企業(yè)信息化軟件需求變更管理七步法

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典型場景：最近比較煩，煩客戶！我們現(xiàn)在正在給長江市政府做一個電子政務項目，其中有一項功能是網(wǎng)上婚姻申請登記功能。因為前一段國家政策取消了強制性體檢這個環(huán)節(jié)，所以我們的工作流程也相應的變更。

沒想到客戶從中得到啟發(fā)：我們的許多工作流程做好后改動的可能性很大(例如政策調(diào)整、部門變動、領導班子重組等)，干脆給我們做成可定制的功能，我們提一個最大的功能集合，你們做好了我們自己就可以隨需而變，嗯，這樣好！

可是對項目組來說這可是個災難??！因為可定制的功能往往意味著工作量的倍增！

分析：先說說大家對于這種現(xiàn)象的應對方法吧。最典型的是通過與客戶的溝通來解決問題。怎么樣溝通呢？因為尤其是對于軟件項目的合同很難在簽訂之初就能夠精確定義的每項功能，所以靠合同是幫不上忙的。

我和許多IT公司的老總們作交流，我開玩笑說我們IT公司都是清政府。為什么是清政府？清政府的特點之一就是喪權(quán)辱國的條約太多。大家往往只有苦笑：有什么辦法呀，客戶著急了就是一句潛臺詞：做不做，不想做滾蛋！想做的公司多著呢。

所以你看合同是沒用的，那怎么辦呢？通常都是通過感情聯(lián)絡爭取客戶的同情。就像上面的場景中談到的一樣，明明是不合理的要求，可是客戶也會狡辯呀，“憑什么不給我們做，這可是合同范圍內(nèi)的工作！”。因為原來只說要實現(xiàn)工作流，而沒有談到定制的工作流算不算。問題出來了，看看怎么辦吧。

當然了，如果現(xiàn)在遇到類似的問題，您的組織都可以舉重若輕的化解，那您就不用往下看了。我們常聽到一句話就是“合情合理”，大家說這有什么好希奇的呀，老生常談！不過這句話在軟件項目的變更管理中卻有獨特的表現(xiàn)形式。從感情上與客戶去溝通很重要，但是您注意到它只做了一半工作，還有一半工作需要去講理。大家會反駁我說：講什么理！我們的客戶就是上帝，讓你做你就做！哪兒那么多廢話呀你。

我注意到一個社會現(xiàn)象：客戶方的直接項目負責人從年齡上來看往往有年輕化的趨勢——三四十歲居多。這些人有什么特點呢？首先從教育程度上講他們往往都接受過正規(guī)教育，所以還比較講理——或者是因為現(xiàn)在職位還不夠高(開玩笑)？其次這些人是真正希望在工作上出成績的。當項目真遇到負面的風險時，他們愿意去說服自己的領導而不是不作為。

正是基于以上兩點分析，我們先來介紹需求變更管理方法——變更管理七步法。七步法印證了我經(jīng)常鼓吹的項目管理三部曲：細化、量化、圖形化，七步法主要驗證了細化和量化的必要性和好處。

大家一看就明白了：噢，原來是項目管理三角形，扯上它干嗎呀。范圍可以理解為一個項目需要完成的內(nèi)容的多少，而時間質(zhì)量和成本則意味著完成這么多內(nèi)容的工作必須投入的時間成本以及對應的質(zhì)量水平。

這幅圖一看就不得勁，為什么？第一副圖中三角形內(nèi)切于圓，而第二副圖則完全破壞了這種內(nèi)切關系，所以顯得不倫不類。為什么應該內(nèi)切？工作任務與投入應該相適應，這么一個常識性的東西在我們的IT行業(yè)中竟然被破壞得極為徹底！好，下面我們就一起來看看怎么樣這樣一幅項目三角形的圖形來講理！

