項(xiàng)目管理與信息化之融合

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　　預(yù)約采訪中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司信息部部長(zhǎng)竇宏冰，他竟比約定時(shí)間提前早到了20多分鐘。落座后互相詢問(wèn)是否很忙?他竟然回答“不算太忙”，讓筆者頗為意外。見(jiàn)慣了IT人忙得腳不沾地，突然間聽(tīng)到竇總回復(fù)“不算太忙”，抬頭看他，一臉燦爛的笑，微瞇著的眼睛炯炯有神，便反應(yīng)過(guò)來(lái)，“忙”，可能既是一種工作與生活的狀態(tài)，也是一種心態(tài)!

　　采訪結(jié)束時(shí)，筆者其實(shí)理解了竇宏冰“不太忙”的原因，作為一個(gè)資深的土木工程項(xiàng)目管理者，項(xiàng)目管理是他的強(qiáng)項(xiàng)，當(dāng)他把“施工項(xiàng)目管理”經(jīng)驗(yàn)用于信息化建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)了一片“海闊天空”。

　　職業(yè)叉路口：興趣+服從 

　　竇宏冰在職業(yè)發(fā)展的路上曾經(jīng)拐了一個(gè)大彎。做個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理似乎更符合工民建專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的竇宏冰，畢業(yè)后的五年后他成為一個(gè)工程的總工程師，距離項(xiàng)目經(jīng)理僅一步之遙，然而，“人在江湖，身不由己”，竇宏冰職業(yè)之路始料未及地并入了中鐵建設(shè)信息化建設(shè)的軌道。

　　2003年4月，26歲的竇宏冰任北京華樹(shù)大廈工程總工程師，作為工程技術(shù)總負(fù)責(zé)人，華樹(shù)大廈摘取了北京市結(jié)構(gòu)長(zhǎng)城杯金獎(jiǎng)，與此同時(shí)，他當(dāng)時(shí)的副業(yè)：由他主持立項(xiàng)研究的《工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)》也大獲成功，其負(fù)責(zé)工程的施工計(jì)劃、總進(jìn)度等所有技術(shù)資料實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)控制，并獲得2004年度中國(guó)鐵道建筑總公司科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)。

　　2004年5月，中鐵建設(shè)集團(tuán)在中國(guó)鐵建系統(tǒng)內(nèi)首家成立了獨(dú)立部門(mén)信息部，需要一位既懂工程建設(shè)業(yè)務(wù)，又精通信息化的復(fù)合型人才。職業(yè)叉路口，竇宏冰最終選擇了服從，竇宏冰說(shuō)：“我就是企業(yè)的一塊磚，哪里需要哪里搬。”便正式全心投入到中鐵建設(shè)集團(tuán)信息化建設(shè)中。

　　用項(xiàng)目管理的方式來(lái)做信息化

　　新成立的中鐵建設(shè)集團(tuán)信息部，到底該如何規(guī)劃集團(tuán)的整體信息化工作?如何推動(dòng)? 面對(duì)各種制度、流程以及千頭萬(wàn)緒的需求，竇宏冰用施工項(xiàng)目管理的方式來(lái)做信息化，逐步梳理，創(chuàng)造性地提出了“先縱后橫，標(biāo)準(zhǔn)先行”的工作思路，按業(yè)務(wù)歸口實(shí)施，“縱向”實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)從集團(tuán)到項(xiàng)目部的業(yè)務(wù)管理覆蓋，“橫向”實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間共享數(shù)據(jù)的效果，用“標(biāo)準(zhǔn)先行”實(shí)現(xiàn)了各系統(tǒng)的預(yù)集成，避免了信息孤島和后集成困難的問(wèn)題。

　　具體做法是：

　　1、制度先行，標(biāo)準(zhǔn)先行

　　中鐵建設(shè)集團(tuán)在內(nèi)部管理上提出了“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化”的四化目標(biāo)。落地的制度是信息化落地的必要條件。比如分供合同管理辦法，這是制度，具體執(zhí)行過(guò)程中，需要按類(lèi)別確定合同模板和表單，確定各類(lèi)別合同的評(píng)審流程，明確以評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，待該制度落地后，最后采用信息化手段把這些流程固化下來(lái)，即達(dá)到落實(shí)制度之目的。在沒(méi)有信息化的前提下，制度及流程本身必須是已經(jīng)落地的，信息化并不能去創(chuàng)造，也不能獨(dú)立存在，而是必須依托于制度。所以是先有制度，再有信息化，這是一個(gè)廣義的范疇。

