如何做好項(xiàng)目的全程控制

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　項(xiàng)目管理和控制是一門很深的學(xué)問(wèn)，需要很多技能和方法，比如以下的一些技能：如何做好客戶溝通(高、中、基)，如何開(kāi)啟動(dòng)大會(huì)，如何做實(shí)施調(diào)研，如何處理客戶需求，如何編制實(shí)施方案，如何編制實(shí)施計(jì)劃，如何進(jìn)行流程模擬，如何做好基礎(chǔ)資料編碼，如何做好用戶培訓(xùn)，如何做好項(xiàng)目驗(yàn)收。

　　那是不是理解和掌握了上面所說(shuō)的技能之后就能將項(xiàng)目實(shí)施好呢，我總感覺(jué)這里面好像還有些問(wèn)題，究竟是哪里還沒(méi)有說(shuō)到呢?分析之后，發(fā)現(xiàn)大多專題所討論的都是從“執(zhí)行項(xiàng)目的某一工作所需的技能”的角度去分析和討論的，都是執(zhí)行層面的技能或方法，按PDCA來(lái)分析，是D的部分，但C(Check)的部分好像還是少了點(diǎn)，究竟如何從總體上去管理和控制好項(xiàng)目呢?好像還是有點(diǎn)散，還是摸不著頭腦!項(xiàng)目驗(yàn)收是項(xiàng)目的必然結(jié)果，只要前期的工作做好，項(xiàng)目驗(yàn)收只是一個(gè)水到渠成的事情。在很多項(xiàng)目中，項(xiàng)目的最終驗(yàn)收都花費(fèi)了很長(zhǎng)的時(shí)間和精力，可謂是歷經(jīng)千辛萬(wàn)苦，困難重重啊，與實(shí)施同行交流時(shí)，也經(jīng)常反映對(duì)驗(yàn)收感到很頭痛，感覺(jué)那就是一個(gè)長(zhǎng)久的拉鋸戰(zhàn)的過(guò)程，非常的“磨人“。這通常表明前期的項(xiàng)目過(guò)程控制的不好。那如何才能做好項(xiàng)目的管理和控制呢?下面從四個(gè)方面就如何做好項(xiàng)目的整體控制的角度進(jìn)行探討。

　　1.做好總體實(shí)施計(jì)劃

　　對(duì)任何事情來(lái)說(shuō)，計(jì)劃都很重要，戴明的PDCA理論中，P(planning)是放在第一位的，在項(xiàng)目管理知識(shí)體系將項(xiàng)目分成了五個(gè)過(guò)程組，分別是啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、控制和收尾，啟動(dòng)過(guò)后，就是規(guī)劃，從中，可以看出計(jì)劃的重要性。

　　另外，還有一句古話，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”!做為實(shí)施顧問(wèn)，任何項(xiàng)目，一定要做好計(jì)劃，而不是隨性而為，做到哪算到哪，沒(méi)有計(jì)劃，項(xiàng)目一定會(huì)一延再延，當(dāng)然，做好了計(jì)劃，還是需要控制、執(zhí)行的，否則計(jì)劃做的再好，也只是流于形式，沒(méi)有用的。

　　具體如何做好總體計(jì)劃，是作為一顧問(wèn)應(yīng)該具備的基本技能，包含有很多的內(nèi)容，這里做為項(xiàng)目的一個(gè)重要控制點(diǎn)提出來(lái)強(qiáng)調(diào)下，不再展開(kāi)。

　　2.建立并執(zhí)行例會(huì)制度

　　在項(xiàng)目管理過(guò)程中，最重要的技能是溝通，而開(kāi)會(huì)和報(bào)告就是溝通的有效的方法中的一種，有些顧問(wèn)認(rèn)為，會(huì)是到有問(wèn)題的時(shí)候才需要開(kāi)的，報(bào)告也是，所以，很多項(xiàng)目中，會(huì)發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目組的會(huì)議和報(bào)告等資料是少之又少，項(xiàng)目是實(shí)施完了，過(guò)程確是“一波千波”，甲乙雙方經(jīng)常在為因?yàn)槿狈τ行贤ㄒl(fā)的問(wèn)題而糾纏不清，辛苦之極，實(shí)施人員認(rèn)為自己多么多么辛苦，卻引來(lái)一大堆的抱怨，深感做實(shí)施真是“出力不討好”，而客戶卻認(rèn)為是實(shí)施人員不夠?qū)I(yè)，沒(méi)能盡到應(yīng)有的責(zé)任，致使企業(yè)做了無(wú)數(shù)的無(wú)用功，浪費(fèi)了大量的資源?？蛻魧?duì)實(shí)施人員的評(píng)價(jià)往往是“人很實(shí)在，勤勞肯干，但是不夠?qū)I(yè)”。如果做為一名顧問(wèn)，你愿意看到這樣的評(píng)價(jià)?

