以成本管理為核心的信息化

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　山東高陽建設(shè)公司是房屋建筑施工特級資質(zhì)企業(yè)，實施法人管項目的集中管理運(yùn)營模式，內(nèi)部管理采用項目經(jīng)理經(jīng)營責(zé)任制，是公司能夠有效運(yùn)行信息化管理的基礎(chǔ)條件。

　　企業(yè)實施信息化的源動力

　　公司實施信息化管理的起因是經(jīng)營業(yè)務(wù)的區(qū)域、規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)范圍不斷增加導(dǎo)致管理成本的持續(xù)上升;社會大環(huán)境下外部糟粕文化的不斷侵襲，增加了諸如勞務(wù)管理、材料采購等方面的管理難度，誘發(fā)了人力資源管理的負(fù)面現(xiàn)象，致使基礎(chǔ)管理信息的不連續(xù)和缺失。實施的源動力在于我們要打造百年企業(yè)，創(chuàng)建優(yōu)秀的高陽管理文化。實施的基礎(chǔ)條件是除運(yùn)營模式外，我們已在計劃管理、成本管理、專業(yè)工具軟件方面做好充分的準(zhǔn)備。

　　全面規(guī)劃、分步實施的建設(shè)思路

　　公司的信息化涵蓋了綜合項目管理、協(xié)同辦公、財務(wù)管理、監(jiān)控和視頻四大系統(tǒng)，各系統(tǒng)相對獨(dú)立又間接提供管理支持，由于這是不同的管理目的和方向，我們未對這四大系統(tǒng)做深度融合。其中，綜合項目管理系統(tǒng)是實施的重點。

　　信息化實施的基本宗旨是計劃管理為根本，中間過程動態(tài)管理，支付控制為手段;實施的步驟方法為按業(yè)務(wù)邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系模塊逐步推行;過程中樹立模范典型，獎優(yōu)罰劣，部門負(fù)責(zé)人首責(zé)制;實施信息化的目的是達(dá)到管轄業(yè)務(wù)內(nèi)信息互通共享、歷史數(shù)據(jù)追溯有據(jù)、業(yè)務(wù)流程相對統(tǒng)一固化、數(shù)據(jù)匯總分析準(zhǔn)確及時、責(zé)任成本(工程成本)清晰明了，債權(quán)債務(wù)資金責(zé)任關(guān)聯(lián)互動，達(dá)到促進(jìn)全員管理素質(zhì)并提升企業(yè)管理水平的協(xié)同工作。

　　公司信息化的特點表現(xiàn)為成本計劃是管理的基本依據(jù)，按供應(yīng)方式的多種采購;以業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系作關(guān)聯(lián)，生產(chǎn)計劃和庫存為控制的成本過程管理;以出庫和月度結(jié)算匯總成本;以應(yīng)付款臺帳為基礎(chǔ)的資金管理和合同分析;以動態(tài)或靜態(tài)分析作為計劃和成本的閉合。

　　信息化建設(shè)成功的必備因素

　　統(tǒng)一全員思想認(rèn)識。在信息化實施的問題上，全體員工特別是高層的管理者應(yīng)該統(tǒng)一思想和認(rèn)識。信息化是一項艱苦卓絕、循序漸進(jìn)的長期管理策略，在實施中發(fā)現(xiàn)問題，在提高中解決問題，把她作為一項正常的管理業(yè)務(wù)，而不是忽輕忽重的階段性工作。信息化的成功實施依賴于全員的努力，取決于管理者的發(fā)展思想。

　　在信息化實施的前期以至過程中，不僅要做技術(shù)培訓(xùn)，更重要的是做理念灌輸，我們分層次按不同內(nèi)容的宣貫做過幾十個場次，從信息化實施的意義到信息化的愿景，從傳統(tǒng)工作與信息化優(yōu)勢的比較到信息化實施的難點分析，全方位不厭其煩的做思想動員。

　　做好基礎(chǔ)管理工作?；A(chǔ)管理工作既是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作也是信息化實施需要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)?；A(chǔ)管理工作包括了組織管理(項目立項、責(zé)任項目建立、項經(jīng)部建立、業(yè)務(wù)權(quán)限分配)、合約管理(招投標(biāo)管理、業(yè)主合同、責(zé)任合同、勞務(wù)分包合同、租賃合同、物資計劃及采購合同)、流程管理(申請、審核、審批)、非經(jīng)濟(jì)類管理(進(jìn)度、質(zhì)量、安全、知識)等。這些工作分別有相關(guān)職能崗位進(jìn)行分工合作，每項工作都具有其獨(dú)特的管理意義，組織管理確定了項目核算單位的建立、崗位人員的職責(zé)及權(quán)限;合約管理是針對具體工作的規(guī)范和約束，只有及時、準(zhǔn)確、全面和嚴(yán)格的合約才是科學(xué)的管理，也只有不折不扣的執(zhí)行合約才是符合企業(yè)管理要求的管理行為;流程管理不是形式，也不是權(quán)利，而是通過這種手段對審批事項的責(zé)任體現(xiàn)。