　　2、有效立信：樹(shù)立“我要信息化”文化氛圍

　　竇宏冰認(rèn)為：立信的過(guò)程是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程。當(dāng)時(shí)，信息化在中鐵建設(shè)是新生事物，大多數(shù)人對(duì)此都會(huì)有從懷疑、觀望，到認(rèn)可甚至追捧的一個(gè)過(guò)程。

　　立信之目的就是讓各級(jí)員工對(duì)信息化工作有信心，感覺(jué)到信息化帶給他的方便，對(duì)提高其管控力度是有好處的;對(duì)信息化管理部門(mén)的能力逐漸信任，從而樹(shù)立起信息化管理部門(mén)的權(quán)威，權(quán)威樹(shù)立后，后續(xù)的溝通就方便多了。

　　通過(guò)“立信“過(guò)程，中鐵建設(shè)完成了從”要我信息化“到“我要信息化”的轉(zhuǎn)變，當(dāng)“我要信息化”這個(gè)文化氛圍形成后，中鐵建設(shè)的信息化工作幾乎就沒(méi)有受到過(guò)阻力。

　　3、保證數(shù)據(jù)的唯一性、同源性

　　中鐵建設(shè)集團(tuán)采取一切有條件采取的措施確保數(shù)據(jù)的唯一性和同源性。如用戶管理，中鐵建設(shè)要求所有的系統(tǒng)都不得有獨(dú)立的用戶管理功能，用戶必須來(lái)自人事系統(tǒng)，授權(quán)必須面向人事系統(tǒng)中的崗位，不這樣做，系統(tǒng)做的再好，也不予驗(yàn)收。這樣，無(wú)論員工在內(nèi)部如何流動(dòng)，職務(wù)如何變更，工作性質(zhì)如何發(fā)生改變，只要人力資源部在人事系統(tǒng)中進(jìn)行異動(dòng)操作，該員工在所有涉及到的系統(tǒng)中的權(quán)限都實(shí)時(shí)自動(dòng)變化。

　　4、需求邊界控制

　　信息化建設(shè)項(xiàng)目的核心就是需求邊界控制。業(yè)務(wù)部門(mén)提需求，信息部協(xié)調(diào)資源實(shí)現(xiàn)需求。在這個(gè)過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)最大的就是需求的邊界是否清晰可控。既要保證業(yè)務(wù)部門(mén)所提需求不會(huì)偏離制度，不會(huì)偏離現(xiàn)狀，不能超出目前的管理水平，并確保集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)不能有重復(fù)性功能，也要保證軟件公司所開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)不能“縮水”。

　　竇宏冰笑稱(chēng)自己“是用最熟悉的行業(yè)的方式來(lái)做不熟悉的行業(yè)“，建筑施工行業(yè)項(xiàng)目管理的經(jīng)歷讓他把施工項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)融入到信息化建設(shè)項(xiàng)目管理當(dāng)中，起到事半功倍的效果。通過(guò)多年努力，目前中鐵建設(shè)已擁有63個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息化在黨政工團(tuán)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)、所有下屬單位的“全覆蓋”。各系統(tǒng)以現(xiàn)行制度為本，貼合工作實(shí)際，方便易用。比如人力資源系統(tǒng)，在每年錄入新員工的個(gè)人信息、教育經(jīng)歷及上千份身份證、照片、畢業(yè)證、學(xué)位證掃描件等資料時(shí)，使用批處理功能，不到一分鐘就能完成錄入工作。合同評(píng)審管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)開(kāi)展“遠(yuǎn)程評(píng)審”，審批完成后，就可以拿到印信管理人員處掃條碼蓋章，進(jìn)入合同履行階段。

　　中鐵建設(shè)集團(tuán)現(xiàn)有的12000多員工就是現(xiàn)在的系統(tǒng)用戶數(shù)。2014年1-11月份，共審批通過(guò)31894份用印申請(qǐng)(不含合同用印)，282份承攬合同，8907份分供合同，1669份分子公司合同，58299筆付款申請(qǐng)(總金額221.4億)。

　　而整個(gè)中鐵建設(shè)集團(tuán)的專(zhuān)職信息化管理人員只有三個(gè)。

　　充分放權(quán)：專(zhuān)業(yè)的人來(lái)做專(zhuān)業(yè)的事

　　只有三個(gè)人的中鐵建設(shè)集團(tuán)信息化管理團(tuán)隊(duì)如何高效運(yùn)作，才能開(kāi)發(fā)出囊括了全集團(tuán)公司幾乎全部業(yè)務(wù)的63個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)?

