企業(yè)信息化管理新技術(shù)一夜間降低企業(yè)50%成本

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基于互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)信息化管理技術(shù)，幫助許多中小企業(yè)大大降低了管理成本，提升管理效能，使得在危機(jī)下能幫助企業(yè)增強(qiáng)管理“體質(zhì)”。維深科技在引入基于互聯(lián)網(wǎng)的在線管理模式后，不但是公司管理步入正規(guī)化，大幅提升管理效率，而且降低公司成本達(dá)50%。

傳統(tǒng)管理方式信息不對(duì)稱、成本高

維深科技是一家專業(yè)從事條碼等自動(dòng)識(shí)別技術(shù)產(chǎn)品、數(shù)據(jù)終端技術(shù)產(chǎn)品的公司，創(chuàng)辦十年以來(lái)，維深科技憑借專業(yè)的服務(wù)品質(zhì)贏得了客戶的信賴，目前已形成北京上海廣州沈陽(yáng)為中心的客戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

維深科技擁有多家分公司，但分公司規(guī)模都不是很大，總部為了控制分公司的財(cái)務(wù)，統(tǒng)一又總部向分公司派駐會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)的分公司管理財(cái)務(wù)及庫(kù)存盤查?？偛恳蠓止緯?huì)計(jì)每個(gè)月回總部對(duì)一次賬，同時(shí)，總部還要不定期的對(duì)分公司的庫(kù)存進(jìn)行盤查，以便全面了解與掌控分公司的運(yùn)營(yíng)狀況。張先生是維深科技的財(cái)務(wù)經(jīng)理，這些工作都是由他來(lái)全面負(fù)責(zé)。

張先生發(fā)現(xiàn)這種管理方式存在著很大的缺陷，主要表現(xiàn)為管理效率低和管理成本高。會(huì)計(jì)人員每個(gè)月的來(lái)回對(duì)賬，僅差旅費(fèi)一項(xiàng)每年就將近2萬(wàn)元，而且信息不對(duì)稱，不能及時(shí)傳遞有效信息，造成管理效率極低。一直以來(lái)，張先生都在思考著怎樣采取更好的管理方式來(lái)幫助公司完善管理。也曾經(jīng)想過(guò)，購(gòu)買ERP管理軟件來(lái)幫助公司進(jìn)行管理，但其高昂的一次性付出，讓老板直接給否定了。

隨著經(jīng)濟(jì)危機(jī)的暴發(fā)，公司面對(duì)的壓力越來(lái)越重，老板把如何既能不影響公司正常管理和運(yùn)營(yíng)，又能很好減少成本支出的任務(wù)交給了張先生。面對(duì)公司現(xiàn)在管理狀況，張先生感到身上的壓力非常之大，于是在一個(gè)勁的壓縮費(fèi)用的支出的情況下，又積極的尋找更好的管理方式。

精細(xì)化、規(guī)范化管理，是小企業(yè)渡過(guò)危機(jī)的良方

就在張先生為如何減少分公司成本，如何改善公司管理絞盡腦汁的時(shí)候，一位下屬向他推薦了一種在線管理服務(wù)。這是由金蝶友商網(wǎng)(www.youshang.com)推出的一種基于互聯(lián)網(wǎng)而存在的管理服務(wù)。其中在線會(huì)計(jì)和在線進(jìn)銷存服務(wù)可以遠(yuǎn)程協(xié)同管理公司“財(cái)和物”，正是公司目前所需要的。最主要的是這種服務(wù)的使用不需要安裝、免維護(hù)、免升級(jí)，以租憑的方式享受服務(wù)，成本相當(dāng)?shù)土?。于是張先生抱著嘗試的心態(tài)先在小范圍內(nèi)試用了金蝶友商網(wǎng)的在線會(huì)計(jì)和在線進(jìn)銷存。

使用金蝶友商網(wǎng)在線管理之前與之后的流程和架構(gòu)變化

成本比較

 Saas前

 Saas后

 

人力成本

 初級(jí)會(huì)計(jì)

 30000

 初級(jí)會(huì)計(jì)

 30000

 

 庫(kù)存管理

 60000

 庫(kù)存管理

 30000

 

總部盤貨

 差旅費(fèi) 

 20000

 差旅費(fèi)

 4000

 

稅務(wù)報(bào)表

 會(huì)計(jì)代帳公司

 20000

 友商在線

 288

 

員工培訓(xùn)

 外聘教師

 5000

 友商社區(qū)

 0

 

總 計(jì)

 

 135000

 

 64288

 