　　固化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。實施信息化管理的重要特征就是將管理過程的數(shù)據(jù)和行為進(jìn)行固化，達(dá)到數(shù)據(jù)的匯總、分析、追溯，為企業(yè)經(jīng)營管理提供完整且具有邏輯關(guān)聯(lián)的管理依據(jù)。

　　綜合項目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)固化包括了相關(guān)崗位工作產(chǎn)生的工作數(shù)據(jù)和系統(tǒng)按邏輯要求自動歸集的匯總分析數(shù)據(jù)。

　　工作數(shù)據(jù)包括成本計劃指標(biāo)體系(基本計劃指標(biāo)、變更簽證、指標(biāo)數(shù)據(jù)修正、虧損補(bǔ)充)、期間結(jié)算數(shù)據(jù)(合同進(jìn)度款結(jié)算、進(jìn)度產(chǎn)值盤結(jié)、勞務(wù)分包月度結(jié)算、設(shè)備租賃月度結(jié)算、周材租賃月度結(jié)算、管理工資月度結(jié)算、項目現(xiàn)場用工工資月度結(jié)算)、日常流水?dāng)?shù)據(jù)管理(采購物資入庫、甲材入庫、調(diào)撥入庫、集采入庫、班組出庫、直入直出、攤銷材結(jié)算、退庫及退供、租賃進(jìn)出場以及庫存調(diào)整報告、項目資產(chǎn)登記)、資金元素數(shù)據(jù)(合同收款計劃、收款登記、支付確認(rèn)、資金計劃)。

　　匯總分析數(shù)據(jù)包括責(zé)任合同綜合查詢、勞務(wù)分包合同綜合查詢、物資合同及計劃綜合查詢、租賃合同綜合查詢、應(yīng)收款臺賬匯總、項目資金賬戶明細(xì)、成本歸集及分析、相關(guān)物資報表以及各種業(yè)務(wù)單據(jù)的綜合查詢。

　　工作數(shù)據(jù)是日常業(yè)務(wù)和工作質(zhì)量的痕跡，是匯總分析的源數(shù)據(jù)，各崗位必須按照公司要求及時辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，原則上不得再進(jìn)行事后補(bǔ)錄，各對口管理崗位要及時審核、檢查和指導(dǎo)，否則將按照考評辦法嚴(yán)格處罰。

　　建立符合管理要求的業(yè)務(wù)和工作流程。在信息化建設(shè)過程中，不同企業(yè)都有梳理和固化流程的說法，公司在梳理研究流程的過程中，按照流程的特點將業(yè)務(wù)流程固化，也就是程序把經(jīng)營管理過程中的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照企業(yè)經(jīng)營管理辦法的規(guī)定和業(yè)務(wù)特點，參照施工管理規(guī)范，把她變?yōu)槌绦虻倪壿嬯P(guān)系，亦即是固化的流程;另一方面，對于工作職責(zé)涉及的審批內(nèi)容，做成可以按照工作需要或崗位職責(zé)變化而動態(tài)調(diào)整的流程。

　　全面考核促進(jìn)應(yīng)用和評價實施效果。按照企業(yè)信息化建設(shè)綱要，我們采取全面規(guī)劃、分步實施，模塊應(yīng)用全面覆蓋、分崗位實施考核的建設(shè)應(yīng)用原則。目前已經(jīng)對綜合項目管理系統(tǒng)的成本管理進(jìn)行了全面考核。

　　資金支付計劃作為信息化推進(jìn)的切入點。公司的信息化分為相對獨(dú)立的四個系統(tǒng)，成本信息化管理是關(guān)注重點，項目管理系統(tǒng)的最終業(yè)務(wù)為成本歸集、分析、資金計劃審批，其中的資金計劃審批是信息化實施管理的關(guān)鍵點，公司規(guī)定，不經(jīng)過審批的資金支付資金管理中心拒絕支付。

　　綜合項目管理系統(tǒng)中，從成本計劃的制定、采購和出入庫的管理、月度成本結(jié)算，以至到成本歸集生成，形成了一整套的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，只有前面的基礎(chǔ)管理工作完成，才能生成應(yīng)付款臺賬，為資金計劃審批提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。公司下發(fā)了關(guān)于資金計劃審批的文件規(guī)定，項目的全部資金計劃要經(jīng)過信息化數(shù)據(jù)對比審核，審查支付內(nèi)容與信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性及是否全面，并將審批與考核掛鉤。