　　竇宏冰的經(jīng)驗(yàn)是：最廣泛的發(fā)動(dòng)群眾，充分調(diào)動(dòng)各業(yè)務(wù)部門(mén)的積極性，將信息化建設(shè)的具體工作下放至業(yè)務(wù)部門(mén)，讓專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事。而信息部則負(fù)責(zé)所有業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)調(diào)與溝通，充分了解并理解集團(tuán)公司制度，從而指導(dǎo)、監(jiān)管各業(yè)務(wù)部門(mén)的信息化工作。

　　中鐵建設(shè)集團(tuán)的信息部不屬于技術(shù)部門(mén)，而是屬于綜合部門(mén)，與辦公室、發(fā)展規(guī)劃部是一類(lèi)。辦公室負(fù)責(zé)所有的關(guān)系協(xié)調(diào)，發(fā)展規(guī)劃部負(fù)責(zé)集團(tuán)戰(zhàn)略層次的協(xié)調(diào)工作，而信息部則負(fù)責(zé)與幾乎所有業(yè)務(wù)層面的溝通，這也確保了信息化部對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉與了解。

　　在業(yè)務(wù)部門(mén)提出需求后，信息部門(mén)審核、匹配需求，而在具體的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式上，竇宏冰主張專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事情，將業(yè)務(wù)需求的實(shí)現(xiàn)交由外包的軟件公司來(lái)完成。中鐵建設(shè)采用SOA架構(gòu)，要求每個(gè)系統(tǒng)提供的服務(wù)都是可復(fù)用的，每個(gè)系統(tǒng)都是可替換的，受軟件外包商的限制很小。驗(yàn)收時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)需求實(shí)現(xiàn)結(jié)果負(fù)責(zé)，信息部對(duì)接口和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)。

　　隨著業(yè)務(wù)部門(mén)信息化成熟度越來(lái)越高，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)化運(yùn)作和需求切割，目前中鐵建設(shè)的信息化項(xiàng)目已達(dá)到從需求確定到系統(tǒng)上線兩個(gè)月周期即可完成，即系統(tǒng)的迭代期僅為兩個(gè)月。

　　抓主線：理清關(guān)鍵點(diǎn)

　　中鐵建設(shè)以“技術(shù)”和“經(jīng)濟(jì)”為兩條主線，在信息化中整合了技術(shù)流、經(jīng)濟(jì)流、資金流，形成多重業(yè)務(wù)系統(tǒng)，覆蓋了集團(tuán)業(yè)務(wù)及黨政工團(tuán)及所有層級(jí)、所有地域的工作，形成了一張信息化“大網(wǎng)”。如此復(fù)雜的系統(tǒng)架構(gòu)，如何協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作?

　　竇宏冰認(rèn)為：CIO必須要擅于抓主線，理清所有業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，并集中精力確保成功。竇宏冰以合同管理信息系統(tǒng)的需求制定、邏輯關(guān)系舉例說(shuō)明：

　　中鐵建設(shè)集團(tuán)將合同分為收款業(yè)務(wù)，付款業(yè)務(wù)，而付款業(yè)務(wù)又分為工程上發(fā)生的分供合同和各級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)生的分子公司合同，工程的分供合同又包括勞務(wù)合同、分包合同(幕墻、裝修、暖氣等)、物資合同、機(jī)械設(shè)備合同等。

