項目管理九大知識體系之：采購管理

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眾所周知，公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購進50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷售額就需實現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購管理使原材料只花費45000元，節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。 上面的案例說明了良好的采購將直接增加公司利潤和價值，有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜，本文主要從制定采購計劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。

制定采購計劃

1、制造、采購分析 一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。 在制造、采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。

2、合同類型的選擇 當(dāng)決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點，因為不同的合同類型決定了風(fēng)險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風(fēng)險放在賣方，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標是把風(fēng)險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下： 成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。 成本加固定費用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項目。 成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。 固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。 固定總價（FFP）合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險最?。毁u方風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

3、采購計劃編制 根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標準等。根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

采購過程管理

1、詢價（Solicitation） 詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標建議書。 2、供方選擇（SourceSelection） 這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種： 合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。 篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。 獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。 一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。項目經(jīng)理博客
3、合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。 1）授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r間進行工作。 2）監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術(shù)績效。 3）檢查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。 4）變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。 5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。 6）采購審計。 7）正式驗收和合同歸檔。

采購成本分析

本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項目生命周期內(nèi)的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常只關(guān)注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項目整體采購成本。

1、招標成本 首先要考慮發(fā)出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調(diào)查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個合同價的2%到5%。 然后，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔(dān)；但是，從長遠看是由招標方承擔(dān)。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。 評標程序開始后，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批準等事項。這個總成本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增加。 因此，對于一般行業(yè)來說，競標的總成本可能占到合同價的10%到50%。無論招標方處于何種行業(yè)，降低招標成本都是一種責(zé)任。

2、建設(shè)成本 建設(shè)成本是投標報價的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點。一般包括如下幾個方面： 前期準備、正式建設(shè)費用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險、相關(guān)手冊、對員工和管理者的培訓(xùn)等。

3、所有權(quán)損耗成本 所有權(quán)損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會持續(xù)多年，并且可能是前期費用的許多倍；在設(shè)備瀕于報廢之時還需考慮其銷毀或處理的處置成本。 綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。 采購安全和保密 采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談，當(dāng)對方是機構(gòu)中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。

妥善安置相關(guān)文件和計算機內(nèi)的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。