　　信息化需要強(qiáng)化管理和不斷完善

　　高陽公司信息化系統(tǒng)自2008年上線后，已根據(jù)管理需求進(jìn)行了三次升級改造。在最初上線的半年時間里，要求各基層單位項目部將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)錄，從操作和實際效果來看很不理想，成本數(shù)據(jù)、成本分類、結(jié)算節(jié)點等發(fā)生了大量錯誤，公司經(jīng)理辦公會討論后，痛下決心將已錄入數(shù)據(jù)全部清零，總結(jié)經(jīng)驗制定了詳細(xì)的操作規(guī)程、考核辦法等相關(guān)指導(dǎo)文件和管理文件，重新進(jìn)行了集中培訓(xùn)，點評系統(tǒng)信息錯誤，自2009年3月重新啟動綜合項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

　　人員素質(zhì)與應(yīng)用培訓(xùn)?；鶎庸芾砣藛T普遍存在文化水平較低的現(xiàn)象，因此，設(shè)計過程中程序表單盡量保持與傳統(tǒng)管理的一致，相關(guān)管理信息盡量通過程序引用，減少操作人員的鍵盤錄入;在實施過程中按照崗位職責(zé)、文化水平等因素，分別組織專題培訓(xùn)，做到了不分時間、不論地點的常態(tài)化培訓(xùn);信息中心堅持各項目現(xiàn)場輪回檢查指導(dǎo)，一段時間總結(jié)發(fā)現(xiàn)的問題和基層需求發(fā)布指導(dǎo)意見書;各項目公司設(shè)置信息管理員，負(fù)責(zé)日常指導(dǎo)培訓(xùn)，同時將代表性問題反饋給公司信息管理中心，經(jīng)研究總結(jié)后進(jìn)行專題培訓(xùn)。

　　系統(tǒng)成本的及時、全面、準(zhǔn)確性管理。我們將綜合項目管理系統(tǒng)有關(guān)經(jīng)營管理的內(nèi)容定義為成本的信息化管理，在這一方面，成本的及時、準(zhǔn)確、全面是需要解決的關(guān)鍵。公司相關(guān)文件作出了管理規(guī)定，項目成本必須日清(日記賬)、月結(jié)(月度結(jié)算單、出入庫憑證)、季分析(成本分析點評會)，同時以公司文件形式規(guī)定，所有工程成本的支付必須列支資金計劃，資金計劃必須經(jīng)過信息中心審核，信息中心要對資金計劃的內(nèi)容、申請與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行逐項對比，不符合、不完整、沒有相關(guān)信息的申請一律拒絕支付。

　　全面提升應(yīng)用水平，按實際效果綜合考評。實施成本信息化業(yè)務(wù)考核是公司信息化管理的特點，得到了眾多同行和專家的好評。

　　信息化的考核具有一定特點，她設(shè)計多個崗位、眾多報表、大量信息數(shù)據(jù)，經(jīng)過反復(fù)總結(jié)經(jīng)驗我們形成了一套從總體結(jié)果、過程信息到運(yùn)行質(zhì)量的考評辦法。

　　最初實施階段，凡應(yīng)用信息化系統(tǒng)的基層崗位，不論數(shù)據(jù)量大小，每月獎勵300元，這是一種引導(dǎo);

　　一段時間后，凡存在信息錯誤的崗位要進(jìn)行處罰，未應(yīng)用系統(tǒng)的項目每月處罰項目經(jīng)理100元，這是全面促進(jìn);

　　全公司項目當(dāng)月成本錄入比例達(dá)到60%以后，實行全面考核。按照總成本比例和當(dāng)月比例計算崗位考評工資，同時按照過程管理要求考核業(yè)務(wù)點(固化流程的表單)，處罰不符合要求表單的責(zé)任人。在這個階段規(guī)定了公司部門、項目公司相關(guān)管理人員的考核，考核結(jié)果當(dāng)月兌現(xiàn)，這是再利用獎罰手段，全面促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用。

　　此外，在實施應(yīng)用考核過程中，公司建立了信息管理員報表制度，各項目公司信息管理員除履行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、匯報職責(zé)外，每月負(fù)責(zé)統(tǒng)計所轄項目的信息化應(yīng)用報表，報表涵蓋項目實際成本、項目現(xiàn)場實際業(yè)務(wù)，對應(yīng)統(tǒng)計項目管理系統(tǒng)相關(guān)信息，公司信息中心匯總報表后按文件規(guī)定形成考核結(jié)果。

　　經(jīng)過全方位管理、靠全員的努力，特別是實施全面考核及資金計劃審批制度，高陽公司的成本信息化管理已經(jīng)走向了正常實施應(yīng)用的軌道。目前公司全部在建項目、公司相關(guān)管理部門已全部實現(xiàn)成本信息化管理，每月成本及項目總成本計入系統(tǒng)的比例已經(jīng)達(dá)到95%以上。