　　《分供合同管理辦法》中規(guī)定了所有的合同簽署規(guī)范，如對(duì)方單位必須是取得供應(yīng)商資格認(rèn)定的企業(yè);需要進(jìn)行符合法規(guī)的招標(biāo);各級(jí)管理人員權(quán)限劃分;各業(yè)務(wù)口的分工，如集團(tuán)法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和處理，集團(tuán)造價(jià)物資部負(fù)責(zé)合同中有關(guān)定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)價(jià)原則、工程量計(jì)算規(guī)則、付款和效益分析等。分供合同管理信息系統(tǒng)則需要將上述管理辦法用信息化手段固化下來(lái)。

　　對(duì)于分供合同中的物資合同，中鐵建設(shè)首先將相關(guān)物資信息，如所有與公司簽過(guò)合同、合作過(guò)的供應(yīng)商信息及材料價(jià)格納入系統(tǒng)管理，使業(yè)務(wù)部門(mén)和物資管理人員能隨時(shí)了解到物資價(jià)格及采購(gòu)的相關(guān)信息，從而促進(jìn)物資采購(gòu)降低成本。而物資管理系統(tǒng)則會(huì)發(fā)布集團(tuán)公司內(nèi)部物資材料市場(chǎng)指導(dǎo)價(jià)和同類(lèi)合同價(jià)，每一個(gè)單位都可以在系統(tǒng)中詢價(jià)，如果某個(gè)單位簽合同時(shí)的價(jià)格高于內(nèi)部市場(chǎng)價(jià)格，該合同在網(wǎng)上的合同評(píng)審系統(tǒng)中就無(wú)法通過(guò)。而工程中標(biāo)后兩個(gè)月，項(xiàng)目部則需按圖結(jié)合施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案，做出詳細(xì)的施工圖預(yù)算。簽訂合同時(shí)，中標(biāo)清單量或施工圖預(yù)算量與所支出合同量對(duì)比，中標(biāo)合同單價(jià)或甲方批價(jià)與支出價(jià)對(duì)比，每一份合同都有量?jī)r(jià)分析盈虧表，從而保證對(duì)每一項(xiàng)合同量?jī)r(jià)的有效控制。

　　合同在系統(tǒng)中起草，審批完成后，進(jìn)入印信系統(tǒng)，處于待用印狀態(tài)，用印管理人員將系統(tǒng)中的合同和紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息核對(duì)無(wú)誤后，完成用印，合同生效，這所有過(guò)程均取消了所有手工作業(yè)。

　　目標(biāo)：信息系統(tǒng)引導(dǎo)制度

　　竇宏冰坦言，中鐵建設(shè)集團(tuán)在信息化實(shí)施過(guò)程中，也曾遭遇做出的信息系統(tǒng)落不了地的情況，只能一再修改推倒然后分析重來(lái)等過(guò)程。主要原因是業(yè)務(wù)部門(mén)的制度落不了地，或者業(yè)務(wù)部門(mén)以為自己是可以實(shí)現(xiàn)的，但系統(tǒng)并沒(méi)有真正用起來(lái)。因此， CIO應(yīng)具備從業(yè)務(wù)部門(mén)的描述里辨別哪些是現(xiàn)實(shí)需求，哪些是理想需求的能力。

　　竇宏冰總結(jié)，一個(gè)企業(yè)的信息化應(yīng)該分為三個(gè)階段：

　　一是信息化跟隨實(shí)際管理階段：即跟隨現(xiàn)實(shí)，現(xiàn)實(shí)是什么，信息化就跟隨著做什么，哪怕現(xiàn)實(shí)是不太合理的;

　　二是信息化與實(shí)際管理同步階段：即系統(tǒng)上線與制度發(fā)布為同一時(shí)間;

　　三是信息化替代制度階段：這個(gè)階段意味著信息系統(tǒng)的改進(jìn)就是制度的改進(jìn)，信息系統(tǒng)擁有足夠的公信力，讓所有員工共尊共信。

　　這三個(gè)階段猶如太極拳中的“四兩撥千斤“。

　　目前中鐵建設(shè)集團(tuán)部分系統(tǒng)處于第一階段，部分處于第二階段，個(gè)別系統(tǒng)處于第三階段。我們祝愿中鐵建設(shè)集團(tuán)早日達(dá)成目標(biāo)!

　　竇宏冰個(gè)人簡(jiǎn)介：現(xiàn)任中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司信息部部長(zhǎng)，2004年以前一直在工地的施工現(xiàn)場(chǎng)摸爬滾打。