　　其實(shí)，例會(huì)和周報(bào)是非常好的一個(gè)項(xiàng)目控制的工具，因ERP的推行是跨部門的項(xiàng)目，常常是各部門或各個(gè)人只知道自己在做的事，而不知道其他部門的人在做什么事，每日的例會(huì)提供了一個(gè)跨部門溝通的平臺(tái)，例會(huì)的目的主要有四點(diǎn)，一是公布項(xiàng)目進(jìn)展情況，使各部門明了項(xiàng)目的進(jìn)展及各自的完成情況在總體中的位置;二是對(duì)各部門遇到的問(wèn)題及解決方案在所有部門內(nèi)部分享，避免同樣的問(wèn)題發(fā)生，為項(xiàng)目組積累資源;三是下一步工作安排與重點(diǎn);四是表障表現(xiàn)突出的個(gè)人，激勵(lì)后進(jìn)，鼓舞士氣，保證項(xiàng)目組旺盛的戰(zhàn)斗力。

　　3.建立并執(zhí)行周報(bào)和月度報(bào)告制度

　　每周要對(duì)項(xiàng)目整體情況進(jìn)行檢查并形成正式的報(bào)告，要求項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)人員參加，在客戶高層傳達(dá)項(xiàng)目進(jìn)展情況，使之成為一個(gè)與客戶高層溝通的良好平臺(tái)，千萬(wàn)不要讓項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人員只能從一些人員的小報(bào)告來(lái)了解情況，而小報(bào)告中因項(xiàng)目的推進(jìn)，對(duì)各部門和各人的工作方式會(huì)產(chǎn)生較大的改變，難免會(huì)有一些抵觸情緒，往往是些對(duì)項(xiàng)目不利的信息，而借助周報(bào)會(huì)，著眼于項(xiàng)目整體進(jìn)行報(bào)告，可以更多的傳達(dá)項(xiàng)目正面的信息，利于項(xiàng)目的推進(jìn)。

　　做為周報(bào)的延伸，每個(gè)月度，還應(yīng)該召開(kāi)一次大規(guī)模的月度總結(jié)會(huì)，在更大范圍內(nèi)傳播項(xiàng)目情況。另外說(shuō)明下，做為例會(huì)，是要求客戶每天要開(kāi)的，無(wú)論實(shí)施顧問(wèn)是否在現(xiàn)場(chǎng)，而周報(bào)告配合實(shí)施顧問(wèn)在現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間會(huì)好些。月度的總結(jié)會(huì)議，雙方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員都應(yīng)參加。注意，所有會(huì)議之前，應(yīng)就會(huì)議通報(bào)內(nèi)容達(dá)成一致，要求在會(huì)前安排時(shí)間與項(xiàng)目組主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簡(jiǎn)單溝通，這點(diǎn)非常重要，這也是顧問(wèn)要掌握的“如何組織和召開(kāi)會(huì)議”的一個(gè)基本技能要求了。

　　例會(huì)和周報(bào)制度可以視做一個(gè)項(xiàng)目組雙方溝通的平臺(tái)，如果沒(méi)有這個(gè)平臺(tái)，客我雙方項(xiàng)目組人員往往會(huì)陷于茫茫大海中，為解決問(wèn)題而解決問(wèn)題，不知道何時(shí)才有實(shí)施完成之時(shí)，容易喪失目標(biāo)，丟失方向，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展極為不利。

　　在一些項(xiàng)目中，會(huì)出現(xiàn)這樣一個(gè)情況：整個(gè)項(xiàng)目從頭至尾沒(méi)有一份正式的檢查與報(bào)告，到項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，客戶項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組長(zhǎng)收到一份項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，要其簽字認(rèn)可實(shí)施工作完成。試想，如果你是這位領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)簽這個(gè)字嗎?

　　4.做好檢查和總結(jié)工作

　　在PDCA理論中，首先確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃，然后就是執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容，接著是檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注重效果，找出問(wèn)題，再行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化;失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問(wèn)題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)中。

　　同樣，項(xiàng)目管理知識(shí)體系PMBOK(Project Management Body of Knowledge)的五個(gè)過(guò)程組：?jiǎn)?dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、控制和收尾中，在做好項(xiàng)目規(guī)劃后，接下來(lái)也是執(zhí)行，然后呢?它也是有一個(gè)控制的過(guò)程，要采取項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量手段并且分析和確定項(xiàng)目是否符合項(xiàng)目計(jì)劃的過(guò)程，如果發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目開(kāi)展工作出現(xiàn)了偏差，就會(huì)采取糾正措施使項(xiàng)目活動(dòng)符合項(xiàng)目計(jì)劃。這可能會(huì)需要再次審核規(guī)劃的過(guò)程以便再次確認(rèn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

　　在項(xiàng)目，可以每周對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的推行情況進(jìn)行一次檢查，檢查工作不僅僅只是在里程碑的節(jié)點(diǎn)時(shí)才需要做的!檢查要結(jié)合下面講的“建立并執(zhí)行周報(bào)和月度報(bào)告制度”，在每次檢查后要及時(shí)召開(kāi)項(xiàng)目小組會(huì)議。

　　我們不難發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目管理的過(guò)程組其實(shí)和PDCA理論一樣?？墒?，在實(shí)際的項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)顧問(wèn)沉陷于處理細(xì)節(jié)的問(wèn)題了，或者說(shuō)是技術(shù)性的問(wèn)題，而沒(méi)有去做Check的工作，問(wèn)起來(lái)，大多的回答是太忙了，沒(méi)有時(shí)間做，表達(dá)的意思是那不重要，其實(shí)是進(jìn)入了誤區(qū)了，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檢查的重要性：檢查是必須的，是對(duì)前期工作經(jīng)驗(yàn)和不足的總結(jié)，用來(lái)指導(dǎo)下一階段的工作，避免發(fā)生的錯(cuò)誤再次發(fā)生，促進(jìn)項(xiàng)目更順利的推行。