正如我們從變形的項目管理三角形所得到啟示：項目范圍變了，對應的時間、質(zhì)量和成本也應該發(fā)生變化！

表一：變更表

所以一看這個表您就明白了，其實這個表反映了一個最樸實的道理：就是項目三角形在發(fā)生變形時需要保持的對應關系。

大家會說，我看明白了，可是這張表應該怎么去使用？誰去填表？什么時候填表？如果有人不愿意填，那該怎么辦？下面我們分七個步驟來討論操作中可能會遇到的問題

第一步

首先得說到變更流程的事情。不管什么樣的變更，首先都有第一步：變更申請。有人就不樂意聽了：我們的客戶都是“變更命令”！這個回頭再說。只要有人提出變更，我們就稱之為變更申請。我們來看第一節(jié)變更內(nèi)容描述：大家會說哎呀，這個首先行不通！我們的客戶從來都是口述，打電話或當面交流。這個我們不怕，客戶只要說出來，我們是不是就可以記錄下來(有人又不高興了：憑什么他說我記呀？別急，這樣做對項目組有好處)？

除非客戶不做任何表示讓我們猜啞謎，我們是一定能夠把客戶的需求變更轉(zhuǎn)成文字記錄。大家可能又會說，我們可以幫他們記錄，可是他們不愿意簽字那怎么辦？簽字不是關鍵，此處我們關心的是把變更描述記下來，我們能不能把紀錄的描述給客戶看，客戶會不會翻臉不認賬：“不是我說的！”？不會的，果真這樣我們就不做了！第一個問題是不是解決了？

往后看這可有點懸，什么叫對業(yè)務的影響呀？客戶要改需求還需要理由嗎？您說需要不需要？有人可能會說那是客戶的事情，我們干涉不了。這個說法可是大謬不然也！業(yè)務上不需要的功能我們?yōu)槭裁匆?？有人會說:客戶不需要的功能他們會提出來給我們做嗎？老大，您可是真糊涂了！你還以為客戶每提一個需求都那么深思熟慮嗎？所以得先讓客戶想一想！又有人說了，您搞形式主義！客戶直接就寫“如果做，對業(yè)務是極大促進；反之會對業(yè)務造成負面沖擊”，你有什么辦法？如果有人竟然有這樣的想法，我真是替你們的領導難過：什么叫斗智斗勇？你要動腦筋呀！你能不能從客戶的談話中間去捕獲信息？！你能不能去了解客戶的業(yè)務了解變更的必要性？！！當然可以，要不還做什么項目！徹底成了客戶的跟班了！怎么樣？這個問題是不是也解決了？

第二步

我們再看第二步：技術(shù)評審。技術(shù)評審評什么？就是我們能不能做得了？比如說有這么一個糊涂客戶提出說他們要求訂單的最大處理時間是0.1秒，你應該做什么？直接告訴別人做不了。當然，大部分情況下技術(shù)還是可以滿足新需求的。好，第二步問題也解決了吧？

第三步

第三步評價對工期的影響，有人可能馬上會反駁說，工期評價沒用，反正是自己消化掉。其實此處將工期、成本、質(zhì)量都要量化的重要目的之一就是強迫我們的項目組先要想清楚，一個變更意味著什么。一定要把它落實到具體的數(shù)據(jù)上？為什么？我們在項目中、甚至工作和生活中，因為沒有確切量化數(shù)據(jù)的情況比比皆是，而結(jié)果就是導致不必要的矛盾和摩擦。這也就是為什么細化、量化、圖形化，在細化的基礎上去量化才有意義。先看對具體活動工期的影響，可能是7天也可能是5天或其他；再看對于整體工期的影響，大家應該對關鍵路徑的概念應該比較熟悉了。一個額外活動的工期需要10天，但是體現(xiàn)在整體工期卻不一定是10天，還有可能是5天或者是0天，因為它有可能正好是一項非關鍵路徑上的活動。所以這兩種情況我們都要了解，簡單吧？好，第三步就這么簡單。