使用金蝶友商網(wǎng)在線管理服務(wù)之前與之后的成本對(duì)比

試用沒(méi)多久，張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)在線會(huì)計(jì)不僅可以實(shí)現(xiàn)證、賬、表等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日常處理及月度、年度會(huì)計(jì)結(jié)算分析業(yè)務(wù)的管理，還能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)工作的核算、分析和決策支持職能。任何時(shí)候總部都可以靈活的查詢，從報(bào)表到總賬，到明細(xì)賬，再到憑證，可以連續(xù)查詢跟蹤每一筆資金的來(lái)龍去脈，并且可以隨時(shí)生成表格，無(wú)論是利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表都可以隨時(shí)打印導(dǎo)出。如此分公司會(huì)計(jì)再也不用每個(gè)月回總部對(duì)賬了。而在線進(jìn)銷存集購(gòu)、銷、存和應(yīng)收應(yīng)付款管理為一體，幫助企業(yè)處理日常的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理事項(xiàng)及成本、毛利核算，協(xié)調(diào)購(gòu)銷存業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程，節(jié)省成本，提高效率。

于是張先生在老板匯報(bào)后，一次性購(gòu)買了金蝶友商網(wǎng)好幾年的在線管理服務(wù)。自從用上在線管理服務(wù)以后，會(huì)計(jì)人員的工作效率提高了一倍，而且總部可以隨時(shí)隨地查看分公司財(cái)務(wù)狀況，再會(huì)也不用每月一次的對(duì)賬大大的節(jié)省了公司資源，減少了成本支出。有了在線進(jìn)銷存的幫助，分公司的庫(kù)管也只需要一個(gè)人就足夠了，倉(cāng)庫(kù)信息錄入后由會(huì)計(jì)進(jìn)行核對(duì)，庫(kù)管人員不需再一次一次盤查貨物，只要賦予相應(yīng)的權(quán)限，在線進(jìn)銷存系統(tǒng)中就能隨時(shí)查看，總公司也不必每月都派人到分公司盤查，通過(guò)在線進(jìn)銷存，能夠?qū)崟r(shí)看到分支公司的經(jīng)營(yíng)狀況，平時(shí)只需實(shí)時(shí)監(jiān)控，一年安排兩三次抽查就可以了，這又在無(wú)形中減少了公司的差旅費(fèi)開(kāi)支。

張先生發(fā)現(xiàn)自從用上在線管理服務(wù)以后，公司的管理明顯在向精細(xì)化、規(guī)范化管理轉(zhuǎn)型。使用金蝶友商網(wǎng)在線管理服務(wù)之前與之后的成本節(jié)省如表1所示，大致節(jié)省50%的成本。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)也同時(shí)發(fā)生變化，如圖1所示。這種轉(zhuǎn)變讓公司的在管理層次提升了一個(gè)檔次，同時(shí)也標(biāo)志著公司的管理正在向更好的方向發(fā)展。在危機(jī)中，真正增強(qiáng)企業(yè)的“體質(zhì)”，才是渡過(guò)危機(jī)，并在危機(jī)后能夠發(fā)力的良方。

隱性成本的節(jié)省不能忽視

目前，維深科技還計(jì)劃建立新的分公司，談到對(duì)新公司的管理，張先生顯得很有信心。他說(shuō)，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)落后了，不論是從效率還是從成本來(lái)講，信息化才能幫助中小企業(yè)走出困境。采用在線管理模式以后，節(jié)省的不僅僅是顯性成本(顯性成本是指計(jì)入賬內(nèi)的、看得見(jiàn)的實(shí)際支出，例如支付的生產(chǎn)費(fèi)用、工資費(fèi)用、市場(chǎng)營(yíng)銷費(fèi)用等)，同時(shí)管理效率的提高也優(yōu)化了企業(yè)隱性成本(隱性成本(Implicit cost)是一種隱藏于企業(yè)總成本之中、游離于財(cái)務(wù)審計(jì)監(jiān)督之外的成本。是由于企業(yè)或員工的行為而有意或者無(wú)意造成的具有一定隱蔽性的將來(lái)成本和轉(zhuǎn)移成本，是成本的將來(lái)時(shí)態(tài)和轉(zhuǎn)嫁的成本形態(tài)的總和，如管理層決策失誤帶來(lái)的巨額成本增加、領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威失靈造成的上下不一致、信息和指令失真、效率低下等)，提高了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。在信息化時(shí)代的今天，只有大膽嘗試新的管理思路，企業(yè)才能走在前面。 

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