轉達。特殊情況下可先口頭或電話通知，但事后應及時予以書面確認。
（2）施工承包單位關于工程施工及合同執(zhí)行的各種文件都應以書面為準，并經監(jiān)理部審核后向業(yè)主呈報或轉達。
（3）監(jiān)理部對所有來往文件均應按施工合同約定的期限及時發(fā)出和答復，不得扣押或拖延，也不得拒收。在規(guī)定期限內，監(jiān)理機構未收到業(yè)主的書面答復，則視為業(yè)主已同意；在在規(guī)定期限內，施工單位未收到監(jiān)理機構的書面答復，則視為監(jiān)理單位已認可。
3.3 設計文件的處理和傳遞
（1）監(jiān)理部收到業(yè)主發(fā)來的設計文件和圖紙（一式12份）后，在10天以內完成審核工作，并將一式8份加蓋資料章簽發(fā)施工承包單位，其余4份存檔及使用，凡未經監(jiān)理部有效簽章的設計文件為無效文件，其實施的工程項目，拒絕支付簽證。
當設計文件審查完后，一般應立即發(fā)放施工單位，不得在監(jiān)理部留置。如對設計文件有不同意見，將簽署的《設計文件審核簽》復印蓋章后送設計單位處理。設計處理完成后，如設計意見對原文件內容有修改，應將《設計文件審核簽》抄報業(yè)主和發(fā)放施工單位，作為設計文件的補充件；如修改內容較大，應要求設計單位補發(fā)設計修改通知?！对O計文件審核簽》應與原文件一起歸檔保存
（2）施工期間，監(jiān)理部簽發(fā)的設計修改通知與設計文件和圖紙具有同等效力，施工承包單位不得拒絕執(zhí)行，也不得以此為理由解除或改變其合同責任與義務。